U ovom članku razumijemo koncept sistema za upravljanje dokumentima, zajedno sa savjetima za njegovo kreiranje u MS Access-u
Ključni zahtevi za nesmetano funkcionisanje preduzeća podrazumeva efikasno upravljanje svom imovinom i resursima. Kada radimo sa podacima, ne zahtevamo samo upravljanje, već i efikasno upravljanje dokumentima. Ovo je slično konceptu sistema za upravljanje sadržajem i deo je sistema upravljanja sadržajem preduzeća. DMS uključuje izgradnju sistema upravljanja koji se mogu koristiti za efikasno upravljanje digitalnim dokumentima na način da ne samo da olakšava proces skladištenja već i smanjuje potrebu za papirom. Kreirani sistem takođe treba da bude u stanju da omogući efikasno praćenje svih napravljenih promena.
Korišćenje MS Access-a za efikasan DMS
Stvaranje efikasnog DMS-a neće biti moguće ako ne koristite odgovarajuću aplikaciju za istu. MS Access svojim korisnicima pruža baze podataka koje mogu djelovati kao predlošci za izgradnju DMS-a po vašem izboru, koji se mogu koristiti za obavljanje svih ključnih zadataka uređivanja i pregleda osim samo sigurnog pohranjivanja podataka.
Ove baze podataka dolaze s nekoliko funkcija koje ih korisnicima čine izuzetno lakim za korištenje. Postojeći podaci u vašim Access bazama podataka mogu se uvesti u ove predloške, uz pomoć funkcije 'Klasifikacija'. Za dijeljenje DMS-a između nekoliko korisnika prisutnih na mreži, možete koristiti funkciju 'Splitting'. Time se omogućava korisnicima da rade i istovremeno dijele dokument.
U nastavku je dato pet ključnih savjeta koji će vam pomoći u stvaranju efikasnog DMS-a.
Kada pokušavamo da kreiramo efikasan DMS, postoje određeni saveti koje uvek treba da imamo na umu, 5 njih je dato u nastavku.
- Imajte dovoljno metapodataka – Uvjerite se da DMS može pristupiti metapodacima svih dokumenata kojima bi trebao upravljati. Ponekad će DMS automatski izdvojiti metapodatke iz dokumenta, a ponekad ćete ih možda morati unijeti ručno.
- Osigurati pravilnu integraciju dokumenata – DMS bi trebalo da vam takođe obezbedi besprekoran pristup povezanim aplikacijama tako da možete da preuzmete dokumente iz sistemskog spremišta. Stoga se pobrinite da je DMS koji kreirate dobro integriran s ključnim aplikacijama.
- Snimite slike dokumenata – DMS koristi slike dokumenata koje su snimili povezani uređaji kao što su skeneri, multifunkcionalni štampači i još mnogo toga. Uvjerite se da su ove slike dobro snimljene.
- Pravilno indeksiranje – Nećete moći da preuzmete tražene dokumente ako indeks DMS-a nije pravilno kreiran. Uvjerite se da su svi ključni objekti dio indeksa i da je sveobuhvatan i da nije složen.
- Održavanje sigurnosti dokumenata – Jedna od ključnih stvari koju nikada ne biste trebali uzimati zdravo za gotovo je sigurnost DMS-a. Uvjerite se da su svi ključni sigurnosni mehanizmi postavljeni i da samo važni ljudi imaju pristup sistemu. Ovo je jedan od onih savjeta koji, ako se ne implementiraju ispravno, mogu učiniti da cijeli trud propadne. Također navedite to da osigurate sigurnost podataka pohranjenih u aplikaciji Access ulaganjem u Popravka pristupa alat.
Uvod za autora:
Vivian Stevens je stručnjak za oporavak podataka DataNumen, Inc., koji je svjetski lider u tehnologijama za oporavak podataka, uključujući sql oporavak i Excel softverski proizvodi za oporavak. Za više informacija posjetite www.datanumen.com