Một số người dùng muốn tự động ghi lại thông tin của các tệp đính kèm trong mỗi email đến. Bài viết này sẽ chia sẻ một thời gian nhanh chóng để thực hiện nó một cách dễ dàng.
Nếu bạn đã quen với việc xuất thông tin đính kèm của mỗi email Outlook đến thành tệp Excel, có lẽ bạn sẽ mong chờ một số cách tiếp cận có thể cho phép Outlook tự động thực hiện công việc này. Do đó, bạn có thể loại bỏ các tệp đính kèm theo dõi theo cách thủ công. May mắn thay, mặc dù Outlook không cung cấp tính năng trực tiếp như vậy nhưng bạn vẫn có thể đạt được tính năng đó bằng một chút kịch bản. Bây giờ, chúng tôi sẽ dạy bạn từng bước một.
Tự động xuất thông tin đính kèm của email đến sang Excel
- Đầu tiên, hãy khởi chạy ứng dụng Outlook.
- Sau đó, chuyển đến trình soạn thảo VBA thông qua “Alt + F11”.
- Tiếp theo, sao chép mã VBA sau vào một mô-đun.
Sub AutoExportAttachmentInfo(objMail As Outlook.MailItem)
Dim objExcelApp As Excel.Application
Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
Dim nLastRow As Integer
Dim objAttachment As Outlook.Attachment
If objMail.Attachments.Count > 0 Then
'Change the path to the specific Excel file
strExcelFile = "E:\Attachment Info.xlsx"
Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
objExcelApp.Visible = True
Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets("Sheet1")
'Export Attachment info to Excel
For Each objAttachment In objMail.Attachments
nLastRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
With objExcelWorksheet
.Cells(nLastRow, 1) = objMail.Subject
.Cells(nLastRow, 2) = objMail.SenderEmailAddress
.Cells(nLastRow, 3) = objAttachment.FileName
.Cells(nLastRow, 4) = objMail.ReceivedTime
End With
Next
objExcelWorksheet.Columns("A:C").AutoFit
objExcelWorkbook.Close True
objExcelApp.Quit
End If
End Sub
- Sau đó, thoát khỏi trình soạn thảo VBA.
- Sau đó, tạo quy tắc để tự động chạy macro này trên mọi email đến.
- Trước hết, hãy chuyển đến menu "Tệp".
- Sau đó, nhấp vào nút “Quản lý quy tắc & cảnh báo”.
- Trong hộp thoại “Quy tắc và Cảnh báo”, nhấp vào “Quy tắc mới”.
- Trong hộp thoại “Trình hướng dẫn quy tắc”, hãy chọn “Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được” và nhấp vào “Tiếp theo”.
- Tiếp theo, đặt các điều kiện quy tắc theo nhu cầu của bạn và nhấn “Tiếp theo”.
- Trong bước “Chọn hành động”, hãy chọn “Chạy tập lệnh” và chọn tập lệnh “AutoExportAttachmentInfo”.
- Cuối cùng, hãy làm theo trình hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất thiết lập quy tắc.
- Từ bây giờ, mỗi khi có email mới đến hộp thư của bạn, nếu có bất kỳ tệp đính kèm nào, Outlook sẽ tự động xuất thông tin tệp đính kèm sang tệp Excel được xác định trước.
Không bao giờ tải xuống tệp đính kèm đáng ngờ
Bạn đã bao giờ nhận được bất kỳ email nào từ những người gửi không xác định và có chứa tệp đính kèm chưa? Thông thường, không nên dễ dàng tin tưởng vào các tệp đính kèm như vậy vì chúng có thể chứa vi-rút. Miễn là bạn tải chúng xuống, dữ liệu Outlook của bạn có thể bị nhiễm. Tại thời điểm đó, bạn sẽ cần phải sửa chữa Outlook tài liệu. Phải thừa nhận rằng nó có nhiều nút trừ khi bạn sử dụng một công cụ sửa chữa thành thạo, chẳng hạn như DataNumen Outlook Repair.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm lấy lại Sql Server và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm