Как архивировать электронные письма в Outlook: полное руководство [2026]

Архивирование электронных писем в Outlook — это процесс перемещения писем из основного почтового ящика в специально отведенное место для хранения, чтобы поддерживать порядок и управляемость вашей почты. В отличие от удаления писем, архивирование сохраняет их для дальнейшего использования, одновременно упорядочивая активное рабочее пространство. В этом руководстве мы покажем вам, как архивировать электронные письма в Outlook различными способами.

1.2 Зачем архивировать электронные письма в Outlook?

Архивирование электронных писем предоставляет ряд важных преимуществ:

Поддерживает порядок: Позволяет поддерживать чистоту почтового ящика и фокусироваться на актуальных письмах, не теряя безвозвратно старые сообщения.
Улучшает производительность: Уменьшает количество ненужных сообщений во входящих, делая Outlook быстрее и отзывчивее.
Сохраняет важную информацию: Сохраняет доступ к электронным письмам, которые могут понадобиться для справочных целей, соблюдения требований или ведения учета.
Управление хранилищем: В зависимости от метода архивирования, вы можете освободить место в почтовом ящике, не выходя за пределы допустимых объемов хранения.
Облегчает поиск: Архивированные электронные письма остаются доступными для поиска, что позволяет находить их при необходимости.

2. Понимание различных методов архивирования в Outlook

Outlook предлагает четыре различных метода архивирования электронных писем, каждый из которых предназначен для разных сценариев использования и требований к хранению данных.

2.1 Архивирование вручную во встроенную папку (кнопка «Архив»)

Кнопка «Архивировать» перемещает электронные письма во встроенную папку «Архив» в вашем почтовом ящике. Она сохраняет письма в основном почтовом ящике и идеально подходит для организации входящих сообщений без уменьшения объема используемого хранилища. Заархивированные элементы остаются доступными на всех устройствах.

2.2 Архивирование вручную во внешний файл (инструмент очистки старых элементов)

Инструмент «Очистка старых элементов» перемещает электронные письма в отдельный архивный файл, хранящийся локально на вашем компьютере. Этот метод фактически удаляет письма из вашего почтового ящика, освобождая место на сервере. Это предпочтительный вариант, когда вам нужно уменьшить размер почтового ящика.

2.3 Автоматическая архивация

Функция AutoArchive автоматически перемещает старые электронные письма в локальный PST-файл на основе настраиваемых параметров и периодов хранения. Эта функция работает по расписанию и управляет размером почтового ящика без ручного вмешательства, что делает ее идеальной для пользователей, получающих большие объемы электронной почты.

2.4 Онлайн-архив Exchange Server (функция для предприятий)

Онлайн-архив Exchange Server, также называемый встроенным архивированием, — это облачное решение корпоративного класса от Microsoft 365, которое работает как отдельный почтовый ящик на сервере. Администраторы включают и управляют этой функцией, которая обеспечивает дополнительное хранилище, сохраняя при этом доступ к заархивированным электронным письмам с любого устройства. При включении онлайн-архива автоматическое архивирование автоматически отключается.

3. Архивирование вручную во встроенную папку (кнопка «Архив»)

3.1 Архивирование в новом Outlook

Чтобы архивировать электронные письма с помощью кнопки «Архив» в новом окне Outlook:

Выберите электронное письмо или письма, которые хотите заархивировать.
Нажмите архив В панели инструментов.
Появится сообщение с подтверждением. Вы можете нажать на него. расстегивать если нужно.

Примечание: Новая версия Outlook не поддерживает функцию автоматического архивирования.

3.2 Архивирование в классическом Outlook

3.2.1 Кнопка архивации

Чтобы архивировать электронные письма с помощью кнопки «Архив» в классическом Outlook:

Выберите электронные письма для архивирования.
Под Главная в разделе Удалить группу, нажмите архив.
Outlook переместит электронные письма в папку «Архив».

Если вы по ошибке заархивировали электронное письмо, перейдите в папку «Архив» и переместите письмо обратно в исходную папку.

3.2.2 Использование сочетаний клавиш (клавиша Backspace)

Вы можете быстро архивировать выбранные электронные письма с помощью клавиатуры:

Выберите электронные письма для архивирования.
Нажмите Возврат на одну позицию .
Выбранные электронные письма будут немедленно заархивированы.

Важно: Если вы открыли электронное письмо в новом окне, вам нужно закрыть это окно, а затем выполнить описанные выше шаги для архивирования письма.

3.2.3 Как отключить архивирование клавиши Backspace

Некоторые пользователи предпочитают отключать функцию архивирования клавиши Backspace по следующим причинам:

Случайное архивирование: Пользователи, незнакомые с этой функцией, могут по ошибке или по другим причинам нажать клавишу Backspace, в результате чего электронные письма неожиданно исчезнут из их почтового ящика.
Путаница с клавишей Delete: Клавиша Backspace находится рядом с клавишей Delete, но её поведение непоследовательно и может сбивать с толку.
Организационная политика: Некоторые организации предпочитают контролировать методы архивирования и запрещать сотрудникам использовать сочетания клавиш.
Неиспользование функции архивирования: Пользователям, которые не используют папку «Архив», этот ярлык может показаться бесполезным.

Чтобы предотвратить архивирование элементов с помощью клавиши Backspace, необходимо выполнить следующие действия:

Полностью закройте Outlook.
Press Windows + R , чтобы открыть диалоговое окно «Выполнить».
Тип regedit и нажмите Enter, чтобы открыть редактор реестра.
Перейдите к: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Щелкните правой кнопкой мыши на правой панели и выберите Новое -> Параметр DWORD (32 бита).
Назовите значение DisableOneClickArchive.
Дважды щелкните новое значение и установите его на 1.
Нажмите OK и закройте редактор реестра.
Restarт Outlook.

Примечание: Данное исправление реестра применяется к Microsoft 365 Outlook и не работает с бессрочными версиями.

3.2.4 Щелчок правой кнопкой мыши для архивации

Для архивирования с помощью контекстного меню:

Щелкните правой кнопкой мыши по электронному письму, которое хотите заархивировать.
Выберите архив во всплывающем меню.
Электронные письма будут перемещены в папку «Архив».

3.2.5 Перетащите файл в папку архива

Для ручного управления архивированием:

Найдите архив папка в области навигации.
Нажмите и удерживайте электронное письмо, которое хотите заархивировать.
Перетащите его в папку «Архив» и отпустите.

3.3 Архивные материалы по конкретным критериям

По умолчанию функция архивирования Outlook позволяет удалять старые элементы только по дате. Если вы хотите заархивировать все элементы, соответствующие определенным критериям, выполните следующие действия:

В Расширенный поиск диалоговое окно, нажмите Обзор ... чтобы выбрать папку, в которой вы хотите найти элементы.
Задайте критерии поиска.
Нажмите Find Now найти все элементы, соответствующие критериям.
Выберите все найденные элементы.
Щелкните правой кнопкой мыши по выбранным элементам и выберите... Двигаемсяи выберите папку «Архив» в качестве... tarполучить.
Все найденные элементы будут перемещены в папку архива.

Пример 1: Заархивируйте все электронные письма размером более 10 КБ:

В Расширенный поиск диалог, щелчок Обзор ... чтобы выбрать папку, в которой вы хотите найти элементы.
Нажмите Больше вариантов таб
Поставьте Размер (килобайты) в больше 10
Нажмите Find Now

Пример 2: Архивирование всех просроченных электронных писем:

В Расширенный поиск диалог, щелчок Обзор ... чтобы выбрать папку, в которой вы хотите найти элементы.
Нажмите Фильтр таб
In Определите больше критериев раздел, выберите Истекает от Все поля почты.
Задайте условие, например: Завтра.
Нажмите Добавить в список
Нажмите Find Now

Пример 3: Архивировать все письма с подтверждением выполнения задачи:

Пример 4: Архивируйте все электронные письма по определенной цветовой категории:

Пример 5: Заархивируйте все электронные письма без последующих напоминаний:

флаг:

4. Архивирование вручную во внешний файл (инструмент «Очистка старых элементов»)

4.1 Использование инструмента «Удаление старых элементов»

Чтобы вручную архивировать электронные письма Outlook в файл PST:

Нажмите Файл меню.
Нажмите Инфо, затем нажмите Инструменты.
Выберите Очистить старые предметы.
архив Отобразится диалог.
Выберите Заархивируйте эту папку и все подпапки опцию.
Выберите папку, которую хотите заархивировать (например, «Входящие»). Чтобы заархивировать все элементы, выберите корневую папку вашего почтового ящика.
Под Архив статей старше, чемВведите дату. Элементы старше указанной даты будут заархивированы.
Под Архивный файлПримите местоположение по умолчанию или нажмите Вставить чтобы выбрать другое местоположение и имя файла.
При желании, проверьте Включать элементы, для которых установлен флажок «Не архивировать автоматически». Если вы хотите заархивировать элементы, ранее исключенные из автоматического архивирования.
Нажмите OK это сtarт архивация.

После завершения процесса почтовый ящик «Архив» появится в левой панели, что позволит вам получить доступ к вашим архивным электронным письмам.

4.2 Архивирование нескольких папок с разными сроками хранения.

Чтобы архивировать элементы в разных папках с разными сроками хранения, сохраняя их при этом в одном PST-файле:

Откройте диалоговое окно «Архив» (Файл -> Инфо -> Инструменты -> Очистить старые предметы).
Выберите первую папку (например, «Входящие») и установите дату на 6 месяцев назад. Пока не нажимайте кнопку ОК.
Выберите другую папку (например, «Отправленные») и установите другую дату (например, «1 год назад»). Пока не нажимайте кнопку ОК.
Продолжайте выбирать папки и устанавливать разные даты по мере необходимости.
Убедитесь, что во всех папках используется один и тот же путь к архивному файлу.
Нажмите OK после того, как все папки будут настроены.

5. Автоматическое архивирование писем в Outlook

5.1 Включение автоматического архивирования

Чтобы включить и настроить автоматическое архивирование в классическом Outlook:

Нажмите Файл -> Настройки.
Выберите Фильтр меню.
Под AutoArchive , нажмите Настройки автоархивации Кнопка:
Проверить Запускайте AutoArchive каждые N дней. пунктом.
Укажите, как часто вы хотите запускать AutoArchive (например, каждые 14 дней).
Настройте дополнительные параметры, такие как местоположение архива и период устаревания. Мы подробно расскажем об этих настройках в следующем разделе.
Нажмите OK сохранить ваши настройки.

Теперь функция AutoArchive будет запускаться автоматически в соответствии с заданным вами расписанием.

