Как получить предупреждение при отправке электронных писем лицам за пределами вашей компании

Если в вашей компании есть четкая политика, согласно которой вы не должны отправлять электронные письма лицам за пределами вашей компании, вы можете использовать способ, представленный в этой статье. Он научит вас, как использовать VBA для получения предупреждения, если электронное письмо отправлено за пределы вашей компании.

Иногда, чтобы защитить безопасность данных, ваша компания может потребовать от вас, чтобы при использовании служебной электронной почты вы отправляли электронные письма только лицам внутри вашей компании. Другими словами, вам не разрешено отправлять электронные письма лицам за пределами компании, а именно на адреса электронной почты во внешних доменах. Однако, возможно, временами вы немного забывчивы. В этом случае вы можете захотеть, чтобы Outlook мог автоматически предупреждать вас, когда вы отправляете электронные письма сторонней компании. Здесь мы сосредоточимся на этой проблеме и расскажем, как ее решить с помощью Outlook VBA.

Получите предупреждение при отправке электронных писем лицам за пределами вашей компании

1. В первую очередь, сtarв вашей программе Outlook.
2. Затем нажмите сочетание клавиш «Alt + F11».
3. Далее вы получите доступ к окну редактора Outlook VBA.
4. Затем откройте проект ThisOutlookSession.
5. Затем скопируйте и вставьте следующие коды VBA в это окно проекта.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. После этого следует подписать этот код.
7. Позже измените настройки макроса Outlook, чтобы разрешить подписанные макросы.
8. Наконец, с этого момента каждый раз, когда вы собираетесь отправлять электронные письма на адреса электронной почты, которые не находятся в домене вашей компании, вы будете получать предупреждение, подобное следующему снимку экрана:

Продолжайте правильно закрывать Outlook

Outlook имеет тенденцию к сбою, если вы часто неправильно закрываете Outlook, например, принудительно закрываете его из-за внезапных отключений электроэнергии. Каждый раз, когда ваш Outlook выходит из строя, страдает и ваш файл PST. Как только ваш PST-файл будет скомпрометирован, вы потратите гораздо больше усилий, чтобы вернуть поврежденный Outlook данных, чем ежедневная защита. В этом случае scanpst.exe не поможет. У вас нет другого выбора, кроме как вернуться к более мощному инструменту, такому как DataNumen Outlook Repair.

Об авторе:

Ширли Чжан — эксперт по восстановлению данных в DataNumen, Inc., которая является мировым лидером в области технологий восстановления данных, включая SQL Server фиксировать и программные продукты для ремонта Outlook. Для получения дополнительной информации посетите www.datanumen.com