E-mails archiveren in Outlook: complete handleiding [2026]

Het archiveren van e-mails in Outlook is het proces waarbij e-mails vanuit uw primaire inbox naar een aangewezen opslaglocatie worden verplaatst om uw mailbox georganiseerd en overzichtelijk te houden. In tegenstelling tot het verwijderen van e-mails, zorgt archivering ervoor dat ze bewaard blijven voor toekomstig gebruik en dat uw actieve werkruimte opgeruimder blijft. In deze handleiding laten we u zien hoe u e-mails in Outlook kunt archiveren met verschillende methoden.

1.2 Waarom e-mails archiveren in Outlook?

Het archiveren van e-mails biedt verschillende belangrijke voordelen:

Handhaaft de organisatie: Houdt uw inbox overzichtelijk en gericht op actuele e-mails, zonder dat oudere berichten permanent verloren gaan.
Verbetert de prestaties: Vermindert de rommel in je inbox, waardoor Outlook sneller en responsiever wordt.
Bewaart belangrijke informatie: Behoudt toegang tot e-mails die u mogelijk nodig heeft ter referentie, voor naleving van regelgeving of voor archivering.
Opslag beheren: Afhankelijk van de archiveringsmethode kunt u ruimte in uw mailbox vrijmaken en binnen de opslaglimieten blijven.
Vereenvoudigt het zoeken: Gearchiveerde e-mails blijven doorzoekbaar, zodat u ze kunt terugvinden wanneer dat nodig is.

2. Inzicht in de verschillende archiveringsmethoden in Outlook

Outlook biedt vier verschillende methoden voor het archiveren van e-mails, elk ontworpen voor verschillende gebruiksscenario's en opslagbehoeften.

2.1 Handmatig archiveren naar ingebouwde map (Archiveringsknop)

Met de knop 'Archiveren' verplaatst u e-mails naar een ingebouwde archiefmap in uw mailbox. De e-mails blijven in uw primaire mailbox staan, wat ideaal is voor het organiseren van uw inbox zonder extra opslagruimte te gebruiken. De gearchiveerde items blijven toegankelijk op al uw apparaten.

2.2 Handmatig archiveren naar extern bestand (hulpprogramma voor het opruimen van oude items)

De tool 'Oude items opruimen' verplaatst e-mails naar een apart archiefbestand dat lokaal op uw computer wordt opgeslagen. Deze methode verwijdert e-mails daadwerkelijk uit uw mailbox, waardoor er serverruimte vrijkomt. Het is de aanbevolen optie wanneer u de grootte van uw mailbox wilt verkleinen.

2.3 Automatisch archiveren

AutoArchive verplaatst oudere e-mails automatisch naar een lokaal PST-bestand op basis van instelbare instellingen en bewaartermijnen. Deze functie werkt volgens een schema en beheert de mailboxgrootte zonder handmatige tussenkomst, waardoor het ideaal is voor gebruikers die grote hoeveelheden e-mail ontvangen.

2.4 Exchange Server Online Archive (Enterprise-functie)

Exchange Server Online Archive, ook wel In-Place Archiving genoemd, is een cloudgebaseerde, bedrijfsbrede oplossing van Microsoft 365 die functioneert als een aparte mailbox op de server. Beheerders kunnen deze functie inschakelen en beheren. Deze functie biedt extra opslagruimte en zorgt ervoor dat gearchiveerde e-mails vanaf elk apparaat toegankelijk blijven. Wanneer Online Archive is ingeschakeld, wordt AutoArchive automatisch uitgeschakeld.

3. Handmatig archiveren naar ingebouwde map (Archiveringsknop)

3.1 Archiveren in New Outlook

Om e-mails te archiveren met de knop 'Archiveren' in de nieuwe Outlook-versie:

Selecteer de e-mail(s) die u wilt archiveren.
Klik op het tabblad Archief in de werkbalk.
Er verschijnt een bevestigingsbericht. U kunt klikken. ongedaan maken indien nodig.

Opmerking: De nieuwe versie van Outlook ondersteunt de functie Automatisch archiveren niet.

3.2 Archiveren in Classic Outlook

3.2.1 Archiveringsknop

Om e-mails te archiveren met de knop 'Archiveren' in de klassieke Outlook:

Selecteer de e-mails die u wilt archiveren.
Onder de Startpagina , in de Verwijdering groep, klik Archief.
Outlook verplaatst e-mails naar de map Archief.

Als u per ongeluk een e-mail archiveert, ga dan naar de map 'Archief' en verplaats de e-mail terug naar de oorspronkelijke map.

3.2.2 Toetsenbord sneltoetsen gebruiken (Backspace-toets)

Je kunt geselecteerde e-mails snel archiveren via het toetsenbord:

Selecteer de e-mails die u wilt archiveren.
Druk op de Backspace sleutel.
De geselecteerde e-mails worden direct gearchiveerd.

Belangrijk: Als je een e-mail in een nieuw venster opent, moet je het venster sluiten en vervolgens de bovenstaande stappen volgen om de e-mail te archiveren.

3.2.3 Hoe u het archiveren van de Backspace-toets kunt uitschakelen

Sommige gebruikers geven er de voorkeur aan om de archiveringsfunctie van de Backspace-toets uit te schakelen om de volgende redenen:

Onbedoelde archivering: Gebruikers die niet bekend zijn met deze functie, drukken mogelijk per ongeluk of voor andere doeleinden op de Backspace-toets, waardoor e-mails onverwacht uit hun inbox verdwijnen.
Verwarring met de Delete-toets: De Backspace-toets zit dicht bij de Delete-toets, maar heeft een inconsistent gedrag dat verwarrend kan zijn.
Organisatorisch beleid: Sommige organisaties geven er de voorkeur aan om archiveringsmethoden te controleren en te voorkomen dat medewerkers sneltoetsen gebruiken.
Niet-gebruik van de archiveringsfunctie: Gebruikers die de archiefmap niet gebruiken, zullen deze snelkoppeling wellicht nutteloos vinden.

Om te voorkomen dat de Backspace-toets items archiveert, moet u het volgende doen:

Sluit Outlook volledig af.
Druk op Windows + R om het dialoogvenster Uitvoeren te openen.
Type regedit Druk op Enter om de Register-editor te openen.
Navigeren naar: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Klik met de rechtermuisknop in het rechterdeelvenster en selecteer New -> DWORD (32-bits)-waarde.
Geef de waarde een naam OneClickArchive uitschakelen.
Dubbelklik op de nieuwe waarde en stel deze in op 1.
Klik op het tabblad OK en sluit de Register-editor.
RestartVooruitzichten.

Opmerking: Deze registeraanpassing is van toepassing op Microsoft 365 van Outlook en werkt niet met permanente versies.

3.2.4 Klik met de rechtermuisknop om te archiveren

Archiveren via het contextmenu:

Klik met de rechtermuisknop op de e-mail die u wilt archiveren.
Kies Archief in het pop-up menu.
De e-mails worden verplaatst naar de map 'Archief'.

3.2.5 Slepen en neerzetten in de archiefmap

Voor handmatige controle over archivering:

Zoek de Archief map in het navigatievenster.
Klik en houd de e-mail die u wilt archiveren ingedrukt.
Sleep het naar de map Archief en laat het daar los.

3.3 Archiveringsitems op basis van specifieke criteria

Standaard kan de archiveringsfunctie van Outlook alleen oude items op datum opschonen. Als u alle items wilt archiveren die aan specifieke criteria voldoen, kunt u het volgende doen:

Zoek in de map Geavanceerd zoeken dialoogvenster, klik Bladeren ... Om de map te selecteren waarin u de items wilt vinden.
Stel de zoekcriteria in.
Klik op het tabblad Vind nu om alle items te vinden die aan de criteria voldoen.
Selecteer alle gevonden items.
Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde items en klik Verplaatsenen kies uw archiefmap als de tarkrijgen.
Alle gevonden items worden naar de archiefmap verplaatst.

Voorbeeld 1: Archiveer alle e-mails groter dan 10 KB:

Zoek in de map Geavanceerd zoeken dialoogvenster, klik Bladeren ... Om de map te selecteren waarin u de items wilt vinden.
Klik op de knop Meer keuzes .
Zet Grootte (kilobytes) naar groter dan 10
Klik op het tabblad Vind nu

Voorbeeld 2: Archiveer alle verlopen e-mails:

Zoek in de map Geavanceerd zoeken dialoogvenster, klik Bladeren ... Om de map te selecteren waarin u de items wilt vinden.
Klik op de knop Geavanceerd .
In Definieer meer criteria sectie, selecteer Verloopt vanaf Alle e-mailvelden.
Stel de voorwaarde in, bijvoorbeeld: Morgen.
Klik op het tabblad Toevoegen aan lijst
Klik op het tabblad Vind nu

Voorbeeld 3: Archiveer alle e-mails met de melding dat de vlag is afgevinkt:

Voorbeeld 4: Archiveer alle e-mails met een specifieke kleurcategorie:

Voorbeeld 5: Archiveer alle e-mails zonder vervolgactie:

vlag:

4. Handmatig archiveren naar extern bestand (hulpprogramma voor het opruimen van oude items)

4.1 Het gereedschap 'Oude items opruimen' gebruiken

Om Outlook-e-mails handmatig te archiveren naar een PST-bestand:

Klik op de knop Bestand .
Klik op het tabblad Info, en klik daarna op Tools.
Kies Ruim oude items op.
De Archief Er verschijnt een dialoogvenster.
Selecteer het tabblad Archiveer deze map en alle submappen .
Selecteer de map die u wilt archiveren (bijvoorbeeld Postvak IN). Om alle items te archiveren, selecteert u de hoofdmap van uw postvak.
Onder Archiveer items ouder danVoer een datum in. Items ouder dan deze datum worden gearchiveerd.
Onder Archiefbestand, accepteer de standaardlocatie of klik Blader om een andere locatie en bestandsnaam te selecteren.
Optioneel, controleer Neem ook items op waarbij "Niet automatisch archiveren" is aangevinkt. Als u items wilt archiveren die eerder van de automatische archivering waren uitgesloten.
Klik op het tabblad OK vervolgens ptart archiveren.

Zodra dit is voltooid, verschijnt de mailbox 'Archief' in het linkerpaneel, zodat u toegang hebt tot uw gearchiveerde e-mails.

4.2 Archiveren van meerdere mappen met verschillende bewaartermijnen.

Om items in verschillende mappen met verschillende bewaartermijnen te archiveren, terwijl ze in hetzelfde PST-bestand blijven:

Open het dialoogvenster Archiveren (Bestand -> Info -> Tools -> Ruim oude items op).
Selecteer de eerste map (bijvoorbeeld Postvak IN) en stel de datum in op 6 maanden geleden. Klik nog niet op OK.
Selecteer een andere map (bijvoorbeeld Verzonden items) en stel een andere datum in (bijvoorbeeld 1 jaar geleden). Klik nog niet op OK.
Ga door met het selecteren van mappen en het instellen van verschillende datums, indien nodig.
Zorg ervoor dat alle mappen hetzelfde archiefbestandspad gebruiken.
Klik op het tabblad OK zodra alle mappen geconfigureerd zijn.

5. E-mails automatisch archiveren in Outlook

5.1 Automatisch archiveren inschakelen

Om AutoArchiveren in Klassieke Outlook in te schakelen en te configureren:

Klik op het tabblad Bestand -> opties.
Selecteer het tabblad Geavanceerd .
Onder de AutoArchivering sectie, klik op de AutoArchiveren-instellingen knop:
Controleer de Voer AutoArchivering elke N dagen uit. doos.
Geef aan hoe vaak u AutoArchivering wilt laten uitvoeren (bijvoorbeeld elke 14 dagen).
Configureer aanvullende instellingen zoals de archieflocatie en de bewaartermijn. We zullen deze instellingen in de volgende sectie uitgebreid toelichten.
Klik op het tabblad OK om uw instellingen op te slaan.

AutoArchive wordt nu automatisch uitgevoerd volgens het door u ingestelde schema.

5.2 Uitleg over de instellingen voor automatisch archiveren

Inzicht in elke AutoArchive-instelling helpt u het archiveringsproces effectief te beheren:

Voer AutoArchivering elke N dagen uit: Hiermee kunt u het schema voor automatisch archiveren instellen. Door dit regelmatig (bijvoorbeeld wekelijks) uit te voeren, worden kleinere batches e-mails verwerkt, wat beter presteert dan het archiveren van duizenden items tegelijk. Om automatisch archiveren volledig uit te schakelen, schakelt u deze optie uit.
Vraag voordat AutoArchivering wordt uitgevoerd: Als je vooraf een melding wilt ontvangen voordat je iets archiveert...tarts, schakel deze optie in. Je ziet dan een melding waarmee je de bewerking indien nodig kunt annuleren.
Verlopen items verwijderen (alleen e-mailmappen): Hiermee worden berichten verwijderd waarvan de vervaldatum is verlopen. Houd er rekening mee dat verlopen items verschillen van oude items – de vervaldatum wordt handmatig ingesteld bij het opstellen van e-mails. opties tab. Wees voorzichtig met deze instelling, want hiermee worden items verwijderd in plaats van gearchiveerd.
Oude items archiveren of verwijderen: Deze hoofdschakelaar activeert uw aangepaste AutoArchiveringsconfiguratie. Laat deze uitgeschakeld om in plaats daarvan de ingebouwde standaardinstellingen van Outlook te gebruiken.
Toon archiefmap in mappenlijst: Wanneer deze functie is ingeschakeld, verschijnen uw archiefmappen automatisch in het navigatievenster. Zonder deze functie moet u het archief-PST-bestand handmatig openen telkens wanneer u toegang wilt tot gearchiveerde items.
Ruim spullen op die ouder zijn dan: Hiermee wordt de maximale leeftijd voor archivering ingesteld. Items die ouder zijn dan deze drempelwaarde worden naar het archiefbestand verplaatst. Het bereik is flexibel – van 1 dag tot 60 maanden, gespecificeerd in dagen, weken of maanden.
Verplaats oude spullen naar: Hiermee geef je Outlook aan waar gearchiveerde items moeten worden opgeslagen. Standaard wordt het bestand archive.pst aangemaakt in de map Documenten\Outlook-bestanden. Klik hier. Blader Om een andere locatie of bestandsnaam te selecteren. Als u deze optie kiest, wordt de onderstaande instelling voor permanente verwijdering uitgeschakeld.
Items permanent verwijderen: In plaats van gearchiveerde kopieën te bewaren, verwijdert deze instelling oude items volledig zodra ze de ingestelde leeftijdsgrens bereiken. Gebruik dit met de nodige voorzichtigheid: verwijderde items kunnen niet worden hersteld. Door deze optie in te schakelen, wordt de bovenstaande archiveringsoptie uitgeschakeld.
Pas deze instellingen nu toe op alle mappen: Met deze knop worden uw huidige instellingen direct op alle Outlook-mappen toegepast. Sla deze stap over als u andere regels voor afzonderlijke mappen wilt instellen; u kunt dit in plaats daarvan via de mapeigenschappen doen.

5.3 Standaard verouderingsperioden voor Outlook-mappen

Outlook hanteert verschillende standaardverouderingsperioden voor diverse maptypen:

Inbox en concepten: 6 maanden
Verzonden items en verwijderde items: 2 maanden
Uitgaande post: 3 maanden
Agenda, taken, notities en dagboek: 6 maanden
Kontakte: Wordt standaard niet automatisch gearchiveerd.

Mappen die u aanmaakt, erven de bewaartermijn van vergelijkbare standaardmappen. Aangepaste e-mailmappen krijgen bijvoorbeeld een bewaartermijn van 6 maanden, net als de inbox.

5.4 Hoe de leeftijd van een artikel wordt bepaald

Verschillende soorten Outlook-items gebruiken verschillende datumcriteria om te bepalen of ze oud genoeg zijn om te archiveren:

E-mailberichten: Het systeem controleert zowel wanneer je het bericht hebt ontvangen als wanneer je het voor het laatst hebt gewijzigd, en gebruikt vervolgens de latere datum. Zelfs simpele acties zoals het markeren als gelezen/ongelezen of het verplaatsen van de e-mail werken de wijzigingsdatum bij.
Agendapunten: Voor vergaderingen en afspraken is de relevante datum de datum waarop u...ost Ik heb de vermelding onlangs bewerkt en opgeslagen. Items met een terugkerend patroon worden niet automatisch gearchiveerd. Belangrijk is dat alleen gebeurtenissen uit het verleden in aanmerking komen voor archivering; toekomstige afspraken blijven behouden, ongeacht de datum van de laatste wijziging.
Taken: Twee datums zijn hier van belang: de voltooiingsdatum en de datum van de laatste wijziging. De meest recente datum bepaalt of een taak in aanmerking komt voor archivering. Taken die nog als onvoltooid worden weergegeven, worden nooit automatisch gearchiveerd. Voor gedelegeerde taken vindt archivering pas plaats nadat iemand ze als voltooid heeft gemarkeerd.
Opmerkingen: De datum waarop je most Recent bewerkt en opgeslagen bepaalt wanneer een notitie in aanmerking komt voor archivering.
Journaalposten: Ofwel de oorspronkelijke aanmaakdatum of de most De meest recente wijzigingsdatum is van toepassing, waarbij de nieuwere datum voorrang heeft.
Kontakte: De functie Automatisch archiveren slaat contacten volledig over. Als u uw contactenmap wilt archiveren, gebruikt u handmatig de tool Oude items opruimen.

5.5 Automatisch archiveren aanpassen voor specifieke mappen

Om aangepaste AutoArchiveringsinstellingen voor een specifieke map te configureren:

Klik in de mappenlijst van het navigatievenster met de rechtermuisknop op de map die u wilt aanpassen.
Klik op het tabblad Aanbod.
Klik op de knop AutoArchivering .
Kies Archiveer deze map met deze instellingen.
Configureer de verouderingsperiode en andere opties die specifiek zijn voor deze map.
Klik op het tabblad OK om de instellingen op te slaan.

Opmerking: Gebruik de knop Oude items definitief verwijderen optie om verouderde e-mails automatisch te verwijderen in de Verwijderde items en Ongewenste e-mail mappen na een bepaalde bewaartermijn.

5.6 Items uitsluiten/opnemen van automatisch archiveren

Soms wilt u bepaalde items die u vaak gebruikt juist NIET archiveren. Hieronder vindt u oplossingen voor 3 verschillende scenario's. U kunt de bewerking natuurlijk ook ongedaan maken en items uit de automatische archivering alsnog toevoegen.

5.6.1 Eén item uitsluiten

Selecteer het specifieke artikel.
Druk op Alt + Enter sleutels.
A Aanbod Er verschijnt een dialoogvenster.
Controleer de Dit item niet automatisch archiveren. .

5.6.2 Meerdere artikelen uitsluiten

1. Ga naar Bekijk .
2. Klik op het tabblad Bekijk instellingen
3. Zoek in de map Geavanceerde weergave-instellingen dialoogvenster, klik columns:
4. De Kolommen weergeven Er verschijnt een dialoogvenster. Volg de onderstaande stappen om de toevoeging te doen. Niet automatisch archiveren kolom:
  - Kies Alle e-mailvelden.
  - Kies Niet automatisch archiveren in de beschikbare kolommen.
  - Klik op het tabblad Toevoegen
  - Als je de volgorde wilt wijzigen, selecteer het dan en gebruik de optie om de volgorde aan te passen. omhoog or Naar beneden verplaatsen.
  - Klik op het tabblad OK
5. na het klikken op OK, je gaat terug naar de Geavanceerde weergave-instellingen dialoogvenster, waar u moet klikken Andere instellingen.
6. Zoek in de map Andere instellingen dialoogvenster, controleer de Sta in-cel bewerking toe .
7. Klik op een reeks OK Sla de wijzigingen op en keer terug naar het hoofdvenster van Outlook. Om specifieke items uit te sluiten van automatisch archiveren, vinkt u eenvoudigweg het vakje aan. Niet automatisch archiveren kolom voor hen:

5.6.3 Een map uitsluiten

Klik met de rechtermuisknop op de map in het navigatievenster.
Kies Aanbod.
Klik op de knop AutoArchivering .
Kies Archiveer geen items in deze map.
Klik op het tabblad OK.

6. E-mails automatisch archiveren in Outlook met regels

Met Outlook-regels kunt u e-mails van specifieke afzenders of e-mails die aan bepaalde criteria voldoen, automatisch archiveren. Om een archiveringsregel aan te maken:

Klik met de rechtermuisknop op de e-mail die u wilt archiveren.
Klik op het tabblad Regels -> Creëer regel in het pop-up menu.
De Creëer regel Er verschijnt een dialoogvenster.
Zoek in de map Wanneer ik een e-mail ontvang met alle geselecteerde voorwaarden In dit gedeelte moet de voorwaarde van de regel worden gespecificeerd, bijvoorbeeld: Vanaf, Onderwerp bevatof Verzonden naarVoor complexere aandoeningen, klik hier. geavanceerde opties in de rechter benedenhoek.
Zoek in de map Doe het volgende sectie, selecteer Verplaats het item naar de map: en geef de archiefmap op door te klikken op Map selecteren… .
Klik op het tabblad OK om de regel op te slaan.

Outlook verplaatst nu automatisch alle e-mails die aan de voorwaarden voldoen naar de map Archief.

7. Archivering op basis van ontvangstdatum

Standaard gebruikt Outlook AutoArchiveren de wijzigingsdatum of de ontvangstdatum, afhankelijk van welke van de twee later is. Als u wilt dat Outlook e-mails alleen archiveert op basis van de ontvangstdatum (en wijzigingen negeert), moet u het Windows-register aanpassen:

Sluit Outlook volledig af.
Open de register-editor.
Navigeren naar: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ \Voorkeuren.
Klik met de rechtermuisknop voorkeuren en selecteer New -> DWORD (32-bits)-waarde.
Geef de nieuwe waarde een naam ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
Klik met de rechtermuisknop op de zojuist aangemaakte waarde en klik wijzigen.
Stel de waarde in op 1 en klik op OK.
Sluit de Register-editor en restartVooruitzichten.

Na deze wijzigingen archiveert Outlook e-mails op basis van de ontvangstdatum in plaats van de wijzigingsdatum.

8. Geavanceerd: Automatisch archiveren met VBA

Als u meer geavanceerde bedieningsmogelijkheden nodig heeft voor de automatische archiveringJe kunt Outlook VBA-macro's gebruiken. Hieronder volgen enkele voorbeelden:

Voltooide taken automatisch archiveren in Outlook
Archiveer e-mails die groter zijn dan een bepaalde grootte.
Oude e-mails die groter zijn dan een bepaalde grootte worden automatisch gearchiveerd.
E-mails automatisch classificeren en archiveren per maand
Inkomende e-mails automatisch classificeren en archiveren op basis van de naam van de afzender.
Automatisch archiveren van afgewezen vergaderingen in een specifieke agenda.
Automatisch het oudste e-mailbericht archiveren wanneer er een nieuw e-mailbericht binnenkomt.
Inkomende e-mails automatisch archiveren zonder opvolgingsmarkeringen.
Oude items automatisch archiveren wanneer de inbox te vol is.
Archiveer alle achterstallige afspraken en taken.
Archiveer alle verlopen e-mails
Archiveer automatisch een gemarkeerde e-mail nadat deze is gemarkeerd als voltooid
Verlopen items automatisch archiveren wanneer het Outlook-bestand groter is dan een bepaalde grootte.
Archiveer alle gelezen RSS-berichten
Archiveer gelezen e-mails in verschillende mappen op basis van afzender.
Schakel de optie 'Automatisch archiveren' in één keer uit voor alle Outlook-mappen.
Dezelfde instelling voor automatisch archiveren in één keer toepassen op alle Outlook-mappen.
Schakel de optie 'Dit item niet automatisch archiveren' in voor meerdere Outlook-e-mails tegelijk.
Schakel de optie 'Automatisch archiveren' in één keer uit voor alle terugkerende agenda-items.

9. Exchange Server Online-archief

Exchange Server Online Archive (ook wel In-Place Archiving genoemd) is een archiveringsfunctie op bedrijfsniveau voor Microsoft 365 waarmee gebruikers extra opslagruimte voor hun postvakken krijgen door oude e-mails naar archiefpostvakken te archiveren. In tegenstelling tot archiveringsmethoden aan de clientzijde wordt deze functie volledig beheerd door beheerders en werkt deze op de server.

9.1 Vereisten voor de installatie door de beheerder

Alleen beheerders kunnen Exchange Server Online Archive in- of uitschakelen. Om archiefpostvakken te configureren, moeten beheerders het volgende doen:

De rol 'E-mailontvangers' toegewezen krijgen in Exchange Online.
Open het Exchange-beheercentrum (EAC).
Zorg ervoor dat gebruikers over de juiste Microsoft 365-licenties beschikken.

9.2 Hoe beheerders archiefmailboxen inschakelen

Beheerders kunnen archiefpostvakken inschakelen via het Exchange-beheercentrum:

Meld u aan bij het Exchange-beheercentrum (EAC) en navigeer naar ontvangers -> brievenbussen.
Selecteer de gebruiker voor wie u de mailbox wilt inschakelen voor archivering.
Selecteer in het uitklapvenster Andere, en onder Postvakarchief; selecteer Postvakarchief beheren.
Turn on Postvakarchief, en klik daarna op Opslaan.

De status van de archiefmailbox wordt weergegeven als Actief voor de geselecteerde gebruiker.

9.3 Automatisch archiefmailboxen inschakelen

Beheerders kunnen PowerShell gebruiken om archiefpostvakken automatisch in te schakelen wanneer een primair postvak 90% van zijn quotum bereikt:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Gefaseerd uitfaseren van archiefmailboxen

Als u om verschillende redenen, zoals ruimtegebrek, archiefmailboxen wilt uitfaseren, kunt u als volgt te werk gaan:

Exporteer de archiefmailboxen.
Archivering uitschakelen.

9.5 Impact op andere archieffuncties

Wanneer Exchange Server Online Archive is ingeschakeld voor een gebruiker:

De tools 'Automatisch archiveren' en 'Oude items opruimen' zijn niet meer beschikbaar in de klassieke Outlook.
De knop 'Archiveren' in Outlook werkt nog steeds normaal.
Het bewaarbeleid dat is toegewezen aan Exchange Online-postvakken bepaalt het archiveringsgedrag.

Opmerking: Deze functie is niet beschikbaar in Microsoft 365 Government-clouds, Microsoft 365 beheerd door 21Vianet of Microsoft 365 Duitsland.

10. Gearchiveerde e-mails in Outlook vinden en beheren

10.1 De archiefmap en het archiefbestand lokaliseren

Om uw gearchiveerde e-mails te vinden:

Archiefmap: De ingebouwde archiefmap verschijnt in de mappenlijst van uw navigatievenster. Selecteer Bekijk -> Mappenvenster -> Normaal Om de mappenlijst weer te geven als deze verborgen is.
Archiefmailbox (PST-bestand): Wanneer u AutoArchiveren of de tool Oude items opruimen gebruikt, verschijnt de archiefmap als een apart item in uw mappenlijst, mits u dit hebt geselecteerd. Toon archiefmap in mappenlijst in de AutoArchiveringsinstellingen.

Als de archiefmailbox niet verschijnt, kunt u deze handmatig openen door:

Ga naar Bestand -> Opties -> Geavanceerd
Onder de AutoArchivering sectie, klik op de AutoArchiveren-instellingen .
U vindt het volledige pad naar het gearchiveerde PST-bestand op Verplaats oude spullen naar...
Klik op het tabblad Bestand -> Openen en exporteren -> Open Outlook-gegevensbestand en selecteer uw archief-PST-bestand via het volledige pad.

10.2 Het archiefbestand verplaatsen

Sluit het gearchiveerde PST-bestand in Outlook.
Verplaats het bestand naar de nieuwe locatie.
Heropen het in Outlook.
Wijzig het pad in Bestand -> Opties -> Geavanceerd -> Automatisch archiveren -> Instellingen voor automatisch archiveren -> Oude items verplaatsen naar

10.3 Zoeken in gearchiveerde e-mails

Om te zoeken naar gearchiveerde e-mails in de map Archief:

Standaard doorzoekt Outlook, wanneer u een zoekterm typt in het zoekvak bovenaan, alle mappen in uw postvak, inclusief gearchiveerde items.
Om uw zoekopdracht te beperken tot alleen de map 'Archief', selecteert u eerst de Archief map in het navigatievenster.
Typ vervolgens uw zoekterm in het zoekvak.
De zoekresultaten tonen alleen items uit de map Archief.

Om te zoeken naar gearchiveerde e-mails in het archiefbestand:

Klik op het archiefbestand in het linkerpaneel.
Klik op het zoekvak in het midden.
Het tabblad 'Zoeken' verschijnt.
Klik op de knop Zoeken .
Klik op het tabblad Zoekhulpmiddelen -> Geavanceerd zoeken …
De Geavanceerd zoeken Er verschijnt een dialoogvenster.
Klik op de knop Bladeren ... .
Zoek in de map Selecteer map (pen) Controleer in het dialoogvenster het archiefbestand.
Controleer de Zoek submappen
Klik op het tabblad OK
Outlook zal dan start zoeken in het archiefbestand, inclusief alle submappen:

10.4 Gearchiveerde e-mails terugzetten in de inbox

Om gearchiveerde e-mails terug te plaatsen in je inbox:

Navigeer naar de map 'Archief' of de mailbox 'Archief'.
Selecteer de e-mail(s) die u wilt herstellen.
Sleep de e-mails naar je inbox, of klik met de rechtermuisknop en selecteer ze. Verplaatsen -> inbox.

De e-mails worden teruggeplaatst in je inbox en verwijderd uit het archief.

11. Limieten en beheer van archiefbestandsgrootte

11.1 Standaardlimieten voor de grootte van PST-bestanden

Het Outlook PST-bestand heeft een standaardgroottebeperking:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 en 2013: 50 GB
Outlook 2010 en eerder: 20 GB

Wanneer het gearchiveerde PST-bestand deze limiet nadert of bereikt, kan Outlook stoppen met het archiveren van nieuwe items of zich onvoorspelbaar gedragen.

11.2 Het beheren van grote archiefbestanden

Als uw archiefbestand de maximale grootte nadert, kunt u de volgende opties overwegen:

Nieuwe archiefbestanden aanmaken: Maak een nieuw archief-PST-bestand aan en starJe kunt e-mails in Outlook archiveren naar dit archief. Je kunt meerdere archiefbestanden beheren, georganiseerd per jaar of project.
Onnodige items verwijderen: Bekijk je gearchiveerde e-mails en verwijder definitief de items die je niet meer nodig hebt. Comprimeer het archiefbestand.

11.3 De limiet voor de PST-bestandsgrootte verhogen (niet aanbevolen)

Hoewel u de standaardlimiet van 50 GB via registeraanpassingen kunt verhogen naar 100 GB, wordt dit afgeraden. Grote PST-bestanden maken Outlook traag en verhogen het risico op corruptie. Als u de limiet toch moet verhogen, kunt u de volgende stappen volgen: Deze gids .

Overweeg om nieuwe archiefbestanden aan te maken of Online Archive te gebruiken in plaats van de maximale bestandsgrootte te verhogen.

12. Problemen met het Outlook-archief oplossen

12.1 Automatisch archiveren niet beschikbaar

Als de opties voor automatisch archiveren niet beschikbaar zijn of grijs zijn weergegeven, kan de oorzaak zijn:

Exchange Server Online Archivering ingeschakeld: Als uw organisatie Exchange Server Online Archive inschakelt, wordt AutoArchive automatisch uitgeschakeld. Online Archive is een bedrijfsbrede vervanging voor AutoArchive. Neem contact op met uw beheerder om in plaats daarvan Online Archive te gebruiken.
Beheerder uitgeschakelde functie: Uw netwerkbeheerder heeft mogelijk AutoArchivering uitgeschakeld via Groepsbeleid of bewaarbeleid dat de AutoArchiveringsfunctionaliteit overschrijft. Neem contact op met de systeembeheerder voor het e-mailbeheerbeleid van uw organisatie.
Nieuwe beperkingen in Outlook: De nieuwe versie van Outlook biedt geen ondersteuning voor automatisch archiveren en de functie 'Oude items opruimen'. Gebruik de klassieke versie van Outlook om toegang te krijgen tot deze functies.

12.2 AutoArchivering werkt niet

Als AutoArchiveren niet meer werkt, controleer dan het volgende:

De instellingen voor automatisch archiveren controleren: Open de AutoArchiveringsinstellingen (Bestand -> opties -> Geavanceerd -> AutoArchiveren-instellingen) en controleer of uw configuratie correct is.
Schakel het selectievakje 'Automatisch archiveren' in: Zorg ervoor dat de optie Voer AutoArchivering elke N dagen uit. Deze optie is aangevinkt. Als deze niet is aangevinkt, wordt AutoArchivering niet automatisch uitgevoerd.

12.3 Specifieke items die niet worden gearchiveerd

Als sommige items niet worden gearchiveerd, kunnen de redenen hiervoor onder andere zijn:

Te recent gewijzigd: Standaard gebruikt Outlook de ontvangstdatum of de wijzigingsdatum, afhankelijk van welke van de twee later is. Als u een e-mail recentelijk hebt gewijzigd, wordt deze pas gearchiveerd nadat een bepaalde bewaartermijn is verstreken.
“Niet automatisch archiveren” Eigenschap ingeschakeld: De items hebben mogelijk de eigenschap "Dit item niet automatisch archiveren" ingeschakeld.
- Om een item te controleren, dubbelklik erop om het in een nieuw venster te openen en klik vervolgens op Bestand -> Aanbod, en controleer de Dit item niet automatisch archiveren .
- Om meerdere items tegelijk te controleren, voegt u de kolom 'Niet automatisch archiveren' toe aan uw weergave-instellingen en vergroot u vervolgens de breedte van de e-maillijst zodat deze kolom zichtbaar is.

12.4 Archiefmap wordt niet weergegeven

Indien de methode Archiefmappen Het archiefbestand van de mailbox wordt niet weergegeven in het linkerpaneel van Outlook. Probeer deze oplossingen:

De optie 'Archiefmap weergeven' inschakelen: Open de AutoArchiveringsinstellingen en zorg ervoor dat Toon archiefmap in mappenlijst is nagekeken.
Handmatig een archiefbestand toevoegen: Als de archiefmailbox nog steeds niet verschijnt, open deze dan handmatig door te klikken. Bestand -> Openen en exporteren -> Open Outlook-gegevensbestand en het selecteren van uw archief-PST-bestand.
Outlook bijwerken: Voor Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- en Outlook.com-accounts zou uw archiefmap standaard moeten bestaan. Als u deze niet ziet in Outlook 2016 of Outlook voor Microsoft 365, ga dan naar Bestand -> Office-account -> Opties bijwerken -> Update nu.

12.5 Het archief-PST-bestand is beschadigd.

Als het archief-PST-bestand beschadigd is, kan Outlook er geen nieuwe e-mails naartoe verplaatsen. U kunt het PST-bestand herstellen door:

Het Inbox-reparatieprogramma (scanpst.exe) gebruiken
Gebruik van hersteltools van derden

Alsjeblieft zie onze complete gids op basis van de bovenstaande methoden, evenals andere reparatiemethoden.

13. Beste werkwijzen voor het archiveren van e-mails

13.1 Welke e-mails moeten worden gearchiveerd?

Bepaalde soorten e-mails moeten worden gearchiveerd in plaats van verwijderd om belangrijke gegevens te bewaren:

Financiële gegevens: Archiveer e-mails met bankafschriften, rekeningen, facturen, bonnen en belastinggerelateerde informatie voor toekomstig gebruik en budgetteringsdoeleinden.
Werkgesprekken: Bewaar belangrijke werkgerelateerde besprekingen, beslissingen, projectdetails en documenten voor naslagdoeleinden of functioneringsgesprekken.
Ontvangstbewijzen en bevestigingen: Bewaar aankoopbevestigingen, boekingsreserveringen, serviceabonnementen en orderbonnen voor het geval er problemen optreden.
Legale documenten: Archiveer e-mails met contracten, overeenkomsten, juridische mededelingen of andere correspondentie die als juridisch document kan dienen.
Projectbestanden: Bewaar e-mails met betrekking tot lopende of afgeronde projecten, inclusief discussies, concepten, feedback en voorstellen, voor toekomstig gebruik.
Persoonlijke mijlpalen: Bewaar e-mails met belangrijke gebeurtenissen in je leven, zoals baanaanbiedingen, acceptatiebrieven en carrièreprestaties, vanwege de emotionele waarde die ze kunnen hebben.
Reisdocumenten: Bewaar tickets, hotelboekingen en reisroutes.raries die als juridische documenten van uw reisgeschiedenis kunnen dienen.

13.2 Beslissingsgids voor archiveren versus verwijderen

Bij de beslissing of u een e-mail wilt archiveren of verwijderen, is het belangrijk om rekening te houden met de toekomstige waarde ervan. Archiveer berichten die u later mogelijk nog nodig hebt als naslagwerk, voor naleving van regelgeving of voor archivering. Verwijder e-mails die irrelevant zijn of niet langer nodig zijn, zoals verouderde nieuwsbrieven, spam of tijdelijke berichten.rary-meldingen. Als je het niet zeker weet, archiveer het dan – je kunt het later altijd verwijderen, maar permanent verwijderde e-mails kun je niet herstellen.

13.3 Regelmatig archiefonderhoud

Onderhoud uw archief regelmatig door periodiek de gearchiveerde items te bekijken en de items te verwijderen die u niet meer nodig hebt. Zo voorkomt u dat uw archief net zo vol raakt als uw inbox en blijft de bestandsgrootte beheersbaar. Plan een kwartjaarlijkse of jaarlijkse controle van uw archief om ervoor te zorgen dat het alleen waardevolle informatie bevat.

13.4 Back-up maken van archiefbestanden

Bescherm uw gearchiveerde e-mails door back-ups te maken:

Lokale back-upkopieën: Kopieer uw archief-PST-bestand naar een externe harde schijf of USB-stick. Bewaar de back-up op een veilige locatie, gescheiden van uw computer.
Back-up van cloudopslag: Upload uw gearchiveerde PST-bestand naar cloudopslagservices zoals OneDrive, Dropbox of Google Drive voor een externe back-up en bescherming tegen hardwarestoringen.

Onthoud dat archiefbestanden niet hetzelfde zijn als back-ups. Bewaar altijd aparte back-upkopieën van uw archief-PST-bestand.

13.5 Optimale frequentie voor automatisch archiveren

Stel AutoArchiveren zo in dat het vaak genoeg wordt uitgevoerd om grote achterstanden te voorkomen, maar niet zo vaak dat het de prestaties beïnvloedt. Voor most Voor gebruikers werkt het prima om AutoArchive elke 14 dagen te laten draaien. Als u dagelijks grote hoeveelheden e-mail ontvangt, kunt u overwegen om het wekelijks te laten draaien. Het archiveren van kleinere batches vaker is beter dan het verwerken van duizenden items tegelijk, wat uw computer kan vertragen.

14. Belangrijke feiten over het Outlook-archief

14.1 PST-bestandsindeling

Het PST-bestandsformaat (Personal Store) is het gegevensbestandstype van Outlook dat wordt gebruikt voor het lokaal opslaan van e-mails, agenda-items, contactpersonen en andere Outlook-gegevens op uw computer. PST-bestanden kunnen in Outlook worden geopend en tussen computers worden verplaatst. Ze staan los van uw mailbox en worden opgeslagen op een door u opgegeven locatie, meestal in C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\.

14.2 Archiveren versus exporteren

Archiveren en exporteren zijn verschillende processen. Bij archiveren worden items van hun oorspronkelijke locatie naar een archiefbestand verplaatst, waardoor ze uit het hoofd-PST-bestand worden verwijderd en er ruimte vrijkomt. Bij exporteren wordt een kopie gemaakt van geselecteerde items, maar deze worden niet van hun oorspronkelijke locatie verwijderd en de mailboxgrootte wordt niet verkleind. Gebruik archiveren om de mailboxgrootte te beheren en exporteren om back-upkopieën te maken.

14.3 Archiveren versus back-up

Een archiefbestand is niet hetzelfde als een back-up. Archieven zijn bedoeld voor de langdurige opslag van oude items waar u niet regelmatig toegang toe nodig hebt. Back-ups zijn dubbele kopieën van gegevens die apart worden opgeslagen voor herstel na een calamiteit. Als u een back-up wilt maken van uw gearchiveerde e-mails, maak dan een kopie van uw archief-PST-bestand en bewaar deze op een veilige locatie, zoals OneDrive, Dropbox of een externe schijf.

Bekijk onze uitgebreide handleiding over Hoe maak je een back-up van je Outlook-e-mails?.

14.4 Contacten die niet automatisch worden gearchiveerd

Outlook archiveert contactpersonen standaard niet automatisch. Hoewel AutoArchiveren e-mailmappen, agenda's, taken, notities en dagboeken verwerkt, wordt de map Contactpersonen hiervan uitgesloten. U kunt de map Contactpersonen echter handmatig archiveren met de tool Oude items opruimen als dat nodig is.

15. Veelgestelde vragen

V: Hoe archiveer ik e-mails in Outlook?

A: Om e-mails in Outlook te archiveren, selecteert u de e-mail(s) die u wilt archiveren en klikt u op de knop Archiveren in de werkbalk. U kunt ook met de rechtermuisknop klikken en Archiveren selecteren in het contextmenu, op de Backspace-toets drukken of e-mails naar de map Archief slepen. Voor automatisch archiveren kunt u AutoArchiveren instellen of regels gebruiken om e-mails van specifieke afzenders te archiveren.

V: Hoe archiveer ik duizenden e-mails in Outlook?

A: Om grote hoeveelheden e-mails te archiveren, kunt u AutoArchiveren gebruiken om het regelmatig archiveren van oude berichten in te plannen, of de tool Oude items opruimen gebruiken om handmatig e-mails te archiveren die ouder zijn dan een bepaalde datum. U kunt e-mails ook exporteren naar een PST-bestand door naar Bestand -> Openen en exporteren -> Importeren/Exporteren -> Exporteren naar een bestand te gaan en Outlook-gegevensbestand (.pst) te selecteren. Met deze methoden kunt u grote hoeveelheden berichten efficiënt beheren zonder handmatig te hoeven sorteren.

V: Maakt het archiveren van e-mails ruimte vrij in Outlook?

A: Dat hangt af van de archiveringsmethode. Als u de knop 'Archiveren' gebruikt, worden de gearchiveerde e-mails verplaatst naar de ingebouwde archiefmap, die zich nog steeds in uw primaire mailbox bevindt. Dit maakt dus geen ruimte vrij. Het gebruik van 'Automatisch archiveren' of de functie 'Oude items opruimen' om e-mails naar een aparte archiefmap te verplaatsen, maakt echter wel ruimte vrij in uw primaire mailbox. Online archiveren maakt ook ruimte vrij in uw primaire mailbox door e-mails naar een aparte mailbox op de server te verplaatsen.

V: Hoe vind ik de gearchiveerde e-mails in Outlook?

A: Om gearchiveerde e-mails te vinden, navigeert u naar de map Archief in uw mappenlijst of naar de map Archief als u Automatisch archiveren gebruikt. Gebruik de zoekbalk bovenaan in Outlook om te zoeken naar specifieke e-mails op afzender, onderwerp, datum of trefwoorden. Standaard doorzoekt Outlook alle mappen, inclusief gearchiveerde items. Om de zoekopdracht te beperken tot alleen gearchiveerde e-mails, selecteert u de map Archief voordat u gaat zoeken.

V: Is het beter om e-mails in Outlook te archiveren of te verwijderen?

A: Archiveer e-mails die u later mogelijk nodig hebt als naslagwerk, voor naleving van regelgeving of voor archivering. Verwijder e-mails die irrelevant zijn of niet langer nodig zijn. Als er een kans bestaat dat u een e-mail in de toekomst nog nodig hebt, archiveer deze dan in plaats van te verwijderen. Gearchiveerde e-mails blijven doorzoekbaar en kunnen op elk moment worden hersteld, terwijl verwijderde e-mails uiteindelijk permanent verdwijnen.

V: Kan ik e-mails automatisch archiveren in Outlook?

A: Ja, met AutoArchiveren kunt u schema's instellen voor het archiveren van e-mails op basis van leeftijd, map of andere criteria. Zo blijft uw inbox georganiseerd zonder dat u handmatig iets hoeft te doen. U kunt ook Outlook-regels maken om e-mails die aan specifieke voorwaarden voldoen automatisch naar de archiefmap te verplaatsen. Houd er rekening mee dat AutoArchiveren alleen beschikbaar is in de klassieke Outlook, niet in de nieuwe Outlook of de webversie.

V: Heeft archivering invloed op mijn e-mailzoekresultaten?

A: Nee, gearchiveerde e-mails blijven doorzoekbaar in Outlook. Standaard doorzoekt Outlook bij het zoeken alle mappen in uw mailbox, inclusief de map 'Archief' en de mailbox 'Archief'. U kunt gearchiveerde e-mails net zo gemakkelijk vinden als e-mails in uw inbox.

V: Hoe kan ik dit wijzigen? tarDe archieflocatie opvragen?

A: Voor Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- of Outlook.com-accounts kunt u de locatie van de ingebouwde archiefmap niet wijzigen. Dit is een standaard systeemmap die niet kan worden hernoemd, verplaatst of verwijderd. Voor POP- en IMAP-accounts kunt u de locatie van de archiefmap wijzigen via Bestand -> Postvakinstellingen -> Hulpmiddelen -> Archiefmap instellen. Wanneer u Automatisch archiveren of Oude items opruimen gebruikt, kunt u in de archiefinstellingen aangeven waar het archief-PST-bestand wordt opgeslagen door op Bladeren te klikken.

V: Wat is het verband tussen AutoArchive en Exchange Server Online Archive?

A: AutoArchiveren is een oudere Outlook-functie die oude e-mails automatisch naar een lokaal PST-bestand verplaatst. Dit betekent dat berichten van de server worden verwijderd en moeilijker terug te vinden zijn via de zoekfunctie. Als de harde schijf met het AutoArchiveren PST-bestand onbruikbaar wordt, gaan deze berichten verloren.ostExchange Server Online Archive is een bedrijfsbrede vervanging voor AutoArchive die gearchiveerde e-mails op de server opslaat, zodat ze vanaf elk apparaat toegankelijk blijven. AutoArchive kan nog steeds worden gebruikt als u geen Exchange Server Online Archive hebt en uw IT-afdeling de functionaliteit niet heeft uitgeschakeld.

V: Wat als mijn AutoArchive PST-bestand beschadigd raakt of niet meer geopend kan worden?

A: Als uw AutoArchive PST-bestand beschadigd is en Outlook het niet kan openen, kunt u een gespecialiseerd programma gebruiken. Outlook PST-reparatietool Om uw gearchiveerde e-mails en andere gegevens te herstellen. Maak voordat u een herstelpoging doet altijd een back-up van het beschadigde archiefbestand. Om toekomstige problemen te voorkomen, controleert u regelmatig of uw archiefbestanden geopend kunnen worden en kunt u overwegen belangrijke archieven indien mogelijk naar Exchange Server Online Archive te verplaatsen.

V: Hoe schakel ik archiveren met de Backspace-toets uit?

A: Om te voorkomen dat de Backspace-toets items archiveert, moet u een registervermelding toevoegen. Navigeer naar HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (of het OCT-pad), maak een DWORD-waarde aan met de naam DisableOneClickArchive en stel deze in op 1. Deze registeraanpassing is van toepassing op Microsoft 365 van Outlook en werkt niet met permanente versies. Maak altijd een back-up van uw register voordat u wijzigingen aanbrengt.

V: Hoe schakel ik het automatisch archiveren van terugkerende agendapunten uit?

A: Je kunt deze items op 3 manieren uitsluiten:

Sluit de volledige agendamap uit.
Een afzonderlijk agendapunt uitsluiten.
Meerdere agendapunten uitsluiten.

U kunt meer details vinden in deze sectie.

16. Conclusie

16.1 Vergelijking van archiveringsmethoden

Inzicht in de verschillen tussen archiveringsmethoden helpt u bij het kiezen van de juiste aanpak voor uw behoeften:

Methode	Archiefbestemming	Client server	Nieuwe Outlook	Klassieke vooruitzichten	Web	Wanneer te gebruiken	Invloed op de grootte van de brievenbus
Handmatig archiveren (Archiveringsknop)	Ingebouwde archiefmap	Client-side werking	Ja	Ja	Ja	Snel je inbox organiseren zonder opslagruimte te verliezen.	Geen vermindering – e-mails blijven in de mailbox.
Handmatig archiveren (opschonen)	Lokaal PST-bestand	Client-side werking	Nee	Ja	Nee	Eenmalig archiveren om ruimte in uw mailbox vrij te maken.	Verkleint de mailboxgrootte aanzienlijk.
Automatisch archiveren	Lokaal PST-bestand	Client-side werking	Nee	Ja	Nee	Automatisch en doorlopend beheer van e-mailaccounts	Verkleint de mailboxgrootte na verloop van tijd.
Exchange Server Online-archief	Aparte servermailbox	Serverzijde werking	Ja	Ja	Ja	Zakelijke gebruikers met grote mailboxen	Verkleint de primaire mailboxgrootte.

Opmerking: Om de grootte van de mailbox te verkleinen, moet u het volgende doen: compact maken na het archiveren van oude e-mails.

16.2 Een opgeruimde inbox behouden

Archiveren is slechts één onderdeel van effectief e-mailbeheer. Ontwikkel een consistente routine voor het verwerken van e-mails, archiveer of verwijder e-mails direct na het afhandelen en controleer regelmatig uw archief om items te verwijderen die u niet meer nodig hebt. Door deze werkwijzen te combineren met de juiste archiveringsinstellingen, behoudt u een schone, efficiënte inbox waarmee u productief kunt blijven en u kunt concentreren op belangrijke berichten.

Referenties

Over de auteur

Xiu Xing is een ervaren IT-professional met meer dan 8 jaar ervaring in zakelijke e-mailsystemen en het oplossen van problemen met Microsoft Office. Hij heeft duizenden gebruikers geholpen bij het oplossen van complexe Outlook-problemen in diverse bedrijfsomgevingen.

Xiu is gespecialiseerd in migraties van e-mailsystemen, gegevensherstel en optimalisatie van productiviteitssoftware. Zijn praktische ervaring omvat het beheren van Exchange Server-implementaties, het oplossen van MAPI-connectiviteitsproblemen en het implementeren van robuuste back-upstrategieën voor bedrijfskritische e-mailsystemen.

Met zijn technische teksten zet Xiu zich in om complexe IT-oplossingen toegankelijk te maken voor alledaagse gebruikers. Hij blijft continu op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van Office 365 en Exchange Online en opkomende e-mailtechnologieën. Wanneer hij niet bezig is met het oplossen van e-mailmysteries, deelt Xiu graag praktische technische tips die mensen helpen efficiënter te werken.

Heeft u vragen over deze handleiding of heeft u extra hulp nodig met Outlook-problemen? Xiu staat voor u klaar. feedback en suggesties om deze bronnen voor probleemoplossing te verbeteren.