এই বিস্তৃত নির্দেশিকায়, আমরা আপনাকে দেখাবো কিভাবে Word-এ এক ডকুমেন্ট থেকে অন্য ডকুমেন্টে স্টাইলগুলি নির্ভুলতা এবং নমনীয়তার সাথে কপি করতে হয়।
1. ভূমিকা
ওয়ার্ড ডকুমেন্ট জুড়ে সামঞ্জস্যপূর্ণ স্টাইল প্রয়োগ করা পেশাদার ফরম্যাটিং বজায় রাখা এবং মূল্যবান সময় বাঁচানোর অন্যতম কার্যকর উপায়। আমরা আমাদের “সম্পূর্ণ স্টাইল সেট সংরক্ষণ এবং পুনরায় ব্যবহার করার পদ্ধতি” শীর্ষক আর্টিকেলে পূর্বে আলোচনা করেছি।কীভাবে আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টে স্টাইল সেট সংরক্ষণ এবং পুনঃব্যবহার করবেন"।
তবে, এই পদ্ধতিটি এক ডকুমেন্ট থেকে অন্য ডকুমেন্টে সমস্ত স্টাইল প্রয়োগ করে। এই নির্দেশিকাটি আরও পরিশীলিত পদ্ধতির উপর আলোকপাত করে: কীভাবে একটি ওয়ার্ড ডক থেকে অন্য ডকুমেন্টে স্টাইলগুলি নির্বাচনীভাবে অনুলিপি করা যায়।
এই পদ্ধতিটি আপনাকে কোন নির্দিষ্ট স্টাইলগুলি স্থানান্তর করতে চান তার উপর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ দেয়, যখন আপনার সোর্স ডকুমেন্ট থেকে শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ফর্ম্যাটিং উপাদানের প্রয়োজন হয় তখন এটি নিখুঁত করে তোলে। এক ওয়ার্ড ডক থেকে অন্য ডকটিতে স্টাইল অনুলিপি করার বিস্তারিত পদক্ষেপগুলি এখানে দেওয়া হল:
২. এক ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে অন্য ডকুমেন্টে স্টাইল কপি করার ধাপ
- প্রথমে সেই Word ডকুমেন্টটি খুলুন যেখানে আপনি নতুন স্টাইলগুলো প্রয়োগ করতে চান (আপনার গন্তব্য ডকুমেন্ট)।
- নেভিগেট করুন হোম রিবন মেনুতে ট্যাব।
- মধ্যে স্টাইলস গ্রুপ, খুলতে নীচের ডান কোণায় ছোট তীর বোতামে ক্লিক করুন স্টাইলস পেন।
- ক্লিক করুন শৈলী পরিচালনা করুন স্টাইলস প্যানের নীচের অংশে বোতামটি।
- মধ্যে শৈলী পরিচালনা করুন যে ডায়ালগ বক্সটি প্রদর্শিত হবে, তাতে ক্লিক করুন আমদানি রপ্তানি নীচের-বাম কোণে অবস্থিত বোতাম।
- সার্জারির প্রবর্তক উইন্ডোটি খুলবে। ডানদিকে, আপনি লেবেলযুক্ত একটি তালিকা বাক্স দেখতে পাবেন Normal.dotm-এ। ক্লিক করুন ফাইল বন্ধ করুন এই তালিকা বাক্সের নীচে বোতাম।
- ক্লিক করার পরে ফাইল বন্ধ করুন, বোতামটি এতে পরিবর্তিত হবে খোলা ফাইল। এটিতে ক্লিক করুন খোলা ফাইল বোতাম.
- যে ফাইল ব্রাউজারটি খোলে, সেখানে ফাইলের ধরণ ড্রপডাউন থেকে পরিবর্তন করুন সকল শব্দ টেমপ্লেট থেকে সকল ওয়ার্ড ডকুমেন্টস নীচের ডানদিকের অংশে।
- আপনি যে স্টাইলগুলি অনুলিপি করতে চান তা ধারণকারী Word ডকুমেন্টটিতে নেভিগেট করুন এবং নির্বাচন করুন।
- ক্লিক খোলা অর্গানাইজারে সোর্স ডকুমেন্ট লোড করতে।
- পিছনে মধ্যে প্রবর্তক উইন্ডোতে, আপনি এখন দুটি তালিকা দেখতে পাবেন: ডানদিকে উৎস নথির শৈলী এবং বামদিকে আপনার বর্তমান নথির শৈলী। ডানদিকের তালিকা বাক্স থেকে আপনার প্রয়োজনীয় নির্দিষ্ট শৈলী নির্বাচন করুন।
- ক্লিক করুন কপি নির্বাচিত স্টাইলটি আপনার গন্তব্য নথিতে স্থানান্তর করতে কেন্দ্রে বোতামটি। স্টাইলটি বাম দিকের তালিকা বাক্সে প্রদর্শিত হবে, যা স্থানান্তর নিশ্চিত করবে।
- প্রয়োজন অনুযায়ী একের পর এক অতিরিক্ত স্টাইল আমদানি করতে এই প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন।
- যখন আপনি সমস্ত পছন্দসই স্টাইল অনুলিপি করা শেষ করবেন, তখন ক্লিক করুন ঘনিষ্ঠ অর্গানাইজার থেকে বেরিয়ে আসতে।
৩. এই পদ্ধতির সুবিধা
এক ডকুমেন্ট থেকে অন্য ডকুমেন্টে স্টাইল নির্বাচন করে কপি করার এই পদ্ধতিটি অন্যান্য পদ্ধতির তুলনায় বেশ কিছু উল্লেখযোগ্য সুবিধা প্রদান করে। এর প্রাথমিক সুবিধা হল এটির সুনির্দিষ্ট নিয়ন্ত্রণ - আপনি কোন স্টাইলগুলি আমদানি করবেন তা ঠিক করতে পারেন এবং আপনার প্রয়োজন নেই এমন কোনও ফর্ম্যাটিং রেখে যেতে পারেন।
এই সুনির্দিষ্ট পদ্ধতিটি বিশেষত সেইসব ডকুমেন্টের ক্ষেত্রে অত্যন্ত মূল্যবান, যেগুলিতে ব্যাপক স্টাইল লাইব্রেরি রয়েছে, কারণ এটি আপনার মূল ডকুমেন্টকে অপ্রয়োজনীয় ফরম্যাটিং অপশন দিয়ে ভারাক্রান্ত হওয়া থেকে রক্ষা করে।
উপরন্তু, এই পদ্ধতিটি আপনাকে একাধিক উৎস নথি থেকে এক নথি থেকে অন্য নথিতে শৈলী অনুলিপি করতে দেয়, যা আপনাকে বিভিন্ন ফাইল থেকে সেরা ফর্ম্যাটিং উপাদানগুলিকে একটি একক, নিখুঁত স্টাইলযুক্ত নথিতে একত্রিত করার নমনীয়তা দেয়।
আপনি যদি এমন একটি বৃহৎ প্রকল্পে কাজ করেন যার জন্য একাধিক নথিতে ধারাবাহিক বিন্যাস প্রয়োজন হয় অথবা কেবল একটি ফাইল থেকে অন্য ফাইলে নির্দিষ্ট নকশা উপাদান প্রয়োগ করতে চান, এই পদ্ধতিটি পেশাদার Word ব্যবহারকারীদের চাহিদা অনুযায়ী নির্ভুলতা এবং নমনীয়তা প্রদান করে।
4. প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
প্রশ্ন: আমি কি একাধিক স্টাইল একের পর এক নির্বাচন করার পরিবর্তে একসাথে কপি করতে পারি?
উত্তর: হ্যাঁ, আপনি অর্গানাইজার উইন্ডোতে একসাথে একাধিক স্টাইল নির্বাচন করতে পারেন জন্য ctrl বিভিন্ন স্টাইলে ক্লিক করার সময় কী টিপুন। আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত স্টাইল নির্বাচন করার পরে, ক্লিক করুন কপি আপনার গন্তব্য নথিতে একবারে সব স্থানান্তর করতে বোতাম।
প্রশ্ন: যদি আমি আমার গন্তব্য নথিতে ইতিমধ্যেই বিদ্যমান একটি স্টাইল কপি করার চেষ্টা করি তাহলে কী হবে?
A: Word আপনাকে একটি ডায়ালগ পাঠাবে যেখানে জিজ্ঞাসা করা হবে যে আপনি বিদ্যমান স্টাইলটি ওভাররাইট করতে চান কিনা। আপনি বিদ্যমান স্টাইলটি নতুন দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে পারেন, অথবা আপনার বর্তমান স্টাইলটি অপরিবর্তিত রাখতে অপারেশনটি বাতিল করতে পারেন। এটি গুরুত্বপূর্ণ ফর্ম্যাটিং দুর্ঘটনাক্রমে ওভাররাইট করা রোধ করে।
প্রশ্ন: আমি কি ওয়ার্ড ডকুমেন্টের পুরোনো ভার্সন থেকে স্টাইল কপি করতে পারি?
উ: অবশ্যই! এই পদ্ধতিটি .doc ফাইল সহ পুরোনো Word সংস্করণে তৈরি নথিগুলির সাথে কাজ করে। ফাইল ফর্ম্যাট নির্বিশেষে এক নথি থেকে অন্য নথিতে শৈলী অনুলিপি করার প্রক্রিয়া একই থাকে, যা এটিকে বিভিন্ন Word সংস্করণে সামঞ্জস্যপূর্ণ করে তোলে।
প্রশ্ন: কপি করা স্টাইলগুলিতে কি ফন্ট, রঙ এবং ব্যবধানের মতো সমস্ত ফর্ম্যাটিং উপাদান অন্তর্ভুক্ত থাকে?
উত্তর: হ্যাঁ, যখন আপনি একটি Word ডকুমেন্ট থেকে অন্য ডকুমেন্টে স্টাইল কপি করেন, তখন সমস্ত ফর্ম্যাটিং অ্যাট্রিবিউট স্থানান্তরিত হয়, যার মধ্যে ফন্ট ফ্যামিলি, আকার, রঙ, অনুচ্ছেদের ব্যবধান, ইন্ডেন্টেশন, বর্ডার এবং অন্য যেকোনো স্টাইল প্রোপার্টি অন্তর্ভুক্ত থাকে। কপি করা স্টাইলটি আপনার গন্তব্য ডকুমেন্টে ঠিক একই চেহারা বজায় রাখবে।
প্রশ্ন: আমি কি পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত বা কেবল-পঠনযোগ্য নথি থেকে শৈলী অনুলিপি করতে পারি?
উত্তর: আপনি কোনও সমস্যা ছাড়াই কেবল পঠনযোগ্য নথি থেকে স্টাইলগুলি অনুলিপি করতে পারেন। তবে, পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত নথিগুলির জন্য, অর্গানাইজারের মাধ্যমে ফাইলটি খোলার সময় আপনাকে পাসওয়ার্ডটি প্রবেশ করতে হবে। একবার প্রমাণীকরণ হয়ে গেলে, স্টাইল অনুলিপি প্রক্রিয়াটি স্বাভাবিকভাবে কাজ করে।
প্রশ্ন: স্টাইল কপি করলে কি আমার ডকুমেন্টের ফাইলের আকার উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি পাবে?
উত্তর: স্টাইল সংজ্ঞা ফাইলের আকারের উপর খুব কম প্রভাব ফেলে কারণ এতে কেবল ফর্ম্যাটিং নির্দেশাবলী থাকে, বিষয়বস্তু নয়। এমনকি অসংখ্য স্টাইল অনুলিপি করলেও আপনার ডকুমেন্টে মাত্র কয়েক কিলোবাইট যোগ হবে। আপনি যে ফর্ম্যাটিং সুবিধা পাবেন তার তুলনায় ফাইলের আকার বৃদ্ধি নগণ্য।
প্রশ্ন: আমি যদি ভুল করি তাহলে কি স্টাইল কপি করার অপারেশনটি পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনতে পারব?
উত্তর: দুর্ভাগ্যবশত, আপনি স্ট্যান্ডার্ড ব্যবহার করে স্টাইল কপি পূর্বাবস্থায় ফেরাতে পারবেন না জন্য Ctrl + Z শর্টকাট যেহেতু এটি ডকুমেন্ট এডিটিং পরিবেশের বাইরে ঘটে। তবে, আপনি ম্যানুয়ালি থেকে অবাঞ্ছিত স্টাইল মুছে ফেলতে পারেন স্টাইলস ডান-ক্লিক করে এবং নির্বাচন করে প্যানে মুছে ফেলা, যদি তারা বর্তমানে ব্যবহারে না থাকে।
প্রশ্ন: উৎস নথির স্টাইল কপি করার আগে কি আমাকে সেটি সংরক্ষণ করতে হবে?
না, আপনাকে আগে থেকে সোর্স ডকুমেন্টটি সেভ করার প্রয়োজন নেই। অর্গানাইজার আপনার হার্ড ড্রাইভে থাকা ফাইল থেকেই সরাসরি স্টাইলগুলো পড়ে নেয়। তবে, আপনি যদি সোর্স ডকুমেন্টের স্টাইলগুলোতে সম্প্রতি কোনো পরিবর্তন করে থাকেন, তাহলে সবচেয়ে সাম্প্রতিক সংস্করণটি কপি করা নিশ্চিত করতে প্রথমে এটি সেভ করে নেওয়া উচিত।
প্রশ্ন: আমি কি বিভিন্ন ফাইল ফরম্যাটের মধ্যে স্টাইল কপি করতে পারি, যেমন .docx থেকে .doc পর্যন্ত?
উত্তর: হ্যাঁ, ওয়ার্ডের স্টাইল কপি করার বৈশিষ্ট্যটি বিভিন্ন ফাইল ফর্ম্যাটে কাজ করে। আপনি নতুন .docx ফাইল থেকে পুরানো .doc ফর্ম্যাটে স্টাইলগুলি সফলভাবে কপি করতে পারেন এবং তদ্বিপরীতও করতে পারেন। স্থানান্তর প্রক্রিয়ার সময় প্রয়োজনীয় যেকোনো সামঞ্জস্য সমন্বয় ওয়ার্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিচালনা করে।
প্রশ্ন: স্টাইল কপি করা এবং ফর্ম্যাট পেইন্টার ব্যবহারের মধ্যে পার্থক্য কী?
ফরম্যাট পেইন্টার নির্দিষ্ট টেক্সট থেকে ফরম্যাটিং কপি করে তা সাময়িকভাবে প্রয়োগ করে, অন্যদিকে স্টাইল কপি করলে আপনার ডকুমেন্টে স্থায়ী স্টাইল ডেফিনিশন তৈরি হয়। আপনি যখন ওয়ার্ড ব্যবহার করে এক ডকুমেন্ট থেকে অন্য ডকুমেন্টে স্টাইল কপি করেন, তখন সেই স্টাইলগুলো আপনার ডকুমেন্টের স্টাইল লাইব্রেরির অংশ হয়ে যায় এবং বারবার পুনরায় ব্যবহার করা যায়, কিন্তু ফরম্যাট পেইন্টার হলো একটি এককালীন ফরম্যাটিং অ্যাপ্লিকেশন।
প্রশ্ন: আমি কি Word টেমপ্লেট ফাইল (.dotx অথবা .dot) থেকে স্টাইল কপি করতে পারি?
উত্তর: হ্যাঁ, আপনি টেমপ্লেট ফাইল থেকে স্টাইল কপি করতে পারেন। অর্গানাইজার উইন্ডোতে, যখন আপনি ক্লিক করবেন খোলা ফাইল, ফাইল টাইপ ড্রপডাউন পরিবর্তন করতে ভুলবেন না সকল শব্দ টেমপ্লেট আপনার টেমপ্লেট ফাইলগুলি ব্রাউজ এবং নির্বাচন করতে। এটি বিশেষ করে কর্পোরেট বা ব্র্যান্ডেড ফর্ম্যাটিং মান অন্তর্ভুক্ত করার জন্য কার্যকর।
প্রশ্ন: এই পদ্ধতিটি কি ওয়ার্ড অনলাইনের সাথে কাজ করবে নাকি শুধুমাত্র ডেস্কটপ সংস্করণের সাথে কাজ করবে?
উত্তর: অর্গানাইজার উইন্ডো ব্যবহার করে এই নির্দিষ্ট পদ্ধতিটি শুধুমাত্র Word এর ডেস্কটপ সংস্করণে উপলব্ধ। Word Online এর সীমিত স্টাইল পরিচালনার ক্ষমতা রয়েছে। একটি Word ডক থেকে অন্যটিতে স্টাইল কীভাবে অনুলিপি করবেন তার উপর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণের জন্য, আপনাকে ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করতে হবে।
প্রশ্ন: আমার ডকুমেন্টে একটি স্টাইল সফলভাবে কপি করা হয়েছে কিনা তা আমি কীভাবে যাচাই করব?
A: স্টাইল কপি করার পর, আপনার গন্তব্য নথিগুলি পরীক্ষা করুন স্টাইলস ফলক (থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য হোম ট্যাব)। নতুন কপি করা স্টাইলগুলি স্টাইল গ্যালারিতে উপস্থিত হওয়া উচিত। আপনি টেক্সট নির্বাচন করে এবং কপি করা স্টাইলগুলি প্রয়োগ করেও সেগুলি পরীক্ষা করতে পারেন যাতে তারা সঠিক ফর্ম্যাটিংয়ের সাথে প্রত্যাশা অনুযায়ী কাজ করে।
প্রশ্ন: আমি কি নিজের তৈরি কাস্টম স্টাইল কপি করতে পারি, নাকি শুধুমাত্র বিল্ট-ইন ওয়ার্ড স্টাইল?
উত্তর: আপনি যেকোনো ধরণের স্টাইল কপি করতে পারেন, যার মধ্যে আপনার তৈরি করা কাস্টম স্টাইল, পরিবর্তিত বিল্ট-ইন স্টাইল এবং সম্পূর্ণরূপে মূল ফর্ম্যাটিং সংজ্ঞা অন্তর্ভুক্ত। অর্গানাইজার সোর্স ডকুমেন্টে উপলব্ধ সমস্ত স্টাইল প্রদর্শন করে, সেগুলি স্ট্যান্ডার্ড ওয়ার্ড স্টাইল বা কাস্টম ক্রিয়েশন যাই হোক না কেন, আপনার স্টাইল পরিচালনায় সম্পূর্ণ নমনীয়তা প্রদান করে।
5. উপসংহার
ওয়ার্ডে এক ডকুমেন্ট থেকে অন্য ডকুমেন্টে স্টাইল কপি করতে শেখা একটি অমূল্য দক্ষতা যা আপনার ডকুমেন্ট ফর্ম্যাটিং ওয়ার্কফ্লোকে উল্লেখযোগ্যভাবে সহজতর করতে পারে। এই নির্বাচনী কপি পদ্ধতিটি কেবল সম্পূর্ণ স্টাইল সেট আমদানি করার চেয়ে অনেক বেশি নিয়ন্ত্রণ প্রদান করে, যা আপনাকে আপনার প্রয়োজনীয় ফর্ম্যাটিং উপাদানগুলিকে সঠিকভাবে কিউরেট করতে দেয়।
এই নির্দেশিকায় বর্ণিত ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া অনুসরণ করে, আপনি পরিষ্কার, সুসংগঠিত বিন্যাস বজায় রেখে দক্ষতার সাথে নথিগুলির মধ্যে নির্দিষ্ট শৈলী স্থানান্তর করতে পারেন। এত নির্ভুলতার সাথে একটি Word ডক থেকে অন্য ডক-এ স্টাইল অনুলিপি করার ক্ষমতা এই কৌশলটিকে এমন যে কোনও ব্যক্তির জন্য অপরিহার্য করে তোলে যারা একাধিক নথির সাথে কাজ করেন যার জন্য সামঞ্জস্যপূর্ণ ব্র্যান্ডিং বা ফর্ম্যাটিং মান প্রয়োজন।
মনে রাখবেন যে এই পদ্ধতিটি যেকোনো Word ডকুমেন্ট ফরম্যাটের সাথে কাজ করে এবং আপনার নিখুঁত স্টাইল সংগ্রহ তৈরি করতে যতবার প্রয়োজন ততবার পুনরাবৃত্তি করা যেতে পারে। আপনি একজন ব্যবসায়িক পেশাদার, ছাত্র, অথবা কন্টেন্ট স্রষ্টা, এই কৌশলটি আয়ত্ত করলে আপনার অসংখ্য ঘন্টার ম্যানুয়াল ফর্ম্যাটিংয়ের সময় সাশ্রয় হবে এবং আপনার সমস্ত প্রকল্পে আপনার ডকুমেন্টগুলি একটি পেশাদার, সুসংগত চেহারা বজায় রাখবে তা নিশ্চিত করবে।
একাধিক ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সাথে কাজ করার সময় এবং তাদের মধ্যে স্টাইল স্থানান্তর করার সময়, আপনি মাঝে মাঝে দূষিত ফাইলের সম্মুখীন হতে পারেন যা সঠিক স্টাইল অনুলিপি করতে বাধা দেয়। এই ধরনের ক্ষেত্রে, একটি নির্ভরযোগ্য ডক মেরামত সরঞ্জাম ক্ষতিগ্রস্ত নথিগুলি পুনরুদ্ধার করতে এবং আপনার মূল্যবান ফর্ম্যাটিং এবং স্টাইলগুলি অক্ষত রাখতে সাহায্য করতে পারে। গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক নথি বা কাস্টম স্টাইলিং ধারণকারী টেমপ্লেটগুলি নিয়ে কাজ করার সময় এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ।