Kako izvesti svoj izvještaj o pristupu u a PDF Datoteka putem VBA

Naučite kako možete kreirati VBA funkciju koja će vam omogućiti da sačuvate svoj izvještaj o pristupu kao PDF sa samo jednim klikom na dugme. Ne morate svaki put ići na traku za pristup!

Pristupni izvještaji se mogu ručno sačuvati kao PDF fajl. Sve što trebate učiniti je:

1. Otvorite izvještaj.
2. Idite na traku za pristup: Eksterni podaci > PDF ili XPS.
3. Odaberite naziv datoteke i putanju mape gdje želite da se sačuva.
4. Kliknite na Objavi i gotovi ste.

Lako, zar ne? Međutim, ako postoji potreba da više puta izvozite izvještaje, recimo na dnevnoj bazi, to može biti malo oporezivo.

Ne brini. Postoji lakši način. Sa samo jednim klikom na dugme, Vaš izveštaj se može odmah izvesti u Vaš namenski folder. Ovo se može uraditi uz pomoć VBA. Samo slijedite dolje navedene korake.

Preuzeti sada

Ako želite što prije početi koristiti ovu funkciju, možete:

Odmah preuzmite uzorak baze podataka sa VBA kodovima

Inače, ako želite DIY, možete pročitati sadržaj ispod.

Koraci za kreiranje VBA funkcije koja čuva izvještaj o pristupu kao PDF fajl

1. Dodajte komandno dugme unutar vašeg izvještaja

Ovaj članak pretpostavlja da već imate kreiran pristupni izvještaj. Otvorite ga u prikazu dizajna i dodajte dugme u zaglavlje izveštaja (kao što je prikazano ispod).

Preimenujte dugme kao cmd_exportPDF. Da biste to učinili:

1. Dok ste u prikazu dizajna, izaberite dugme.
2. Otvorite listu sa svojstvima (ALT + Enter).
3. Idite na karticu Ostalo > Ime.
4. Promijenite vrijednost Naziv na cmd_exportPDF.

2. Dodajte kod za komandno dugme

Da biste dodali kod, prvo morate dodati događaj On Click na dugme.

1. Sa odabranim komandnim dugmetom idite ponovo na List sa svojstvima.
2. Kliknite na karticu Događaj.
3. Potražite On Click i odaberite…
4. Kada se pojavi izbornik Choose Builder, odaberite Code Builder i kliknite OK.
5. Ovo će otvoriti VBA Editor.

Sada kopirajte kod ispod.

Ne zaboravite ažurirati vrijednosti za naziv datoteke i fldrPath. Svaki od njih ima zvjezdicu (*) u odjeljku za komentare.

Function FileExist(FileFullPath As String) As Boolean
  Dim value As Boolean
  value = False
  If Dir(FileFullPath) <> "" Then
    value = True
  End If
  FileExist = value
End Function

Private Sub cmd_exportPDF_Click()
 
  Dim fileName As String, fldrPath As String, filePath As String
  Dim answer As Integer
 
  fileName = "Member Contact Details" 'filename for PDF file*
  fldrPath = "C:\Users\Jessica\Desktop\PDF Exports" 'folder path where pdf file will be saved *
 
  filePath = fldrPath & "\" & fileName & ".pdf"
 
  'check if file already exists
  If FileExist(filePath) Then
    answer = MsgBox(prompt:="PDF file already exists: " & vbNewLine & filePath & vbNewLine & vbNewLine & _
      "Would you like to replace existing file?", buttons:=vbYesNo, Title:="Existing PDF File")
    If answer = vbNo Then Exit Sub
  End If
 
  On Error GoTo invalidFolderPath
  DoCmd.OutputTo objecttype:=acOutputReport, objectName:=Me.Name, outputformat:=acFormatPDF, outputFile:=filePath
 
  MsgBox prompt:="PDF File exported to: " & vbNewLine & filePath, buttons:=vbInformation, Title:="Report Exported as PDF"
  Exit Sub
 
  invalidFolderPath:
  MsgBox prompt:="Error: Invalid folder path. Please update code.", buttons:=vbCritical
 
End Sub

Ove linije koda će:

1. Prvo provjerite da li a PDF datoteka sa istim imenom već postoji u navedenom folderu. Ako je tako, pojavit će se upit da li želite da ga zamijenite novim.

Ako odaberete da, izvještaj će nastaviti s procesom izvoza. U suprotnom, datoteka neće biti konvertirana u PDF.

2. Ako ste uneli putanju fascikle koja ne postoji, pojaviće se prompt sa zahtevom da ažurirate putanju fascikle navedenu u kodu. Proces izvoza se neće nastaviti dok se ovo ne ispravi.
3. Nakon što je izvještaj uspješno izvezen, pojavit će se prompt koji pokazuje gdje je PDF fajl je sačuvan.

To je to! Sada je vrijeme da testirate svoje dugme.

Nije moguće otvoriti pristupnu bazu podataka

Najstrašnija stvar koja se može dogoditi bilo kojem korisniku Accessa je da se jednog dana probudi i shvati da se baza podataka više ne može otvoriti. Oštećena je. Još gore je to što shvatite da niste mogli napraviti sigurnosnu kopiju svojih podataka. Ne brinite. DataNumen Inc. kreirao je softver koji može popraviti pristup baza podataka. Vaša baza podataka se još uvijek može vratiti u život.

Uvod za autora:

Jayme Stack je stručnjak za oporavak podataka DataNumen, Inc., koji je svjetski lider u tehnologijama za oporavak podataka, uključujući sql oporavak i Excel softverski proizvodi za oporavak. Za više informacija posjetite www.datanumen.com