1. บทนำ
1.1 การเก็บถาวรอีเมลใน Outlook คืออะไร?
การจัดเก็บอีเมลใน Outlook คือกระบวนการย้ายอีเมลจากกล่องจดหมายหลักของคุณไปยังตำแหน่งจัดเก็บที่กำหนดไว้ เพื่อให้กล่องจดหมายของคุณเป็นระเบียบและจัดการได้ง่าย ต่างจากการลบอีเมล การจัดเก็บจะช่วยเก็บรักษาอีเมลเหล่านั้นไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ในขณะเดียวกันก็ช่วยลดความรกในพื้นที่ทำงานของคุณ ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีการจัดเก็บอีเมลใน Outlook ด้วยวิธีการต่างๆ
1.2 เหตุใดจึงต้องเก็บอีเมลไว้ใน Outlook?
การจัดเก็บอีเมลมีประโยชน์สำคัญหลายประการ:
- รักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อย: ช่วยให้กล่องจดหมายของคุณสะอาดและมุ่งเน้นไปที่อีเมลปัจจุบันโดยไม่สูญเสียข้อความเก่าไปอย่างถาวร
- ปรับปรุงประสิทธิภาพ: ช่วยลดความรกในกล่องจดหมาย ทำให้ Outlook ทำงานได้เร็วขึ้นและตอบสนองได้ดียิ่งขึ้น
- รักษาข้อมูลสำคัญไว้: ช่วยให้คุณเข้าถึงอีเมลที่อาจจำเป็นต้องใช้สำหรับการอ้างอิง การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือการเก็บรักษาบันทึกได้
- จัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูล: ขึ้นอยู่กับวิธีการจัดเก็บไฟล์ คุณสามารถเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมายและยังคงอยู่ในขีดจำกัดพื้นที่จัดเก็บได้
- ช่วยให้การค้นหาง่ายขึ้น: อีเมลที่ถูกเก็บถาวรยังคงสามารถค้นหาได้ ทำให้คุณสามารถค้นหาได้เมื่อต้องการ
2. ทำความเข้าใจวิธีการเก็บถาวรแบบต่างๆ ใน Outlook
Outlook มีวิธีการจัดเก็บอีเมลถึงสี่วิธี โดยแต่ละวิธีออกแบบมาเพื่อการใช้งานและความต้องการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่แตกต่างกัน
2.1 การเก็บถาวรด้วยตนเองไปยังโฟลเดอร์ในตัว (ปุ่มเก็บถาวร)
ปุ่ม "เก็บถาวร" จะย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรในกล่องจดหมายของคุณ วิธีนี้จะช่วยเก็บอีเมลไว้ในกล่องจดหมายหลักของคุณ และเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดระเบียบกล่องจดหมายเข้าโดยไม่ลดพื้นที่จัดเก็บข้อมูล อีเมลที่เก็บถาวรไว้ยังคงสามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์
2.2 การเก็บถาวรด้วยตนเองไปยังไฟล์ภายนอก (เครื่องมือล้างรายการเก่า)
เครื่องมือ "ล้างรายการเก่า" จะย้ายอีเมลไปยังไฟล์เก็บถาวรแยกต่างหากที่จัดเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ วิธีนี้จะลบอีเมลออกจากกล่องจดหมายของคุณ ทำให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ว่างลง เป็นวิธีที่แนะนำเมื่อคุณต้องการลดขนาดกล่องจดหมาย
2.3 การเก็บถาวรอัตโนมัติ
ระบบจัดเก็บอีเมลอัตโนมัติ (AutoArchive) จะย้ายอีเมลเก่าไปยังไฟล์ PST ในเครื่องโดยอัตโนมัติ ตามการตั้งค่าและระยะเวลาที่กำหนด คุณสมบัตินี้ทำงานตามกำหนดเวลาและจัดการขนาดกล่องจดหมายโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง ทำให้เหมาะสำหรับผู้ใช้ที่ได้รับอีเมลจำนวนมาก
2.4 ระบบจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ของ Exchange Server (คุณสมบัติระดับองค์กร)
Exchange Server Online Archive หรือที่เรียกว่า In-Place Archiving เป็นโซลูชันระดับองค์กรบนคลาวด์ของ Microsoft 365 ซึ่งทำงานเสมือนเป็นกล่องจดหมายแยกต่างหากบนเซิร์ฟเวอร์ ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้งานและจัดการคุณสมบัตินี้ ซึ่งให้พื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมในขณะที่ยังคงสามารถเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรได้จากทุกอุปกรณ์ เมื่อเปิดใช้งาน Online Archive แล้ว AutoArchive จะถูกปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ
3. บันทึกไฟล์ด้วยตนเองลงในโฟลเดอร์ภายใน (ปุ่มบันทึก)
3.1 การเก็บถาวรใน Outlook เวอร์ชันใหม่
วิธีเก็บอีเมลโดยใช้ปุ่ม "เก็บถาวร" ใน Outlook เวอร์ชันใหม่:
- เลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวร
- คลิก เอกสารเก่า ในแถบเครื่องมือ
- ข้อความยืนยันจะปรากฏขึ้น คุณสามารถคลิกได้ แก้ หากมีความจำเป็น.
หมายเหตุ: Outlook เวอร์ชันใหม่ไม่รองรับฟังก์ชันการเก็บถาวรอัตโนมัติ (AutoArchive)
3.2 การเก็บถาวรใน Outlook เวอร์ชันคลาสสิก
3.2.1 ปุ่มเก็บถาวร
วิธีการเก็บอีเมลโดยใช้ปุ่ม "เก็บถาวร" ใน Outlook เวอร์ชันคลาสสิก:
- เลือกอีเมลที่ต้องการเก็บถาวร
- ภายใต้ หน้าแรก ส่วนใน ลบ กลุ่มคลิก เอกสารเก่า.
- Outlook จะย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร
หากคุณเก็บอีเมลไว้ในโฟลเดอร์เก็บถาวรโดยไม่ได้ตั้งใจ ให้ไปที่โฟลเดอร์เก็บถาวร แล้วย้ายอีเมลนั้นกลับไปยังโฟลเดอร์เดิม
3.2.2 การใช้แป้นพิมพ์ลัด (ปุ่ม Backspace)
คุณสามารถจัดเก็บอีเมลที่เลือกไว้ได้อย่างรวดเร็วผ่านทางแป้นพิมพ์:
- เลือกอีเมลที่ต้องการเก็บถาวร
- กด Backspace กุญแจ
- อีเมลที่เลือกจะถูกเก็บถาวรทันที
สำคัญ: หากคุณเปิดอีเมลในหน้าต่างใหม่ คุณต้องปิดหน้าต่างนั้นก่อน แล้วจึงใช้ขั้นตอนข้างต้นเพื่อเก็บถาวรอีเมลนั้น
3.2.3 วิธีปิดใช้งานการบันทึกการทำงานของปุ่ม Backspace
ผู้ใช้บางรายเลือกที่จะปิดใช้งานคุณสมบัติการบันทึกการกดปุ่ม Backspace ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:
- การจัดเก็บไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ: ผู้ใช้ที่ไม่คุ้นเคยกับฟีเจอร์นี้อาจกดปุ่ม Backspace โดยไม่ตั้งใจหรือเพื่อจุดประสงค์อื่น ทำให้เมลหายไปจากกล่องจดหมายเข้าโดยไม่คาดคิด
- ความสับสนเกี่ยวกับปุ่มลบ: ปุ่ม Backspace อยู่ใกล้กับปุ่ม Delete แต่มีพฤติกรรมที่ไม่สม่ำเสมอซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนได้
- นโยบายขององค์กร: บางองค์กรต้องการควบคุมวิธีการจัดเก็บเอกสารและป้องกันไม่ให้พนักงานใช้แป้นพิมพ์ลัด
- การไม่ใช้คุณสมบัติการเก็บถาวร: ผู้ใช้ที่ไม่ใช้งานโฟลเดอร์เก็บถาวรอาจพบว่าทางลัดนี้ไม่มีประโยชน์
เพื่อป้องกันไม่ให้ปุ่ม Backspace บันทึกรายการ คุณต้องทำดังนี้:
- ปิด Outlook อย่างสมบูรณ์
- ข่าวประชาสัมพันธ์ ของ Windows + R เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบเรียกใช้
- ประเภท regedit จากนั้นกด Enter เพื่อเปิด Registry Editor
- นำทางไปยัง: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
- คลิกขวาในบานหน้าต่างด้านขวาแล้วเลือก ใหม่ -> DWORD (ฮิตบิต) มูลค่า.
