Danh sách thả xuống trong xác thực dữ liệu là một tính năng được sử dụng thường xuyên trong Excel. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu hai phương pháp để tự động làm mới danh sách thả xuống.
Trong bài viết trước của chúng tôi Cách tạo danh sách thả xuống từ một dãy ô trong Excel của bạnChúng ta đã giới thiệu chi tiết về danh sách thả xuống. Khi phạm vi nguồn thay đổi, danh sách thả xuống cũng sẽ bị ảnh hưởng. Mỗi khi bạn thêm hoặc xóa một mục trong phạm vi, bạn cần kiểm tra danh sách thả xuống trong ô đích. Và điều này có thể rất khó chịu. Nhưng giờ đây, chúng tôi đã tìm ra hai phương pháp hiệu quả dành cho bạn. Bằng cách sử dụng các phương pháp này, danh sách thả xuống sẽ tự động được làm mới.
Cách 1: Dùng Hàm OFFSET
Trong phương pháp này, bạn có thể sử dụng hàm OFFSET trong xác thực dữ liệu. Hình ảnh dưới đây là phạm vi nguồn trong một trang tính. Có 6 tên sản phẩm trong phạm vi này.
- Nhấp chuột vào ô đích mà bạn cần tạo danh sách. Ở đây, chúng ta sẽ nhấp vào ô A2 trong một trang tính khác.
- Và sau đó nhấp vào tab "Dữ liệu" trong ruy-băng.
- Sau đó, nhấp vào nút “Xác thực dữ liệu” trên thanh công cụ.
- Trong cửa sổ bật lên mới, chọn “Danh sách” trong hộp văn bản “Cho phép”.
- Và sau đó nhập công thức này vào hộp văn bản “Source”:
=OFFSET('Phạm vi nguồn'!$A$2,0,0,COUNTA('Phạm vi nguồn'!$A:$A)-1)
Bạn có thể thay đổi một số yếu tố trong công thức theo bảng tính thực tế.
- Và sau đó nhấp vào nút “OK” trong ruy-băng để lưu cài đặt.
Như vậy, danh sách thả xuống đã được tạo trong ô. Lần tiếp theo khi bạn thêm hoặc xóa một mục trong phạm vi nguồn, các mục trong danh sách sẽ tự động cập nhật. Ví dụ: chúng tôi thêm một mục mới vào phạm vi ban đầu trong ô A8. Và có 7 mục. Trong danh sách thả xuống, bạn cũng có thể thấy 7 mục.
Lần tới khi bạn cần tạo danh sách thả xuống và tham chiếu đến một phạm vi khác, bạn có thể sử dụng phương pháp này. Nhưng bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn cần đảm bảo rằng không có mục bổ sung nào trong cùng một cột hoặc mục trống trong phạm vi.
Phương pháp 2: Xác định tên và sử dụng bảng
Ngoại trừ việc sử dụng công thức, bạn cũng có thể tạo một bảng trong trang tính và xác định tên cho phạm vi này.
- Chọn phạm vi nguồn.
- Và sau đó bấm vào tab “Công thức” trong ruy-băng.
- Sau đó, nhấp vào nút “Xác định tên” trên thanh công cụ.
- Tiếp theo bạn sẽ thấy một cửa sổ mới. Nhập tên vào Hộp văn bản “Tên”. Ở đây chúng tôi sẽ nhập "Sản phẩm".
- Và sau đó nhập phạm vi vào hộp văn bản “Refers to”.
- Tiếp theo nhấp vào nút “OK” để lưu phạm vi.
- Trong bước này, hãy bấm vào một ô trong phạm vi nguồn.
- Và sau đó nhấp vào tab “Chèn” trong ruy-băng.
- Sau đó, nhấp vào nút “Bảng” trên thanh công cụ.
- Trong cửa sổ “Tạo bảng”, hãy kiểm tra tùy chọn tiêu đề theo nhu cầu của bạn.
- Tiếp theo bấm vào nút “OK” để lưu cài đặt.
- Bây giờ hãy nhấp vào ô cần tạo danh sách thả xuống.
- Lặp lại bước 2-4 trong phần trước.
- Và sau đó nhập công thức này vào hộp văn bản “Source”:
= Sản phẩm
Đây là tên xác định mà bạn đã tạo ở bước 4.
- Tiếp theo nhấp vào “OK” để lưu xác thực dữ liệu.
Và bây giờ bạn đã hoàn thành việc thiết lập. Lần tới khi bạn thêm một mục mới vào phạm vi nguồn, danh sách thả xuống cũng sẽ cập nhật. Khi bạn cần xóa một mục, hãy nhớ xóa hàng của bảng. Nếu không sẽ có một mục trống trong danh sách.
So sánh hai phương pháp
Cả hai phương pháp đều rất hiệu quả. Nhưng họ vẫn có những nhược điểm cát lợi. Bạn cũng có thể tham khảo bảng dưới đây.
|
sự so sánh |
Sử dụng chức năng OFFSET |
Xác định tên và sử dụng bảng |
|
Ưu điểm |
1. Phương pháp này có ít bước hơn. Và nó rất dễ thực hiện.
2. Bằng cách sử dụng chức năng này, trang tính sẽ không bị lộn xộn. |
1. Bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn vẫn có thể nhập các mục vào các ô khác trong cùng một hàng hoặc cột.
2. Khi bạn cũng cần sử dụng bảng hoặc xác định tên, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các tác vụ khác đó. |
|
Nhược điểm |
1. Nếu chưa quen với hàm OFFSET, bạn có thể gặp lỗi khi sửa công thức.
2. Khi có các mục khác hoặc các ô trống trong phạm vi, danh sách thả xuống sẽ lộn xộn. |
1. Có nhiều bước hơn trong phương pháp này. Bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để thực hiện quy trình.
2. Khi xóa các mục, bạn cần xóa hàng của bảng thay vì chỉ xóa giá trị. |
Lần tới khi bạn cần tạo danh sách thả xuống có thể cập nhật tự động, bạn có thể chọn một trong các phương pháp. Cả hai đều rất hiệu quả.
Sửa Lỗi File Excel
Đôi khi bạn sẽ gặp lỗi Excel. Và những thảm họa dữ liệu đó có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra. Trước khi bạn sửa những lỗi đó, bạn cần tìm ra lý do. Tuy nhiên, nếu bạn không biết gì về khôi phục dữ liệu, đừng cố tự sửa các tệp Excel. Bạn có thể tham khảo ý kiến của một công ty phục hồi tinh vi để được giúp đỡ. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đầu tư một công cụ sửa chữa Excel. Công cụ này có thể sửa chữa dữ liệu xls bị hỏng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Do đó, bạn sẽ lấy lại được tất cả dữ liệu và thông tin từ các tệp bị hỏng đó.
Giới thiệu tác giả:
Anna Ma là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm sửa lỗi file word docx và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm