Kako automatski izvesti podatke o prilogu dolaznih Outlook e-poruka u Excel radnu svesku

Neki korisnici bi željeli automatski zabilježiti informacije o privitcima u svakoj dolaznoj e-pošti. Ovaj članak će podijeliti kratko vrijeme da ga shvatite s lakoćom.

Ako ste navikli da izvozite podatke o privitku svake dolazne Outlook e-pošte u Excel datoteku, možda ćete čeznuti za nekim pristupima koji mogu omogućiti Outlooku da automatski izvrši ovaj posao. Na taj način možete se ručno riješiti priloga za praćenje. Na sreću, iako Outlook ne pruža tako direktnu funkciju, to ipak možete postići uz malo skriptiranja. Sada ćemo vas naučiti korak po korak.

Automatski izvezite informacije o prilogu dolaznih e-poruka u Excel

1. Prvo pokrenite Outlook aplikaciju.
2. Zatim idite na VBA editor preko “Alt + F11”.
3. Zatim kopirajte sljedeći VBA kod u modul.

Sub AutoExportAttachmentInfo(objMail As Outlook.MailItem)
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
    Dim nLastRow As Integer
    Dim objAttachment As Outlook.Attachment
 
    If objMail.Attachments.Count > 0 Then
       'Change the path to the specific Excel file
       strExcelFile = "E:\Attachment Info.xlsx"
 
       Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
       objExcelApp.Visible = True
       Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
       Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets("Sheet1")
 
       'Export Attachment info to Excel
       For Each objAttachment In objMail.Attachments
           nLastRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
 
           With objExcelWorksheet
                .Cells(nLastRow, 1) = objMail.Subject
                .Cells(nLastRow, 2) = objMail.SenderEmailAddress
                .Cells(nLastRow, 3) = objAttachment.FileName
                .Cells(nLastRow, 4) = objMail.ReceivedTime
           End With
       Next
 
       objExcelWorksheet.Columns("A:C").AutoFit
       objExcelWorkbook.Close True
       objExcelApp.Quit
    End If
End Sub

4. Nakon toga izađite iz VBA editora.
5. Nakon toga kreirajte pravilo za automatsko pokretanje ovog makroa na svakoj dolaznoj e-poruci.

• Prvo idite na meni „Datoteka“.
• Zatim kliknite na dugme "Upravljanje pravilima i upozorenjima".
• U dijaloškom okviru „Pravila i upozorenja“ kliknite na „Novo pravilo“.
• U dijaloškom okviru “Čarobnjak za pravila” odaberite “Primijeni pravilo na poruke koje primam” i kliknite “Dalje”.
• Zatim postavite uvjete pravila prema vašim potrebama i pritisnite “Dalje”.
• U koraku “Odabir radnji” odaberite “Pokreni skriptu” i odaberite skriptu “AutoExportAttachmentInfo”.
• Na kraju, slijedite čarobnjake na ekranu da završite postavljanje pravila.

6. Od sada, svaki put kada nova e-pošta stigne u vaše poštansko sanduče, ako ima priloge, Outlook će automatski izvesti podatke o privitku u unaprijed definiranu Excel datoteku.

Nikada ne preuzimajte sumnjive priloge

Jeste li ikada primili bilo koju e-poštu koja je od nepoznatih pošiljatelja i sadrži priloge? Obično se predlaže da se ne vjeruje u takve priloge jer mogu biti s virusima. Sve dok ih preuzimate, vaši Outlook podaci mogu biti zaraženi. U tom trenutku ćete morati popravi Outlook fajl. Doduše je čvornovato osim ako ne pribjegnete stručnom alatu za popravku, kao što je npr DataNumen Outlook Repair.

Uvod za autora:

Shirley Zhang je stručnjak za oporavak podataka DataNumen, Inc., koji je svjetski lider u tehnologijama za oporavak podataka, uključujući oporavi se Sql Server i Outlook softverski proizvodi za popravku. Za više informacija posjetite www.datanumen.com