Come archiviare le email in Outlook: guida completa [2026]

L'archiviazione delle email in Outlook consiste nello spostare le email dalla posta in arrivo principale a una posizione di archiviazione designata per mantenere la casella di posta organizzata e gestibile. A differenza dell'eliminazione delle email, l'archiviazione le conserva per riferimento futuro, liberando al contempo l'area di lavoro attiva. In questa guida, ti mostreremo come archiviare le email in Outlook con diversi metodi.

1.2 Perché archiviare le email in Outlook?

L'archiviazione delle email offre diversi vantaggi importanti:

Mantiene l'organizzazione: Mantiene la posta in arrivo pulita e incentrata sulle email attuali, senza perdere definitivamente i messaggi più vecchi.
Migliora le prestazioni: Riduce l'ingombro della posta in arrivo, rendendo Outlook più veloce e reattivo.
Conserva informazioni importanti: Mantiene l'accesso alle e-mail di cui potresti aver bisogno per riferimento, conformità o archiviazione.
Gestisce l'archiviazione: A seconda del metodo di archiviazione, è possibile liberare spazio nella casella di posta e rimanere entro i limiti di archiviazione.
Facilita la ricerca: Le email archiviate restano ricercabili, consentendoti di trovarle quando necessario.

2. Informazioni sui diversi metodi di archiviazione in Outlook

Outlook offre quattro metodi distinti per l'archiviazione delle e-mail, ognuno progettato per casi d'uso e requisiti di archiviazione diversi.

2.1 Archiviazione manuale nella cartella incorporata (pulsante Archivia)

Il pulsante "Archivia" sposta le email in una cartella Archivio integrata nella tua casella di posta. Conserva le email nella casella di posta principale ed è ideale per organizzare la posta in arrivo senza ridurre lo spazio di archiviazione. Gli elementi archiviati rimangono accessibili da tutti i dispositivi.

2.2 Archiviazione manuale su file esterno (strumento di pulizia degli elementi vecchi)

Lo strumento "Pulisci vecchi elementi" sposta le email in un file di archivio separato, memorizzato localmente sul computer. Questo metodo rimuove effettivamente le email dalla casella di posta, liberando spazio di archiviazione sul server. È l'opzione preferita quando è necessario ridurre le dimensioni della casella di posta.

2.3 Archiviazione automatica

L'archiviazione automatica sposta automaticamente le email più vecchie in un file PST locale in base a impostazioni configurabili e periodi di invecchiamento. Questa funzionalità viene eseguita in base a una pianificazione e gestisce le dimensioni della casella di posta senza intervento manuale, rendendola ideale per gli utenti che ricevono grandi volumi di email.

2.4 Archivio online di Exchange Server (funzionalità aziendale)

Archivio Online di Exchange Server, noto anche come Archiviazione sul posto, è una soluzione di classe enterprise basata sul cloud di Microsoft 365 che funziona come una casella di posta separata sul server. Gli amministratori abilitano e gestiscono questa funzionalità, che fornisce spazio di archiviazione aggiuntivo mantenendo le email archiviate accessibili da qualsiasi dispositivo. Quando Archivio Online è abilitato, l'archiviazione automatica viene automaticamente disabilitata.

3. Archiviazione manuale nella cartella incorporata (pulsante Archivia)

3.1 Archiviazione nel nuovo Outlook

Per archiviare le email con il pulsante Archivia nel nuovo Outlook:

Seleziona l'e-mail o le e-mail che desideri archiviare.
Clicchi Archivio nella barra degli strumenti.
Apparirà un messaggio di conferma. Puoi cliccare Disfare se necessario.

Attenzione: Il nuovo Outlook non supporta la funzione di archiviazione automatica.

3.2 Archiviazione in Outlook classico

3.2.1 Pulsante Archivio

Per archiviare le email con il pulsante Archivia in Outlook classico:

Seleziona le email da archiviare.
Sotto il Casa sezione, nel Elimina gruppo, clicca Archivio.
Outlook sposterà le email nella cartella Archivio.

Se archivi un'e-mail per errore, vai alla cartella Archivio e sposta nuovamente l'e-mail nella sua cartella originale.

3.2.2 Utilizzo delle scorciatoie da tastiera (tasto Backspace)

È possibile archiviare rapidamente le email selezionate tramite la tastiera:

Seleziona le email da archiviare.
Premere il tasto Backspace chiave.
Le email selezionate verranno archiviate immediatamente.

Importante: Se apri un'e-mail in una nuova finestra, devi chiudere la finestra e poi seguire i passaggi sopra descritti per archiviarla.

3.2.3 Come disattivare l'archiviazione del tasto Backspace

Alcuni utenti preferiscono disattivare la funzione di archiviazione del tasto Backspace per i seguenti motivi:

Archiviazione accidentale: Gli utenti che non hanno familiarità con questa funzione potrebbero premere Backspace per errore o per altri scopi, facendo sì che le email scompaiano inaspettatamente dalla posta in arrivo.
Confusione con il tasto Elimina: Il tasto Backspace è simile al tasto Canc, ma ha un comportamento incoerente che può creare confusione.
Politiche Organizzative: Alcune organizzazioni preferiscono controllare i metodi di archiviazione e impedire ai dipendenti di utilizzare le scorciatoie da tastiera.
Non utilizzo della funzionalità di archivio: Gli utenti che non utilizzano la cartella Archivio potrebbero trovare questa scorciatoia inutile.

Per impedire che il tasto Backspace archivi gli elementi, è necessario procedere come segue:

Chiudere completamente Outlook.
Stampa Windows + R per aprire la finestra di dialogo Esegui.
Tipo regedit e premere Invio per aprire l'Editor del Registro di sistema.
Passare a: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Fare clic con il tasto destro nel riquadro destro e selezionare New -> DWORD (32-bit).
Assegna un nome al valore Disabilita OneClickArchive.
Fare doppio clic sul nuovo valore e impostarlo su 1.
Clicchi OK e chiudere l'editor del Registro di sistema.
Restart Prospettiva.

Attenzione: Questa correzione del Registro di sistema si applica a Microsoft 365 di Outlook e non funziona con le versioni perpetue.

3.2.4 Fare clic con il tasto destro per archiviare

Per archiviare utilizzando il menu contestuale:

Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'e-mail che si desidera archiviare.
Seleziona Archivio dal menu a comparsa.
Le email verranno spostate nella cartella Archivio.

3.2.5 Trascina e rilascia nella cartella di archivio

Per il controllo manuale dell'archiviazione:

individuare il Archivio cartella nel riquadro di spostamento.
Fai clic e tieni premuta l'e-mail che desideri archiviare.
Trascinalo nella cartella Archivio e rilascialo.

3.3 Elementi di archivio in base a criteri specifici

Per impostazione predefinita, la funzionalità di archiviazione di Outlook può pulire gli elementi vecchi solo in base alla data. Se desideri archiviare tutti gli elementi che soddisfano criteri specifici, procedi come segue:

Nel Ricerca avanzata finestra di dialogo, fare clic Sfoglia ... per selezionare la cartella in cui si desidera trovare gli elementi.
Imposta i criteri di ricerca.
Clicchi Trova adesso per trovare tutti gli elementi che soddisfano i criteri.
Seleziona tutti gli elementi trovati.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sugli elementi selezionati e fare clic su Spostae scegli la tua cartella Archivio come tarottenere.
Tutti gli elementi trovati verranno spostati nella cartella archivio.

Esempio 1: archivia tutte le email più grandi di 10 KB:

Nel Ricerca avanzata finestra di dialogo, fare clic Sfoglia ... per selezionare la cartella in cui si desidera trovare gli elementi.
Clicca su Più scelte linguetta
Impostato Dimensione (kilobyte) a più grande di 10
Clicchi Trova adesso

Esempio 2: Archivia tutte le email scadute:

Nel Ricerca avanzata finestra di dialogo, fare clic Sfoglia ... per selezionare la cartella in cui si desidera trovare gli elementi.
Clicca su Filtri linguetta
In Definisci più criteri sezione, selezionare Scade da Tutti i campi di posta.
Imposta la condizione, ad esempio Domani.
Clicchi Aggiungi alla lista
Clicchi Trova adesso

Esempio 3: Archivia tutte le email contrassegnate come completate:

Esempio 4: archivia tutte le email con una categoria di colore specifica:

Esempio 5: Archivia tutte le email senza un follow-up:

bandiera:

4. Archiviazione manuale su file esterno (strumento di pulizia degli elementi vecchi)

4.1 Utilizzo dello strumento Pulisci vecchi elementi

Per archiviare manualmente le email di Outlook in un file PST:

Clicca su Compila il scheda.
Clicchi Info, quindi fare clic Strumenti.
Seleziona Pulisci i vecchi oggetti.
. Archivio verrà visualizzata la finestra di dialogo.
Seleziona il Archivia questa cartella e tutte le sottocartelle opzione.
Seleziona la cartella che desideri archiviare (ad esempio, Posta in arrivo). Per archiviare tutti gli elementi, seleziona la cartella principale della tua casella di posta.
Sotto Archivia gli elementi più vecchi di, inserisci una data. Gli elementi più vecchi di questa data verranno archiviati.
Sotto File di archivio, accetta la posizione predefinita o fai clic Scopri la nostra gamma di prodotti per selezionare una posizione e un nome file diversi.
Facoltativamente, seleziona Includi gli elementi con l'opzione "Non archiviare automaticamente" selezionata se si desidera archiviare gli elementi precedentemente esclusi dall'archiviazione automatica.
Clicchi OK è start archiviazione.

Una volta completata l'operazione, la casella di posta Archivi apparirà nel pannello di sinistra, consentendoti di accedere alle tue email archiviate.

4.2 Archiviazione di più cartelle con periodi di conservazione diversi.

Per archiviare elementi in cartelle diverse con periodi di conservazione diversi, mantenendoli nello stesso file PST:

Aprire la finestra di dialogo Archivio (Compila il -> Info -> Strumenti -> Pulisci i vecchi oggetti).
Seleziona la prima cartella (ad esempio, Posta in arrivo) e imposta la data su 6 mesi fa. Non cliccare ancora su OK.
Seleziona un'altra cartella (ad esempio, Posta inviata) e imposta una data diversa (ad esempio, 1 anno fa). Non cliccare ancora su OK.
Continuare a selezionare le cartelle e a impostare date diverse, se necessario.
Assicurarsi che tutte le cartelle utilizzino lo stesso percorso del file di archivio.
Clicchi OK una volta configurate tutte le cartelle.

5. Archiviazione automatica delle email in Outlook

5.1 Abilitazione dell'archiviazione automatica

Per abilitare e configurare l'archiviazione automatica in Outlook classico:

Clicchi Compila il -> Opzioni.
Seleziona il Filtri scheda.
Sotto il Archiviazione automatica sezione, fare clic su Impostazioni di archiviazione automatica pulsante:
Controlla il Esegui l'archiviazione automatica ogni N giorni scatola.
Specificare la frequenza con cui si desidera che venga eseguita l'archiviazione automatica (ad esempio, ogni 14 giorni).
Configura impostazioni aggiuntive, come la posizione dell'archivio e il periodo di invecchiamento. Spiegheremo queste impostazioni in dettaglio nella prossima sezione.
Clicchi OK per salvare le tue impostazioni.

L'archiviazione automatica verrà ora eseguita automaticamente in base alla pianificazione configurata.

5.2 Spiegazione delle impostazioni di archiviazione automatica

La comprensione di ciascuna impostazione di Archiviazione automatica consente di controllare efficacemente il processo di archiviazione:

Esegui l'archiviazione automatica ogni N giorni: Controlla la pianificazione per l'archiviazione automatica. Eseguendola frequentemente (ad esempio, settimanalmente), elabora piccoli batch di email, ottenendo prestazioni migliori rispetto all'archiviazione di migliaia di elementi contemporaneamente. Per interrompere completamente l'archiviazione automatica, deseleziona questa opzione.
Richiedi conferma prima dell'esecuzione dell'archiviazione automatica: Se vuoi un avviso prima di archiviare starts, abilita questa opzione. Vedrai una notifica che ti permetterà di annullare l'operazione, se necessario.
Elimina elementi scaduti (solo cartelle e-mail): In questo modo vengono rimossi i messaggi con date di scadenza già trascorse. Nota che gli elementi scaduti sono diversi dagli elementi vecchi: la scadenza viene impostata manualmente durante la composizione delle email in Opzioni scheda. Fai attenzione a questa impostazione perché elimina gli elementi anziché archiviarli.
Archivia o elimina vecchi elementi: Questo interruttore principale attiva la configurazione di archiviazione automatica personalizzata. Lascialo deselezionato per utilizzare le impostazioni predefinite di Outlook.
Mostra cartella archivio nell'elenco cartelle: Se abilitata, le cartelle di archivio vengono visualizzate automaticamente nel riquadro di spostamento. Senza questa opzione, sarà necessario aprire manualmente il file PST di archivio ogni volta che si desidera accedere agli elementi archiviati.
Svuota gli oggetti più vecchi di: Imposta l'età limite per l'archiviazione. Gli elementi più vecchi di questa soglia vengono spostati nel file di archivio. L'intervallo è flessibile: da 1 giorno a 60 mesi, specificabile in giorni, settimane o mesi.
Sposta i vecchi elementi in: Indica a Outlook dove archiviare gli elementi. Per impostazione predefinita, crea archive.pst nella cartella Documenti\File di Outlook. Fai clic su Scopri la nostra gamma di prodotti per selezionare una posizione o un nome file diverso. Scegliendo questa opzione si disabilita l'impostazione di eliminazione permanente riportata di seguito.
Elimina definitivamente gli elementi: Invece di conservare copie archiviate, questa impostazione cancella completamente i vecchi elementi una volta raggiunta la soglia di età. Usatela con cautela: gli elementi eliminati non possono essere recuperati. Abilitando questa opzione, l'opzione di archiviazione sopra descritta viene disattivata.
Applica queste impostazioni a tutte le cartelle ora: Questo pulsante applica immediatamente la configurazione corrente a tutte le cartelle di Outlook. Ignora questo passaggio se desideri impostare regole diverse per le singole cartelle: puoi configurarle tramite le proprietà di ciascuna cartella.

5.3 Periodi di invecchiamento predefiniti per le cartelle di Outlook

Outlook applica periodi di invecchiamento predefiniti diversi ai vari tipi di cartelle:

Posta in arrivo e bozze: 6 mesi
Elementi inviati ed elementi eliminati: 2 mesi
Posta in uscita: 3 mesi
Calendario, Attività, Note e Diario: 6 mesi
Contatti: Non archiviato automaticamente per impostazione predefinita

Le cartelle create ereditano il periodo di invecchiamento di cartelle predefinite simili. Ad esempio, le cartelle di posta personalizzate hanno un periodo di invecchiamento di 6 mesi, come la Posta in arrivo.

5.4 Come viene determinata l'età dell'articolo

Diversi tipi di elementi di Outlook utilizzano criteri di data diversi per determinare se sono sufficientemente vecchi per l'archiviazione:

Messaggi di posta elettronica: Il sistema controlla sia la data di ricezione del messaggio sia quella dell'ultima modifica, quindi utilizza la data successiva. Anche azioni semplici come contrassegnare l'email come "letto/non letto" o spostarla aggiornano la data e l'ora di modifica.
Elementi del calendario: Per riunioni e appuntamenti, la data rilevante è quella in cui ti troviost ha modificato e salvato di recente la voce. Gli elementi con schemi ricorrenti sono esenti dall'archiviazione automatica. È importante sottolineare che solo gli eventi passati sono idonei per l'archiviazione: gli appuntamenti futuri rimangono memorizzati indipendentemente dalla data dell'ultima modifica.
Compiti: In questo caso, due date sono importanti: la data di completamento e la data dell'ultima modifica. La data più recente determina l'idoneità. Le attività ancora visualizzate come incomplete non vengono mai archiviate automaticamente. Per le attività delegate, l'archiviazione avviene solo dopo che qualcuno le ha contrassegnate come completate.
Note: La data in cui most modificato e salvato di recente determina quando una nota diventa idonea per l'archiviazione.
Voci di diario: Sia la data di creazione originale che la most si applica la data di modifica più recente, con la precedenza sulla data più recente.
Contatti: La funzione di archiviazione automatica ignora completamente i contatti. Se devi archiviare la cartella Contatti, utilizza manualmente lo strumento "Pulisci vecchi elementi".

5.5 Personalizzazione dell'archiviazione automatica per cartelle specifiche

Per configurare le impostazioni di archiviazione automatica personalizzate per una cartella specifica:

Nell'elenco delle cartelle del riquadro di spostamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si desidera personalizzare.
Clicchi Properties.
Clicca su Archiviazione automatica scheda.
Seleziona Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni.
Configura il periodo di invecchiamento e altre opzioni specifiche per questa cartella.
Clicchi OK per salvare le impostazioni.

Attenzione: Usa il Elimina definitivamente i vecchi elementi opzione per rimuovere automaticamente le email obsolete in Elementi eliminati e Posta indesiderata cartelle dopo un periodo di conservazione specificato.

5.6 Escludi/Includi elementi dall'archiviazione automatica

A volte, NON si desidera archiviare alcuni elementi che verranno utilizzati frequentemente. Di seguito sono riportate le soluzioni per 3 diversi scenari. Naturalmente, è anche possibile annullare l'operazione e includere gli elementi dall'archiviazione automatica.

5.6.1 Escludi un elemento

Selezionare l'elemento specifico.
Stampa Alt + Invio chiavi.
A Properties verrà visualizzata la finestra di dialogo.
Controlla il Non archiviare automaticamente questo elemento opzione.

5.6.2 Escludi più elementi

1. Vai Visualizzare linguetta
2. Clicchi Visualizza le impostazioni
3. Nel Impostazioni di visualizzazione avanzate finestra di dialogo, fare clic colonne:
4. . Mostra colonne apparirà la finestra di dialogo. Seguire i passaggi seguenti per aggiungere il Non archiviare automaticamente colonna:
  - Seleziona Tutti i campi di posta.
  - Seleziona Non archiviare automaticamente nelle colonne disponibili.
  - Clicchi Aggiungi
  - Se vuoi cambiarne l'ordine, selezionalo e usa Move Up or Abbassati.
  - Clicchi OK
5. dopo aver fatto clic OK, tornerai al Impostazioni di visualizzazione avanzate finestra di dialogo, dove è necessario fare clic altre impostazioni.
6. Nel altre impostazioni finestra di dialogo, selezionare Consenti la modifica nella cella opzione.
7. Fare clic su una serie di OK per salvare le modifiche e tornare alla finestra principale di Outlook. Ora, per escludere elementi specifici dall'archiviazione automatica, è sufficiente selezionare Non archiviare automaticamente colonna per loro:

5.6.3 Escludere una cartella

Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella nel riquadro di spostamento.
Seleziona Properties.
Clicca su Archiviazione automatica scheda.
Seleziona Non archiviare gli elementi in questa cartella.
Clicchi OK.

6. Archiviazione automatica delle email in Outlook con regole

Le regole di Outlook consentono di archiviare automaticamente le email provenienti da mittenti specifici o che corrispondono a determinati criteri. Per creare una regola di archiviazione:

Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'e-mail che si desidera archiviare.
Clicchi Regole -> Crea regola nel menu pop-up.
. Crea regola verrà visualizzata la finestra di dialogo.
Nel Quando ricevo un'e-mail con tutte le condizioni selezionate sezione, specificare la condizione della regola, come ad esempio Da , L'oggetto contiene, o Inviato aPer condizioni più complesse, fare clic su Opzioni avanzate nell'angolo in basso a destra.
Nel Fai quanto segue sezione, selezionare Sposta l'elemento nella cartella: e specificare la cartella Archivio cliccando su Seleziona cartella… pulsante.
Clicchi OK per salvare la regola.

Outlook ora sposterà automaticamente tutte le email che soddisfano le condizioni nella cartella Archivio.

7. Archiviazione in base alla data di ricezione

Per impostazione predefinita, l'archiviazione automatica di Outlook utilizza la data di modifica o quella di ricezione, a seconda di quale sia successiva. Se si desidera che Outlook archivi le email esclusivamente in base alla data di ricezione (ignorando le modifiche), è necessario modificare il Registro di sistema di Windows:

Chiudere completamente Outlook.
Aprire l'editor del Registro di sistema.
Passare a: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ \Preferenze.
Fare clic con Preferenze e seleziona New -> DWORD (32-bit).
Assegna un nome al nuovo valore ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul valore appena creato e fare clic su modificare.
Impostare il valore su 1 e fare clic su OK.
Chiudere l'editor del Registro di sistema e ripristinaretart Prospettiva.

Dopo queste modifiche, Outlook archivierà le email in base alla data di ricezione anziché in base alla data di modifica.

8. Avanzato: Archiviazione automatica con VBA

Se hai bisogno di controlli più avanzati su archiviazione automatica, è possibile utilizzare le macro VBA di Outlook. Di seguito sono riportati alcuni scenari di esempio:

Archiviazione automatica delle attività completate in Outlook
Archivia le email più grandi di una dimensione specifica
Archivia automaticamente le vecchie email più grandi di una dimensione specifica
Classificazione e archiviazione automatica delle email per mese
Classificazione e archiviazione automatica delle email in arrivo in base al nome del mittente
Archivia automaticamente le riunioni rifiutate in un calendario specifico
Archivia automaticamente l'email più vecchia quando ne arriva una nuova
Archivia automaticamente le email in arrivo senza flag di follow-up
Archivia automaticamente i vecchi elementi quando la posta in arrivo contiene troppi elementi
Archivia tutti gli appuntamenti e le attività scadute
Archivia tutte le email scadute
Archivia automaticamente un'e-mail contrassegnata dopo averla contrassegnata come completata
Archivia automaticamente gli elementi scaduti quando il file di Outlook è più grande di una dimensione specifica
Archivio Tutti Leggi gli elementi RSS
Archivia le email lette in cartelle diverse in base ai mittenti
Disattiva in batch l'opzione "Archiviazione automatica" per tutte le cartelle di Outlook
Applica in batch la stessa impostazione di "archiviazione automatica" a tutte le cartelle di Outlook
Abilita in batch l'opzione "Non archiviare automaticamente questo elemento" per più e-mail di Outlook
Disattiva in batch l'opzione "Archiviazione automatica" per tutti gli elementi ricorrenti del calendario

9. Archivio online di Exchange Server

Archivio Online di Exchange Server (chiamato anche Archiviazione sul posto) è una funzionalità di archiviazione di livello aziendale per Microsoft 365 che offre agli utenti spazio di archiviazione aggiuntivo per le caselle di posta archiviando le vecchie email nelle caselle di posta. A differenza dei metodi di archiviazione lato client, questa funzionalità è gestita interamente dagli amministratori e opera sul server.

9.1 Requisiti di configurazione dell'amministratore

Solo gli amministratori possono abilitare o disabilitare l'archivio online di Exchange Server. Per configurare le cassette postali di archiviazione, gli amministratori devono:

Assegnare il ruolo di Destinatari di posta in Exchange Online
Accedi al centro di amministrazione di Exchange (EAC)
Disporre di licenze Microsoft 365 appropriate per gli utenti

9.2 Come gli amministratori abilitano le cassette postali di archivio

Gli amministratori possono abilitare le cassette postali di archiviazione tramite il centro di amministrazione di Exchange:

Accedi al centro di amministrazione di Exchange (EAC) e vai a destinatari -> Caselle di posta.
Selezionare l'utente per abilitare la propria casella di posta per l'archiviazione.
Nel riquadro a comparsa, seleziona Altroe sotto Archivio della casella di posta, selezionare Gestisci l'archivio delle caselle di posta.
Accendi Archivio della casella di posta, quindi fare clic Salva.

Lo stato della cassetta postale di archivio verrà visualizzato come Attivo per l'utente selezionato.

9.3 Abilitazione automatica delle cassette postali di archiviazione

Gli amministratori possono utilizzare PowerShell per abilitare automaticamente le cassette postali di archiviazione quando una cassetta postale principale raggiunge il 90% della sua quota:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Eliminare gradualmente le cassette postali di archivio

Se per vari motivi, ad esempio per motivi di spazio limitato, si desidera eliminare gradualmente le cassette postali di archivio, è possibile procedere come segue:

Esportare le cassette postali di archivio.
Disattiva archivio.

