Sådan arkiverer du e-mails i Outlook: Komplet guide [2026]

1. Introduktion

1.1 Hvad er arkivering af e-mails i Outlook?

Arkivering af e-mails i Outlook er processen med at flytte e-mails fra din primære indbakke til en udpeget lagerplacering for at holde din postkasse organiseret og håndterbar. I modsætning til sletning af e-mails bevarer arkivering dem til senere brug, samtidig med at det rydder op i dit aktive arbejdsområde. I denne vejledning viser vi dig, hvordan du arkiverer e-mails i Outlook med forskellige metoder.

1.2 Hvorfor arkivere e-mails i Outlook?

Arkivering af e-mails tilbyder flere vigtige fordele:

• Vedligeholder organisation: Holder din indbakke ren og fokuseret på aktuelle e-mails uden permanent at miste ældre beskeder.
• Forbedrer ydeevnen: Reducerer rod i indbakken, hvilket gør Outlook hurtigere og mere responsiv.
• Bevarer vigtige oplysninger: Bevarer adgang til e-mails, du måtte have brug for til reference, compliance eller registrering.
• Administrerer lagerplads: Afhængigt af arkiveringsmetoden kan du frigøre plads i postkassen og holde dig inden for lagergrænserne.
• Letter søgning: Arkiverede e-mails forbliver søgbare, så du kan finde dem, når du har brug for dem.

2. Forståelse af forskellige arkiveringsmetoder i Outlook

Outlook tilbyder fire forskellige metoder til arkivering af e-mails, der hver især er designet til forskellige brugsscenarier og lagringskrav.

2.1 Manuel arkivering til indbygget mappe (arkiveringsknap)

Arkivknappen flytter e-mails til en indbygget arkivmappe i din postkasse. Den opbevarer e-mails i din primære postkasse og er ideel til at organisere din indbakke uden at reducere lagerpladsforbruget. De arkiverede elementer forbliver tilgængelige på tværs af alle enheder.

2.2 Manuel arkivering til ekstern fil (værktøj til oprydning af gamle elementer)

Værktøjet Ryd op i gamle elementer flytter e-mails til en separat arkivfil, der er gemt lokalt på din computer. Denne metode fjerner faktisk e-mails fra din postkasse og frigør dermed serverplads. Det er den foretrukne løsning, når du har brug for at reducere postkassestørrelsen.

2.3 Automatisk arkivering

AutoArchive flytter automatisk ældre e-mails til en lokal PST-fil baseret på konfigurerbare indstillinger og aldersgrænser. Denne funktion kører efter en tidsplan og styrer postkassestørrelsen uden manuel indgriben, hvilket gør den ideel til brugere, der modtager store mængder e-mail.

2.4 Exchange Server Online-arkiv (virksomhedsfunktion)

Exchange Server Online Archive, også kaldet In-Place Archiving, er en Microsoft 365 cloudbaseret løsning i virksomhedsklassen, der fungerer som en separat postkasse på serveren. Administratorer aktiverer og administrerer denne funktion, som giver ekstra lagerplads, samtidig med at arkiverede e-mails er tilgængelige fra enhver enhed. Når Online Archive er aktiveret, deaktiveres Auto Archive automatisk.

3. Manuel arkivering til indbygget mappe (arkiveringsknap)

3.1 Arkivér i ny Outlook

Sådan arkiverer du e-mails med knappen Arkiver i Ny Outlook:

1. Vælg den eller de e-mails, du vil arkivere.
2. Klik Arkiv på værktøjslinjen.
3. Der vises en bekræftelsesmeddelelse. Du kan klikke på Fortryd hvis det er nødvendigt.

Bemærk: Den nye Outlook understøtter ikke funktionen Autoarkivering.

3.2 Arkivér i klassisk Outlook

3.2.1 Arkivknap

Sådan arkiverer du e-mails med knappen Arkiver i Classic Outlook:

1. Vælg de e-mails, der skal arkiveres.
2. Under Forside afsnit, i Slette gruppe, klik Arkiv.
3. Outlook flytter e-mails til arkivmappen.

Hvis du arkiverer en e-mail ved en fejl, skal du navigere til arkivmappen og flytte e-mailen tilbage til den oprindelige mappe.

3.2.2 Brug af tastaturgenveje (Backspace-tasten)

Du kan hurtigt arkivere valgte e-mails via tastaturet:

1. Vælg e-mails, der skal arkiveres.
2. Tryk Backspace nøgle.
3. De valgte e-mails arkiveres med det samme.

Vigtig: Hvis du åbner en e-mail i et nyt vindue, skal du lukke vinduet og derefter bruge ovenstående trin til at arkivere den.

3.2.3 Sådan deaktiverer du arkivering af Backspace-taster

Nogle brugere foretrækker at deaktivere arkiveringsfunktionen for Backspace-tasten af ​​følgende årsager:

• Utilsigtet arkivering: Brugere, der ikke er bekendt med denne funktion, kan trykke på Backspace ved en fejl eller af andre årsager, hvilket får e-mails til uventet at forsvinde fra deres indbakke.
• Forvirring med slettetasten: Backspace-tasten er tæt på Delete-tasten, men har en inkonsekvent opførsel, der kan være forvirrende.
• Organisatoriske politikker: Nogle organisationer foretrækker at kontrollere arkiveringsmetoder og forhindre medarbejdere i at bruge tastaturgenveje.
• Manglende brug af arkivfunktionen: Brugere, der ikke bruger arkivmappen, kan finde denne genvej ubrugelig.

For at forhindre Backspace-tasten i at arkivere elementer, skal du gøre følgende:

1. Luk Outlook helt.
2. Presse Windows + R for at åbne dialogboksen Kør.
3. Type regedit og tryk på Enter for at åbne Registreringseditor.
4. Naviger til: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\politikker\Microsoft\office\16.0\outlook\indstillinger
5. Højreklik i højre rude og vælg Ny -> DWORD (32-bit) Value.
6. Navngiv værdien DeaktiverOneClickArchive.
7. Dobbeltklik på den nye værdi, og indstil den til 1.
8. Klik OK og luk Registreringseditor.
9. Restart Outlook.