- ระบุค่า ปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบคลิกเดียว.
- ดับเบิ้ลคลิกที่ค่าใหม่แล้วตั้งค่าเป็น 1.
- คลิก OK และปิด Registry Editor
- restart Outlook
หมายเหตุ: การแก้ไขรีจิสทรีนี้ใช้ได้กับ Microsoft 365 ของ Outlook และใช้ไม่ได้กับเวอร์ชันถาวร
3.2.4 คลิกขวาเพื่อเก็บถาวร
วิธีการจัดเก็บเอกสารโดยใช้เมนูบริบท:
- คลิกขวาที่อีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวร
- เลือก เอกสารเก่า จากเมนูป๊อปอัพ
- อีเมลเหล่านั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร
3.2.5 ลากและวางไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร
สำหรับการควบคุมการจัดเก็บเอกสารด้วยตนเอง:
- ค้นหาตำแหน่ง เอกสารเก่า โฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทาง
- คลิกค้างที่อีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวร
- ลากไฟล์ไปที่โฟลเดอร์เก็บถาวรแล้ววางลง
3.3 รายการจัดเก็บตามเกณฑ์เฉพาะ
โดยค่าเริ่มต้น ฟีเจอร์การเก็บถาวรของ Outlook จะลบเฉพาะรายการเก่าตามวันที่เท่านั้น หากคุณต้องการเก็บถาวรรายการทั้งหมดที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด โปรดดำเนินการดังนี้:
- ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร การค้นหาขั้นสูง โต้ตอบคลิก เรียกดู ... เพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการค้นหารายการต่างๆ
- ตั้งค่าเกณฑ์การค้นหา
- คลิก ค้นหาเดี๋ยวนี้ เพื่อค้นหารายการทั้งหมดที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด
- เลือกรายการทั้งหมดที่พบ
- คลิกขวาที่รายการที่เลือกแล้วคลิก ย้ายและเลือกโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณเป็น tarได้รับ
- สิ่งของที่พบทั้งหมดจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร
ตัวอย่างที่ 1: จัดเก็บอีเมลทั้งหมดที่มีขนาดใหญ่กว่า 10KB:
- ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร การค้นหาขั้นสูง กล่องโต้ตอบ คลิก เรียกดู ... เพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการค้นหารายการต่างๆ
- คลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม แถบ
- ชุด ขนาด (กิโลไบต์) ไปยัง มากกว่า 10
- คลิก ค้นหาเดี๋ยวนี้
ตัวอย่างที่ 2: เก็บอีเมลที่หมดอายุทั้งหมดไว้ในที่เก็บถาวร:
- ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร การค้นหาขั้นสูง กล่องโต้ตอบ คลิก เรียกดู ... เพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการค้นหารายการต่างๆ
- คลิก ค้นหาระดับสูง แถบ
- In กำหนดเกณฑ์เพิ่มเติม เลือก วันที่หมดอายุ จาก ฟิลด์จดหมายทั้งหมด.
- กำหนดเงื่อนไข เช่น วันพรุ่งนี้.
- คลิก เพิ่มในรายการ
- คลิก ค้นหาเดี๋ยวนี้
ตัวอย่างที่ 3: เก็บถาวรอีเมลทั้งหมดที่แจ้งว่าธงเสร็จสมบูรณ์แล้ว:
ตัวอย่างที่ 4: จัดเก็บอีเมลทั้งหมดที่มีหมวดหมู่สีเฉพาะ:
ตัวอย่างที่ 5: เก็บอีเมลทั้งหมดที่ไม่มีการติดตามผลไว้ในที่เก็บถาวร:
ธง:
4. เก็บถาวรด้วยตนเองไปยังไฟล์ภายนอก (เครื่องมือล้างรายการเก่า)
4.1 การใช้เครื่องมือ "ล้างรายการเก่า"
วิธีการจัดเก็บอีเมล Outlook ลงในไฟล์ PST ด้วยตนเอง:
- คลิก เนื้อไม่มีมัน แถบ
- คลิก ข้อมูลจากนั้นคลิก เครื่องมือ.
- เลือก ทำความสะอาดสิ่งของเก่า.
- การขอ เอกสารเก่า บทสนทนาจะปรากฏขึ้น
- เลือก เก็บโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด ตัวเลือก
- เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร (เช่น กล่องจดหมายเข้า) หากต้องการเก็บถาวรรายการทั้งหมด ให้เลือกโฟลเดอร์หลักของกล่องจดหมายของคุณ
- ภายใต้ รายการเก็บถาวรที่เก่ากว่ากรุณาป้อนวันที่ รายการที่เก่ากว่าวันที่นี้จะถูกเก็บถาวร
- ภายใต้ ไฟล์เก็บถาวรยอมรับตำแหน่งเริ่มต้น หรือคลิก หมวดหมู่สินค้า เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้งและชื่อไฟล์อื่น
- ทางเลือกให้ตรวจสอบ รวมรายการที่ได้เลือก “ห้ามจัดเก็บอัตโนมัติ” ไว้ด้วย หากคุณต้องการเก็บถาวรรายการที่เคยถูกยกเว้นจากการเก็บถาวรอัตโนมัติไว้ก่อนหน้านี้
- คลิก OK ถึง starการเก็บถาวร
เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น กล่องจดหมายเก็บถาวรจะปรากฏในแผงด้านซ้าย ทำให้คุณสามารถเข้าถึงอีเมลที่เก็บถาวรไว้ได้
4.2 การจัดเก็บโฟลเดอร์หลายโฟลเดอร์ที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาแตกต่างกัน
วิธีการจัดเก็บไฟล์ในโฟลเดอร์ต่างๆ ที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาต่างกัน โดยยังคงอยู่ในไฟล์ PST เดียวกัน:
- เปิดกล่องโต้ตอบการเก็บถาวร (เนื้อไม่มีมัน -> ข้อมูล -> เครื่องมือ -> ทำความสะอาดสิ่งของเก่า).
- เลือกโฟลเดอร์แรก (เช่น กล่องขาเข้า) แล้วตั้งวันที่เป็น 6 เดือนที่แล้ว อย่าเพิ่งคลิกตกลง
- เลือกโฟลเดอร์อื่น (เช่น รายการที่ส่งแล้ว) และตั้งวันที่ใหม่ (เช่น 1 ปีที่แล้ว) อย่าเพิ่งคลิกตกลง
- ดำเนินการเลือกโฟลเดอร์และกำหนดวันที่ต่างๆ ต่อไปตามต้องการ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกโฟลเดอร์ใช้เส้นทางไฟล์เก็บถาวรเดียวกัน
- คลิก OK เมื่อตั้งค่าโฟลเดอร์ทั้งหมดเสร็จเรียบร้อยแล้ว
5. การจัดเก็บอีเมลอัตโนมัติใน Outlook
5.1 การเปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติ
วิธีเปิดใช้งานและกำหนดค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook เวอร์ชันคลาสสิก:
- คลิก เนื้อไม่มีมัน -> ตัวเลือก.
- เลือก ค้นหาระดับสูง แถบ
- ภายใต้ การเก็บถาวรอัตโนมัติ คลิกแท็บ การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ ปุ่ม:
- ตรวจสอบ เรียกใช้ AutoArchive ทุกๆ N วัน กล่อง.
