Εάν προτιμάτε να οργανώνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook με βάση τους διαφορετικούς τομείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εδώ είναι μια αποτελεσματική μέθοδος που θα σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένους τομείς σε επιλεγμένους φακέλους αλληλογραφίας στο Outlook.
Μερικές φορές, διάφοροι τομείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να αντιπροσωπεύουν διαφορετικές εταιρείες. Ως εκ τούτου, έχω συνηθίσει να διαχειρίζομαι όλα τα εισερχόμενα email με βάση τους τομείς email. Επίσης, για να απλοποιήσω την εργασία μου, χρησιμοποιώ τους κανόνες του Outlook για να τους τακτοποιήσω αυτόματα. Εδώ είναι τα περίπλοκα βήματα.
Αυτόματη οργάνωση των email με αποστολείς από συγκεκριμένους τομείς
- Αρχικά, ξεκινήστε το πρόγραμμα Outlook.
- Αφού φτάσετε στην κύρια διεπαφή του Outlook, μεταβείτε στο μενού "Αρχείο". Στην καρτέλα "Πληροφορίες", κάντε κλικ στο κουμπί "Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεων".
- Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο διαλόγου «Κανόνες και ειδοποιήσεις», κάντε κλικ στο κουμπί «Νέος κανόνας».
- Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα άλλο παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται "Οδηγός κανόνων". Στην πρώτη του οθόνη, πρέπει να επιλέξετε «Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω». Και μετά κάντε κλικ στο κουμπί «Επόμενο».
- Στη δεύτερη οθόνη του "Οδηγού κανόνων", ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Αρχικά, στο Βήμα 1, εντοπίστε και επιλέξτε «με συγκεκριμένες λέξεις στη διεύθυνση του αποστολέα».
- Και, στη συνέχεια, στο βήμα 2, κάντε κλικ στον μπλε σύνδεσμο "συγκεκριμένες λέξεις".
- Θα εμφανιστεί ένα νέο πλαίσιο διαλόγου "Αναζήτηση κειμένου". Στο πεδίο αναζήτησης, πρέπει να εισαγάγετε τον τομέα, όπως "datanumen.com”.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη" για να το προσθέσετε στη λίστα αναζήτησης.
- Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο "OK" για να αποθηκεύσετε τον καθορισμένο τομέα.
- Τέλος, θα επιστρέψετε στην οθόνη "Οδηγός κανόνων", κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
- Στη συνέχεια, στην τρίτη οθόνη του "Οδηγού κανόνων", ακολουθήστε τα ακόλουθα βήματα για να καθορίσετε τις ενέργειες κανόνων:
- Αρχικά, στο Βήμα 1, επιλέξτε "Μετακίνηση στον καθορισμένο φάκελο".
- Στο Βήμα 2, κάντε κλικ στον σύνδεσμο "καθορισμένο".
- Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις", στο οποίο επιλέξτε τον φάκελο προορισμού. Εάν δεν υπάρχει έτοιμος φάκελος, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Νέο" για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο.
- Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
- Τελικά, πατήστε το κουμπί «Επόμενο».
- Αργότερα, θα μπορούσατε να καθορίσετε τυχόν εξαιρέσεις ανάλογα με τις ανάγκες σας. Εάν όχι, κάντε απευθείας κλικ στο κουμπί «Επόμενο».
- Στην τελευταία οθόνη «Οδηγός κανόνων», πραγματοποιήστε τις ακόλουθες λειτουργίες:
- Καταρχάς, ορίστε ένα όνομα σε αυτόν τον κανόνα.
- Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε τη λειτουργία "Εκτέλεση αυτού του κανόνα τώρα σε μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα Εισερχόμενα".
- Και στη συνέχεια, ελέγξτε ξανά τις προδιαγραφές του κανόνα στο Βήμα 3.
- Τελικά κάντε κλικ στο κουμπί «Τέλος».
- Στο τέλος, κάντε κλικ στο «OK» για να κλείσετε το παράθυρο «Κανόνες και ειδοποιήσεις» και να επιστρέψετε στο Outlook.
Στο εξής, όλα τα υπάρχοντα και μελλοντικά email που αποστέλλονται από τον καθορισμένο τομέα θα μετακινούνται αυτόματα στον συγκεκριμένο φάκελο αλληλογραφίας.
Ανάκτηση δεδομένων του Outlook σε περίπτωση σφαλμάτων
Τα σφάλματα μπορεί να συμβούν στο Outlook χωρίς προειδοποιήσεις. Σε σχέση με το πώς να ανάκτηση PST αρχείο μετά την καταστροφή, μπορείτε να επιστρέψετε σε ένα κορυφαίο εργαλείο τρίτων, όπως DataNumen Outlook Repair, το οποίο μπορεί να ελαχιστοποιήσει την απώλεια δεδομένων και τη διαφθορά, εξάγοντας έτσι τα μέγιστα δεδομένα για εσάς.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση sql και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com