Іноді ви побачите інформацію, яка запитує вас, чи хочете ви зберегти зміни чи ні. Але насправді ви не вносите ніяких змін у файл. Чому ця інформація все ще з’являється?
Якщо ви внесете деякі зміни у файл Excel, а потім закриєте його, не зберігаючи, він запитає вас, чи хочете ви зберегти зміни. Це справді дуже хороша функція, яка дозволяє певною мірою уникнути втрати даних.
Однак, коли ви відкриваєте іншу книгу та перевіряєте певні значення, замість того, щоб її змінювати, ви все одно побачите інформацію. Ви можете задатися питанням, яке значення змінилося. Ви можете натиснути кнопку «Скасувати» і знайти у файлі. Найпростіший спосіб - перевірити, чи доступна кнопка „Скасувати”. Але ви побачите, що ця кнопка також недійсна.
Щоб з’ясувати причину, ви можете продовжувати посилатися на решту статті.
Причина феномену
У Excel з великою кількістю даних він обов’язково міститиме формули. Деякі формули не потребують посилання на іншу комірку. Наприклад, функція RAND. Іноді ви будете використовувати його на своєму аркуші, щоб отримати деякі випадкові числа. Інші функції також включають ЗАРАЗ, СЬОГОДНІ та інші.
А тепер перевірте варіанти розрахунку поточної книги.
- Клацніть на стрічці вкладку «Формули».
- А потім натисніть кнопку «Параметри розрахунків».
На цьому зображенні ви можете бачити, що параметри розрахунку є "Автоматичним".
Тепер ми можемо отримати висновок. Якщо є певні функції, а параметри обчислення - “Автоматично”, кожен раз, коли ви відкриваєте файл, ці функції автоматично перераховуватимуться і даватимуть нові результати. З іншого боку, якщо це книга з макрокомандами, певні коди також матимуть такий самий ефект. Таким чином, навіть якщо ви не внесли жодних змін у книгу, а кнопка „Скасувати” недійсна, у файлі все одно існують зміни. Тому наступного разу, коли ви побачите інформацію, вам потрібно буде вирішити, чи зберігати зміни цих функцій відповідно до фактичної потреби.
Уникайте автоматичного обчислення за допомогою параметрів розрахунку
Якщо ця функція вас дратує, ви також можете її закрити. Щоб зробити дані точнішими в книзі, потрібно змінити параметри Excel.
- Натисніть «Файл» на стрічці.
- А потім натисніть «Параметри».
- У “Параметри Excel” виберіть “Формули”.
- А потім у розділі «Параметри розрахунку» встановіть прапорець «Вручну».
Існує також дві різні умови щодо опції в розділі «Вручну».
- Якщо ви встановите прапорець «Перерахувати книгу перед збереженням», наступного разу, коли ви відкриєте книгу, формули не перераховуватимуться. Якщо ви не внесете жодних змін до книги та закриєте її, формула не перерахуватиметься, і ви не побачите інформацію. Але якщо ви збережете книгу вручну, навіть якщо ви все одно не внесете жодних змін у файл, формула перерахує, а потім збереже.
- З іншого боку, якщо зняти прапорець, він не перераховуватиметься, коли ви відкриваєте книгу. Коли ви зберігаєте книгу, відповідна формула все одно не перераховуватиметься. Саме в цьому різниця варіанту. І ви не побачите інформацію, коли закриєте файл.
Тепер ви перевіряєте “Вручну”, лише коли ви вручну перерахуєте аркуш (Натисніть F9) або книгу (Натисніть Shift + F9), формула перерахує. Отже, вам потрібно вирішити, чи перевіряти варіант відповідно до ваших фактичних потреб.
- А потім натисніть «OK» у вікні.
- Далі збережіть книгу.
Крім того, це налаштування набуває чинності лише у поточній книзі, тому воно не вплине на інші файли Excel. І тепер вас ніколи не турбуватиме та сама проблема.
Ви також можете звернути увагу, що всі формули в книзі не перераховуватимуться автоматично. Припустимо, існує формула, яка посилається на певну клітинку. При зміні значення в комірці формула не перераховується. Якщо ви зняли прапорець «Перерахувати книгу перед збереженням» і забули перерахувати вручну, результат формули фактично стане помилкою, навіть якщо ви збережете файл. Це дуже важливий момент, з яким потрібно бути обережним.
Ваші дані є унікальними
Ваші дані, що зберігаються в Excel, безумовно, є найунікальнішим елементом, оскільки ні в кого іншого немає таких самих даних, як у вас. Таким чином, результат може бути катастрофічним, якщо ви втратите свій файл. Таким чином, ви можете підготувати програмне забезпечення заздалегідь. Щойно ваш Excel пошкодиться, ви можете негайно скористатися цим інструментом, щоб виправити Excel. Отже, ваші втрати можна зменшити до мінімуму.
Вступ автора:
Анна Ма - експерт із відновлення даних у DataNumen, Inc., яка є світовим лідером у галузі технологій відновлення даних, в тому числі відновлення слів та перспективні програмні продукти для ремонту. Для отримання додаткової інформації відвідайте WWW.datanumen.com