- ระบุความถี่ที่คุณต้องการให้ AutoArchive ทำงาน (เช่น ทุก 14 วัน)
- กำหนดค่าเพิ่มเติม เช่น ตำแหน่งที่จัดเก็บข้อมูล และระยะเวลาการเก็บรักษา เราจะอธิบายการตั้งค่าเหล่านี้โดยละเอียดในส่วนถัดไป
- คลิก OK เพื่อบันทึกการตั้งค่าของคุณ
ขณะนี้ AutoArchive จะทำงานโดยอัตโนมัติตามกำหนดการที่คุณตั้งค่าไว้
5.2 คำอธิบายการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ
การทำความเข้าใจการตั้งค่า AutoArchive แต่ละรายการจะช่วยให้คุณควบคุมกระบวนการจัดเก็บถาวรได้อย่างมีประสิทธิภาพ:
- เรียกใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ N วัน: ควบคุมกำหนดการสำหรับการจัดเก็บอีเมลอัตโนมัติ การเรียกใช้งานบ่อยๆ (เช่น รายสัปดาห์) จะประมวลผลอีเมลเป็นชุดเล็กๆ ซึ่งมีประสิทธิภาพดีกว่าการจัดเก็บอีเมลหลายพันรายการพร้อมกัน หากต้องการหยุดการจัดเก็บอัตโนมัติโดยสมบูรณ์ ให้ยกเลิกการเลือกตัวเลือกนี้
- แจ้งเตือนก่อนเริ่มการเก็บถาวรอัตโนมัติ: หากคุณต้องการทราบข้อมูลล่วงหน้าก่อนทำการเก็บถาวรtarts โปรดเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ คุณจะเห็นการแจ้งเตือนที่อนุญาตให้คุณยกเลิกการดำเนินการได้หากจำเป็น
- ลบรายการที่หมดอายุ (เฉพาะโฟลเดอร์อีเมล): การดำเนินการนี้จะลบข้อความที่มีวันหมดอายุที่ผ่านไปแล้ว โปรดทราบว่ารายการที่หมดอายุแล้วนั้นแตกต่างจากรายการเก่า – การกำหนดวันหมดอายุจะทำด้วยตนเองเมื่อเขียนอีเมล ตัวเลือก แท็บ โปรดระมัดระวังในการตั้งค่านี้ เนื่องจากเป็นการลบรายการแทนที่จะเก็บถาวร
- เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า: สวิตช์หลักนี้จะเปิดใช้งานการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติที่คุณกำหนดเอง หากต้องการใช้การตั้งค่าเริ่มต้นของ Outlook แทน ให้ยกเลิกการเลือกสวิตช์นี้
- แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์: เมื่อเปิดใช้งาน โฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณจะปรากฏในบานหน้าต่างนำทางโดยอัตโนมัติ หากไม่เปิดใช้งาน คุณจะต้องเปิดไฟล์ PST เก็บถาวรด้วยตนเองทุกครั้งที่ต้องการเข้าถึงรายการที่เก็บถาวร
- กำจัดสิ่งของที่เก่ากว่า: กำหนดอายุสูงสุดสำหรับการเก็บถาวร รายการที่เก่ากว่าเกณฑ์นี้จะถูกย้ายไปยังไฟล์เก็บถาวร ช่วงเวลาสามารถยืดหยุ่นได้ ตั้งแต่ 1 วันถึง 60 เดือน โดยระบุเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือนก็ได้
- ย้ายรายการเก่าไปที่: แจ้งให้ Outlook ทราบว่าจะจัดเก็บรายการที่เก็บถาวรไว้ที่ใด โดยค่าเริ่มต้นจะสร้างไฟล์ archive.pst ในโฟลเดอร์ Documents\Outlook Files ของคุณ คลิก หมวดหมู่สินค้า เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้งหรือชื่อไฟล์อื่น การเลือกตัวเลือกนี้จะปิดใช้งานการตั้งค่าการลบถาวรด้านล่าง
- ลบรายการอย่างถาวร: แทนที่จะเก็บสำเนาไว้ในที่เก็บถาวร การตั้งค่านี้จะลบรายการเก่าออกทั้งหมดเมื่อถึงระยะเวลาที่กำหนด โปรดใช้ด้วยความระมัดระวัง – รายการที่ถูกลบไปแล้วไม่สามารถกู้คืนได้ การเปิดใช้งานการตั้งค่านี้จะปิดใช้งานตัวเลือกการเก็บถาวรด้านบน
- ทำการตั้งค่าเหล่านี้กับทุกโฟลเดอร์ทันที: ปุ่มนี้จะใช้การตั้งค่าปัจจุบันของคุณกับโฟลเดอร์ Outlook ทั้งหมดทันที ข้ามขั้นตอนนี้หากคุณต้องการตั้งค่ากฎที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ คุณสามารถกำหนดค่าเหล่านั้นได้ผ่านคุณสมบัติของแต่ละโฟลเดอร์แทน
5.3 ระยะเวลาหมดอายุเริ่มต้นสำหรับโฟลเดอร์ Outlook
Outlook ใช้ระยะเวลาหมดอายุเริ่มต้นที่แตกต่างกันสำหรับโฟลเดอร์ประเภทต่างๆ:
- กล่องจดหมายเข้าและฉบับร่าง: 6 เดือน
- รายการที่ส่งแล้วและรายการที่ลบแล้ว: 2 เดือน
- กล่องขาออก: 3 เดือน
- ปฏิทิน, งานที่ต้องทำ, บันทึก และสมุดบันทึก: 6 เดือน
- ติดต่อ: โดยค่าเริ่มต้นจะไม่ถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติ
โฟลเดอร์ที่คุณสร้างจะได้รับระยะเวลาหมดอายุจากโฟลเดอร์เริ่มต้นที่คล้ายกัน ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์อีเมลที่กำหนดเองจะมีระยะเวลาหมดอายุ 6 เดือนเช่นเดียวกับกล่องจดหมายเข้า
5.4 วิธีการกำหนดอายุของสินค้า
รายการใน Outlook แต่ละประเภทใช้เกณฑ์วันที่ต่างกันในการพิจารณาว่ารายการเหล่านั้นเก่าพอที่จะเก็บถาวรหรือไม่:
- ข้อความอีเมล: ระบบจะตรวจสอบทั้งเวลาที่คุณได้รับข้อความและเวลาที่คุณแก้ไขข้อความครั้งล่าสุด จากนั้นจะใช้เวลาที่แก้ไขล่าสุด แม้แต่การกระทำง่ายๆ เช่น การทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว/ยังไม่ได้อ่าน หรือการย้ายอีเมล ก็จะอัปเดตเวลาประทับการแก้ไขด้วย
- รายการในปฏิทิน: สำหรับการประชุมและการนัดหมาย วันที่เกี่ยวข้องคือวันที่คุณ...ost เพิ่งแก้ไขและบันทึกรายการไปเมื่อเร็ว ๆ นี้ รายการที่มีรูปแบบการเกิดซ้ำจะไม่ถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติ ที่สำคัญคือ เฉพาะเหตุการณ์ในอดีตเท่านั้นที่จะได้รับการจัดเก็บ – การนัดหมายในอนาคตจะยังคงอยู่ไม่ว่าวันที่แก้ไขล่าสุดจะเป็นเมื่อใดก็ตาม
- งาน: มีสองวันที่สำคัญในที่นี้ ได้แก่ วันที่เสร็จสิ้นและวันที่แก้ไขล่าสุด วันใดวันหนึ่งที่ใหม่กว่าจะเป็นตัวกำหนดสิทธิ์ งานที่ยังคงแสดงสถานะว่ายังไม่เสร็จสมบูรณ์จะไม่ถูกเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ สำหรับงานที่มอบหมาย การเก็บถาวรจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีผู้ทำเครื่องหมายว่างานเสร็จสมบูรณ์แล้วเท่านั้น
- หมายเหตุ: วันที่คุณost การแก้ไขและบันทึกครั้งล่าสุดจะเป็นตัวกำหนดว่าบันทึกนั้นจะพร้อมสำหรับการจัดเก็บในคลังข้อมูลเมื่อใด
- รายการวารสาร: วันที่สร้างครั้งแรกหรือวันที่ most วันที่แก้ไขล่าสุดจะมีผลบังคับใช้ โดยวันที่ใหม่กว่าจะเป็นวันที่สำคัญกว่า
- ติดต่อ: ฟังก์ชัน AutoArchive จะข้ามรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมด หากคุณต้องการเก็บถาวรโฟลเดอร์รายชื่อผู้ติดต่อ ให้ใช้เครื่องมือ Clean Up Old Items ด้วยตนเอง
5.5 การปรับแต่ง AutoArchive สำหรับโฟลเดอร์เฉพาะ
วิธีการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติแบบกำหนดเองสำหรับโฟลเดอร์เฉพาะ:
- ในรายการโฟลเดอร์ของบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการปรับแต่ง
- คลิก อสังหาริมทรัพย์ .