Bemærk: Denne rettelse i registreringsdatabasen gælder for Microsoft 365 af Outlook og fungerer ikke med permanente versioner.

3.2.4 Højreklik for at arkivere

Sådan arkiverer du ved hjælp af kontekstmenuen:

1. Højreklik på den e-mail, du vil arkivere.
2. Type Arkiv fra pop op-menuen.
3. E-mailsene vil blive flyttet til arkivmappen.

3.2.5 Træk og slip til arkivmappe

For manuel kontrol over arkivering:

1. Find den Arkiv mappen i navigationsruden.
2. Klik og hold nede på den e-mail, du vil arkivere.
3. Træk den til arkivmappen og slip den.

3.3 Arkivér elementer efter specifikke kriterier

Som standard kan Outlook-arkivfunktionen kun rydde op i gamle elementer efter dato. Hvis du vil arkivere alle elementer, der opfylder specifikke kriterier, skal du:

1. I Avanceret Find dialog, klik Gennemse ... for at vælge den mappe, hvor du vil finde elementer.
2. Angiv søgekriterierne.
3. Klik Find nu at finde alle de elementer, der opfylder kriterierne.
4. Vælg alle fundne genstande.
5. Højreklik på de valgte elementer, og klik på Flyt, og vælg din Arkiv-mappe som tarfår.
6. Alle fundne elementer vil blive flyttet til arkivmappen.

Eksempel 1: Arkivér alle e-mails, der er større end 10 KB:

1. I Avanceret Find dialogboks, klik Gennemse ... for at vælge den mappe, hvor du vil finde elementer.
2. Klik på knappen Flere valg fanen
3. sæt Størrelse (kilobyte) til større end 10
4. Klik Find nu
   

Eksempel 2: Arkivér alle udløbne e-mails:

1. I Avanceret Find dialogboks, klik Gennemse ... for at vælge den mappe, hvor du vil finde elementer.
2. Klik på knappen Avanceret fanen
3. In Definer flere kriterier sektion, vælg Udløber fra Alle postfelter.
4. Angiv betingelsen, f.eks. I morgen.
5. Klik Tilføj til liste
6. Klik Find nu

Eksempel 3: Arkivér alle markerede, fuldførte e-mails:

Eksempel 4: Arkivér alle e-mails med en bestemt farvekategori:

Eksempel 5: Arkivér alle e-mails uden opfølgning:

flag:

 

4. Manuel arkivering til ekstern fil (værktøj til oprydning af gamle elementer)

4.1 Brug af værktøjet Ryd op i gamle genstande

Sådan arkiverer du manuelt Outlook-e-mails i Outlook til en PST-fil:

1. Klik på knappen File (Felt) fane.
2. Klik INFO, og klik derefter på Værktøjer.
3. Type Ryd op på gamle genstande.
   
4. Arkiv dialogboksen vil vises.
5. Vælg Arkiver denne mappe og alle undermapper valgmulighed.
6. Vælg den mappe, du vil arkivere (f.eks. Indbakke). For at arkivere alle elementer skal du vælge rodmappen på din postkasse.
7. Under Arkiver emner ældre end, indtast en dato. Elementer ældre end denne dato vil blive arkiveret.
8. Under Arkivfil, accepter standardplaceringen eller klik på Gennemse for at vælge en anden placering og et andet filnavn.
9. Valgfrit, tjek Medtag elementer, hvor "Arkiver ikke automatisk" er markeret hvis du vil arkivere elementer, der tidligere er udeladt fra automatisk arkivering.
10. Klik OK til start arkivering.
    

Når det er færdigt, vises postkassen Arkiv i venstre panel, så du kan få adgang til dine arkiverede e-mails.

4.2 Arkivering af flere mapper med forskellige opbevaringsperioder.

Sådan arkiverer du elementer i forskellige mapper med forskellige opbevaringsperioder, mens de opbevares i den samme PST-fil:

1. Åbn dialogboksen Arkiv (File (Felt) -> INFO -> Værktøjer -> Ryd op på gamle genstande).
2. Vælg den første mappe (f.eks. Indbakke) og indstil datoen til 6 måneder siden. Klik ikke på OK endnu.
3. Vælg en anden mappe (f.eks. Sendte elementer) og angiv en anden dato (f.eks. 1 år siden). Klik ikke på OK endnu.
4. Fortsæt med at vælge mapper og indstille forskellige datoer efter behov.
5. Sørg for, at alle mapper bruger den samme sti til arkivfilen.
6. Klik OK når alle mapper er konfigureret.

5. Arkivér e-mails automatisk i Outlook

5.1 Aktivering af automatisk arkivering

Sådan aktiverer og konfigurerer du automatisk arkivering i klassisk Outlook:

1. Klik File (Felt) -> Indstillinger.
2. Vælg Avanceret fane.
3. Under Autoarkiver afsnit, klik på AutoArchive-indstillinger knap:
   
4. Tjek Kør Autoarkivering hver N' dage boks.
5. Angiv, hvor ofte du vil have AutoArchive til at køre (f.eks. hver 14. dag).
6. Konfigurer yderligere indstillinger såsom arkivplacering og aldringsperiode. Vi vil forklare disse indstillinger i detaljer i næste afsnit.
7. Klik OK for at gemme dine indstillinger.
   

Autoarkivering kører nu automatisk baseret på din konfigurerede tidsplan.

5.2 Forklaring af indstillinger for automatisk arkivering

Forståelse af hver indstilling for automatisk arkivering hjælper dig med at styre arkiveringsprocessen effektivt:

• Kør Autoarkivering hver N' dage: Styrer tidsplanen for automatisk arkivering. Hvis den køres hyppigt (f.eks. ugentligt), behandles mindre grupper af e-mails, hvilket fungerer bedre end at arkivere tusindvis af elementer på én gang. Fjern markeringen i denne indstilling for at stoppe automatisk arkivering helt.
• Spørg før automatisk arkivering kører: Hvis du vil have et head-up, inden du arkiverertarts, aktiver denne indstilling. Du vil se en meddelelse, der giver dig mulighed for at annullere handlingen, hvis det er nødvendigt.
• Slet udløbne elementer (kun e-mail-mapper): Dette fjerner beskeder med udløbsdatoer, der er overskredet. Bemærk, at udløbne elementer er forskellige fra gamle elementer – udløb indstilles manuelt, når du skriver e-mails under Indstillinger fane. Vær forsigtig med denne indstilling, da den sletter elementer i stedet for at arkivere dem.
• Arkivér eller slet gamle elementer: Denne hovedafbryder aktiverer din brugerdefinerede AutoArchive-konfiguration. Lad den være umarkeret for at bruge Outlooks indbyggede standardindstillinger i stedet.
• Vis arkivmappe i mappeliste: Når den er aktiveret, vises dine arkivmapper automatisk i navigationsruden. Uden denne funktion skal du manuelt åbne den arkiverede PST-fil, hver gang du vil have adgang til arkiverede elementer.
• Ryd op i ting, der er ældre end: Angiver grænsealderen for arkivering. Elementer, der er ældre end denne grænse, flyttes til arkivfilen. Intervallet er fleksibelt – fra 1 dag til 60 måneder, angivet i dage, uger eller måneder.
• Flyt gamle elementer til: Fortæller Outlook, hvor arkiverede elementer skal gemmes. Som standard oprettes archive.pst i mappen Dokumenter\Outlook-filer. Klik på Gennemse for at vælge en anden placering eller et andet filnavn. Valg af denne indstilling deaktiverer den permanente sletningsindstilling nedenfor.
• Slet elementer permanent: I stedet for at gemme arkiverede kopier sletter denne indstilling gamle elementer fuldstændigt, når de når aldersgrænsen. Brug dette med forsigtighed – slettede elementer kan ikke gendannes. Aktivering af dette deaktiverer ovenstående arkiveringsmulighed.
• Anvend disse indstillinger på alle mapper nu: Denne knap anvender din nuværende konfiguration på tværs af alle Outlook-mapper med det samme. Spring dette over, hvis du vil indstille forskellige regler for individuelle mapper – du kan i stedet konfigurere dem via hver mappes egenskaber.

5.3 Standardaldringsperioder for Outlook-mapper

Outlook anvender forskellige standardforældelsesperioder på forskellige mappetyper:

• Indbakke og kladder: 6 måneder
• Sendte elementer og slettede elementer: 2 måneder
• Udbakke: 3 måneder
• Kalender, opgaver, noter og journal: 6 måneder
• Kontaktpersoner: Arkiveres ikke automatisk som standard

Mapper, du opretter, arver samme aldersperiode som lignende standardmapper. For eksempel får brugerdefinerede e-mailmapper en aldersperiode på 6 måneder ligesom indbakken.

5.4 Sådan bestemmes en genstands alder

Forskellige typer Outlook-elementer bruger forskellige datokriterier til at afgøre, om de er gamle nok til arkivering:

• E-mailbeskeder: Systemet tjekker både hvornår du modtog beskeden, og hvornår du sidst ændrede den, og bruger derefter den senere dato. Selv simple handlinger som at markere den som læst/ulæst eller flytte e-mailen opdaterer tidsstemplet for ændringen.
• Kalenderelementer: For møder og aftaler er den relevante dato, når du most har for nylig redigeret og gemt posten. Elementer med gentagelsesmønstre er undtaget fra automatisk arkivering. Det er vigtigt at bemærke, at kun tidligere begivenheder er berettiget til arkivering – fremtidige aftaler forbliver på plads uanset deres sidste ændringsdato.
• Opgaver: To datoer er vigtige her: færdiggørelsesdato og dato for sidste ændring. Den nyeste dato afgør, om man er berettiget. Opgaver, der stadig vises som ufuldstændige, arkiveres aldrig automatisk. For delegerede opgaver sker arkivering kun, når nogen markerer dem som fuldført.
• Bemærkninger: Den dato, du most "Nyligt redigeret og gemt" afgør, hvornår en note bliver arkivberettiget.
• Journalindlæg: Enten den oprindelige oprettelsesdato eller most Den seneste ændringsdato gælder, hvor den nyere dato har forrang.
• Kontaktpersoner: Funktionen Autoarkiv springer kontakter helt over. Hvis du har brug for at arkivere din kontaktmappe, skal du bruge værktøjet Ryd op i gamle elementer manuelt.

5.5 Tilpasning af automatisk arkivering for bestemte mapper

Sådan konfigurerer du brugerdefinerede AutoArkiveringsindstillinger for en bestemt mappe:

1. Højreklik på den mappe, du vil tilpasse, i mappelisten i navigationsruden.
2. Klik Ejendomme.
3. Klik på knappen Autoarkiver fane.
4. Type Arkiver denne mappe ved hjælp af disse indstillinger.
5. Konfigurer aldringsperioden og andre indstillinger, der er specifikke for denne mappe.
6. Klik OK for at gemme indstillingerne.

Bemærk: Brug Slet gamle emner permanent mulighed for automatisk at fjerne gamle e-mails i Slettede ting og Junk mail mapper efter en bestemt opbevaringsperiode.

5.6 Udelad/inkluder elementer fra automatisk arkivering

Nogle gange ønsker du IKKE at arkivere elementer, der vil blive brugt ofte. Nedenfor er løsningerne til 3 forskellige scenarier. Du kan selvfølgelig også fortryde handlingen og inkludere elementer fra AutoArchive.

5.6.1 Udelad ét element

1. Vælg det specifikke element.
2. Presse Alt + Enter nøgler.
3. A Ejendomme dialogboksen vil vises.
4. Tjek Arkiver ikke dette element automatisk valgmulighed.

5.6.2 Udeluk flere elementer

1. 1. Gå til Se fanen
   2. Klik Se indstillinger
   3. I Avancerede visningsindstillinger dialogboksen, klik Kolonner:
   4. Vis kolonner dialogboksen vises. Følg nedenstående trin for at tilføje Må ikke automatisk arkiveres kolonne:
      • Type Alle postfelter.
      • Type Må ikke automatisk arkiveres i de tilgængelige kolonner.
      • Klik Tilføj
      • Hvis du vil ændre dens rækkefølge, skal du vælge den og bruge Flyt op or Flyt ned.
      • Klik OK
   5. Efter at have klikket OK, vil du gå tilbage til Avancerede visningsindstillinger dialogboks, hvor du skal klikke Andre indstillinger.
   6. I Andre indstillinger dialogboksen, skal du kontrollere Tillad redigering i celle valgmulighed.
   7. Klik på en række OK for at gemme ændringerne og vende tilbage til hovedvinduet i Outlook. Hvis du nu vil udelade bestemte elementer fra automatisk arkivering, skal du blot markere Må ikke automatisk arkiveres kolonne for dem:

5.6.3 Udeluk en mappe

1. Højreklik på mappen i navigationsruden.
2. Type Ejendomme.
3. Klik på knappen Autoarkiver fane.
4. Type Arkiver ikke elementer i denne mappe.
5. Klik OK.

