У цій статті ми пояснимо вам кроки використання програми MS Access для сканування документів та причини того, як це робити.
Якщо ви регулярно використовуєте MS Access, ви б добре знали безліч функціональних можливостей, які він пропонує. Хоча багато з них трапляються саме тим, про кого знають користувачі, багато з них використовуються не так часто, і ми часто в кінцевому підсумку забуваємо повністю про їх існування. Ми також забуваємо, що те, чого немає за замовчуванням у MS Access, можна додавати додатково, щоб полегшити використання програми та швидше виконувати певні завдання. Однією з таких додаткових функціональних можливостей, яку можна додати до MS Access, щоб зробити роботу з додатком наче вітер, є функція сканування.
Ми всі говоримо про велику шкоду, яку люди завдають цьому середовищу, але наскільки щиро ми робимо спроби щось змінити? Ми навіть намагаємось стати організацією, яка повторно використовує та переробляє папір? Або ще краще, не використовує папір? Це може здатися занадто приємним, щоб бути правдою, але те, що ми зараз вам запропонуємо, може дуже допомогти вам досягти позитивних змін.
Сканування через MS Access для збереження
Незважаючи на те, що друк документів при використанні MS Access існує не дуже часто, у будь-який час може виникнути потреба, коли вам потрібно надати спільний доступ або зберегти документи для зберігання. У такій ситуації їх сканування може дуже допомогти. Це дозволяє зберігати їх у безпечному місці, звідки вони можуть отримати доступ при необхідності.
Щоб використовувати програму Access для сканування, спочатку потрібно додати кнопку сканування на екран Access. Це єдина процедура, яку потрібно вивчити, перш ніж розпочати сканування через програму. Кроки для додавання функції сканування на екран Access наведено нижче.
- Перейдіть до будь-якої з ваших форм Access і натисніть опцію Сканування, яка є там.
- На екрані, що з’явиться, вам доведеться визначити місце для збереження документа, ви можете вибрати центральне місце на своєму сервері.
- Тут з’явиться екран сканера з проханням вибрати той сканер, яким ви хочете скористатися. Чим більше кількість сканерів, приєднаних до вашого комп'ютера, тим більшим буде список опцій.
- Розпочніть сканування, після його завершення ви побачите, що документ збережено на сервері у форматі PDF.
- Посилання на цей відсканований документ автоматично зберігатиметься в базі даних. Це дозволить вам легко отримати документ пізніше.
Чому слід сканувати документи Access
Окрім усього паперу, який ви зможете зберегти в цьому акті, це також допоможе вам заощадити весь той час, який ви зазвичай витрачаєте на сканування документів вручну, а потім зберігаєте їх. Завдяки використанню опції сканування всередині програми, вона не тільки сканує автоматично, але й зберігає посилання на неї у вашій базі даних.
Усі дані, що зберігаються в MS Access, вразливі до збоїв. Збій бази даних може залишити вас із пошкоджений доступ файл, і вам знадобиться спеціалізований інструмент, такий як DataNumen Access Repair виправити ситуацію.
Вступ автора:
Вівіан Стівенс - експерт із відновлення даних у DataNumen, Inc., яка є світовим лідером у галузі технологій відновлення даних, в тому числі відновлення SQL та програмні продукти Excel для відновлення. Для отримання додаткової інформації відвідайте WWW.datanumen.com