- คลิก การเก็บถาวรอัตโนมัติ แถบ
- เลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้.
- ตั้งค่าระยะเวลาหมดอายุและตัวเลือกอื่นๆ ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับโฟลเดอร์นี้
- คลิก OK เพื่อบันทึกการตั้งค่า
หมายเหตุ: ใช้ ลบรายการเก่าอย่างถาวร ตัวเลือกในการลบอีเมลเก่าโดยอัตโนมัติใน รายการที่ถูกลบ และ อีเมลขยะ โฟลเดอร์จะถูกลบหลังจากระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนดไว้
5.6 การยกเว้น/การรวมรายการจากการจัดเก็บอัตโนมัติ
บางครั้ง คุณอาจไม่ต้องการเก็บถาวรบางรายการที่ใช้งานบ่อย ด้านล่างนี้คือวิธีแก้ปัญหาสำหรับ 3 สถานการณ์ที่แตกต่างกัน แน่นอน คุณสามารถยกเลิกการดำเนินการและรวมรายการจากฟังก์ชันเก็บถาวรอัตโนมัติได้เช่นกัน
5.6.1 ยกเว้นสินค้าหนึ่งรายการ
- เลือกรายการที่ต้องการ
- ข่าวประชาสัมพันธ์ Alt + Enter กุญแจ
- A อสังหาริมทรัพย์ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น
- ตรวจสอบ อย่าเก็บรายการนี้ไว้ในระบบอัตโนมัติ ตัวเลือก
5.6.2 ยกเว้นหลายรายการ
-
- ไปที่ รายละเอียด แถบ
- คลิก ดูการตั้งค่า
- ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร การตั้งค่าการแสดงผลขั้นสูง คลิกตกลง คอลัมน์:
- การขอ แสดงคอลัมน์ หน้าต่างโต้ตอบจะปรากฏขึ้น โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเพิ่ม ห้ามจัดเก็บไฟล์โดยอัตโนมัติ คอลัมน์:
- เลือก ฟิลด์จดหมายทั้งหมด.
- เลือก ห้ามจัดเก็บไฟล์โดยอัตโนมัติ ในคอลัมน์ที่มีอยู่
- คลิก เพิ่ม
- หากคุณต้องการเปลี่ยนลำดับ ให้เลือกรายการนั้นแล้วใช้งาน ย้ายขึ้น or ย้ายลง.
- คลิก OK
- หลังจากคลิก OKคุณจะกลับไปที่ การตั้งค่าการแสดงผลขั้นสูง กล่องโต้ตอบที่คุณต้องคลิก ตั้งค่าอื่น ๆ.
- ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ตั้งค่าอื่น ๆ กล่องโต้ตอบ ให้ตรวจสอบ อนุญาตให้แก้ไขในเซลล์ ตัวเลือก
- คลิกชุดต่างๆ OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและกลับไปยังหน้าต่าง Outlook หลัก ตอนนี้ หากต้องการยกเว้นรายการเฉพาะจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ เพียงแค่เลือกช่องทำเครื่องหมาย ห้ามจัดเก็บไฟล์โดยอัตโนมัติ คอลัมน์สำหรับพวกเขา:
5.6.3 การยกเว้นโฟลเดอร์
- คลิกขวาที่โฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทาง
- เลือก อสังหาริมทรัพย์ .
- คลิก การเก็บถาวรอัตโนมัติ แถบ
- เลือก ห้ามเก็บถาวรไฟล์ในโฟลเดอร์นี้.
- คลิก OK.
6. จัดเก็บอีเมลอัตโนมัติใน Outlook ด้วยกฎเกณฑ์
กฎของ Outlook ช่วยให้คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลจากผู้ส่งเฉพาะรายหรือตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดโดยอัตโนมัติ วิธีการสร้างกฎการเก็บถาวรมีดังนี้:
- คลิกขวาที่อีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวร
- คลิก กฎระเบียบ -> สร้างกฎ ในเมนูป๊อปอัป
- การขอ สร้างกฎ บทสนทนาจะปรากฏขึ้น
- ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร เมื่อฉันได้รับอีเมลที่มีเงื่อนไขที่เลือกไว้ทั้งหมด ในส่วนนี้ ให้ระบุเงื่อนไขของกฎ เช่น ราคาเริ่มต้น, หัวข้อประกอบด้วยหรือ ส่งไปยังสำหรับเงื่อนไขที่ซับซ้อนกว่านี้ โปรดคลิกที่นี่ ตัวเลือกขั้นสูง ที่มุมล่างขวา
- ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ เลือก ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์: และระบุโฟลเดอร์เก็บถาวรโดยการคลิกที่ เลือกโฟลเดอร์… ปุ่ม
- คลิก OK เพื่อรักษากฎนั้นไว้
ขณะนี้ Outlook จะย้ายอีเมลทั้งหมดที่ตรงตามเงื่อนไขไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ
7. การจัดเก็บเอกสารตามวันที่ได้รับ
โดยค่าเริ่มต้น Outlook AutoArchive จะใช้วันที่แก้ไขล่าสุดหรือวันที่ได้รับ แล้วแต่ว่าวันใดจะใหม่กว่า หากคุณต้องการให้ Outlook เก็บอีเมลโดยอิงจากวันที่ได้รับเพียงอย่างเดียว (โดยไม่สนใจการแก้ไข) คุณต้องแก้ไขรีจิสทรีของ Windows:
- ปิด Outlook อย่างสมบูรณ์
- เปิดโปรแกรมแก้ไขรีจิสทรี
- นำทางไปยัง: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ การตั้งค่า.
- คลิกขวาที่ การตั้งค่า และเลือก ใหม่ -> DWORD (ฮิตบิต) มูลค่า.
- ตั้งชื่อค่าใหม่ ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
- คลิกขวาที่ค่าที่สร้างขึ้นใหม่แล้วคลิก แก้ไข.
- ตั้งค่าเป็น 1 และคลิก OK.
- ปิด Registry Editor และ restart Outlook
หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้แล้ว Outlook จะจัดเก็บอีเมลตามวันที่ได้รับแทนที่จะเป็นวันที่แก้ไข
8. ขั้นสูง: การจัดเก็บเอกสารอัตโนมัติด้วย VBA
หากคุณต้องการการควบคุมขั้นสูงเพิ่มเติมเหนือ... การจัดเก็บถาวรอัตโนมัติคุณสามารถใช้มาโคร VBA ของ Outlook ได้ ตัวอย่างสถานการณ์บางส่วนมีดังต่อไปนี้:
- จัดเก็บงานที่เสร็จสมบูรณ์โดยอัตโนมัติใน Outlook
- เก็บอีเมลที่มีขนาดใหญ่เกินกว่าขนาดที่กำหนด
- เก็บถาวรอีเมลเก่าโดยอัตโนมัติเมื่ออีเมลเหล่านั้นมีขนาดใหญ่เกินกว่าขนาดที่กำหนด
- จัดหมวดหมู่และจัดเก็บอีเมลอัตโนมัติตามเดือน
- จัดประเภทและจัดเก็บอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติตามชื่อผู้ส่ง
- การจัดเก็บการประชุมที่ถูกปฏิเสธโดยอัตโนมัติไปยังปฏิทินที่ระบุ
- เมื่อมีอีเมลใหม่เข้ามา ระบบจะจัดเก็บอีเมลที่เก่าที่สุดโดยอัตโนมัติ
- เก็บถาวรอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องตั้งค่าการติดตาม
- เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติเมื่อกล่องจดหมายเข้ามีรายการมากเกินไป
- เก็บถาวรการนัดหมายและงานที่ค้างชำระทั้งหมด
- เก็บอีเมลที่หมดอายุทั้งหมดไว้ในที่เก็บถาวร
- เก็บถาวรอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะอัตโนมัติหลังจากทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์
- เก็บถาวรรายการที่หมดอายุโดยอัตโนมัติเมื่อไฟล์ Outlook มีขนาดใหญ่กว่าขนาดที่กำหนด
- เก็บถาวรรายการ RSS ที่อ่านแล้วทั้งหมด
- จัดเก็บอีเมลที่อ่านแล้วลงในโฟลเดอร์ต่างๆ ตามผู้ส่ง
- ปิดใช้งานตัวเลือก “เก็บถาวรอัตโนมัติ” สำหรับโฟลเดอร์ Outlook ทั้งหมดพร้อมกัน
- ตั้งค่า "เก็บถาวรอัตโนมัติ" เดียวกันให้กับโฟลเดอร์ Outlook ทั้งหมดพร้อมกัน
- เปิดใช้งานตัวเลือก “อย่าเก็บถาวรรายการนี้โดยอัตโนมัติ” สำหรับอีเมล Outlook หลายฉบับพร้อมกัน
- ปิดใช้งานตัวเลือก “เก็บถาวรอัตโนมัติ” สำหรับรายการปฏิทินที่เกิดขึ้นซ้ำทั้งหมดพร้อมกัน
9. คลังเก็บข้อมูล Exchange Server Online
Exchange Server Online Archive (หรือเรียกว่า In-Place Archiving) เป็นฟีเจอร์การเก็บถาวรระดับองค์กรสำหรับ Microsoft 365 ที่ช่วยให้ผู้ใช้มีพื้นที่จัดเก็บกล่องจดหมายเพิ่มเติมโดยการเก็บอีเมลเก่าไว้ในกล่องจดหมายเก็บถาวร แตกต่างจากวิธีการเก็บถาวรฝั่งไคลเอ็นต์ ฟีเจอร์นี้ได้รับการจัดการโดยผู้ดูแลระบบทั้งหมดและทำงานบนเซิร์ฟเวอร์
9.1 ข้อกำหนดการตั้งค่าสำหรับผู้ดูแลระบบ
เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถเปิดหรือปิดใช้งาน Exchange Server Online Archive ได้ ในการกำหนดค่ากล่องจดหมายเก็บถาวร ผู้ดูแลระบบต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:
- ได้รับมอบหมายบทบาทผู้รับอีเมลใน Exchange Online
- เข้าถึงศูนย์การจัดการ Exchange (EAC)
- จัดเตรียมใบอนุญาตใช้งาน Microsoft 365 ที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้งาน
9.2 วิธีที่ผู้ดูแลระบบเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวร
ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรได้ผ่านทางศูนย์การจัดการ Exchange:
- ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การจัดการ Exchange (EAC) และไปที่ ผู้รับ -> กล่องจดหมาย.
- เลือกผู้ใช้เพื่อเปิดใช้งานกล่องจดหมายสำหรับการเก็บถาวร
- ในบานหน้าต่างแบบเลื่อนลง ให้เลือก ผลิตภัณฑ์อื่นๆและใต้ คลังจดหมายให้เลือก จัดการการเก็บถาวรกล่องจดหมาย.
- เปิดสวิตช์ คลังจดหมายจากนั้นคลิก ลด.
สถานะกล่องจดหมายเก็บถาวรจะแสดงดังนี้ ใช้งาน สำหรับผู้ใช้ที่เลือกไว้
9.3 เปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ
ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ PowerShell เพื่อเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรโดยอัตโนมัติเมื่อกล่องจดหมายหลักมีพื้นที่เต็มถึง 90% ของโควต้า:
Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true
9.4 ทยอยยกเลิกกล่องจดหมายเก็บถาวร
หากคุณต้องการทยอยยกเลิกการใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรด้วยเหตุผลต่างๆ เช่น พื้นที่ไม่เพียงพอ คุณสามารถทำได้ดังนี้:
- ส่งออกกล่องจดหมายเก็บถาวร
- ปิดใช้งานการเก็บถาวร
9.5 ผลกระทบต่อคุณสมบัติอื่นๆ ของคลังข้อมูล
เมื่อเปิดใช้งาน Exchange Server Online Archive สำหรับผู้ใช้:
- เครื่องมือ AutoArchive และ Clean Up Old Items จะไม่สามารถใช้งานได้ใน Outlook เวอร์ชันคลาสสิก
- ปุ่มเก็บถาวรใน Outlook ยังคงใช้งานได้ตามปกติ
- นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลที่กำหนดให้กับกล่องจดหมาย Exchange Online จะควบคุมพฤติกรรมการเก็บถาวร
หมายเหตุ: ฟีเจอร์นี้ไม่สามารถใช้งานได้ในระบบคลาวด์ Microsoft 365 สำหรับหน่วยงานภาครัฐ, Microsoft 365 ที่ดำเนินการโดย 21Vianet หรือ Microsoft 365 ประเทศเยอรมนี
10. การค้นหาและจัดการอีเมลที่เก็บถาวรใน Outlook
10.1 การค้นหาโฟลเดอร์และไฟล์เก็บถาวร
วิธีการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรของคุณ:
- โฟลเดอร์เก็บถาวร: โฟลเดอร์เก็บถาวรในตัวจะปรากฏในรายการโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทางของคุณ เลือกโฟลเดอร์นั้น รายละเอียด -> บานหน้าต่างโฟลเดอร์ -> ปกติ เพื่อแสดงรายการโฟลเดอร์หากถูกซ่อนไว้
- กล่องจดหมายเก็บถาวร (ไฟล์ PST): เมื่อใช้ฟังก์ชัน AutoArchive หรือเครื่องมือ Clean Up Old Items กล่องจดหมาย Archives จะปรากฏเป็นรายการแยกต่างหากในรายการโฟลเดอร์ของคุณ หากคุณได้เลือกตัวเลือกดังกล่าวไว้ แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ ในการตั้งค่า AutoArchive
หากไม่พบกล่องจดหมายเก็บถาวร คุณสามารถเปิดด้วยตนเองได้โดย:
- ไปที่ เนื้อไม่มีมัน -> ตัวเลือก -> ขั้นสูง
- ภายใต้ การเก็บถาวรอัตโนมัติ คลิกแท็บ การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ ปุ่ม
- ค้นหาเส้นทางแบบเต็มของไฟล์ PST ที่เก็บถาวรได้ที่ ย้ายสิ่งของเก่าไปที่...
- คลิก เนื้อไม่มีมัน -> เปิดและส่งออก -> เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook และเลือกไฟล์ PST ที่เก็บถาวรของคุณโดยใช้เส้นทางแบบเต็ม
10.2 การย้ายไฟล์เก็บถาวร
- ปิดไฟล์ PST ที่เก็บถาวรใน Outlook
- ย้ายไฟล์ไปยังตำแหน่งใหม่
- เปิดไฟล์นั้นอีกครั้งใน Outlook
- เปลี่ยนเส้นทางใน เนื้อไม่มีมัน -> ตัวเลือก -> ขั้นสูง -> เก็บถาวรอัตโนมัติ -> การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ -> ย้ายรายการเก่าไปยัง
10.3 การค้นหาอีเมลที่เก็บถาวร
วิธีการค้นหาอีเมลที่ถูกเก็บถาวรในโฟลเดอร์ "เก็บถาวร":
- โดยค่าเริ่มต้น เมื่อคุณพิมพ์คำค้นหาในช่องค้นหาด้านบนของ Outlook ระบบจะค้นหาในทุกโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ รวมถึงรายการที่เก็บถาวรด้วย
- หากต้องการจำกัดการค้นหาให้เฉพาะในโฟลเดอร์เก็บถาวรเท่านั้น ให้เลือกก่อน เอกสารเก่า โฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทาง
- จากนั้นพิมพ์คำค้นหาของคุณลงในช่องค้นหา
- ผลการค้นหาจะแสดงเฉพาะรายการจากโฟลเดอร์เก็บถาวรเท่านั้น
วิธีการค้นหาอีเมลที่ถูกเก็บถาวรในไฟล์เก็บถาวร:
- คลิกไฟล์เก็บถาวรในแผงด้านซ้าย
- คลิกช่องค้นหาตรงกลาง
- แท็บค้นหาจะปรากฏขึ้น
- คลิก ค้นหา แถบ
- คลิก เครื่องมือค้นหา -> การค้นหาขั้นสูง…
- การขอ การค้นหาขั้นสูง บทสนทนาจะปรากฏขึ้น
- คลิก เรียกดู ... ปุ่ม
- ตัว Vortex Indicator ได้ถูกนำเสนอลงในนิตยสาร เลือกโฟลเดอร์ กล่องโต้ตอบ ตรวจสอบไฟล์เก็บถาวร
- ตรวจสอบ ค้นหาโฟลเดอร์ย่อย
- คลิก OK
- จากนั้น Outlook จะ...tarการค้นหาในไฟล์เก็บถาวร รวมถึงโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด:
10.4 การกู้คืนอีเมลที่เก็บถาวรกลับไปยังกล่องจดหมายเข้า
วิธีการย้ายอีเมลที่เก็บถาวรกลับไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณ:
- ไปที่โฟลเดอร์เก็บถาวรหรือกล่องจดหมายเก็บถาวร
- เลือกอีเมลที่คุณต้องการกู้คืน
- ลากและวางอีเมลไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณ หรือคลิกขวาแล้วเลือก ย้าย -> กล่องขาเข้า.
อีเมลเหล่านั้นจะถูกย้ายกลับไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณและถูกลบออกจากพื้นที่เก็บถาวร
11. ข้อจำกัดและการจัดการขนาดไฟล์เก็บถาวร
11.1 ข้อจำกัดขนาดไฟล์ PST เริ่มต้น
ไฟล์ PST ของ Outlook มีข้อจำกัดขนาดเริ่มต้น:
- Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 และ 2013: 50 GB
- Outlook 2010 และรุ่นก่อนหน้า: 20 GB
เมื่อไฟล์ PST ที่เก็บถาวรมีขนาดใกล้ถึงหรือถึงขีดจำกัดนี้ Outlook อาจหยุดการเก็บถาวรรายการใหม่หรือทำงานผิดปกติ
11.2 การจัดการไฟล์เอกสารขนาดใหญ่
เมื่อไฟล์เก็บข้อมูลของคุณใกล้ถึงขนาดที่กำหนด โปรดพิจารณาตัวเลือกเหล่านี้:
- การสร้างไฟล์เก็บถาวรใหม่: สร้างไฟล์ PST สำหรับเก็บถาวรใหม่และ...tarคุณสามารถจัดเก็บอีเมลใน Outlook ลงในไฟล์เก็บถาวรได้ และสามารถจัดเรียงไฟล์เก็บถาวรได้หลายไฟล์ตามปีหรือโครงการ
- การลบรายการที่ไม่จำเป็น: ตรวจสอบอีเมลที่เก็บถาวรของคุณและลบรายการที่ไม่ต้องการแล้วอย่างถาวร จากนั้น บีบอัดไฟล์เก็บถาวร.
11.3 การเพิ่มขีดจำกัดขนาดไฟล์ PST (ไม่แนะนำ)
แม้ว่าคุณจะสามารถเพิ่มขีดจำกัดเริ่มต้น 50 GB เป็น 100 GB ผ่านการแก้ไขรีจิสทรีได้ แต่ไม่แนะนำให้ทำเช่นนั้น ไฟล์ PST ขนาดใหญ่จะทำให้ Outlook ทำงานช้าลงและเพิ่มความเสี่ยงต่อการเสียหาย หากคุณจำเป็นต้องเพิ่มขีดจำกัด คุณสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ คู่มือนี้ 
.
ลองพิจารณาการสร้างไฟล์เก็บถาวรใหม่ หรือใช้คลังข้อมูลออนไลน์แทนการเพิ่มขนาดไฟล์ให้ใหญ่ขึ้น
12. การแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับไฟล์เก็บถาวรใน Outlook
12.1 ไม่รองรับการเก็บถาวรอัตโนมัติ
หากตัวเลือกการจัดเก็บอัตโนมัติไม่พร้อมใช้งานหรือเป็นสีเทา อาจเกิดจากสาเหตุดังต่อไปนี้:
- เปิดใช้งานการเก็บถาวรออนไลน์ของ Exchange Server แล้ว: หากองค์กรของคุณเปิดใช้งาน Exchange Server Online Archive ระบบจะปิดใช้งาน AutoArchive โดยอัตโนมัติ Online Archive ทำหน้าที่เป็นระบบทดแทน AutoArchive ระดับองค์กร โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อใช้งาน Online Archive แทน
- ผู้ดูแลระบบได้ปิดใช้งานฟีเจอร์นี้แล้ว: ผู้ดูแลระบบเครือข่ายของคุณอาจปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติ (AutoArchive) ผ่านนโยบายกลุ่ม (Group Policy) หรือนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลที่แทนที่การทำงานของการเก็บถาวรอัตโนมัติ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อสอบถามนโยบายการจัดการอีเมลขององค์กรของคุณ
- ข้อจำกัดใหม่ของ Outlook: Outlook เวอร์ชันใหม่ไม่รองรับฟังก์ชันเก็บถาวรอัตโนมัติ (AutoArchive) และเครื่องมือล้างรายการเก่า (Clean Up Old Items) หากต้องการใช้งานฟังก์ชันเหล่านี้ ให้ใช้ Outlook เวอร์ชันคลาสสิก
12.2 ระบบจัดเก็บเอกสารอัตโนมัติไม่ทำงาน
หากโปรแกรม AutoArchive หยุดทำงาน โปรดตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:
- ตรวจสอบการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ: เปิดการตั้งค่า AutoArchive (เนื้อไม่มีมัน -> ตัวเลือก -> ค้นหาระดับสูง -> การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ) และตรวจสอบว่าการตั้งค่าของคุณถูกต้องแล้ว
- ช่องทำเครื่องหมาย "เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ": มั่นใจใน เรียกใช้ AutoArchive ทุกๆ N วัน ตัวเลือกนี้ถูกเลือกไว้แล้ว หากไม่ได้เลือกไว้ AutoArchive จะไม่ทำงานโดยอัตโนมัติ
12.3 รายการเฉพาะที่ไม่ถูกจัดเก็บถาวร
หากบางรายการไม่ได้รับการจัดเก็บถาวร สาเหตุอาจรวมถึง:
- วันที่แก้ไขล่าสุด: โดยค่าเริ่มต้น Outlook จะใช้วันที่ได้รับหรือวันที่แก้ไข แล้วแต่ว่าวันใดจะใหม่กว่า หากคุณเพิ่งแก้ไขอีเมล อีเมลนั้นจะไม่ถูกเก็บถาวรจนกว่าจะผ่านช่วงเวลาการเก็บถาวรอีกครั้ง
- “ห้ามจัดเก็บไฟล์โดยอัตโนมัติ” คุณสมบัติเปิดใช้งานแล้ว: รายการเหล่านั้นอาจมีการตั้งค่าคุณสมบัติ “ห้ามเก็บถาวรรายการนี้โดยอัตโนมัติ” ไว้
- หากต้องการเลือกรายการใดรายการหนึ่ง ให้ดับเบิ้ลคลิกที่รายการนั้นเพื่อเปิดในหน้าต่างใหม่ จากนั้นคลิก เนื้อไม่มีมัน -> อสังหาริมทรัพย์ และตรวจสอบ อย่าเก็บรายการนี้ไว้ในคลังอัตโนมัติ ตัวเลือก
- หากต้องการเลือกหลายรายการพร้อมกัน ให้เพิ่มคอลัมน์ “ห้ามเก็บถาวรอัตโนมัติ” ในการตั้งค่าการแสดงผล จากนั้นเพิ่มความกว้างของรายการอีเมลเพื่อให้สามารถแสดงคอลัมน์นี้ได้
12.4 ไม่แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวร
ถ้า โฟลเดอร์เก็บถาวร ไฟล์จดหมายเก็บถาวรไม่แสดงในแผงด้านซ้ายของ Outlook ลองทำตามวิธีเหล่านี้:
- การเปิดใช้งานการแสดงโฟลเดอร์เก็บถาวร: เปิดการตั้งค่า AutoArchive และตรวจสอบให้แน่ใจว่า... แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ มีการตรวจสอบ
- การเพิ่มไฟล์เก็บถาวรด้วยตนเอง: หากกล่องจดหมายเก็บถาวรยังไม่ปรากฏ ให้เปิดด้วยตนเองโดยคลิกที่นี่ เนื้อไม่มีมัน -> เปิดและส่งออก -> เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook และเลือกไฟล์ PST สำหรับเก็บถาวรของคุณ
- กำลังอัปเดต Outlook: สำหรับบัญชี Microsoft 365, Exchange, Exchange Online และ Outlook.com โฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณควรมีอยู่แล้วโดยค่าเริ่มต้น หากคุณไม่เห็นใน Outlook 2016 หรือ Outlook สำหรับ Microsoft 365 ให้ไปที่... เนื้อไม่มีมัน -> บัญชี Office -> ตัวเลือกการปรับปรุง -> อัปเดตทันที.
12.5 ไฟล์ PST ที่เก็บถาวรเสียหาย
หากไฟล์ PST สำหรับเก็บถาวรเสียหาย Outlook จะไม่สามารถย้ายอีเมลใหม่ไปยังไฟล์นั้นได้ คุณสามารถแก้ไขไฟล์ PST ได้โดย:
- ใช้เครื่องมือซ่อมแซมกล่องจดหมายเข้า (scanpst.exe)
- การใช้เครื่องมือการกู้คืนจากผู้ให้บริการภายนอก
โปรดดูที่ คู่มือฉบับสมบูรณ์ของเรา โดยใช้วิธีการข้างต้น รวมถึงวิธีการซ่อมแซมอื่นๆ ด้วย
13. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดเก็บอีเมล
13.1 อีเมลใดบ้างที่ควรเก็บถาวร
อีเมลบางประเภทควรเก็บไว้ในรูปแบบไฟล์เก็บถาวรแทนที่จะลบ เพื่อรักษาข้อมูลสำคัญไว้:
- บันทึกทางการเงิน: จัดเก็บอีเมลที่มีเอกสารสำคัญ เช่น ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร บิล ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษี เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงและการวางแผนงบประมาณในอนาคต
- บทสนทนาเกี่ยวกับการทำงาน: เก็บรักษาการสนทนา การตัดสินใจ รายละเอียดโครงการ และเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องกับงานไว้เพื่อใช้อ้างอิงหรือในการประเมินผลการปฏิบัติงาน
- ใบเสร็จรับเงินและเอกสารยืนยัน: เก็บหลักฐานการซื้อ การจอง การสมัครใช้บริการ และใบเสร็จรับเงินไว้ในกรณีที่เกิดปัญหา
- เอกสารทางกฎหมาย: จัดเก็บอีเมลที่มีสัญญา ข้อตกลง การสื่อสารทางกฎหมาย หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมาย
- ไฟล์โครงการ: เก็บรักษาอีเมลที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่หรือเสร็จสิ้นแล้ว รวมถึงการสนทนา ร่างเอกสาร ข้อเสนอแนะ และข้อเสนอต่างๆ เพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคต
- เหตุการณ์สำคัญส่วนบุคคล: เก็บอีเมลที่บันทึกเหตุการณ์สำคัญในชีวิต เช่น ข้อเสนอการงาน จดหมายตอบรับ และความสำเร็จในอาชีพการงาน ไว้เพื่อคงคุณค่าทางอารมณ์
- เอกสารการเดินทาง: บันทึกตั๋ว ข้อมูลการจองโรงแรม และแผนการเดินทางrarเอกสารเหล่านี้อาจใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายเกี่ยวกับประวัติการเดินทางของคุณได้
13.2 คู่มือการตัดสินใจว่าจะเก็บถาวรหรือลบข้อมูล
เมื่อตัดสินใจว่าจะเก็บถาวรหรือลบอีเมล ให้พิจารณาถึงคุณค่าในอนาคต เก็บถาวรข้อความที่คุณอาจต้องการใช้ในภายหลังเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือการเก็บรักษาบันทึก ลบอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่จำเป็นอีกต่อไป เช่น จดหมายข่าวที่ล้าสมัย สแปม หรืออีเมลแจ้งเตือนต่างๆrarการแจ้งเตือนของคุณ หากคุณไม่แน่ใจ ให้เก็บถาวรไว้ก่อน คุณสามารถลบมันได้ในภายหลัง แต่คุณไม่สามารถกู้คืนอีเมลที่ถูกลบอย่างถาวรได้
13.3 การบำรุงรักษาคลังเอกสารเป็นประจำ
ควรดูแลรักษาคลังเอกสารของคุณอย่างสม่ำเสมอ โดยตรวจสอบเอกสารที่จัดเก็บไว้เป็นระยะ และลบเอกสารที่ไม่ต้องการใช้แล้ว วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คลังเอกสารของคุณรกเหมือนกล่องจดหมายเข้า และช่วยให้ขนาดไฟล์อยู่ในระดับที่จัดการได้ ควรจัดกำหนดการตรวจสอบคลังเอกสารของคุณทุกไตรมาสหรือทุกปี เพื่อให้แน่ใจว่ามีเฉพาะข้อมูลที่มีประโยชน์เท่านั้น
13.4 การสำรองไฟล์เก็บถาวร
ปกป้องอีเมลที่เก็บถาวรของคุณโดยการสร้างสำเนาสำรอง:
- สำเนาสำรองในเครื่อง: คัดลอกไฟล์ PST ที่เก็บถาวรของคุณไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือไดรฟ์ USB เก็บรักษาไฟล์สำรองไว้ในที่ปลอดภัยแยกต่างหากจากคอมพิวเตอร์ของคุณ
- การสำรองข้อมูลบนระบบคลาวด์: อัปโหลดไฟล์ PST ที่เก็บถาวรของคุณไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น OneDrive, Dropbox หรือ Google Drive เพื่อสำรองข้อมูลนอกสถานที่และป้องกันความเสียหายของฮาร์ดแวร์
โปรดจำไว้ว่าไฟล์เก็บถาวรไม่เหมือนกับไฟล์สำรองข้อมูล ควรเก็บสำเนาสำรองของไฟล์ PST เก็บถาวรของคุณไว้แยกต่างหากเสมอ
13.5 ความถี่การจัดเก็บไฟล์อัตโนมัติที่เหมาะสมที่สุด
ตั้งค่า AutoArchive ให้ทำงานบ่อยพอที่จะป้องกันไม่ให้เกิดไฟล์ค้างจำนวนมาก แต่ไม่บ่อยเกินไปจนส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพ สำหรับ most สำหรับผู้ใช้ทั่วไป การตั้งค่า AutoArchive ทุก 14 วันนั้นเหมาะสมดี หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน ควรพิจารณาตั้งค่าให้ทำงานสัปดาห์ละครั้ง การจัดเก็บอีเมลเป็นชุดเล็กๆ บ่อยๆ จะดีกว่าการประมวลผลอีเมลหลายพันรายการพร้อมกัน ซึ่งอาจทำให้คอมพิวเตอร์ของคุณทำงานช้าลง
14. ข้อเท็จจริงสำคัญเกี่ยวกับคลังข้อมูล Outlook
14.1 รูปแบบไฟล์ PST
ไฟล์ PST (Personal Store) เป็นประเภทไฟล์ข้อมูลของ Outlook ที่ใช้สำหรับจัดเก็บอีเมล รายการปฏิทิน รายชื่อติดต่อ และข้อมูล Outlook อื่นๆ ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ไฟล์ PST สามารถเปิดได้ใน Outlook และสามารถย้ายไปมาระหว่างคอมพิวเตอร์ได้ ไฟล์เหล่านี้แยกต่างหากจากกล่องจดหมายของคุณและถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่คุณระบุ โดยทั่วไปจะอยู่ใน C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\
14.2 การจัดเก็บถาวรกับการส่งออก
การจัดเก็บถาวรและการส่งออกเป็นกระบวนการที่แตกต่างกัน การจัดเก็บถาวรจะย้ายรายการจากตำแหน่งเดิมไปยังไฟล์จัดเก็บถาวร โดยลบรายการเหล่านั้นออกจากไฟล์ PST หลักและเพิ่มพื้นที่ว่าง ในขณะที่การส่งออกจะสร้างสำเนาของรายการที่เลือก แต่จะไม่ลบรายการเหล่านั้นออกจากตำแหน่งเดิมหรือลดขนาดกล่องจดหมาย ควรใช้การจัดเก็บถาวรเพื่อจัดการขนาดกล่องจดหมาย และใช้การส่งออกเพื่อสร้างสำเนาสำรอง
14.3 การเก็บถาวรเทียบกับการสำรองข้อมูล
ไฟล์เก็บถาวรไม่เหมือนกับไฟล์สำรองข้อมูล ไฟล์เก็บถาวรมีไว้สำหรับจัดเก็บข้อมูลเก่าๆ ที่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าถึงเป็นประจำในระยะยาว ส่วนไฟล์สำรองข้อมูลคือสำเนาข้อมูลที่จัดเก็บแยกต่างหากเพื่อใช้ในการกู้คืนข้อมูลในกรณีเกิดภัยพิบัติ หากคุณต้องการสำรองข้อมูลอีเมลที่เก็บถาวรไว้ ให้คัดลอกไฟล์ PST เก็บถาวรของคุณและจัดเก็บไว้ในที่ปลอดภัย เช่น OneDrive, Dropbox หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก
ดูคู่มือฉบับสมบูรณ์ของเราได้ที่ [ลิงก์คู่มือ] วิธีสำรองข้อมูลอีเมลใน Outlook.