9.5 Impatto su altre funzionalità dell'archivio

Quando l'archivio online di Exchange Server è abilitato per un utente:

Gli strumenti Archiviazione automatica e Pulisci vecchi elementi non sono più disponibili in Outlook classico
Il pulsante Archivia in Outlook continua a funzionare normalmente
I criteri di conservazione assegnati alle cassette postali di Exchange Online controllano il comportamento di archiviazione

Attenzione: Questa funzionalità non è disponibile nei cloud Microsoft 365 Government, Microsoft 365 gestito da 21Vianet o Microsoft 365 Germania.

10. Trovare e gestire le email archiviate in Outlook

10.1 Individuazione della cartella e del file di archivio

Per trovare le email archiviate:

Cartella di archivio: La cartella Archivio incorporata appare nell'elenco delle cartelle del riquadro di spostamento. Seleziona Visualizzare -> Riquadro delle cartelle -> Normale per visualizzare l'elenco delle cartelle se è nascosto.
Casella di posta degli archivi (file PST): Quando si utilizza l'archiviazione automatica o lo strumento Pulisci vecchi elementi, la cassetta postale Archivi viene visualizzata come elemento separato nell'elenco delle cartelle, a condizione che sia stata selezionata Mostra la cartella di archivio nell'elenco delle cartelle nelle impostazioni di Archiviazione automatica.

Se la casella di posta Archivio non viene visualizzata, puoi aprirla manualmente:

Vai su Compila il -> Opzioni -> Avanzate
Sotto il Archiviazione automatica sezione, fare clic su Impostazioni di archiviazione automatica pulsante.
Trova il percorso completo del file PST di archivio in Sposta i vecchi oggetti in.
Clicchi Compila il -> Apri ed esporta -> Apri il file di dati di Outlook e seleziona il tuo file PST di archivio tramite il suo percorso completo.

10.2 Spostamento del file di archivio

Chiudere il file PST di archivio in Outlook.
Spostare il file nella nuova posizione.
Riaprilo in Outlook.
Cambia il percorso in Compila il -> Opzioni -> Avanzate -> Archiviazione automatica -> Impostazioni archiviazione automatica -> Sposta i vecchi elementi in

10.3 Ricerca nelle email archiviate

Per cercare le email archiviate nella cartella Archivio:

Per impostazione predefinita, quando digiti un termine di ricerca nella casella Cerca nella parte superiore di Outlook, la ricerca viene effettuata in tutte le cartelle della tua casella di posta, compresi gli elementi archiviati.
Per limitare la ricerca solo alla cartella Archivio, seleziona prima Archivio cartella nel riquadro di spostamento.
Quindi digita il termine di ricerca nella casella Cerca.
I risultati della ricerca mostreranno solo gli elementi della cartella Archivio.

Per cercare le email archiviate nel file Archivio:

Fare clic sul file Archivio nel pannello di sinistra.
Fare clic sulla casella di ricerca al centro.
Apparirà la scheda Cerca.
Clicca su Cerca linguetta
Clicchi Strumenti di ricerca -> Ricerca avanzata…
. Ricerca avanzata verrà visualizzata la finestra di dialogo.
Clicca su Sfoglia ... pulsante.
Nel Seleziona cartella/e dialogo, controlla il file di archivio
Controlla il Cerca nelle sottocartelle
Clicchi OK
Outlook quindi start cercando nel file Archivio, comprese tutte le sue sottocartelle:

10.4 Ripristino delle email archiviate nella posta in arrivo

Per spostare nuovamente le email archiviate nella Posta in arrivo:

Passare alla cartella Archivio o alla cassetta postale Archivi.
Seleziona l'email o le email che desideri ripristinare.
Trascina e rilascia le email nella tua Posta in arrivo oppure fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Sposta -> Posta in arrivo.

Le email verranno spostate nuovamente nella Posta in arrivo e rimosse dalla posizione di archiviazione.

11. Limiti e gestione delle dimensioni dei file di archivio

11.1 Limiti predefiniti delle dimensioni dei file PST

Il file PST di Outlook ha un limite di dimensione predefinito:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 e 2013: 50 GB
Outlook 2010 e versioni precedenti: 20 GB

Quando il file PST di archivio si avvicina o raggiunge questo limite, Outlook potrebbe smettere di archiviare nuovi elementi o comportarsi in modo imprevedibile.

11.2 Gestione di file di archivio di grandi dimensioni

Quando il file di archivio si avvicina al limite di dimensione, prendi in considerazione queste opzioni:

Creazione di nuovi file di archivio: Crea un nuovo file PST di archivio e stararchiviare le email in Outlook. È possibile gestire più file di archivio organizzati per anno o progetto.
Eliminazione di elementi inutili: Rivedi le tue email archiviate ed elimina definitivamente gli elementi di cui non hai più bisogno, quindi compattare il file di archivio.

11.3 Aumento del limite di dimensione del file PST (non consigliato)

Sebbene sia possibile aumentare il limite predefinito di 50 GB a 100 GB tramite modifiche al registro, questa operazione non è consigliata. I file PST di grandi dimensioni rallentano Outlook e aumentano il rischio di corruzione. Se è necessario aumentare il limite, è possibile seguire questa procedura: questa guida .

Si consiglia di creare nuovi file di archivio o di utilizzare l'archivio online anziché aumentare il limite di dimensione.

12. Risoluzione dei problemi di archivio di Outlook

12.1 Archiviazione automatica non disponibile

Se le opzioni di archiviazione automatica non sono disponibili o sono disattivate, la causa potrebbe essere:

Archivio online di Exchange Server abilitato: Se la tua organizzazione abilita Archivio Online di Exchange Server, l'archiviazione automatica viene automaticamente disabilitata. Archivio Online funge da sostituto di Archiviazione automatica a livello aziendale. Contatta il tuo amministratore per utilizzare Archivio Online al suo posto.
Funzionalità amministratore disabilitata: L'amministratore di rete potrebbe aver disattivato l'archiviazione automatica tramite Criteri di gruppo o criteri di conservazione che prevalgono sulla funzionalità di archiviazione automatica. Contattare l'amministratore di sistema per informazioni sui criteri di gestione della posta elettronica della propria organizzazione.
Nuove limitazioni di Outlook: La nuova versione di Outlook non supporta l'archiviazione automatica e lo strumento "Pulisci vecchi elementi". Per accedere a queste funzionalità, utilizza la versione classica di Outlook.

12.2 Archiviazione automatica non in esecuzione

Se l'archiviazione automatica ha smesso di funzionare, verificare quanto segue:

Verifica delle impostazioni di archiviazione automatica: Apri le impostazioni di archiviazione automatica (Compila il -> Opzioni -> Filtri -> Impostazioni di archiviazione automatica) e verifica che la configurazione sia corretta.
Casella di controllo Esegui archiviazione automatica: Garantire il Esegui l'archiviazione automatica ogni N giorni l'opzione è selezionata. Se non è selezionata, l'archiviazione automatica non verrà eseguita automaticamente.

12.3 Elementi specifici non archiviati

Se alcuni elementi non vengono archiviati, i motivi potrebbero essere:

Data di modifica troppo recente: Per impostazione predefinita, Outlook utilizza la data di ricezione o di modifica, a seconda di quale sia successiva. Se hai modificato di recente un'email, questa non verrà archiviata finché non sarà trascorso un altro periodo di invecchiamento.
"Non archiviare automaticamente" Proprietà abilitata: Gli elementi potrebbero avere la proprietà "Non archiviare automaticamente questo elemento" abilitata.
- Per selezionare un elemento, fare doppio clic su di esso per aprirlo in una nuova finestra, quindi fare clic su Compila il -> Propertiese controlla il Non archiviare automaticamente questo elemento opzione.
- Per controllare più elementi in batch, aggiungi la colonna "Non archiviare automaticamente" alle impostazioni di visualizzazione, quindi aumenta la larghezza dell'elenco e-mail in modo che possa visualizzare questa colonna.

12.4 La cartella di archivio non viene visualizzata

Se l' Cartelle di archivio (Il file della cassetta postale di archivio) non viene visualizzato nel pannello sinistro di Outlook. Prova queste soluzioni:

Abilitazione Mostra cartella archivio: Apri le impostazioni di Archiviazione automatica e assicurati che Mostra la cartella di archivio nell'elenco delle cartelle è controllato
Aggiunta manuale del file di archivio: Se la casella di posta Archivi non viene ancora visualizzata, aprirla manualmente facendo clic su Compila il -> Apri ed esporta -> Apri il file di dati di Outlook e selezionando il file PST di archivio.
Aggiornamento di Outlook: Per gli account Microsoft 365, Exchange, Exchange Online e Outlook.com, la cartella Archivio dovrebbe essere presente per impostazione predefinita. Se non la vedi in Outlook 2016 o Outlook per Microsoft 365, vai a Compila il -> Account Office -> Opzioni di aggiornamento -> Aggiorna ora.

12.5 Il file PST dell'archivio è danneggiato

Se il file PST di archivio è danneggiato, Outlook non può spostare le nuove email al suo interno. Puoi riparare il file PST nel modo seguente:

Utilizzo dello strumento di riparazione della posta in arrivo (scanpst.exe)
Utilizzo di strumenti di recupero di terze parti

Si prega di consultare la nostra guida completa sui metodi sopra indicati, nonché su altri metodi di riparazione.

13. Best practice per l'archiviazione delle e-mail

13.1 Quali email archiviare

Per preservare dati importanti, alcuni tipi di email dovrebbero essere archiviati anziché eliminati:

Record finanziari: Archivia le email contenenti estratti conto, bollette, fatture, ricevute e informazioni fiscali per consultazioni future e scopi di budget.
Conversazioni di lavoro: Conservare le discussioni, le decisioni, i dettagli dei progetti e i documenti importanti relativi al lavoro per riferimento o per la valutazione delle prestazioni.
Ricevute e conferme: Conserva le conferme di acquisto, le prenotazioni, gli abbonamenti ai servizi e le ricevute degli ordini nel caso in cui si verifichino problemi.
Documenti legali: Archivia le email contenenti contratti, accordi, comunicazioni legali o qualsiasi corrispondenza che funga da documento legale.
File di progetto: Conserva le email relative a progetti in corso o completati, tra cui discussioni, bozze, feedback e proposte, per riferimento futuro.
Traguardi personali: Mantieni le email incentrate su eventi importanti della vita, come offerte di lavoro, lettere di accettazione e successi professionali, per un valore emotivo.
Documenti di viaggio: Archivia biglietti, prenotazioni alberghiere e itinerari di viaggiorarche possono fungere da documenti legali della cronologia dei tuoi viaggi.

13.2 Guida alla decisione tra archiviazione ed eliminazione

Quando decidi se archiviare o eliminare un'e-mail, considera il suo valore futuro. Archivia i messaggi che potrebbero servirti in seguito per riferimento, conformità o archiviazione. Elimina le e-mail irrilevanti o non più necessarie, come newsletter obsolete, spam o temporanee.rarnotifiche. Se non sei sicuro, archivialo: potrai sempre eliminarlo in seguito, ma non potrai recuperare le email eliminate definitivamente.

13.3 Manutenzione ordinaria dell'archivio

Gestisci regolarmente il tuo archivio rivedendo periodicamente gli elementi archiviati ed eliminando quelli che non ti servono più. In questo modo eviterai che l'archivio diventi disordinato come la posta in arrivo e le dimensioni dei file rimarranno gestibili. Pianifica revisioni trimestrali o annuali del tuo archivio per assicurarti che contenga solo informazioni preziose.

13.4 Backup dei file di archivio

Proteggi le tue email archiviate creando dei backup:

Copie di backup locali: Copia il file PST di archivio su un disco rigido esterno o un'unità USB. Conserva il backup in un luogo sicuro, lontano dal computer.
Backup su cloud: Carica il tuo file PST di archivio su servizi di archiviazione cloud come OneDrive, Dropbox o Google Drive per un backup esterno e per proteggerti da guasti hardware.

Ricorda che i file di archivio non sono la stessa cosa dei backup. Conserva sempre copie di backup separate del tuo file PST di archivio.

13.5 Frequenza ottimale di archiviazione automatica

Impostare l'archiviazione automatica in modo che venga eseguita con una frequenza sufficiente a prevenire grandi arretrati, ma non così frequente da influire sulle prestazioni. Per most Per gli utenti, l'esecuzione dell'archiviazione automatica ogni 14 giorni è una buona soluzione. Se si ricevono grandi volumi di email ogni giorno, si consiglia di impostarla su una frequenza settimanale. Archiviare batch più piccoli con maggiore frequenza è preferibile all'elaborazione di migliaia di elementi contemporaneamente, che può rallentare il computer.

14. Informazioni importanti sull'archivio di Outlook

14.1 Formato file PST

Il formato di file PST (Personal Store) è il tipo di file di dati di Outlook utilizzato per archiviare e-mail, elementi del calendario, contatti e altri dati di Outlook localmente sul computer. I file PST possono essere aperti in Outlook e spostati da un computer all'altro. Sono separati dalla casella di posta e archiviati in una posizione specificata, in genere in C:\Utenti\NomeUtente\Documenti\File di Outlook\.

14.2 Archiviazione vs Esportazione

Archiviazione ed esportazione sono processi diversi. L'archiviazione sposta gli elementi dalla loro posizione originale a un file di archivio, rimuovendoli dal file PST principale e liberando spazio. L'esportazione crea una copia degli elementi selezionati, ma non li rimuove dalla loro posizione originale né riduce le dimensioni della casella di posta. Utilizza l'archiviazione per gestire le dimensioni della casella di posta e l'esportazione per creare copie di backup.

14.3 Archivio vs Backup

Un file di archivio non è la stessa cosa di un backup. Gli archivi sono pensati per l'archiviazione a lungo termine di vecchi elementi a cui non è necessario accedere regolarmente. I backup sono copie duplicate di dati archiviate separatamente per il ripristino di emergenza. Se desideri eseguire il backup delle email archiviate, crea una copia del file PST di archivio e archiviala in un luogo sicuro come OneDrive, Dropbox o un'unità esterna.

Consulta la nostra guida completa su come eseguire il backup delle email di Outlook.

14.4 Contatti non archiviati automaticamente

Outlook non archivia automaticamente i contatti per impostazione predefinita. Sebbene l'archiviazione automatica elabori cartelle di posta elettronica, calendari, attività, note e diari, la cartella Contatti è esclusa. Tuttavia, è possibile archiviare manualmente la cartella Contatti utilizzando lo strumento "Pulisci vecchi elementi", se necessario.

15. Domande frequenti

D: Come posso archiviare le email in Outlook?

R: Per archiviare le email in Outlook, seleziona l'email o le email che desideri archiviare e clicca sul pulsante Archivia nella barra degli strumenti. Puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Archivia dal menu contestuale, premere il tasto Backspace o trascinare le email nella cartella Archivio. Per l'archiviazione automatica, imposta l'archiviazione automatica o utilizza regole per archiviare le email provenienti da mittenti specifici.

D: Come posso archiviare migliaia di email in Outlook?

R: Per archiviare grandi volumi di email, utilizzare l'Archiviazione automatica per pianificare l'archiviazione regolare dei vecchi messaggi oppure utilizzare lo strumento Pulisci vecchi elementi per archiviare manualmente le email più vecchie di una data specificata. È anche possibile esportare le email in un file PST andando su File -> Apri ed esporta -> Importa/Esporta -> Esporta in un file e selezionando File di dati di Outlook (.pst). Questi metodi gestiscono i messaggi in blocco in modo efficiente senza richiedere l'ordinamento manuale.

D: L'archiviazione delle email libera spazio in Outlook?

R: Dipende dal metodo di archiviazione. Se si utilizza il pulsante Archivia, le email archiviate vengono spostate nella cartella Archivio integrata, che si trova ancora nella casella di posta principale, quindi non si libererà spazio. Tuttavia, l'utilizzo dell'Archiviazione automatica o dello strumento Pulisci vecchi elementi per spostare le email in un file di archivio separato libera spazio nella casella di posta principale. Anche l'Archiviazione online libera spazio nella casella di posta principale spostando le email in una casella di posta separata lato server.

D: Come trovare le email archiviate in Outlook?

R: Per trovare le email archiviate, accedi alla cartella Archivio nell'elenco delle cartelle o alla casella di posta Archivio se utilizzi l'archiviazione automatica. Utilizza la barra di ricerca nella parte superiore di Outlook per cercare email specifiche per mittente, oggetto, data o parole chiave. Per impostazione predefinita, Outlook cerca in tutte le cartelle, inclusi gli elementi archiviati. Per limitare la ricerca alle sole email archiviate, seleziona la cartella Archivio prima di iniziare la ricerca.

D: È meglio archiviare o eliminare le email in Outlook?

R: Archivia le email che potrebbero servirti in seguito per riferimento, conformità o archiviazione. Elimina le email irrilevanti o non più necessarie. Se c'è la possibilità di dover fare riferimento a un'email in futuro, archiviala invece di eliminarla. Le email archiviate rimangono ricercabili e possono essere ripristinate in qualsiasi momento, mentre le email eliminate scompaiono definitivamente.

D: Posso archiviare automaticamente le email in Outlook?

R: Sì, l'archiviazione automatica consente di impostare pianificazioni per l'archiviazione delle email in base alla data di creazione, alla cartella o ad altri criteri. In questo modo, la posta in arrivo rimane organizzata senza richiedere interventi manuali. È inoltre possibile creare regole di Outlook per spostare automaticamente le email che soddisfano condizioni specifiche nella cartella Archivio. Si noti che l'archiviazione automatica è disponibile solo nella versione classica di Outlook, non nella nuova versione di Outlook o nella versione web.

D: L'archiviazione influirà sui risultati della mia ricerca email?

R: No, le email archiviate rimangono ricercabili in Outlook. Per impostazione predefinita, quando si esegue una ricerca in Outlook, la ricerca viene effettuata in tutte le cartelle della casella di posta, incluse la cartella Archivio e la casella di posta Archivio. È possibile trovare le email archiviate con la stessa facilità con cui si trovano nella posta in arrivo.

