Nếu công ty của bạn có một chính sách cụ thể là bạn không nên gửi email cho những người bên ngoài công ty của mình, bạn có thể sử dụng cách được giới thiệu trong bài viết này. Nó sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng VBA để nhận cảnh báo nếu một email được gửi đến bên ngoài công ty của bạn.
Đôi khi, để bảo vệ an toàn dữ liệu, công ty của bạn có thể yêu cầu bạn rằng khi sử dụng tài khoản email doanh nghiệp, bạn chỉ nên gửi email cho những người trong công ty của mình. Nói cách khác, bạn không được phép gửi email cho những người bên ngoài công ty, cụ thể là địa chỉ email trong miền bên ngoài. Tuy nhiên, có lẽ đôi lúc bạn hơi đáng quên. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn Outlook có thể tự động cảnh báo bạn khi bạn gửi email cho công ty bên ngoài. Ở đây chúng tôi sẽ tập trung vào vấn đề này và hướng dẫn bạn cách đạt được nó thông qua Outlook VBA.
Nhận cảnh báo khi gửi email cho những người bên ngoài công ty của bạn
- Trước tiên, hãy mở chương trình Outlook của bạn.
- Sau đó nhấn tổ hợp phím “Alt + F11”.
- Tiếp theo, bạn sẽ có quyền truy cập vào cửa sổ soạn thảo Outlook VBA.
- Sau đó, hãy mở dự án “ThisOutlookSession”.
- Sau đó sao chép và dán các mã VBA sau vào cửa sổ dự án này.
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objMail As Outlook.MailItem
Dim objRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim strRecipientAddress As String
Dim strPrompt As String
Dim nWarning As Integer
If TypeOf Item Is MailItem Then
Set objMail = Item
Set objRecipients = objMail.Recipients
For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
'Change @datanumen.com to your own company domain
If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
Exit For
Else
Cancel = False
End If
Next i
If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
If nWarning = vbNo Then
Cancel = True
End If
End If
End If
End Sub
- Sau đó, bạn nên ký mã này.
- Sau đó, hãy thay đổi cài đặt macro Outlook của bạn để cho phép các macro đã ký.
- Cuối cùng, kể từ bây giờ, mỗi khi bạn có ý định gửi email đến các địa chỉ email không thuộc miền công ty của mình, bạn sẽ nhận được cảnh báo như ảnh chụp màn hình sau:
Tiếp tục đóng Outlook của bạn đúng cách
Outlook có xu hướng gặp sự cố nếu bạn thường xuyên đóng Outlook của mình không đúng cách, chẳng hạn như buộc phải đóng do mất điện đột ngột. Mỗi khi Outlook của bạn gặp sự cố, tệp PST của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng. Khi tệp PST của bạn bị xâm phạm, bạn sẽ tốn nhiều công sức hơn để lấy lại Outlook bị hỏng dữ liệu hơn bảo vệ hàng ngày. Trong trường hợp đó, scanpst.exe sẽ không giúp được gì nhiều. Bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc chuyển sang một công cụ mạnh hơn, chẳng hạn như DataNumen Outlook Repair.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm SQL Server sửa chữa và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm