La lista desplegable en la validación de datos es una característica de uso frecuente en Excel. En este artículo, presentaremos dos métodos para actualizar automáticamente la lista desplegable.
En nuestro artículo anterior Cómo crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas en su ExcelYa hemos explicado en detalle la lista desplegable. Cuando cambia el rango de origen, la lista desplegable también se ve afectada. Cada vez que añades o eliminas un elemento del rango, debes comprobar la lista desplegable en la celda de destino. Esto puede resultar muy molesto. Pero ahora, hemos encontrado dos métodos eficaces. Al utilizarlos, la lista desplegable se actualizará automáticamente.
Método 1: utilizar la función OFFSET
En este método, puede utilizar la función OFFSET en la validación de datos. La siguiente imagen es el rango de origen en una hoja de trabajo. Hay 6 nombres de productos en esta gama.
- Haz clic en la celda que deseas usar para crear la lista. En este caso, haremos clic en la celda A2 de otra hoja de cálculo.
- Y luego haga clic en la pestaña "Datos" en la cinta.
- Después de eso, haga clic en el botón "Validación de datos" en la barra de herramientas.
- En la nueva ventana emergente, elija la "Lista" en el cuadro de texto de "Permitir".
- Y luego ingrese esta fórmula en el cuadro de texto "Fuente":
= OFFSET ('Rango de fuente'! $ A $ 2,0,0, COUNTA ('Rango de fuente'! $ A: $ A) -1)
Puede cambiar ciertos elementos en la fórmula de acuerdo con la hoja de trabajo real.
- Y luego haga clic en el botón "Aceptar" en la cinta para guardar la configuración.
Por lo tanto, se ha creado la lista desplegable en la celda. La próxima vez que agregue o elimine un elemento en el rango de origen, los elementos de la lista se actualizarán automáticamente. Por ejemplo, agregamos un nuevo elemento al rango original en la celda A8. Y hay 7 elementos. En la lista desplegable, también puede ver 7 elementos.
La próxima vez que necesite crear una lista desplegable y hacer referencia a otro rango, puede utilizar este método. Pero al utilizar este método, debe asegurarse de que no haya ningún elemento adicional en la misma columna o elemento en blanco dentro del rango.
Método 2: definir el nombre y utilizar la tabla
Excepto por el uso de la fórmula, también puede crear una tabla en la hoja de trabajo y definir el nombre para este rango.
- Seleccione el rango de la fuente.
- Y luego haga clic en la pestaña "Fórmula" en la cinta.
- Después de eso, haga clic en el botón "Definir nombre" en la barra de herramientas.
- A continuación, verá una nueva ventana. Introduzca un nombre en el cuadro de texto "Nombre". Aquí ingresaremos "Producto".
- Y luego ingrese el rango en el cuadro de texto "Se refiere a".
- A continuación, haga clic en el botón "Aceptar" para guardar el rango.
- En este paso, haga clic en una celda dentro del rango de origen.
- Y luego haga clic en la pestaña "Insertar" en la cinta.
- Después de eso, haga clic en el botón "Tabla" en la barra de herramientas.
- En la ventana “Crear tabla”, marque la opción de encabezados según su necesidad.
- A continuación, haga clic en el botón "Aceptar" para guardar la configuración.
- Ahora haga clic en la celda de destino que necesita para crear la lista desplegable.
- Repita el paso 2-4 de la parte anterior.
- Y luego ingrese esta fórmula en el cuadro de texto "Fuente":
= Producto
Este es el nombre de definición que ha creado en el paso 4.
- A continuación, haga clic en "Aceptar" para guardar la validación de datos.
Y ahora ha terminado la configuración. La próxima vez que agregue un nuevo elemento en el rango de origen, la lista desplegable también se actualizará. Cuando necesite eliminar un elemento, recuerde eliminar la fila de la tabla. De lo contrario, habrá un elemento en blanco en la lista.
Una comparación de los dos métodos
Ambos métodos son muy efectivos. Pero todavía tienen desventajas de arena de ventaja. También puede consultar la tabla siguiente.
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Comparación |
Utilice la función OFFSET |
Definir nombre y tabla de uso |
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Ventajas |
1. Este método contiene menos pasos. Y es fácil de realizar.
2. Al usar la función, la hoja de trabajo no estará desordenada. |
1. Al usar este método, aún puede ingresar elementos en otras celdas en la misma fila o columna.
2. Cuando también necesite usar una tabla o definir un nombre, puede ahorrar mucho tiempo en esas otras tareas. |
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Desventajas |
1. Si no está familiarizado con la función DESPLAZAMIENTO, puede encontrar errores al modificar la fórmula.
2. Cuando haya otros elementos o celdas en blanco en el rango, la lista desplegable estará desordenada. |
1. Hay más pasos en este método. Puede dedicar más tiempo a realizar el proceso.
2. Cuando elimina elementos, debe eliminar la fila de la tabla en lugar de solo el valor. |
La próxima vez que necesite crear la lista desplegable que se puede actualizar automáticamente, puede elegir uno de los métodos. Ambos son muy efectivos.
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