D: Come cambiare il tarottenere la posizione dell'archivio?

R: Per gli account Microsoft 365, Exchange, Exchange Online o Outlook.com, non è possibile modificare il percorso della cartella Archivio integrata: si tratta di una cartella di sistema predefinita che non può essere rinominata, spostata o eliminata. Per gli account POP e IMAP, è possibile modificare il percorso della cartella Archivio selezionando File -> Impostazioni casella di posta -> Strumenti -> Imposta cartella Archivio. Quando si utilizza Archiviazione automatica o Pulisci vecchi elementi, è possibile specificare dove salvare il file PST di archivio facendo clic su Sfoglia nelle impostazioni di archiviazione.

D: Qual è la relazione tra Archiviazione automatica e Archivio online di Exchange Server?

R: L'archiviazione automatica è una funzionalità obsoleta di Outlook che sposta automaticamente le vecchie email in un file PST locale. Ciò significa che i messaggi vengono rimossi dal server e sono più difficili da trovare tramite la ricerca. Se il disco rigido contenente il file PST di archiviazione automatica diventa inutilizzabile, questi messaggi vengono eliminati.ostArchivio Online di Exchange Server è un'alternativa di livello aziendale ad Archiviazione automatica che archivia le email archiviate sul server, mantenendole accessibili da qualsiasi dispositivo. Archivio Online di Exchange Server può comunque essere utilizzato anche se non si dispone di Archivio Online di Exchange Server e il reparto IT non ha disabilitato la funzionalità.

D: Cosa succede se il mio file PST di archiviazione automatica si danneggia o non si apre?

A: Se il file PST di archiviazione automatica è danneggiato e Outlook non riesce ad aprirlo, è possibile utilizzare un programma specializzato Strumento di riparazione PST di Outlook Per recuperare le email archiviate e altri dati. Prima di tentare il ripristino, crea sempre una copia di backup del file di archivio danneggiato. Per evitare problemi futuri, verifica regolarmente che i file di archivio possano essere aperti e, se possibile, valuta la possibilità di spostare gli archivi importanti nell'archivio di Exchange Server Online.

D: Come faccio a disattivare l'archiviazione con il tasto Backspace?

R: Per impedire che il tasto Backspace archivi gli elementi, è necessario aggiungere una voce del Registro di sistema. Accedere a HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (o al percorso di OCT), creare un valore DWORD denominato DisableOneClickArchive e impostarlo su 1. Questa correzione del Registro di sistema si applica a Microsoft 365 di Outlook e non funziona con le versioni perpetue. Eseguire sempre un backup del Registro di sistema prima di apportare modifiche.

D: Come disattivare l'archiviazione automatica degli elementi ricorrenti del calendario

A: Puoi escludere questi elementi in 3 modi:

Escludere l'intera cartella Calendario.
Escludere un singolo elemento del calendario.
Escludi più elementi del calendario.

Puoi ottenere maggiori dettagli in questa sezione.

16. CONCLUSIONE

16.1 Confronto dei metodi di archiviazione

Comprendere le differenze tra i metodi di archiviazione ti aiuta a scegliere l'approccio più adatto alle tue esigenze:

Metodo	Destinazione dell'archivio	Client / Server	Nuova prospettiva	Outlook classico	Web	Quando usare	Impatto sulla dimensione della cassetta postale
Archivio manuale (pulsante Archivio)	Cartella di archivio incorporata	Operazione lato client	Si	Si	Si	Organizzazione rapida della posta in arrivo senza ridurre lo spazio di archiviazione	Nessuna riduzione: le email rimangono nella casella di posta
Archivio manuale (pulizia)	File PST locale	Operazione lato client	Non	Si	Non	Archiviazione una tantum per liberare spazio nella casella di posta	Riduce significativamente le dimensioni della casella di posta
Archivio automatico	File PST locale	Operazione lato client	Non	Si	Non	Gestione automatica della casella di posta in corso	Riduce le dimensioni della casella di posta nel tempo
Archivio online di Exchange Server	Casella di posta del server separata	Funzionamento lato server	Si	Si	Si	Utenti aziendali con cassette postali di grandi dimensioni	Riduce le dimensioni della casella di posta principale

Attenzione: Per ridurre le dimensioni della casella di posta, è necessario compattarlo dopo aver archiviato le vecchie email.

16.2 Mantenere una posta in arrivo pulita

L'archiviazione è solo una parte di una gestione efficace della posta elettronica. Sviluppa una routine coerente per l'elaborazione delle email, archiviale o eliminale tempestivamente dopo averle gestite e controlla regolarmente l'archivio per rimuovere gli elementi che non ti servono più. Implementando queste pratiche insieme alle impostazioni di archiviazione appropriate, manterrai una casella di posta pulita ed efficiente che ti aiuterà a rimanere produttivo e a concentrarti sui messaggi importanti.

Referenze

L'autore

Xiu Xing È un esperto professionista IT con oltre 8 anni di esperienza nei sistemi di posta elettronica aziendale e nella risoluzione dei problemi di Microsoft Office. Ha aiutato migliaia di utenti a risolvere complessi problemi di Outlook in diversi ambienti aziendali.

Xiu è specializzato in migrazioni di sistemi di posta elettronica, recupero dati e ottimizzazione di software per la produttività. La sua esperienza pratica include la gestione di distribuzioni di Exchange Server, la risoluzione dei problemi di connettività MAPI e l'implementazione di solide strategie di backup per sistemi di posta elettronica mission-critical.

Attraverso la sua scrittura tecnica, Xiu si impegna a rendere soluzioni IT complesse accessibili agli utenti di tutti i giorni. Si mantiene costantemente aggiornato sugli ultimi sviluppi di Office 365 ed Exchange Online e sulle tecnologie di posta elettronica emergenti. Quando non è impegnato a risolvere misteri della posta elettronica, Xiu ama condividere consigli tecnici pratici che aiutano le persone a lavorare in modo più efficiente.

Hai domande su questa guida o hai bisogno di ulteriore assistenza con i problemi di Outlook? Xiu è lieto di feedback e suggerimenti per migliorare queste risorse per la risoluzione dei problemi.