Είναι συχνά σημαντικό να επισημαίνετε τα σχόλιά σας όταν στέλνετε μια απάντηση σε ένα σημαντικό email.
Αν τα email είναι η κύρια μορφή αλληλογραφίας στην επιχείρησή σας, τότε είναι πιθανό κάποια στιγμή να σκεφτήκατε να επισημάνετε ορισμένα σχόλια όταν απαντάτε σε ένα email. Στην πραγματικότητα, αυτή η ανάγκη προκύπτει κυρίως όταν σας κάνουν την ίδια ερώτηση ξανά και ξανά σε email από διαφορετικούς αποστολείς και συνήθως απαντάτε λέγοντας "Ελέγξτε τα σχόλια παρακάτω" ή κάτι τέτοιο. Εδώ μπαίνει στο παιχνίδι η λειτουργία αυτόματης επισήμανσης του MS Outlook. Η Microsoft ενήργησε πολύ έξυπνα προσθέτοντας αυτή την πολύ χρήσιμη λειτουργία στο Outlook. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να επισημαίνετε σχόλια όταν απαντάτε σε ένα email με απόλυτη ευκολία.
Τώρα, ας ρίξουμε λίγο φως σε ποια είναι βασικά η λειτουργία της δυνατότητας αυτόματης επισήμανσης του Outlook. Όπως υποδηλώνει το όνομα, αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να εισάγετε αυτόματα το όνομά σας για να αναγνωρίζετε τα σχόλιά σας στους αναγνώστες σας. Με άλλα λόγια, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία αυτόματης επισήμανσης, μπορείτε πραγματικά να επισημάνετε ή να επισημάνετε τα σχόλιά σας και δεν θα χρειάζεται πλέον να πληκτρολογείτε το ίδιο μήνυμα ή σχόλιο ξανά και ξανά.
Θα ήταν καλό να έχετε κατά νου ότι η λειτουργία Auto Highlight είναι πολύ χρήσιμη ειδικά για όσους απαντούν γενικά στα email τους με το "inline" που σημαίνει ότι η απάντηση βρίσκεται μέσα στο αρχικό εισηγμένο μήνυμα email του αποστολέα. Εδώ μπορείτε εύκολα να επισημάνετε τις κοινές εισαγωγές σας για να ενεργοποιήσετε τον παραλήπτη με τις σημειώσεις σας μέσω της δυνατότητας αυτόματης επισήμανσης του MS Outlook.
Υποθέτουμε ότι η βασική λειτουργία της δυνατότητας αυτόματης επισήμανσης είναι πλέον σαφής για εσάς, επομένως ας εξετάσουμε τώρα πώς μπορείτε πραγματικά να τη χρησιμοποιήσετε ενώ εργάζεστε στο MS Outlook. Για αυτό πρέπει πρώτα να μεταβείτε στα κύρια Εισερχόμενα του Outlook σας. Για χρήστες που χρησιμοποιούν την έκδοση 2007 του Outlook, το πρώτο βήμα θα ήταν να μεταβείτε στις Επιλογές εργαλείων και, στη συνέχεια, να επιλέξετε την καρτέλα Προτίμηση. Μετά από αυτό, θα δείτε μια οθόνη με μια λίστα με τις Επιλογές Email να εμφανίζεται μπροστά σας. Απλώς μετακινηθείτε προς τα κάτω σε αυτήν τη λίστα και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου με την επιλογή Επισήμανση των σχολίων μου με. Τέλος, κάντε κλικ στο ΟΚ και είστε έτοιμοι. Σε περίπτωση που χρησιμοποιείτε την έκδοση 2010 του Outlook, απλώς μεταβείτε στις Επιλογές αρχείου και επιλέξτε την Επιλογή καρτέλας αλληλογραφίας και μεταβείτε στην Επιλογή Απαντήσεις και προώθηση. Αφού κάνετε τόσα πολλά, πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου με Πρόλογος Σχόλιο με και να αναφέρετε το όνομά σας στον παρεχόμενο χώρο και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο OK.
Πολλοί χρήστες του Outlook κάνουν το λάθος να υποθέσουν ότι το αγαπημένο τους πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αλάνθαστο
Με τις πιο πρόσφατες επαναλήψεις του Ms Outlook να λειτουργούν τέλεια και να συσκευάζονται σε ένα πλούσιο σύνολο δυνατοτήτων, πολλοί χρήστες του Outlook τείνουν να αντιλαμβάνονται το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ως αλάνθαστο. Ωστόσο, αυτό απέχει πολύ από το να ισχύει, καθώς τα σφάλματα PST εξακολουθούν να εμφανίζονται στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Outlook, συμπεριλαμβανομένης της επανάληψης του 2013. Επομένως χρειάζεται να προετοιμαστεί εκ των προτέρων και να κρατήσει α Επισκευή PST εργαλείο όπως το DataNumen Outlook Repair εφαρμογή εγκατεστημένη στα συστήματά τους. Εκτός από το να σας βοηθά να ανακτήσετε τα πολύτιμα email σας σε περίπτωση συντριβής, μπορεί να σας βοηθήσει να σπάσετε ένα μεγάλο αρχείο PST σε διαχειρίσιμα μέρη.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Ο Alan Chen είναι Πρόεδρος & Πρόεδρος της DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση sql και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε https://www.datanumen.com