El artículo explica por qué los usuarios deben evitar usar ccampos calculados en la base de datos y, en su lugar, utiliza Consultas.
MS Access permite a sus usuarios crear columnas calculadas (tipo de campo) en el diseño de la tabla para realizar varios cálculos, pero más a menudo rompe las reglas de normalización. Por lo tanto, se recomienda utilizar consultas en lugar de campos calculados. Este artículo desarrollará este punto en detalle.
Campos calculados en MS Access
Los campos calculados son parte integral de la hoja de cálculo y están diseñados para ayudar a los usuarios a desarrollar aplicaciones de manera efectiva. Pero según la regla de normalización, no se recomienda almacenar valores que dependan de otros campos para evitar confusiones e irregularidades. Los campos calculados, a pesar de ser prácticos y fáciles de usar, deben evitarse porque no pueden llamar a funciones definidas por el usuario, ya que solo están programados para ejecutar las funciones integradas. El acceso no permite que los campos calculados incluyan campos de diferentes tablas o consultas. Los usuarios también deben proporcionar todos los demás parámetros para evitar errores. También vale la pena considerar que los resultados de los campos calculados se calculan solo cuando se generan en tiempo de ejecución, es decir, en el momento de la ejecución de una consulta o un informe basado en una consulta.
Cabe señalar que las versiones de Access anteriores a MS Access 2010, no podrían hacer funcionar las tablas limitando así su uso. La confiabilidad de los campos calculados es comparativamente baja ya que los resultados difícilmente se actualizan correctamente al cambiar la expresión después de ingresar los datos en la tabla. Estas son las principales razones para evitar los campos calculados.
Consultas
Las consultas son una mejor alternativa a los campos calculados porque no almacenan el valor en una tabla. Las consultas son útiles para automatizar las tareas de administración de datos y la revisión de cambios. Las consultas se pueden crear utilizando el Asistente de consultas o en la vista Diseñar.
Tomemos un ejemplo de dos campos, Cantidad y UnidadCost, donde el Usuario necesita la expresión de Cantidad * UnidadCost a un campo diferente, 'Cantidad'. Entonces, en lugar de usar los campos Calcular, el usuario debe crear una Consulta basada en la tabla. Pueden escribir la expresión en la fila Campo del diseño de la consulta, y se puede escribir de la siguiente manera
Amount: [Quantity] * [UnitCost]
Creará otro campo llamado Monto, que sería más simple y eficiente. Los formularios e informes basados en esta consulta tratarán los campos calculados como cualquier otro registro.
Almacenamiento de un resultado calculado
También hay algunos casos en los que los usuarios sienten la necesidad de almacenar un valor diferente y algunas reglas flexibles. Sin embargo, se puede hacer con la ayuda del evento After Update que permitiría a los usuarios anular el cálculo e ingresar un valor diferente según sus preferencias.
En la versión de MS Access 2010, se puede elegir el tipo de datos calculados que mostrará la expresión. Los usuarios pueden escribir esa expresión (por ejemplo, [Cantidad] * [Precio unitario]) y Access hará los cálculos cada vez que un usuario ingrese al registro. El problema con la función es que hay expresiones limitadas que restringen a los usuarios a usarla para propósitos reales.
Como usuario de Access, siempre debe estar preparado para hacer frente a incidentes de corrupción de datos. En caso de que se encuentre con tal escenario, no dude en llamar a una herramienta poderosa como DataNumen Access Repair a arreglar mdb archivos.
Introducción del autor:
Vivian Stevens es experta en recuperación de datos en DataNumen, Inc., que es el líder mundial en tecnologías de recuperación de datos, incluyendo reparar sql y productos de software de recuperación de Excel. Para más información visite www.datanumen.com