Σε αυτό το άρθρο, κατανοούμε την έννοια του συστήματος διαχείρισης εγγράφων, μαζί με συμβουλές για τη δημιουργία του στο MS Access
Οι βασικές απαιτήσεις για την ομαλή λειτουργία μιας εταιρείας περιλαμβάνουν την αποτελεσματική διαχείριση όλων των περιουσιακών στοιχείων και πόρων. Όταν ασχολούμαστε με δεδομένα, δεν απαιτείται απλώς διαχείριση, αλλά αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων. Αυτό είναι παρόμοιο με την έννοια του Συστήματος Διαχείρισης Περιεχομένου και αποτελεί μέρος των Συστημάτων Διαχείρισης Περιεχομένου Επιχειρήσεων. Το DMS περιλαμβάνει συστήματα διαχείρισης κτιρίων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποτελεσματική διαχείριση ψηφιακών εγγράφων με τρόπο που όχι μόνο διευκολύνει τη διαδικασία αποθήκευσης αλλά και μειώνει την ανάγκη για χαρτί. Το δημιουργημένο σύστημα θα πρέπει επίσης να επιτρέπει την αποτελεσματική παρακολούθηση όλων των αλλαγών που έχουν πραγματοποιηθεί.
Χρήση MS Access για αποτελεσματικό DMS
Η δημιουργία ενός αποτελεσματικού DMS δεν θα είναι δυνατή εάν δεν χρησιμοποιείτε τη σωστή εφαρμογή για το ίδιο. Το MS Access παρέχει στους χρήστες του βάσεις δεδομένων που μπορούν να λειτουργήσουν ως πρότυπα για τη δημιουργία του DMS της επιλογής σας, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εκτέλεση όλων των κρίσιμων εργασιών επεξεργασίας και προβολής, εκτός από την ασφαλή αποθήκευση των δεδομένων.
Αυτές οι βάσεις δεδομένων συνοδεύονται από πολλές δυνατότητες που τις καθιστούν εξαιρετικά εύκολες για χρήση από τον χρήστη. Τα υπάρχοντα δεδομένα στις βάσεις δεδομένων της Access μπορούν να εισαχθούν σε αυτά τα πρότυπα, με τη βοήθεια της λειτουργίας «Ταξινόμηση». Για κοινή χρήση του DMS μεταξύ πολλών χρηστών που υπάρχουν στο δίκτυο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία «Διαχωρισμός». Επιτρέποντας έτσι στους χρήστες να εργάζονται και ταυτόχρονα να μοιράζονται το έγγραφο.
Παρακάτω δίνονται πέντε κρίσιμες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν στη δημιουργία ενός αποτελεσματικού DMS.
Όταν προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό DMS υπάρχουν ορισμένες συμβουλές που πρέπει πάντα να έχουμε κατά νου, 5 από αυτές δίνονται παρακάτω.
- Έχετε επαρκή μεταδεδομένα - Βεβαιωθείτε ότι το DMS μπορεί να έχει πρόσβαση στα μεταδεδομένα όλων των εγγράφων που υποτίθεται ότι διαχειρίζεται. Μερικές φορές το DMS θα εξαγάγει αυτόματα μεταδεδομένα από το έγγραφο και μερικές φορές ίσως χρειαστεί να τα προμηθεύσετε χειροκίνητα.
- Διασφάλιση της σωστής ενοποίησης των εγγράφων - Ένα DMS υποτίθεται ότι σας παρέχει απρόσκοπτη πρόσβαση σε σχετικές εφαρμογές, έτσι ώστε να μπορείτε να ανακτήσετε έγγραφα από το αποθετήριο του συστήματος. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι το DMS που δημιουργείτε είναι καλά ενσωματωμένο με βασικές εφαρμογές.
- Λήψη εικόνων εγγράφου - Το DMS χρησιμοποιεί εικόνες των εγγράφων που έχουν ληφθεί από συνδεδεμένες συσκευές, όπως σαρωτές, εκτυπωτές πολλαπλών λειτουργιών και άλλα. Βεβαιωθείτε ότι αυτές οι εικόνες έχουν ληφθεί καλά.
- Σωστή ευρετηρίαση - Δεν θα μπορείτε να ανακτήσετε τα απαιτούμενα έγγραφα εάν το ευρετήριο του DMS δεν έχει δημιουργηθεί σωστά. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα βασικά αντικείμενα αποτελούν μέρος του ευρετηρίου και ότι είναι περιεκτικά και όχι περίπλοκα.
- Διατηρήστε την ασφάλεια εγγράφων - Ένα από τα βασικά πράγματα που δεν πρέπει ποτέ να θεωρείτε δεδομένο είναι η ασφάλεια του DMS. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν όλοι οι βασικοί μηχανισμοί ασφαλείας και ότι μόνο τα σημαντικά άτομα έχουν πρόσβαση στο σύστημα. Αυτή είναι μία από αυτές τις συμβουλές που εάν δεν εφαρμοστούν σωστά, μπορούν να καταστρέψουν ολόκληρη την προσπάθεια. Επίσης, κάντε ένα σημείο για να διασφαλίσετε την ασφάλεια των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα στην εφαρμογή Access επενδύοντας σε ένα Επισκευή πρόσβασης εργαλείο.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Vivian Stevens είναι ειδικός στην ανάκτηση δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση sql και υπερέχουν προϊόντα λογισμικού ανάκτησης. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com