6. Arkiver e-mails automatisk i Outlook med regler

Outlook-regler giver dig mulighed for automatisk at arkivere e-mails fra bestemte afsendere eller e-mails, der opfylder bestemte kriterier. Sådan opretter du en arkiveringsregel:

1. Højreklik på den e-mail, du vil arkivere.
2. Klik Regler -> Opret regel i pop op-menuen.
3. Opret regel dialogboksen vil vises.
4. I Når jeg modtager en e-mail med alle de valgte betingelser afsnit, angiv betingelsen for reglen, f.eks. Fra, Emnet indeholder eller Sendt tilFor mere komplekse forhold, klik på Avancerede indstillinger i nederste højre hjørne.
5. I Gør følgende sektion, vælg Flyt elementet til mappen: og angiv arkivmappen ved at klikke på Vælg mappe… .
6. Klik OK for at gemme reglen.

Outlook flytter nu automatisk alle e-mails, der opfylder betingelserne, til arkivmappen.

7. Arkivering baseret på modtagelsesdato

Som standard bruger Outlook AutoArchive ændringsdatoen eller modtagelsesdatoen, alt efter hvad der er den seneste. Hvis du vil have Outlook til at arkivere e-mails udelukkende baseret på modtagelsesdatoen (og ignorere ændringer), skal du ændre Windows-registreringsdatabasen:

1. Luk Outlook helt.
2. Åbn Registreringseditor.
3. Naviger til: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ \Præferencer.
4. Højreklik Indstillinger og vælg Ny -> DWORD (32-bit) Value.
5. Navngiv den nye værdi ArkivIgnorer sidst ændret tidspunkt.
6. Højreklik på den nyoprettede værdi, og klik på Ændre.
7. Indstil værdien til 1 og klik OK.
8. Luk Registreringseditor og genstarttart Outlook.

Efter disse ændringer arkiverer Outlook e-mails baseret på deres modtagelsesdato i stedet for den ændrede dato.

8. Avanceret: Automatisk arkivering med VBA

Hvis du har brug for mere avancerede kontroller over automatisk arkivering, kan du bruge Outlook VBA-makroer. Nedenfor er nogle eksempler på scenarier:

• Arkivér automatisk fuldførte opgaver i Outlook
• Arkivér e-mails større end en bestemt størrelse
• Arkivér automatisk gamle e-mails større end en bestemt størrelse
• Automatisk klassificering og arkivering af e-mails efter måned
• Automatisk klassificering og arkivering af indgående e-mails efter afsendernavn
• Arkivér automatisk afviste møder til en bestemt kalender
• Arkiver automatisk den ældste e-mail, når der ankommer en ny e-mail
• Arkiver indgående e-mails automatisk uden opfølgningsflag
• Arkivér gamle elementer automatisk, når indbakken indeholder for mange elementer
• Arkivér alle forfaldne aftaler og opgaver
• Arkivér alle udløbne e-mails
• Arkiver automatisk en markeret e-mail, når du har markeret den som fuldført
• Arkivér udløbne elementer automatisk, når Outlook-filen er større end en bestemt størrelse
• Arkivér alle læste RSS-elementer
• Arkivér læste e-mails til forskellige mapper baseret på afsendere
• Deaktiver batch-funktionen "Autoarkivering" for alle Outlook-mapper
• Anvend den samme "Autoarkiverings"-indstilling i batch på alle Outlook-mapper
• Aktivér batchindstillingen "Arkiver ikke dette element automatisk" for flere Outlook-e-mails
• Deaktiver batch-funktionen "Autoarkivering" for alle tilbagevendende kalenderelementer

9. Exchange Server Online Arkiv

Exchange Server Online Archive (også kaldet In-Place Archiving) er en arkiveringsfunktion på virksomhedsniveau til Microsoft 365, der giver brugerne ekstra lagerplads til postkasser ved at arkivere gamle e-mails til arkiverede postkasser. I modsætning til arkiveringsmetoder på klientsiden administreres denne funktion udelukkende af administratorer og kører på serveren.

9.1 Krav til administratoropsætning

Kun administratorer kan aktivere eller deaktivere Exchange Server Online Archive. For at konfigurere arkivpostkasser skal administratorer:

• Få tildelt rollen som mailmodtager i Exchange Online
• Adgang til Exchange-administrationscenteret (EAC)
• Have passende Microsoft 365-licenser til brugerne

9.2 Sådan aktiverer administratorer arkiverede postkasser

Administratorer kan aktivere arkivpostkasser via Exchange Administration:

1. Log ind på Exchange-administrationscenteret (EAC), og naviger til Modtagere -> postkasser.
2. Vælg den bruger, der skal aktiveres til arkivering af deres postkasse.
3. I pop op-ruden skal du vælge Andre, og under Postkassearkiv, Vælg Administrer postkassearkiv.
4. Tænd Postkassearkiv, og klik derefter på Gem.

Status for arkivpostkassen vises som Aktiv  for den valgte bruger.

9.3 Automatisk aktivering af arkivpostkasser

Administratorer kan bruge PowerShell til automatisk at aktivere arkiveringspostkasser, når en primær postkasse når 90 % af sin kvote:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Udfasning af arkivpostkasser

Hvis du vil udfase arkivpostkasser af forskellige årsager, f.eks. begrænset plads, kan du gøre følgende:

1. Eksporter arkivpostkasserne.
2. Deaktiver arkivering.

9.5 Indvirkning på andre arkivfunktioner

Når Exchange Server Online Archive er aktiveret for en bruger:

• Værktøjerne Autoarkivering og Ryd op i gamle elementer bliver utilgængelige i Classic Outlook
• Arkivknappen i Outlook fungerer fortsat normalt
• Opbevaringspolitikker, der er tildelt Exchange Online-postkasser, styrer arkiveringsadfærden

Bemærk: Denne funktion er ikke tilgængelig i Microsoft 365 Government Clouds, Microsoft 365 drevet af 21Vianet eller Microsoft 365 Tyskland.

