Το Outlook όχι μόνο μας επιτρέπει να επισημάνουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για παρακολούθηση, αλλά και να επισημάνουμε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ληγμένα. Αυτό το άρθρο θα εξετάσει πώς να ζητήσετε από το Outlook να διαγράφει αυτόματα τα ληγμένα email.
Για να διατηρώ το γραμματοκιβώτιο καθαρό, έχω συνηθίσει να διαγράφω κάποια παλιά και άχρηστα email με μη αυτόματο τρόπο. Αλλά πάντα ξοδεύω πάρα πολύ χρόνο για να προσδιορίσω ποια email είναι άχρηστα. Για να αποφύγω αυτή τη δυσκίνητη διαδικασία, μαθαίνω μια μέθοδο για να επισημαίνω τα άχρηστα email ως ληγμένα. Στη συνέχεια, τα ληγμένα θα εμφανίζονται με γκρι γραμματοσειρά διαγραφής. Μπορώ να τα ξεχωρίσω με ευκολία. Επιπλέον, ρύθμισα το Outlook να διαγράφει ληγμένα email κατά την Αυτόματη Αρχειοθέτηση.
Βήμα 1: Επισήμανση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως έληξε με μη αυτόματο τρόπο
- Για ωςtart, επιλέξτε ένα μήνυμα από τη λίστα email.
- Στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να το ανοίξετε στο παράθυρο Μήνυμα.
- Στη συνέχεια, μεταβείτε στο μενού "Αρχείο" και κάντε κλικ στο κουμπί "Ιδιότητες" στην καρτέλα "Πληροφορίες".
- Αργότερα θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο, στο οποίο πρέπει να επισημάνετε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή «Λήξη μετά». Και μετά μπορείτε να καθορίσετε μια ημερομηνία λήξης.
- Τέλος, κάντε κλικ στο «Κλείσιμο» για έξοδο από το παράθυρο «Ιδιότητες» και πατήστε το εικονίδιο X για να επιστρέψετε στην αρχική σελίδα του Outlook.
Σημείωση: Σε αυτό το βήμα, για γρήγορη πρόσβαση στις "Ιδιότητες" του μηνύματος, μπορείτε να προσθέσετε τις "Επιλογές μηνύματος" στο QAT.
- Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο QAT και επιλέξτε "Περισσότερες εντολές".
- Επιλέξτε «Εντολές που δεν βρίσκονται στην κορδέλα» στο πεδίο «Επιλογή εντολών από». Στη συνέχεια, εντοπίστε και επιλέξτε "Επιλογές μηνύματος" στο δεξί πλαίσιο και κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη" για να το προσθέσετε στο QAT.
- Τελικά κάντε κλικ στο "OK". Μπορείτε να δείτε το εικονίδιο επιλογής στο QAT. Κάντε κλικ σε αυτό και θα ανοίξετε απευθείας τις "Ιδιότητες".
Βήμα 2: Αυτόματη διαγραφή ληγμένων email μέσω αυτόματης αρχειοθέτησης
Αφού ορίσετε με επιτυχία μια ημερομηνία λήξης, πρέπει να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του Outlook ώστε να διαγράφει τα ληγμένα email σε μια καθορισμένη ημερομηνία, κάτι που μπορεί να επιτευχθεί με την Αυτόματη Αρχειοθέτηση.
- Προς start με, μεταβείτε στο μενού "Αρχείο" και επιλέξτε "Επιλογές".
- Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο "Επιλογές του Outlook", μεταβείτε στην καρτέλα "Για προχωρημένους".
- Στη συνέχεια, εντοπίστε την ετικέτα "Auto-Archive" και κάντε κλικ στο κουμπί "Auto-Archive Settings".
- Αργότερα θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο διαλόγου, στο οποίο θα πρέπει να ορίσετε την ημερομηνία αρχειοθέτησης σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Το πιο σημαντικό, θυμηθείτε να επιλέξετε την επιλογή "Διαγραφή ληγμένων στοιχείων". Εάν θέλετε το Outlook να μην διαγράφει άλλα στοιχεία αλλά στοιχεία που έχουν λήξει, πρέπει να αποεπιλέξετε την επιλογή "Αρχειοθέτηση ή διαγραφή παλαιών στοιχείων".
- Τέλος, κάντε κλικ σε πολλά "OK" για να επιστρέψετε στο Outlook.
Χρησιμοποιήστε πλήρως το Εργαλείο επιδιόρθωσης εισερχομένων του Outlook
Λόγω της ευπάθειας του Outlook, η Microsoft προσφέρει ένα εργαλείο επιδιόρθωσης εισερχομένων στους χρήστες. Πάντα όμως κρύβεται βαθιά. Εάν είστε απλώς αρχάριος στο Outlook, μπορεί να είστε περίεργοι με αυτό. Ωστόσο, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό με ευκολία. Απλώς πληκτρολογήστε "Scanpst" στο πεδίο αναζήτησης στην Εξερεύνηση των Windows. Θα εμφανιστεί αμέσως. Αυτό το εργαλείο μπορεί να σας βοηθήσει να ανακτήσετε ορισμένα δεδομένα του Outlook σε κάποιο βαθμό. Αλλά μερικές φορές, δεν είναι αρκετά ισχυρό για να επιδιορθώσει σοβαρά κατεστραμμένο αρχείο. Τότε είναι καιρός να χρησιμοποιήσετε ένα εξωτερικό εργαλείο επισκευής, όπως π.χ DataNumen Outlook Repair. Έχει πολύ υψηλότερο Ανάκτηση του Outlook τιμή.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση sql και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com