5.2 Объяснение настроек автоматического архивирования

Понимание каждой настройки AutoArchive поможет вам эффективно управлять процессом архивирования:

Запускать AutoArchive каждые N дней: Управляет расписанием автоматического архивирования. Частое его выполнение (например, еженедельно) обрабатывает небольшие партии писем, что обеспечивает более высокую производительность, чем архивирование тысяч элементов одновременно. Чтобы полностью остановить автоматическое архивирование, снимите этот флажок.
Запрос перед запуском AutoArchive: Если вы хотите получить предупреждение перед архивированием...tarВключите эту опцию. Вы увидите уведомление, позволяющее отменить операцию при необходимости.
Удалите просроченные элементы (только из папок электронной почты): Это удаляет сообщения с истекшим сроком действия. Обратите внимание, что просроченные элементы отличаются от старых элементов — срок действия устанавливается вручную при составлении электронных писем. Настройки Вкладка. Будьте осторожны с этой настройкой, так как она удаляет элементы, а не архивирует их.
Архивировать или удалить старые элементы: Этот главный переключатель активирует вашу пользовательскую конфигурацию автоматического архивирования. Оставьте его отключенным, чтобы использовать встроенные настройки Outlook по умолчанию.
Отобразить папку архива в списке папок: При включении этой функции ваши архивные папки автоматически отображаются в области навигации. Без нее вам придется каждый раз вручную открывать архивный PST-файл, чтобы получить доступ к заархивированным элементам.
Избавьтесь от вещей старше: Устанавливает пороговый возраст для архивирования. Элементы старше этого порога перемещаются в архивный файл. Диапазон значений гибкий – от 1 дня до 60 месяцев, указываемых в днях, неделях или месяцах.
Переместить старые элементы в: Указывает Outlook, где хранить заархивированные элементы. По умолчанию файл archive.pst создается в папке «Документы\Файлы Outlook». Нажмите здесь. Вставить Чтобы выбрать другое местоположение или имя файла. Выбор этой опции отключает функцию окончательного удаления, указанную ниже.
Удалить элементы безвозвратно: Вместо сохранения архивных копий, эта настройка полностью удаляет старые элементы, как только они достигают порогового значения возраста. Используйте её с осторожностью — удалённые элементы восстановить невозможно. Включение этой функции отключает указанную выше опцию архивирования.
Примените эти настройки ко всем папкам прямо сейчас: Эта кнопка немедленно применяет текущую конфигурацию ко всем папкам Outlook. Пропустите этот шаг, если хотите установить разные правила для отдельных папок — вы можете настроить их через свойства каждой папки.

5.3. Сроки хранения папок Outlook по умолчанию

Outlook применяет разные периоды старения по умолчанию к различным типам папок:

Входящие и черновики: 6 месяцев.
Отправленные и удаленные элементы: 2 месяцев.
Исходящие: 3 месяцев.
Календарь, задачи, заметки и дневник: 6 месяцев.
Контактная информация: По умолчанию не архивируется автоматически.

Создаваемые вами папки наследуют период устаревания аналогичных папок по умолчанию. Например, пользовательские почтовые папки, как и папка «Входящие», получают период устаревания в 6 месяцев.

5.4 Как определяется возраст товара

Для разных типов элементов Outlook используются разные критерии даты, определяющие, достаточно ли они старые для архивирования:

Электронные письма: Система проверяет как время получения сообщения, так и время его последнего изменения, затем использует более позднюю дату. Даже простые действия, такие как пометка сообщения как прочитанного/непрочитанного или перемещение письма, обновляют метку времени изменения.
Пункты календаря: Для встреч и назначений актуальной датой является дата, когда вы...ost Недавно отредактировал и сохранил запись. Элементы с повторяющимися шаблонами не подлежат автоматическому архивированию. Важно отметить, что архивированию подлежат только прошлые события — будущие встречи остаются на месте независимо от даты их последнего изменения.
Задачи: Здесь важны две даты: дата завершения и дата последнего изменения. Право на архивирование определяется более поздней датой. Задачи, которые по-прежнему отображаются как незавершенные, никогда не архивируются автоматически. Для делегированных задач архивирование происходит только после того, как кто-то отметит их как завершенные.
Примечание: Дата, когда вы...ost Факт «недавно отредактировано и сохранено» определяет, когда заметка становится доступной для архивирования.
Записи в журнале: Либо дата первоначального создания, либо most Применяется дата последнего изменения, при этом более новая дата имеет приоритет.
Контактная информация: Функция автоматического архивирования полностью пропускает контакты. Если вам необходимо заархивировать папку «Контакты», воспользуйтесь инструментом «Удалить старые элементы» вручную.

5.5 Настройка автоматического архивирования для определенных папок

Чтобы настроить параметры автоматического архивирования для конкретной папки:

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую хотите настроить.
Нажмите Основные свойства.
Нажмите AutoArchive меню.
Выберите Заархивируйте эту папку, используя эти настройки.
Настройте период устаревания и другие параметры, специфичные для этой папки.
Нажмите OK для сохранения настроек.

Примечание: Использовать Удалить старые элементы навсегда опция автоматического удаления старых электронных писем в Удаленные предметы и Спам папки по истечении указанного периода хранения.

5.6 Исключение/включение элементов из автоматического архивирования

Иногда вам НЕ нужно архивировать некоторые часто используемые элементы. Ниже приведены решения для 3 различных сценариев. Конечно, вы также можете отменить операцию и включить элементы из функции автоматического архивирования.

5.6.1 Исключить один товар

Выберите конкретный товар.
Press Alt + Enter ключи.
A Основные свойства Отобразится диалоговое окно.
Проверить Не архивировать этот элемент автоматически. опцию.

5.6.2 Исключение нескольких товаров

1. Перейдите на сайт Детали таб
2. Нажмите Настройка представления
3. В Расширенные настройки просмотра диалоговое окно, нажмите Колонки:
4. Показать столбцы Появится диалоговое окно. Выполните следующие действия, чтобы добавить Не использовать автоархивирование колонка:
  - Выберите Все поля почты.
  - Выберите Не использовать автоархивирование в доступных столбцах.
  - Нажмите Добавить
  - Если вы хотите изменить порядок, выберите его и используйте. Переместить вверх or Переместить вниз.
  - Нажмите OK
5. После нажатия кнопки OKвы вернетесь к Расширенные настройки просмотра диалоговое окно, где нужно нажать Другие настройки.
6. В Другие настройки диалоговое окно, проверьте Разрешить редактирование в ячейке опцию.
7. Нажмите на серию OK Чтобы сохранить изменения и вернуться в главное окно Outlook, выполните следующие действия. Теперь, чтобы исключить определенные элементы из автоматического архивирования, просто установите флажок. Не использовать автоархивирование колонка для них:

5.6.3 Исключение папки

Щелкните правой кнопкой мыши папку в области навигации.
Выберите Основные свойства.
Нажмите AutoArchive меню.
Выберите Не архивировать элементы в этой папке.
Нажмите OK.

6. Автоматическое архивирование электронных писем в Outlook с помощью правил.

Правила Outlook позволяют автоматически архивировать электронные письма от определенных отправителей или соответствующие определенным критериям. Чтобы создать правило архивации:

Щелкните правой кнопкой мыши по электронному письму, которое хотите заархивировать.
Нажмите Правила -> Создать правило во всплывающем меню.
Создать правило Отобразится диалог.
В Когда я получаю электронное письмо со всеми выбранными условиями в разделе укажите условие правила, например: С, Тема содержит или Отправлено вДля более сложных условий нажмите здесь. Дополнительные параметры в правом нижнем углу.
В Сделайте следующее раздел, выберите Переместите элемент в папку: и укажите папку архива, нажав на кнопку. Выберите папку… .
Нажмите OK чтобы сохранить правило.

Теперь Outlook будет автоматически перемещать все электронные письма, соответствующие условиям, в папку «Архив».

7. Архивирование на основе даты получения.

По умолчанию функция автоматического архивирования Outlook использует дату изменения или дату получения, в зависимости от того, какая из них позже. Если вы хотите, чтобы Outlook архивировал электронные письма, основываясь исключительно на дате получения (игнорируя изменения), вам необходимо внести изменения в реестр Windows:

Полностью закройте Outlook.
Откройте редактор реестра.
Перейдите к: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ Настройки.
Щелкните правой кнопкой мыши Настройки и Новое -> Параметр DWORD (32 бита).
Назовите новое значение ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
Щелкните правой кнопкой мыши по только что созданному значению и выберите... Изменить.
Установите значение 1 и нажмите OK.
Закройте редактор реестра и разрешитеtarт Outlook.

После внесения этих изменений Outlook будет архивировать электронные письма по дате их получения, а не по дате изменения.

8. Расширенные возможности: Автоматическое архивирование с помощью VBA

Если вам необходимы более расширенные возможности управления автоматическое архивированиеДля этого можно использовать макросы Outlook VBA. Ниже приведены несколько примеров:

Автоматическое архивирование завершенных задач в Outlook
Архивирование электронных писем, размер которых превышает определенный порог.
Автоархивация старых писем больше определенного размера
Автоматическая классификация и архивирование электронных писем по месяцам.
Автоматическая классификация и архивирование входящих писем по имени отправителя.
Автоматическое архивирование отклоненных совещаний в определенный календарь
Автоматическое архивирование самого старого письма при получении нового письма.
Автоматическое архивирование входящих писем без пометок о необходимости повторного обращения.
Автоматическое архивирование старых элементов, когда в папке «Входящие» слишком много сообщений.
Архивировать все просроченные встречи и задачи
Архивировать все просроченные электронные письма
Автоматическое архивирование помеченного сообщения электронной почты после его пометки как завершенного
Автоматическое архивирование просроченных элементов, когда файл Outlook больше определенного размера
Архив всех прочитанных RSS-лент
Архивировать прочитанные электронные письма в разные папки в зависимости от отправителей
Пакетное отключение функции «Автоматическое архивирование» для всех папок Outlook.
Примените одинаковые настройки «Автоархивирование» ко всем папкам Outlook пакетно.
Включите параметр «Не архивировать этот элемент автоматически» для нескольких писем Outlook в пакетном режиме.
Пакетное отключение опции «Автоархивация» для всех повторяющихся элементов календаря

9. Онлайн-архив сервера Exchange

Онлайн-архив Exchange Server (также называемый архивированием на месте) — это функция архивирования корпоративного уровня для Microsoft 365, которая предоставляет пользователям дополнительное пространство для хранения почтовых ящиков за счет архивирования старых писем в архивные почтовые ящики. В отличие от методов архивирования на стороне клиента, эта функция полностью управляется администраторами и работает на сервере.

9.1 Требования к настройке администратора

Включать или отключать архив Exchange Server Online Archive могут только администраторы. Для настройки архивных почтовых ящиков администраторам необходимо:

Вам будет назначена роль «Получатели почты» в Exchange Online.
Получите доступ к центру администрирования Exchange (EAC).
Необходимо обеспечить наличие соответствующих лицензий Microsoft 365 для пользователей.

9.2 Как администраторы включают архивные почтовые ящики

Администраторы могут включить архивные почтовые ящики через центр администрирования Exchange:

Войдите в центр администрирования Exchange (EAC) и перейдите по следующему пути: Получатели -> Почтовые ящики.
Выберите пользователя, для которого необходимо включить архивирование почтового ящика.
В выпадающем меню выберите Другое, и под Архив почтовых ящиков, наведите на Управление архивом почтовых ящиков.
включать Архив почтовых ящиков, затем нажмите Сохранено.

Статус архивного почтового ящика будет отображаться следующим образом: Активных для выбранного пользователя.

9.3 Автоматическое включение архивных почтовых ящиков

Администраторы могут использовать PowerShell для автоматического включения архивных почтовых ящиков, когда основной почтовый ящик достигает 90% своей квоты:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Поэтапное вывод из эксплуатации архивных почтовых ящиков

Если вы хотите постепенно отказаться от архивных почтовых ящиков по различным причинам, например, из-за ограниченного пространства, вы можете сделать это следующим образом:

Экспорт архивных почтовых ящиков.
Отключить архив.

9.5 Влияние на другие функции архива

Когда для пользователя включена функция архивации Exchange Server Online Archive:

В классическом Outlook становятся недоступны инструменты автоматического архивирования и очистки старых элементов.
Кнопка «Архивировать» в Outlook продолжает работать в обычном режиме.
Политики хранения, назначенные почтовым ящикам Exchange Online, управляют процессом архивирования.

Примечание: Эта функция недоступна в облачных сервисах Microsoft 365 Government, Microsoft 365, управляемом компанией 21Vianet, или Microsoft 365 Germany.

10. Поиск и управление архивированными электронными письмами в Outlook

10.1 Поиск папки и файла архива

Чтобы найти свои архивные электронные письма:

Архивная папка: Встроенная папка «Архив» появится в списке папок на панели навигации. Выберите её. Детали -> Папка Панели -> нормально Отобразить список папок, если он скрыт.
Архивный почтовый ящик (PST-файл): При использовании функции AutoArchive или инструмента «Удаление старых элементов» почтовый ящик «Архивы» отображается как отдельный элемент в списке папок, при условии, что вы выбрали соответствующую опцию. Показать папку архива в списке папок в настройках автоархивирования.

Если почтовый ящик «Архив» не отображается, вы можете открыть его вручную следующим образом:

Перейдите на Файл -> Параметры -> Дополнительно
Под AutoArchive , нажмите Настройки автоархивации .
Полный путь к архивному PST-файлу можно найти по адресу: Переместите старые элементы в.
Нажмите Файл -> Открыть и экспортировать -> Открыть файл данных Outlook и выберите свой архивный PST-файл, указав полный путь к нему.

10.2 Перемещение архивного файла

Закройте архивный PST-файл в Outlook.
Переместите файл в новое место.
Откройте его снова в Outlook.
Измените путь в Файл -> Параметры -> Дополнительно -> Автоархив -> Настройки автоархивирования -> Переместить старые элементы в

10.3 Поиск в архивных электронных письмах

Для поиска заархивированных писем в папке «Архив»:

По умолчанию, при вводе поискового запроса в поле поиска в верхней части Outlook, поиск выполняется во всех папках вашего почтового ящика, включая архивные элементы.
Чтобы ограничить поиск только папкой «Архив», сначала выберите архив папка в области навигации.
Затем введите поисковый запрос в поле поиска.
В результатах поиска будут отображаться только элементы из папки «Архив».

Для поиска заархивированных писем в файле «Архив»:

В левой панели нажмите на файл архива.
Нажмите на поле поиска посередине.
Откроется вкладка «Поиск».
Нажмите Поиск таб
Нажмите Инструменты поиска -> Расширенный поиск…
Расширенный поиск Отобразится диалог.
Нажмите Обзор ... .
В Выберите папку (и) в диалоговом окне проверьте архивный файл
Проверить Искать в подпапках
Нажмите OK
Затем Outlook выполнитtart поиск в архивном файле, включая все его подпапки:

10.4 Восстановление архивированных писем во входящие

Чтобы переместить заархивированные письма обратно в папку «Входящие»:

Перейдите в папку «Архив» или в почтовый ящик «Архив».
Выберите электронное письмо или письма, которые хотите восстановить.
Перетащите электронные письма в папку «Входящие» или щелкните правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт. Двигаемся -> Входящие.

Эти электронные письма будут перемещены обратно в папку «Входящие» и удалены из архива.

11. Ограничения размера архивных файлов и управление ими.

11.1 Ограничения на размер PST-файлов по умолчанию

Файл Outlook PST имеет ограничение по размеру по умолчанию:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 и 2013: 50 ГБ
Outlook 2010 и более ранние версии: 20 ГБ

Когда размер архивного PST-файла приближается к этому пределу или достигает его, Outlook может прекратить архивирование новых элементов или вести себя непредсказуемо.

11.2 Управление большими архивными файлами

Когда размер вашего архивного файла приближается к пределу, рассмотрите следующие варианты:

Создание новых архивных файлов: Создайте новый архивный PST-файл и...tarАрхивирование электронных писем в Outlook в эту систему. Вы можете хранить несколько архивных файлов, организованных по годам или проектам.
Удаление ненужных элементов: Просмотрите свои архивные электронные письма и безвозвратно удалите ненужные элементы, затем сжать архивный файл.

11.3 Увеличение лимита размера PST-файла (не рекомендуется)

Хотя вы можете увеличить стандартный лимит в 50 ГБ до 100 ГБ с помощью изменений в реестре, это не рекомендуется. Большие PST-файлы замедлят работу Outlook и увеличат риск повреждения данных. Если вам необходимо увеличить лимит, вы можете следовать инструкциям. этого руководства .

Вместо увеличения лимита размера рекомендуется создавать новые архивные файлы или использовать онлайн-архив.

12. Устранение неполадок с архивом Outlook

12.1 Автоматическое архивирование недоступно

Если параметры автоматического архивирования недоступны или выделены серым цветом, причиной может быть следующее:

Включено онлайн-архивирование Exchange Server: Если в вашей организации включена функция Exchange Server Online Archive, функция AutoArchive автоматически отключается. Online Archive служит заменой AutoArchive на уровне корпоративного программного обеспечения. Обратитесь к администратору, чтобы использовать Online Archive вместо AutoArchive.
Функция, отключенная администратором: Возможно, ваш сетевой администратор отключил функцию автоматического архивирования с помощью групповой политики или политик хранения, которые переопределяют функциональность автоматического архивирования. Обратитесь к системному администратору за информацией о политиках управления электронной почтой вашей организации.
Новые ограничения Outlook: Новая версия Outlook не поддерживает функцию автоматического архивирования и инструмент очистки старых элементов. Для доступа к этим функциям используйте классический Outlook.

12.2 Автоматическое архивирование не запущено

Если программа AutoArchive перестала работать, проверьте следующее:

Проверка настроек автоматического архивирования: Откройте настройки автоархивирования (Файл -> Настройки -> Фильтр -> Настройки автоархивации) и убедитесь в правильности вашей конфигурации.
Установите флажок «Запустить автоматическое архивирование»: Обеспечьте Запускайте AutoArchive каждые N дней. Эта опция отмечена. Если она не отмечена, автоматическое архивирование не будет запускаться автоматически.

12.3 Конкретные элементы, не подлежащие архивированию

Если некоторые элементы не были заархивированы, причинами могут быть следующие:

Дата изменения слишком недавняя: По умолчанию Outlook использует дату получения или дату изменения, в зависимости от того, какая из них позже. Если вы недавно изменили электронное письмо, оно не будет заархивировано до истечения очередного периода хранения.
«Не архивировать автоматически» Свойство включено: Для этих элементов может быть включена опция «Не архивировать этот элемент автоматически».
- Чтобы отметить элемент, дважды щелкните по нему, чтобы открыть его в новом окне, а затем нажмите Файл -> Основные свойства, и включите Не архивировать этот элемент в автоархивации опцию.
- Чтобы проверить несколько элементов одновременно, добавьте столбец «Не архивировать автоматически» в настройки представления, а затем увеличьте ширину списка рассылки, чтобы он мог отображать этот столбец.

12.4 Папка архива не отображается

Если же линия индикатора Архивные папки Файл архива почтового ящика не отображается на левой панели Outlook. Попробуйте следующие решения:

Включение отображения папки архива: Откройте настройки автоархивирования и убедитесь, что Показать папку архива в списке папок проверено.
Добавление архивного файла вручную: Если почтовый ящик «Архив» по-прежнему не отображается, откройте его вручную, щелкнув по нему. Файл -> Открыть и экспортировать -> Открыть файл данных Outlook и выберите свой архивный PST-файл.
Обновление Outlook: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com папка «Архив» должна существовать по умолчанию. Если вы не видите ее в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, перейдите по ссылке... Файл -> Учетная запись -> параметры обновления -> Обновить Сейчас.

12.5 Архивный PST-файл поврежден

Если архивный PST-файл поврежден, Outlook не сможет перемещать в него новые электронные письма. Исправить PST-файл можно следующим образом:

Использование инструмента восстановления входящих сообщений (scanpst.exe)
Использование сторонних инструментов восстановления

См. наше полное руководство на основе вышеуказанных методов, а также других методов ремонта.

13. Рекомендации по архивированию электронной почты

13.1 Какие электронные письма следует архивировать

Для сохранения важных документов некоторые типы электронных писем следует архивировать, а не удалять:

Финансовые записи: Архивируйте электронные письма, содержащие банковские выписки, счета, квитанции и информацию, связанную с налогами, для дальнейшего использования и планирования бюджета.
Рабочие беседы: Сохраняйте важные рабочие обсуждения, решения, детали проектов и документы для использования в качестве справочного материала или для оценки эффективности работы.
Квитанции и подтверждения: Сохраняйте подтверждения покупок, бронирования, подписки на услуги и квитанции об оплате заказов на случай возникновения проблем.
Законные документы: Архивируйте электронные письма, содержащие контракты, соглашения, юридические документы или любую другую переписку, являющуюся юридически значимым документом.
Файлы проекта: Сохраняйте электронные письма, относящиеся к текущим или завершенным проектам, включая обсуждения, черновики, отзывы и предложения, для дальнейшего использования.
Личные достижения: Сохраняйте электронные письма, в которых отмечаются важные события в жизни, такие как предложения о работе, письма о принятии на работу и карьерные достижения, поскольку они имеют эмоциональную ценность.
Документы для путешествия: Архивные билеты, бронирование отелей и маршруты поездокrarфайлы, которые могут служить юридически оформленными документами, содержащими информацию о ваших поездках.

13.2 Руководство по выбору между архивированием и удалением

Принимая решение о том, архивировать или удалять электронное письмо, учитывайте его будущую ценность. Архивируйте сообщения, которые могут понадобиться вам позже для справки, соблюдения требований или ведения учета. Удаляйте электронные письма, которые неактуальны или больше не нужны, например, устаревшие информационные рассылки, спам или письма, появившиеся в результате несанкционированного доступа.rarУведомления. Если вы не уверены, заархивируйте письмо — вы всегда сможете удалить его позже, но восстановить безвозвратно удаленные письма будет невозможно.

13.3 Регулярное обслуживание архива

Регулярно поддерживайте свой архив, периодически просматривая заархивированные элементы и удаляя те, которые вам больше не нужны. Это предотвратит захламление архива, подобное тому, что происходит в вашей почте, и позволит поддерживать размер файлов в пределах допустимых значений. Планируйте ежеквартальные или ежегодные проверки архива, чтобы убедиться, что он содержит только ценную информацию.

13.4 Резервное копирование архивных файлов

Защитите свои архивные электронные письма, создав резервные копии:

Локальные резервные копии: Скопируйте архивный PST-файл на внешний жесткий диск или USB-накопитель. Сохраните резервную копию в безопасном месте, отдельно от компьютера.
Резервное копирование в облачное хранилище: Загрузите архивный PST-файл в облачные хранилища, такие как OneDrive, Dropbox или Google Drive, для резервного копирования вне офиса и защиты от сбоев оборудования.