10. Find og håndtering af arkiverede e-mails i Outlook

10.1 Find arkivmappen og filen

Sådan finder du dine arkiverede e-mails:

• Arkivmappe: Den indbyggede arkivmappe vises på mappelisten i navigationsruden. Vælg Se -> Mappepanel -> Normal for at vise mappelisten, hvis den er skjult.
• Arkivpostkasse (PST-fil): Når du bruger Autoarkivering eller værktøjet Ryd op i gamle elementer, vises postkassen Arkiver som et separat element på din mappeliste, forudsat at du har valgt Vis arkivmappe i mappelisten i indstillingerne for automatisk arkivering.

Hvis postkassen Arkiv ikke vises, kan du åbne den manuelt ved at:

1. Gå til File (Felt) -> Indstillinger -> Avanceret 
2. Under Autoarkiver afsnit, klik på AutoArchive-indstillinger .
3. Find den fulde sti til arkivets PST-fil på Flyt gamle ting til.
4. Klik File (Felt) -> Åbn og eksporter -> Åbn Outlook-datafil og vælg din arkiverede PST-fil via dens fulde sti.
   

10.2 Flytning af arkivfilen

1. Luk den arkiverede PST-fil i Outlook.
2. Flyt filen til den nye placering.
3. Åbn den igen i Outlook.
4. Ændr stien i File (Felt) -> Indstillinger -> Avanceret -> Autoarkivering -> Indstillinger for Autoarkivering -> Flyt gamle elementer til

10.3 Søgning i arkiverede e-mails

Sådan søger du efter arkiverede e-mails i arkivmappen:

1. Som standard, når du skriver et søgeord i søgefeltet øverst i Outlook, søger det i alle mapper i din postkasse, inklusive arkiverede elementer.
2. For at begrænse din søgning til kun arkivmappen skal du først vælge Arkiv mappen i navigationsruden.
3. Skriv derefter dit søgeord i søgefeltet.
4. Søgeresultaterne viser kun elementer fra arkivmappen.

Sådan søger du efter arkiverede e-mails i arkivfilen:

1. Klik på Arkivfilen i venstre panel.
2. Klik på søgefeltet i midten.
3. Fanen Søg vises.
4. Klik på knappen Søg fanen
5. Klik Søgeværktøjer -> Avanceret søgning …
   
   
6. Avanceret Find dialogboksen vil vises.
7. Klik på knappen Gennemse ... .
8. I Vælg mappe (r) dialogboksen, tjek arkivfilen
9. Tjek Søg i undermapper
10. Klik OK
11. Outlook vil derefter starSøger i arkivfilen, inklusive alle dens undermapper:
    

10.4 Gendannelse af arkiverede e-mails til indbakken

Sådan flytter du arkiverede e-mails tilbage til din indbakke:

1. Naviger til arkivmappen eller arkivpostkassen.
2. Vælg den eller de e-mails, du vil gendanne.
3. Træk og slip e-mailsene til din indbakke, eller højreklik og vælg Flyt -> Indbakke.

E-mailsene vil blive flyttet tilbage til din indbakke og fjernet fra arkivplaceringen.

11. Størrelsesbegrænsninger og -håndtering af arkivfiler

11.1 Standardgrænser for PST-filstørrelse

Outlook PST-filen har en standardstørrelsesgrænse:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 og 2013: 50 DK
• Outlook 2010 og tidligere: 20 DK

Når den arkiverede PST-fil nærmer sig eller når denne grænse, kan Outlook stoppe med at arkivere nye elementer eller opføre sig uforudsigeligt.

11.2 Håndtering af store arkivfiler

Når din arkivfil nærmer sig størrelsesgrænsen, kan du overveje disse muligheder:

• Oprettelse af nye arkivfiler: Opret en ny PST-fil i arkivet og stararkivering af e-mails i Outlook til den. Du kan vedligeholde flere arkivfiler organiseret efter år eller projekt.
• Sletning af ubrugelige elementer: Gennemgå dine arkiverede e-mails, og slet permanent elementer, du ikke længere har brug for. komprimer arkivfilen.

11.3 Forøgelse af PST-filstørrelsesgrænsen (anbefales ikke)

Selvom du kan øge standardgrænsen på 50 GB til 100 GB gennem ændringer i registreringsdatabasen, anbefales dette ikke. Store PST-filer vil gøre Outlook langsom og øge risikoen for beskadigelse. Hvis du er nødt til at øge grænsen, kan du følge følgende denne vejledning .

Overvej at oprette nye arkivfiler eller bruge Online Archive i stedet for at øge størrelsesgrænsen.

12. Fejlfinding af problemer med Outlook-arkivering

12.1 Autoarkivering ikke tilgængelig

Hvis Autoarkiveringsindstillinger ikke er tilgængelige eller nedtonet, kan årsagen være:

• Exchange Server Online-arkivering aktiveret: Hvis din organisation aktiverer Exchange Server Online Archive, deaktiveres AutoArchive automatisk. Online Archive fungerer som en erstatning for AutoArchive i virksomhedsklassen. Kontakt din administrator for at bruge Online Archive i stedet.
• Funktionen "Administrator deaktiveret": Din netværksadministrator har muligvis deaktiveret automatisk arkivering via gruppepolitik eller opbevaringspolitikker, der tilsidesætter automatisk arkiveringsfunktionalitet. Kontakt systemadministratoren for at få oplysninger om din organisations politikker for e-mailadministration.
• Nye Outlook-begrænsninger: Den nye version af Outlook understøtter ikke automatisk arkivering og værktøjet Ryd op i gamle elementer. Brug den klassiske version af Outlook for at få adgang til disse funktioner.

