Bu yazıda biz Sənəd İdarəetmə Sistemi anlayışını və onu MS Access-də yaratmaq üçün məsləhətləri başa düşürük
Şirkətin düzgün işləməsi üçün əsas tələblər bütün aktivlərin və resursların səmərəli idarə edilməsini əhatə edir. Məlumatlarla işləyərkən bizdən təkcə idarəetmə deyil, həm də Effektiv Sənəd İdarəetmə tələb olunur. Bu, Məzmun İdarəetmə Sistemi konsepsiyasına bənzəyir və Müəssisə Məzmun İdarəetmə Sistemlərinin bir hissəsidir. DMS, rəqəmsal sənədləri effektiv şəkildə idarə etmək üçün istifadə edilə bilən idarəetmə sistemlərinin qurulmasını əhatə edir ki, bu, nəinki saxlama prosesini asanlaşdırır, həm də kağıza ehtiyacı azaldır. Yaradılmış sistem həm də edilən bütün dəyişiklikləri səmərəli izləməyə imkan verməlidir.
Effektiv DMS üçün MS Access-dən istifadə
Effektiv DMS yaratmaq, əgər siz eyni üçün düzgün proqramdan istifadə etmirsinizsə, mümkün olmayacaq. MS Access öz istifadəçilərini seçdiyiniz DMS-nin yaradılması üçün şablon kimi çıxış edə bilən verilənlər bazası ilə təmin edir, bunlardan verilənlərin təhlükəsiz saxlanması ilə yanaşı, redaktə və baxmaq kimi bütün mühüm vəzifələri yerinə yetirmək üçün istifadə edilə bilər.
Bu verilənlər bazaları istifadəçinin istifadəsini son dərəcə asanlaşdıran bir sıra xüsusiyyətlərə malikdir. Access verilənlər bazalarınızdakı mövcud məlumatlar "Təsnifat" funksiyasının köməyi ilə bu şablonlara idxal edilə bilər. Şəbəkədə mövcud olan bir neçə istifadəçi arasında DMS-i paylaşmaq üçün siz "Parçalama" funksiyasından istifadə edə bilərsiniz. Beləliklə, istifadəçilərə sənədi işləmək və eyni vaxtda paylaşmaq imkanı verir.
Aşağıda effektiv DMS yaratmağınıza kömək edəcək beş vacib məsləhət verilmişdir.
Effektiv DMS yaratmağa çalışarkən həmişə yadda saxlamalı olduğumuz müəyyən məsləhətlər var, onlardan 5-i aşağıda verilmişdir.
- Kifayət qədər metadata var – DMS-nin idarə etməli olduğu bütün sənədlərin metadatasına daxil ola bildiyinə əmin olun. Bəzən DMS sənəddən metadatanı avtomatik çıxaracaq, bəzən isə siz onu əl ilə təmin etməli ola bilərsiniz.
- Sənədlərin düzgün inteqrasiyasını təmin edin – DMS, sistem deposundan sənədləri əldə edə bilməniz üçün sizə əlaqəli proqramlara problemsiz girişi təmin etməlidir. Beləliklə, yaratdığınız DMS-nin əsas tətbiqlərlə yaxşı inteqrasiya olunduğundan əmin olun.
- Sənəd şəkillərini çəkin – DMS skanerlər, çoxfunksiyalı printerlər və sair kimi qoşulmuş cihazlar tərəfindən çəkilmiş sənədlərin təsvirlərindən istifadə edir. Bu şəkillərin yaxşı çəkildiyinə əmin olun.
- Düzgün indeksləşdirmə – DMS indeksi düzgün yaradılmasa, tələb olunan sənədləri əldə edə bilməyəcəksiniz. Bütün əsas obyektlərin indeksin bir hissəsi olduğuna və onun hərtərəfli və mürəkkəb olmadığına əmin olun.
- Sənəd Təhlükəsizliyini qoruyun – Heç vaxt qəbul etməməli olduğunuz əsas şeylərdən biri DMS-in təhlükəsizliyidir. Bütün əsas təhlükəsizlik mexanizmlərinin yerində olduğundan və sistemə yalnız mühüm şəxslərin daxil ola bildiyinə əmin olun. Bu, düzgün tətbiq edilmədiyi təqdirdə bütün səylərin boşa çıxmasına səbəb ola biləcək məsləhətlərdən biridir. Access proqramında saxlanan məlumatların təhlükəsizliyinə sərmayə qoyaraq, həmçinin, bunu bir məqama çevirin Giriş təmiri aracı.
Müəllif Giriş:
Vivian Stevens məlumatların bərpası üzrə mütəxəssisdir DataNumendaxil olmaqla məlumatların bərpası texnologiyaları üzrə dünya lideri olan , Inc sql bərpa və excel bərpa proqram məhsulları. Ətraflı məlumat üçün ziyarət edin www.datanumen.com