Een van de belangrijkste 
De voordelen van het gebruik van de MS Office-applicatiesuite hebben betrekking op de flexibiliteit om gegevens van de ene applicatie in de andere op te nemen. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig een Excel-tabel in een PPT- of Word-document opnemen. Op dezelfde manier kunt u ook in Access MS Office-gegevensbestanden zoals een Word-document opnemen door het OLE-veldtype te gebruiken. Er zijn misschien veel scenario's waarin u een wereldbestand in een Access-database moet opnemen. Stel je voor dat je een werknemersdatabase aan het maken bent en dat je hun cv's wilt toevoegen als handige referentie. Omdat CV's doorgaans beschikbaar zijn in de vorm van een Word-bestand, blijkt de mogelijkheid om ze in Ms Access op te nemen nogal nuttig. Als het gaat om het insluiten van een Word-bestand in Access, moet u altijd in de gaten houden hoeveel schijfruimte het document in beslag gaat nemen. Als u enkele honderden documenten wilt opnemen, is het een verstandiger keuze om koppelingen naar documenten op te nemen in plaats van de volledige gegevensbestanden in een Access-tabel in te sluiten.
Inclusief een MS Word-bestand in Access
- Start de Ms Access-applicatie en maak een nieuwe tabel in uw database
- Maak nu een veld en stel het type in op OLE Object
- Open vervolgens de tabel die u hebt gemaakt en ga naar het kolomveld. Eenmaal daar klikt u met de rechtermuisknop en gaat u naar Object invoegen en klikt u erop
- Er wordt een nieuw venster geopend waarin u twee opties krijgt: Nieuw maken en Maken vanuit bestand. Als u nu een bestaand Word-document wilt invoegen, kiest u gewoon Maken uit bestand en selecteert u Microsoft Word-document in de vervolgkeuzelijst
- In het volgende scherm krijgt u de optie om het document als link op te nemen. Idealiter zou u deze optie kiezen als het Word-document op het lokale systeem zou blijven staan. Het gebruik van een koppeling bespaart een aanzienlijke hoeveelheid databaseruimte.
- Klik op Ok om de wijzigingen op te slaan.
De objectgegevens die zijn opgeslagen in een Access-database kunnen kwetsbaar zijn tijdens een Access-crash
Als u belangrijke informatie in OLE-velden in Access hebt opgeslagen, kan deze kwetsbaar zijn tijdens een Access-crash. Corruptie van het onderliggende MDB-bestand kan uw hele database, inclusief OLE-velden, in gevaar brengen. Alleen een krachtige toegang tot reparatie tool zoals DataNumen Access Repair kan u helpen uw gegevens, inclusief ingesloten objecten, terug te krijgen. Het heeft ook de mogelijkheid om formulieren en indexen die in de Access-applicatie zijn gemaakt naadloos te herstellen en kan zelfs gegevens terughalen die zijn opgeslagen in velden voor automatische nummering. Als u nu een reservekopie van de Access-database op een optische schijf hebt opgeslagen en deze ook is aangetast, kunt u deze toepassing zonder nadenken inschakelen. In sommige scenario's waarin een Access-crash optreedt, worden de MDB-bestanden van hun oorspronkelijke locatie verplaatst. Deze applicatie kan werken als een e-discovery-programma en in een mum van tijd ontbrekende MDB-bestanden opsporen.
Auteur Introductie:
Alan Chen is president en voorzitter van DataNumen, Inc., de wereldleider op het gebied van technologieën voor gegevensherstel, inclusief toegangsherstel en sql herstel softwareproducten. Voor meer informatie bezoek www.datanumen.com