Помните, что архивные файлы — это не то же самое, что резервные копии. Всегда храните отдельные резервные копии вашего архивного PST-файла.

13.5 Оптимальная частота автоматического архивирования

Настройте автоматическое архивирование таким образом, чтобы оно запускалось достаточно часто, чтобы предотвратить образование больших задержек, но не настолько часто, чтобы это влияло на производительность.ost Пользователям рекомендуется запускать AutoArchive каждые 14 дней. Если вы ежедневно получаете большое количество писем, рассмотрите возможность настройки еженедельного запуска. Архивирование небольших партий с большей частотой лучше, чем обработка тысяч элементов одновременно, что может замедлить работу компьютера.

14. Важные факты об архиве Outlook

14.1 Формат файла PST

Файл формата PST (Personal Store) — это тип файла данных Outlook, используемый для локального хранения электронных писем, элементов календаря, контактов и других данных Outlook на вашем компьютере. Файлы PST можно открывать в Outlook и перемещать между компьютерами. Они отделены от вашего почтового ящика и хранятся в указанном вами месте, обычно в C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\.

14.2 Архивирование против экспорта

Архивирование и экспорт — это разные процессы. Архивирование перемещает элементы из исходного местоположения в архивный файл, удаляя их из основного PST-файла и освобождая место. Экспорт создает копию выбранных элементов, но не удаляет их из исходного местоположения и не уменьшает размер почтового ящика. Используйте архивирование для управления размером почтового ящика, а экспорт — для создания резервных копий.

14.3 Архивирование против резервного копирования

Архивный файл — это не то же самое, что резервная копия. Архивы предназначены для долговременного хранения старых файлов, к которым вам не нужен регулярный доступ. Резервные копии — это дубликаты данных, хранящиеся отдельно для восстановления после сбоев. Если вы хотите создать резервную копию заархивированных писем, сделайте копию архивного PST-файла и сохраните её в безопасном месте, например, в OneDrive, Dropbox или на внешнем диске.

Ознакомьтесь с нашим подробным руководством по Как создать резервную копию электронных писем Outlook.

14.4 Контакты не архивируются автоматически

По умолчанию Outlook не архивирует контакты автоматически. Функция AutoArchive обрабатывает папки электронной почты, календари, задачи, заметки и журналы, но папка «Контакты» в этом случае не архивируется. Однако при необходимости вы можете вручную заархивировать папку «Контакты» с помощью инструмента «Очистить старые элементы».

15. Часто задаваемые вопросы

В: Как архивировать электронные письма в Outlook?

A: Чтобы заархивировать электронные письма в Outlook, выберите письмо или письма, которые хотите заархивировать, и нажмите кнопку «Архивировать» на панели инструментов. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Архивировать» в контекстном меню, нажать клавишу Backspace или перетащить письма в папку «Архив». Для автоматического архивирования настройте функцию AutoArchive или используйте правила для архивирования писем от определенных отправителей.

В: Как заархивировать тысячи электронных писем в Outlook?

A: Для архивирования больших объемов электронных писем используйте функцию AutoArchive, чтобы запланировать регулярное архивирование старых сообщений, или инструмент «Очистка старых элементов», чтобы вручную архивировать электронные письма старше указанной даты. Вы также можете экспортировать электронные письма в файл PST, перейдя в меню «Файл» -> «Открыть и экспортировать» -> «Импорт/Экспорт» -> «Экспорт в файл» и выбрав «Файл данных Outlook (.pst)». Эти методы эффективно обрабатывают большие объемы сообщений, не требуя ручной сортировки.

В: Освобождает ли архивирование электронных писем место в Outlook?

A: Это зависит от метода архивирования. Если вы используете кнопку «Архивировать», заархивированные письма перемещаются во встроенную папку «Архив», которая по-прежнему находится в вашем основном почтовом ящике, поэтому это не освободит место. Однако использование функции «Автоархивирование» или инструмента «Очистка старых элементов» для перемещения писем в отдельный архивный файл освобождает место в основном почтовом ящике. Онлайн-архивирование также освобождает место в вашем основном почтовом ящике, перемещая письма в отдельный почтовый ящик на стороне сервера.

В: Как найти заархивированные электронные письма в Outlook?

A: Чтобы найти заархивированные электронные письма, перейдите в папку «Архив» в списке папок или в почтовый ящик «Архив», если используется автоматическое архивирование. Используйте строку поиска в верхней части Outlook для поиска определенных писем по отправителю, теме, дате или ключевым словам. По умолчанию Outlook выполняет поиск во всех папках, включая заархивированные элементы. Чтобы ограничить поиск только заархивированными письмами, выберите папку «Архив» перед началом поиска.

В: Что лучше архивировать или удалять электронные письма в Outlook?

A: Архивируйте электронные письма, которые могут понадобиться вам позже для справки, соблюдения требований или ведения учета. Удаляйте неактуальные или больше не нужные письма. Если есть вероятность, что вам понадобится обратиться к какому-либо письму в будущем, заархивируйте его, а не удаляйте. Заархивированные письма остаются доступными для поиска и могут быть восстановлены в любое время, в то время как удаленные письма со временем исчезают навсегда.

В: Можно ли автоматически архивировать электронные письма в Outlook?

A: Да, функция AutoArchive позволяет устанавливать расписание архивирования электронных писем на основе возраста, папки или других критериев. Это помогает поддерживать порядок в почтовом ящике без необходимости ручного вмешательства. Вы также можете создавать правила Outlook для автоматического перемещения писем, отвечающих определенным условиям, в папку «Архив». Обратите внимание, что функция AutoArchive доступна только в классической версии Outlook, а не в новой версии Outlook или веб-версии.

В: Повлияет ли архивирование на результаты поиска электронной почты?

A: Нет, архивированные электронные письма остаются доступными для поиска в Outlook. По умолчанию при поиске в Outlook выполняется поиск во всех папках вашего почтового ящика, включая папку «Архив» и папку «Архивы». Вы можете найти архивированные электронные письма так же легко, как и письма во входящих.

В: Как изменить tarКак получить местоположение архива?

A: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com изменить расположение встроенной папки архива невозможно — это системная папка по умолчанию, которую нельзя переименовать, переместить или удалить. Для учетных записей POP и IMAP изменить расположение папки архива можно, выбрав Файл -> Параметры почтового ящика -> Инструменты -> Установить папку архива. При использовании функции автоматического архивирования или очистки старых элементов можно указать место сохранения файла архива PST, нажав кнопку «Обзор» в параметрах архива.

В: Какова взаимосвязь между AutoArchive и Exchange Server Online Archive?

A: Функция AutoArchive — это устаревшая функция Outlook, которая автоматически перемещает старые электронные письма в локальный PST-файл. Это означает, что сообщения удаляются с сервера, и их сложнее найти с помощью поиска. Если жесткий диск, содержащий PST-файл AutoArchive, становится непригодным для использования, эти сообщения удаляются.ostExchange Server Online Archive — это корпоративная альтернатива AutoArchive, которая хранит заархивированные электронные письма на сервере, обеспечивая к ним доступ с любого устройства. AutoArchive можно использовать и без Exchange Server Online Archive, если ваш ИТ-отдел не отключил эту функцию.

В: Что делать, если мой файл AutoArchive PST поврежден или не открывается?

A: Если ваш файл AutoArchive PST поврежден и Outlook не может его открыть, вы можете использовать специализированный инструмент. Средство восстановления Outlook PST Для восстановления заархивированных электронных писем и других данных. Перед попыткой восстановления всегда создавайте резервную копию поврежденного архивного файла. Чтобы предотвратить подобные проблемы в будущем, регулярно проверяйте возможность открытия архивных файлов и, по возможности, перемещайте важные архивы в онлайн-архив Exchange Server.

В: Как отключить архивирование с помощью клавиши Backspace?

A: Чтобы предотвратить архивирование элементов с помощью клавиши Backspace, необходимо добавить запись в реестр. Перейдите по пути HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (или по пути OCT), создайте значение DWORD с именем DisableOneClickArchive и установите его равным 1. Это исправление реестра применимо к Microsoft 365 Outlook и не работает с бессрочными версиями. Всегда создавайте резервную копию реестра перед внесением изменений.

В: Как отключить автоматическое архивирование повторяющихся элементов календаря?

А: Исключить эти товары можно тремя способами:

Исключить всю папку «Календарь».
Исключить отдельный пункт календаря.
Исключить несколько элементов календаря.

Более подробную информацию вы можете получить в эта секция.

16. Заключение

16.1 Сравнение методов архивирования

Понимание различий между методами архивирования поможет вам выбрать наиболее подходящий подход для ваших нужд:

Способ доставки	Место назначения архива	Клиент / сервер	Новый Outlook	Классический прогноз	Интернет	Когда использовать	Влияние на размер почтового ящика
Архивирование вручную (кнопка «Архивировать»)	Встроенная папка архива	операция на стороне клиента	Да	Да	Да	Быстрая организация входящих сообщений без уменьшения объема хранилища.	Скидка не взимается – электронные письма остаются в почтовом ящике.
Архивирование вручную (очистка)	Локальный PST-файл	операция на стороне клиента	Нет	Да	Нет	Одноразовое архивирование для освобождения места в почтовом ящике.	Значительно уменьшает размер почтового ящика
Автоархив	Локальный PST-файл	операция на стороне клиента	Нет	Да	Нет	Автоматическое управление почтовыми ящиками на постоянной основе	Со временем уменьшает размер почтового ящика.
Архив Exchange Server Online	Отдельный почтовый ящик на сервере	Работа на стороне сервера	Да	Да	Да	Корпоративные пользователи с большими почтовыми ящиками	Уменьшает размер основного почтового ящика.

Примечание: Чтобы уменьшить размер почтового ящика, вам нужно... сжать это после архивирования старых электронных писем.

16.2 Поддержание чистоты почтового ящика

Архивирование — это лишь одна из составляющих эффективного управления электронной почтой. Выработайте последовательный режим обработки писем, архивируйте или удаляйте письма сразу после их обработки и регулярно просматривайте архив, чтобы удалять ненужные элементы. Внедряя эти методы вместе с соответствующими настройками архива, вы будете поддерживать чистый и эффективный почтовый ящик, что поможет вам оставаться продуктивным и сосредоточенным на важных сообщениях.

Референсы

Об авторе

Сю Син Опытный IT-специалист с более чем 8-летним опытом работы с корпоративными почтовыми системами и устранением неполадок Microsoft Office. Он помог тысячам пользователей решить сложные проблемы с Outlook в различных корпоративных средах.

Сю специализируется на миграции систем электронной почты, восстановлении данных и оптимизации программного обеспечения для повышения производительности. Его практический опыт включает управление развертываниями Exchange Server, устранение неполадок с подключением MAPI и реализацию надежных стратегий резервного копирования для критически важных систем электронной почты.

С помощью написания технических текстов Сю стремится сделать сложные IT-решения доступными для обычных пользователей. Он постоянно следит за последними разработками Office 365 и Exchange Online, а также за новыми технологиями электронной почты. В свободное от разгадывания загадок электронной почты время Сю с удовольствием делится практическими техническими советами, которые помогают людям работать эффективнее.

Есть вопросы по этому руководству или нужна дополнительная помощь по проблемам с Outlook? Сю приветствует отзывы и предложения для улучшения этих ресурсов по устранению неполадок.