12.2 Autoarkivering kører ikke

Hvis AutoArchive er stoppet med at køre, skal du kontrollere følgende:

• Kontrol af indstillinger for automatisk arkivering: Åbn indstillinger for Autoarkivering (File (Felt) -> Indstillinger -> Avanceret -> AutoArchive-indstillinger) og bekræft at din konfiguration er korrekt.
• Kør afkrydsningsfeltet Autoarkivering: Sørg for, at Kør Autoarkivering hver N' dage indstillingen er markeret. Hvis den ikke er markeret, kører AutoArchive ikke automatisk.

12.3 Specifikke elementer, der ikke arkiveres

Hvis nogle elementer ikke er arkiverede, kan årsagerne omfatte:

• Ændringsdato for nylig: Som standard bruger Outlook modtagelsesdatoen eller ændringsdatoen, alt efter hvad der er den seneste. Hvis du for nylig har ændret en e-mail, arkiveres den ikke, før en anden forældelsesperiode er udløbet.
• "Autoarkivér ikke" Ejendom aktiveret: Elementerne har muligvis egenskaben "Arkiver ikke dette element automatisk" aktiveret.
  • For at markere et element skal du dobbeltklikke på det for at åbne det i et nyt vindue og derefter klikke på File (Felt) -> Ejendomme, og tjek den Arkiver ikke denne vare automatisk valgmulighed.
  • Hvis du vil kontrollere flere elementer i én batch, skal du tilføje kolonnen "Arkiver ikke automatisk" til dine visningsindstillinger og derefter øge bredden på e-maillisten, så denne kolonne kan vises.

12.4 Arkivmappe vises ikke

Hvis Arkivmapper (Arkivpostkassefilen) vises ikke i venstre panel i Outlook. Prøv disse løsninger:

• Aktivering af Vis arkivmappe: Åbn indstillingerne for Autoarkivering, og sørg for, at Vis arkivmappe i mappelisten er kontrolleret.
• Manuel tilføjelse af arkivfil: Hvis postkassen Arkiv stadig ikke vises, skal du åbne den manuelt ved at klikke på File (Felt) -> Åbn og eksporter -> Åbn Outlook-datafil og vælge din arkiverede PST-fil.
• Opdatering af Outlook: For Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- og Outlook.com-konti bør din arkivmappe findes som standard. Hvis du ikke kan se den i Outlook 2016 eller Outlook til Microsoft 365, skal du gå til File (Felt) -> Konto Konto -> Opdateringsindstillinger -> Opdater nu.

12.5 Arkiv PST-fil er beskadiget

Hvis PST-arkivet er beskadiget, kan Outlook ikke flytte nye e-mails til det. Du kan rette PST-filen ved at:

• Brug af Indbakke-reparationsværktøjet (scanpst.exe)
• Brug af tredjeparts gendannelsesværktøjer

Se venligst vores komplette guide på ovenstående metoder, såvel som andre reparationsmetoder.

13. Bedste praksis for e-mailarkivering

13.1 Hvilke e-mails skal arkiveres

Visse typer e-mails bør arkiveres i stedet for at slettes for at bevare vigtige optegnelser:

• Finansielle optegnelser: Arkiver e-mails med kontoudtog, regninger, fakturaer, kvitteringer og skatteoplysninger til fremtidig brug og budgettering.
• Arbejdssamtaler: Gem vigtige arbejdsrelaterede diskussioner, beslutninger, projektdetaljer og dokumenter til reference eller præstationsvurderinger.
• Kvitteringer og bekræftelser: Gem købsbekræftelser, bookingreservationer, serviceabonnementer og ordrekvitteringer, hvis der opstår problemer.
• Juridiske dokumenter: Arkiver e-mails, der indeholder kontrakter, aftaler, juridisk kommunikation eller enhver korrespondance, der fungerer som juridiske optegnelser.
• Projektfiler: Behold e-mails relateret til igangværende eller afsluttede projekter, herunder diskussioner, udkast, feedback og forslag til fremtidig brug.
• Personlige milepæle: Hold e-mails markeret med vigtige livsbegivenheder såsom jobtilbud, optagelsesbreve og karrierepræstationer for følelsesmæssig værdi.
• Rejsedokumenter: Arkivér billetter, hotelbookinger og rejseplanerrarder kan tjene som juridiske optegnelser over din rejsehistorik.

13.2 Guide til beslutning om arkivering vs. sletning

Når du beslutter, om du skal arkivere eller slette en e-mail, skal du overveje dens fremtidige værdi. Arkiver beskeder, du muligvis har brug for senere til reference, overholdelse af regler eller registrering. Slet e-mails, der er irrelevante eller ikke længere nødvendige, såsom forældede nyhedsbreve, spam eller midlertidige e-mails.rary-notifikationer. Hvis du er i tvivl, kan du arkivere den – du kan altid slette den senere, men du kan ikke gendanne permanent slettede e-mails.

13.3 Regelmæssig vedligeholdelse af arkivet

Vedligehold dit arkiv regelmæssigt ved at gennemgå arkiverede elementer med jævne mellemrum og slette dem, du ikke længere har brug for. Dette forhindrer, at dit arkiv bliver lige så rodet som din indbakke, og det holder filstørrelserne håndterbare. Planlæg kvartalsvise eller årlige gennemgange af dit arkiv for at sikre, at det kun indeholder værdifulde oplysninger.

13.4 Sikkerhedskopiering af arkivfiler

Beskyt dine arkiverede e-mails ved at oprette sikkerhedskopier:

• Lokale sikkerhedskopier: Kopier din arkiverede PST-fil til en ekstern harddisk eller et USB-drev. Gem sikkerhedskopien et sikkert sted, der er separat fra din computer.
• Backup af cloud-lagring: Upload din arkiverede PST-fil til cloud-lagringstjenester som OneDrive, Dropbox eller Google Drive for offsite backup og beskyttelse mod hardwarefejl.

Husk at arkivfiler ikke er det samme som sikkerhedskopier. Opbevar altid separate sikkerhedskopier af din arkiverede PST-fil.

13.5 Optimal autoarkiveringsfrekvens

Indstil AutoArchive til at køre ofte nok til at forhindre store efterslæb, men ikke så ofte at det påvirker ydeevnen.ost For brugere fungerer det godt at køre Autoarkivering hver 14. dag. Hvis du modtager store mængder e-mails dagligt, bør du overveje at indstille den til at køre ugentligt. Det er bedre at arkivere mindre batches oftere end at behandle tusindvis af elementer på én gang, hvilket kan gøre din computer langsommere.

14. Vigtige fakta om Outlook-arkiv

14.1 PST-filformat

PST-filformatet (Personal Store) er Outlooks datafiltype, der bruges til at gemme e-mails, kalenderelementer, kontakter og andre Outlook-data lokalt på din computer. PST-filer kan åbnes i Outlook og flyttes mellem computere. De er adskilt fra din postkasse og gemmes på en placering, du angiver, typisk i C:\Brugere\Dit brugernavn\Dokumenter\Outlook-filer\.

14.2 Arkivering vs. eksport

Arkivering og eksport er forskellige processer. Arkivering flytter elementer fra deres oprindelige placering til en arkivfil, fjerner dem fra den primære PST-fil og frigør plads. Eksport opretter en kopi af valgte elementer, men fjerner dem ikke fra deres oprindelige placering eller reducerer postkassestørrelsen. Brug arkivering til at administrere postkassestørrelsen og eksport til at oprette sikkerhedskopier.

14.3 Arkivering vs. sikkerhedskopiering

En arkivfil er ikke det samme som en sikkerhedskopi. Arkiver er beregnet til langtidsopbevaring af gamle elementer, som du ikke har brug for regelmæssig adgang til. Sikkerhedskopier er duplikater af data, der er gemt separat til nødberedskab. Hvis du vil sikkerhedskopiere dine arkiverede e-mails, skal du lave en kopi af din arkiverede PST-fil og gemme den på et sikkert sted, f.eks. OneDrive, Dropbox eller et eksternt drev.

Se vores omfattende guide om hvordan man sikkerhedskopierer Outlook-e-mails.

14.4 Kontakter, der ikke er automatisk arkiveret

Outlook arkiverer ikke automatisk kontakter som standard. Selvom Autoarkivering behandler e-mailmapper, kalendere, opgaver, noter og journaler, er mappen Kontakter undtaget. Du kan dog manuelt arkivere mappen Kontakter ved hjælp af værktøjet Ryd op i gamle elementer, hvis det er nødvendigt.

15. Ofte stillede spørgsmål

Q: Hvordan arkiverer jeg e-mails i Outlook?

A: For at arkivere e-mails i Outlook skal du vælge den eller de e-mails, du vil arkivere, og klikke på knappen Arkiver i værktøjslinjen. Du kan også højreklikke og vælge Arkiver i kontekstmenuen, trykke på Backspace-tasten eller trække e-mails til arkivmappen. For automatisk arkivering skal du konfigurere Autoarkivering eller bruge regler til at arkivere e-mails fra bestemte afsendere.

Q: Hvordan arkiverer jeg tusindvis af e-mails i Outlook?

A: Hvis du vil arkivere store mængder e-mails, skal du bruge Autoarkivering til at planlægge regelmæssig arkivering af gamle beskeder eller bruge værktøjet Ryd op i gamle elementer til manuelt at arkivere e-mails, der er ældre end en bestemt dato. Du kan også eksportere e-mails til en PST-fil ved at gå til Filer -> Åbn og eksporter -> Importer/eksporter -> Eksporter til en fil og vælge Outlook-datafil (.pst). Disse metoder administrerer massebeskeder effektivt uden at kræve manuel sortering.

Q: Frigør arkivering af e-mails plads i Outlook?

A: Det afhænger af arkiveringsmetoden. Hvis du bruger knappen Arkiv, flyttes de arkiverede e-mails til den indbyggede arkivmappe, som stadig findes i din primære postkasse, så det frigør ikke plads. Brug af Autoarkivering eller værktøjet Ryd op i gamle elementer til at flytte e-mails til en separat arkivfil frigør dog plads i den primære postkasse. Onlinearkivering frigør også plads i din primære postkasse ved at flytte e-mails til en separat postkasse på serversiden.

Q: Hvordan finder jeg de arkiverede e-mails i Outlook?

A: For at finde arkiverede e-mails skal du navigere til Arkiv-mappen i din mappeliste eller Arkiv-postkassen, hvis du bruger Autoarkivering. Brug søgefeltet øverst i Outlook til at søge efter bestemte e-mails efter afsender, emne, dato eller nøgleord. Som standard søger Outlook i alle mapper, inklusive arkiverede elementer. Hvis du vil begrænse søgningen til kun arkiverede e-mails, skal du vælge Arkiv-mappen, før du søger.

Q: Er det bedre at arkivere eller slette e-mails i Outlook?

A: Arkivér e-mails, som du muligvis får brug for senere til reference, overholdelse af regler eller registrering. Slet e-mails, der er irrelevante eller ikke længere nødvendige. Hvis der er nogen chance for, at du får brug for at referere til en e-mail i fremtiden, så arkivér den i stedet for at slette den. Arkiverede e-mails forbliver søgbare og kan gendannes når som helst, mens slettede e-mails med tiden forsvinder permanent.

Q: Kan jeg automatisk arkivere e-mails i Outlook?

A: Ja, med AutoArchive kan du indstille tidsplaner for arkivering af e-mails baseret på alder, mappe eller andre kriterier. Dette holder din indbakke organiseret uden manuel indgriben. Du kan også oprette Outlook-regler for automatisk at flytte e-mails, der opfylder bestemte betingelser, til arkivmappen. Bemærk, at AutoArchive kun er tilgængelig i Classic Outlook, ikke i New Outlook eller webversionen.

Q: Vil arkivering påvirke mine e-mailsøgeresultater?

A: Nej, arkiverede e-mails kan stadig søges i Outlook. Som standard søger du i Outlook i alle mapper i din postkasse, inklusive arkivmappen og arkivpostkassen. Du kan finde arkiverede e-mails lige så nemt som e-mails i din indbakke.

Q: Hvordan ændrer man tarfå arkivets placering?

A: For Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- eller Outlook.com-konti kan du ikke ændre placeringen af ​​den indbyggede arkivmappe – det er en standardsystemmappe, der ikke kan omdøbes, flyttes eller slettes. For POP- og IMAP-konti kan du ændre arkivmappens placering ved at vælge Filer -> Postkasseindstillinger -> Værktøjer -> Angiv arkivmappe. Når du bruger automatisk arkivering eller Ryd op i gamle elementer, kan du angive, hvor den arkiverede PST-fil gemmes, ved at klikke på Gennemse i arkivindstillingerne.

Q: Hvad er forholdet mellem AutoArchive og Exchange Server Online Archive?

A: Autoarkivering er en ældre Outlook-funktion, der automatisk flytter gamle e-mails til en lokal PST-fil. Det betyder, at meddelelser fjernes fra serveren og er sværere at finde via søgning. Hvis harddisken, der indeholder Autoarkiverings-PST-filen, bliver ubrugelig, slettes disse meddelelser.ostExchange Server Online Archive er en erstatning for AutoArchive i virksomhedsklassen, der gemmer arkiverede e-mails på serveren, så de er tilgængelige fra enhver enhed. AutoArchive kan stadig bruges, hvis du ikke har Exchange Server Online Archive, og din IT-afdeling ikke har deaktiveret funktionen.

Q: Hvad hvis min AutoArchive PST-fil bliver beskadiget eller ikke kan åbnes?

A: Hvis din AutoArchive PST-fil er beskadiget, og Outlook ikke kan åbne den, kan du bruge en specialiseret Outlook PST reparationsværktøj for at gendanne dine arkiverede e-mails og andre data. Opret altid en sikkerhedskopi af den beskadigede arkivfil, før du forsøger at gendanne. For at forhindre fremtidige problemer skal du regelmæssigt kontrollere, at dine arkivfiler kan åbnes, og overveje at flytte vigtige arkiver til Exchange Server Online Archive, hvis det er muligt.

Q: Hvordan deaktiverer jeg arkivering med Backspace-tasten?

A: For at forhindre Backspace-tasten i at arkivere elementer, skal du tilføje en post i registreringsdatabasen. Naviger til HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (eller OCT-stien), opret en DWORD-værdi med navnet DisableOneClickArchive, og indstil den til 1. Denne rettelse i registreringsdatabasen gælder for Microsoft 365 af Outlook og fungerer ikke med permanente versioner. Sikkerhedskopier altid din registreringsdatabase, før du foretager ændringer.

Q: Sådan deaktiverer du automatisk arkivering af tilbagevendende kalenderelementer

A: Du kan udelukke disse elementer på 3 måder:

1. Udeluk hele Kalender-mappen.
2. Udeluk et enkelt kalenderelement.
3. Udeluk flere kalenderelementer.

Du kan få flere detaljer i dette afsnit.

16. konklusion

16.1 Sammenligning af arkiveringsmetoder

At forstå forskellene mellem arkiveringsmetoder hjælper dig med at vælge den rigtige tilgang til dine behov:

Metode	Arkivdestination	Klient / server	Ny Outlook	Klassisk Outlook	Website	Hvornår skal den bruges ?	Indvirkning på postkassestørrelse
Manuel arkivering (arkiveringsknap)	Indbygget arkivmappe	Klientsidedrift	Ja	Ja	Ja	Hurtig organisering af indbakken uden at reducere lagerpladsen	Ingen reduktion – e-mails forbliver i postkassen
Manuel arkivering (oprydning)	Lokal PST-fil	Klientsidedrift	Ingen	Ja	Ingen	Engangsarkivering for at frigøre plads i postkassen	Reducerer postkassestørrelsen betydeligt
Autoarkiv	Lokal PST-fil	Klientsidedrift	Ingen	Ja	Ingen	Automatisk løbende postkasseadministration	Reducerer postkassestørrelsen over tid
Exchange Server Online Arkiv	Separat serverpostkasse	Server-side drift	Ja	Ja	Ja	Virksomhedsbrugere med store postkasser	Reducerer størrelsen på den primære postkasse

Bemærk: For at reducere størrelsen på postkassen skal du komprimere det efter arkivering af gamle e-mails.

16.2 Opretholdelse af en ren indbakke

Arkivering er blot én del af effektiv e-mailhåndtering. Udvikl en ensartet rutine til behandling af e-mails, arkivér eller slet e-mails straks efter håndtering, og gennemgå regelmæssigt dit arkiv for at fjerne elementer, du ikke længere har brug for. Ved at implementere disse fremgangsmåder sammen med passende arkivindstillinger opretholder du en ren og effektiv indbakke, der hjælper dig med at forblive produktiv og fokuseret på vigtige beskeder.

Referencer

• Microsofts officielle dokument: Arkivér elementer manuelt
• Microsofts officielle dokument: Arkiv i Outlook til Windows
• Microsofts officielle dokument: Arkivér ældre elementer automatisk
• Microsofts officielle dokument: Forklaring af indstillinger for automatisk arkivering
• Officielt Microsoft-dokument: Aktivér arkivpostkasser for Microsoft 365

---

Om forfatteren

Xiu Xing er en erfaren IT-professionel med over 8 års erfaring inden for e-mailsystemer til virksomheder og fejlfinding i Microsoft Office. Han har hjulpet tusindvis af brugere med at løse komplekse Outlook-problemer på tværs af forskellige virksomhedsmiljøer.

Xiu har specialiseret sig i migreringer af e-mailsystemer, datagendannelse og optimering af produktivitetssoftware. Hans praktiske erfaring omfatter administration af Exchange Server-implementeringer, fejlfinding af MAPI-forbindelsesproblemer og implementering af robuste backupstrategier til missionskritiske e-mailsystemer.

Gennem sin tekniske skrivning er Xiu dedikeret til at gøre komplekse IT-løsninger tilgængelige for hverdagsbrugere. Han holder sig løbende opdateret med den seneste udvikling inden for Office 365 og Exchange Online samt nye e-mailteknologier. Når han ikke løser e-mail-mysterier, nyder Xiu at dele praktiske tekniske tips, der hjælper folk med at arbejde mere effektivt.

Har du spørgsmål om denne vejledning, eller har du brug for yderligere hjælp til Outlook-problemer? Xiu er velkommen feedback og forslag for at forbedre disse fejlfindingsressourcer.