Sa artikulong ito, naiintindihan namin ang konsepto ng Document Management System, kasama ang mga tip upang likhain ito sa MS Access
Ang mga pangunahing kinakailangan para sa maayos na paggana ng isang kumpanya ay nagsasangkot ng mahusay na pamamahala ng lahat ng mga assets at mapagkukunan. Kapag nakikipag-usap sa data hindi lamang namin hinihingi ang pamamahala, ngunit mabisang Pamamahala ng Dokumento. Ito ay katulad ng konsepto ng Content Management System at bahagi ito ng Mga Sistema ng Pamamahala ng Nilalaman ng Enterprise. Ang DMS ay nagsasangkot ng mga sistema ng pamamahala ng gusali na maaaring magamit para sa mabisang pamamahala ng mga digital na dokumento sa isang paraan na hindi lamang nito binibigyan ng kaluguran ang proseso ng pag-iimbak ngunit binabawasan din ang pangangailangan ng papel. Dapat ding pahintulutan ng nilikha na system ang mahusay na pagsubaybay sa lahat ng mga pagbabagong nagawa.
Paggamit ng MS Access para sa Epektibong DMS
Ang paglikha ng isang mabisang DMS ay hindi magiging posible kung hindi ka gumagamit ng tamang aplikasyon para sa pareho. Nagbibigay ang MS Access sa mga gumagamit nito ng mga database na maaaring kumilos bilang mga template para sa pagbuo ng DMS na iyong pinili, na maaaring magamit para sa pagganap ng lahat ng mahahalagang gawain ng pag-edit at pagtingin bukod sa ligtas na pagtatago ng data.
Ang mga database na ito ay mayroong maraming mga tampok na ginagawang madali para sa kanila upang magamit ng gumagamit. Ang umiiral na data sa iyong mga database ng Pag-access ay maaaring mai-import sa mga template na ito, sa tulong ng pagpapaandar ng 'Pag-uuri'. Para sa pagbabahagi ng DMS sa maraming mga gumagamit na naroroon sa network, maaari mong magamit ang pagpapaandar na 'Split'. Sa gayon pinapayagan ang mga gumagamit na gumana at sabay na ibahagi ang dokumento.
Ibinigay sa ibaba ang limang mahahalagang tip na makakatulong sa iyo sa paglikha ng isang mabisang DMS.
Kapag sinusubukan na lumikha ng isang mabisang DMS may ilang mga tip na palaging kailangan naming tandaan, 5 sa mga ito ay ibinibigay sa ibaba.
- Magkaroon ng Sapat na Metadata - Siguraduhin na ma-access ng DMS ang metadata ng lahat ng mga dokumento na dapat nitong pamahalaan. Minsan ang DMS ay awtomatikong kukuha ng metadata mula sa dokumento, at kung minsan maaari mong ibigay ito nang manu-mano.
- Tiyaking Wastong Pagsasama ng Mga Dokumento - Isang DMS ay dapat magbigay sa iyo ng seamless access sa mga kaugnay na mga aplikasyon pati na rin upang maaari mong makuha ang mga dokumento mula sa system repository. Kaya't tiyakin na ang DMS na iyong nilikha ay mahusay na isinama sa mga pangunahing application.
- Kunan ang Mga Larawan ng Dokumento - Ginagamit ng DMS ang mga imahe ng mga dokumento na nakuha ng mga nakalakip na aparato tulad ng mga scanner, mga multi-function na printer at marami pa. Siguraduhin na ang mga larawang ito ay mahusay na nakunan.
- Wastong Pag-index - Hindi mo mababawi ang mga kinakailangang dokumento kung ang index ng DMS ay hindi nilikha nang maayos. Tiyaking ang lahat ng mga pangunahing bagay ay bahagi ng index, at na ito ay komprehensibo at hindi kumplikado.
- Panatilihin ang Seguridad ng Dokumento - Ang isa sa mga pangunahing bagay na hindi mo dapat gawin para sa ipinagkaloob ay kasama ang seguridad ng DMS. Siguraduhin na ang lahat ng mga pangunahing mekanismo ng seguridad ay nasa lugar at ang mga mahahalagang tao lamang ang may access sa system. Ito ay isa sa mga tip na kung hindi maipatupad nang wasto, ay maaaring magawang masayang ang buong pagsisikap. Gawin din itong isang punto upang matiyak ang kaligtasan ng data na nakaimbak sa Access application sa pamamagitan ng pamumuhunan sa isang Pag-aayos ng access tool.
Panimula ng May-akda:
Si Vivian Stevens ay isang dalubhasa sa pagbawi ng data sa DataNumen, Inc., na pinuno ng mundo sa mga teknolohiya sa pagbawi ng data, kasama ang sql paggaling at excel mga produkto ng pagbawi ng software. Para sa karagdagang impormasyon pagbisita www.datanumen. Sa