Šajā rakstā mēs saprotam dokumentu pārvaldības sistēmas jēdzienu, kā arī padomus, kā to izveidot MS Access
Galvenās prasības uzņēmuma vienmērīgai darbībai ietver visu aktīvu un resursu efektīvu pārvaldību. Strādājot ar datiem, mums nav nepieciešama tikai pārvaldība, bet efektīva dokumentu pārvaldība. Tas ir līdzīgs satura pārvaldības sistēmas jēdzienam un ir daļa no uzņēmuma satura pārvaldības sistēmām. DMS ietver ēku pārvaldības sistēmas, kuras var izmantot efektīvai digitālo dokumentu pārvaldībai tādā veidā, ka tas ne tikai atvieglo uzglabāšanas procesu, bet arī samazina papīra nepieciešamību. Izveidotajai sistēmai arī jāspēj efektīvi izsekot visām veiktajām izmaiņām.
MS Access izmantošana efektīvai DMS
Efektīvas DMS izveide nebūs iespējama, ja jūs neizmantojat pareizo lietojumprogrammu tam pašam. MS Access saviem lietotājiem nodrošina datu bāzes, kas var darboties kā veidnes jūsu izvēlētās DMS izveidošanai, kuras var izmantot visu svarīgo rediģēšanas un apskates uzdevumu veikšanai, izņemot tikai datu drošu glabāšanu.
Šīm datubāzēm ir vairākas funkcijas, kas padara tās lietotājiem ārkārtīgi vienkāršas. Esošos datus jūsu Access datu bāzēs var importēt šajās veidnēs, izmantojot funkciju “Klasifikācija”. Lai koplietotu DMS starp vairākiem tīklā esošiem lietotājiem, varat izmantot funkciju “Sadalīšana”. Tādējādi lietotāji var strādāt un vienlaikus koplietot dokumentu.
Zemāk ir pieci svarīgi padomi, kas palīdzēs jums izveidot efektīvu DMS.
Mēģinot izveidot efektīvu DMS, ir daži padomi, kas mums vienmēr jāpatur prātā. Pieci no tiem ir norādīti zemāk.
- Ir pietiekami daudz metadatu - Pārliecinieties, vai DMS var piekļūt visu to dokumentu metadatiem, kurus tai vajadzētu pārvaldīt. Dažreiz DMS automātiski izraksta metadatus no dokumenta, un dažreiz jums var nākties tos piegādāt manuāli.
- Nodrošiniet pareizu dokumentu integrāciju - Domājams, ka DMS nodrošina nevainojamu piekļuvi saistītajām lietojumprogrammām, lai jūs varētu izgūt dokumentus no sistēmas repozitorija. Tāpēc pārliecinieties, ka jūsu izveidotais DMS ir labi integrēts galvenajās lietojumprogrammās.
- Uzņemiet dokumentu attēlus - DMS izmanto dokumentu attēlus, kurus uzņēmušas pievienotās ierīces, piemēram, skeneri, daudzfunkcionālie printeri un citas. Pārliecinieties, ka šie attēli ir labi uzņemti.
- Pareiza indeksēšana - Jūs nevarēsiet izgūt nepieciešamos dokumentus, ja DMS indekss nav izveidots pareizi. Pārliecinieties, ka visi galvenie objekti ir indeksa daļa un vai tas ir visaptverošs un nesarežģīts.
- Saglabāt dokumentu drošību - Viena no galvenajām lietām, kuru nekad nevajadzētu uzskatīt par pašsaprotamu, ir DMS drošība. Pārliecinieties, ka visi galvenie drošības mehānismi ir ieviesti un tikai svarīgiem cilvēkiem ir piekļuve sistēmai. Šis ir viens no tiem padomiem, kas, ja tas netiek pareizi ieviests, var padarīt visu pūliņu izšķiestu. Piešķiriet arī punktu, lai nodrošinātu lietojumprogrammā Access saglabāto datu drošību, ieguldot Piekļuves remonts rīks.
Autora ievads:
Vivians Stīvenss ir datu atkopšanas eksperts DataNumen, Inc., kas ir pasaules līderis datu atkopšanas tehnoloģiju, tostarp sql atgūšana un Excel atkopšanas programmatūras produkti. Lai iegūtu vairāk informācijas, apmeklējiet vietni www.datanumen. Ar