14.4 รายชื่อผู้ติดต่อที่ไม่ถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติ
โดยปกติ Outlook จะไม่ทำการเก็บถาวรรายชื่อผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติ แม้ว่าฟังก์ชัน AutoArchive จะประมวลผลโฟลเดอร์อีเมล ปฏิทิน งาน บันทึก และสมุดบันทึก แต่โฟลเดอร์รายชื่อผู้ติดต่อจะถูกยกเว้น อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเก็บถาวรโฟลเดอร์รายชื่อผู้ติดต่อด้วยตนเองได้โดยใช้เครื่องมือ "ล้างรายการเก่า" หากจำเป็น
15. คำถามที่พบบ่อย
ถาม: ฉันจะเก็บอีเมลไว้ใน Outlook ได้อย่างไร?
A: ในการเก็บอีเมลใน Outlook ให้เลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บ แล้วคลิกปุ่ม "เก็บถาวร" ในแถบเครื่องมือ คุณยังสามารถคลิกขวาแล้วเลือก "เก็บถาวร" จากเมนูบริบท กดปุ่ม Backspace หรือลากอีเมลไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรได้ สำหรับการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้ตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ หรือใช้กฎเพื่อเก็บถาวรอีเมลจากผู้ส่งเฉพาะเจาะจง
ถาม: ฉันจะเก็บถาวรอีเมลหลายพันฉบับใน Outlook ได้อย่างไร?
A: หากต้องการเก็บอีเมลจำนวนมาก ให้ใช้ฟังก์ชัน AutoArchive เพื่อตั้งเวลาเก็บอีเมลเก่าเป็นประจำ หรือใช้เครื่องมือ Clean Up Old Items เพื่อเก็บอีเมลที่เก่ากว่าวันที่กำหนดด้วยตนเอง นอกจากนี้ คุณยังสามารถส่งออกอีเมลไปยังไฟล์ PST ได้โดยไปที่ ไฟล์ -> เปิดและส่งออก -> นำเข้า/ส่งออก -> ส่งออกไปยังไฟล์ และเลือกไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) วิธีการเหล่านี้ช่วยจัดการข้อความจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องจัดเรียงด้วยตนเอง
ถาม: การเก็บถาวรอีเมลจะช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างใน Outlook หรือไม่?
A: ขึ้นอยู่กับวิธีการเก็บถาวรครับ ถ้าคุณใช้ปุ่ม "เก็บถาวร" อีเมลที่เก็บถาวรจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ "เก็บถาวร" ในตัว ซึ่งยังคงอยู่ในกล่องจดหมายหลักของคุณ ดังนั้นจึงไม่ทำให้พื้นที่ว่างเพิ่มขึ้น อย่างไรก็ตาม การใช้ฟังก์ชัน "เก็บถาวรอัตโนมัติ" หรือเครื่องมือ "ล้างรายการเก่า" เพื่อย้ายอีเมลไปยังไฟล์เก็บถาวรแยกต่างหาก จะช่วยเพิ่มพื้นที่จัดเก็บในกล่องจดหมายหลักได้ นอกจากนี้ การเก็บถาวรออนไลน์ยังช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมายหลักของคุณด้วยการย้ายอีเมลไปยังกล่องจดหมายฝั่งเซิร์ฟเวอร์แยกต่างหาก
ถาม: จะค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรไว้ใน Outlook ได้อย่างไร?
A: ในการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวร ให้ไปที่โฟลเดอร์ "เก็บถาวร" ในรายการโฟลเดอร์ของคุณ หรือกล่องจดหมาย "เก็บถาวร" หากคุณใช้ฟังก์ชันเก็บถาวรอัตโนมัติ ใช้แถบค้นหาที่ด้านบนของ Outlook เพื่อค้นหาอีเมลที่ต้องการโดยใช้ชื่อผู้ส่ง หัวเรื่อง วันที่ หรือคำสำคัญ โดยค่าเริ่มต้น Outlook จะค้นหาในทุกโฟลเดอร์ รวมถึงรายการที่เก็บถาวร หากต้องการจำกัดการค้นหาเฉพาะอีเมลที่เก็บถาวร ให้เลือกโฟลเดอร์ "เก็บถาวร" ก่อนทำการค้นหา
ถาม: การเก็บถาวรหรือการลบอีเมลใน Outlook แบบไหนดีกว่ากัน?
A: เก็บอีเมลที่คุณอาจต้องการใช้ในภายหลังเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือการเก็บรักษาบันทึก ลบอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่จำเป็นอีกต่อไป หากมีโอกาสที่คุณจะต้องอ้างอิงอีเมลใด ๆ ในอนาคต ให้เก็บอีเมลนั้นไว้ในที่เก็บถาวรแทนที่จะลบ อีเมลที่เก็บถาวรยังคงสามารถค้นหาได้และสามารถกู้คืนได้ตลอดเวลา ในขณะที่อีเมลที่ถูกลบจะหายไปอย่างถาวรในที่สุด
ถาม: ฉันสามารถเก็บอีเมลไว้ใน Outlook โดยอัตโนมัติได้หรือไม่?
A: ใช่แล้ว AutoArchive ช่วยให้คุณตั้งเวลาสำหรับการเก็บถาวรอีเมลตามอายุ โฟลเดอร์ หรือเกณฑ์อื่นๆ ซึ่งจะช่วยให้กล่องจดหมายของคุณเป็นระเบียบโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างกฎใน Outlook เพื่อย้ายอีเมลที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ โปรดทราบว่า AutoArchive มีให้บริการเฉพาะใน Outlook เวอร์ชันคลาสสิกเท่านั้น ไม่สามารถใช้งานได้ใน Outlook เวอร์ชันใหม่หรือเวอร์ชันเว็บ
ถาม: การจัดเก็บอีเมลจะมีผลต่อผลการค้นหาอีเมลของฉันหรือไม่?
ตอบ: ไม่ค่ะ อีเมลที่เก็บถาวรยังคงค้นหาได้ใน Outlook โดยปกติแล้ว เมื่อคุณค้นหาใน Outlook ระบบจะค้นหาในทุกโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายของคุณ รวมถึงโฟลเดอร์เก็บถาวรและกล่องจดหมายเก็บถาวร คุณสามารถค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรได้ง่ายเหมือนกับอีเมลในกล่องจดหมายเข้าของคุณค่ะ
ถาม: วิธีเปลี่ยนอย่างไร tarจะหาตำแหน่งเก็บถาวรได้อย่างไร?
A: สำหรับบัญชี Microsoft 365, Exchange, Exchange Online หรือ Outlook.com คุณไม่สามารถเปลี่ยนตำแหน่งของโฟลเดอร์เก็บถาวรแบบค่าเริ่มต้นได้ – เป็นโฟลเดอร์ระบบเริ่มต้นที่ไม่สามารถเปลี่ยนชื่อ ย้าย หรือลบได้ สำหรับบัญชี POP และ IMAP คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งของโฟลเดอร์เก็บถาวรได้โดยเลือก ไฟล์ -> การตั้งค่ากล่องจดหมาย -> เครื่องมือ -> ตั้งค่าโฟลเดอร์เก็บถาวร เมื่อใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติหรือการล้างรายการเก่า คุณสามารถระบุตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ PST ที่เก็บถาวรได้โดยคลิก เรียกดู ในการตั้งค่าการเก็บถาวร
ถาม: AutoArchive และ Exchange Server Online Archive มีความสัมพันธ์กันอย่างไร?
A: AutoArchive เป็นฟีเจอร์เก่าของ Outlook ที่จะย้ายอีเมลเก่าไปยังไฟล์ PST ในเครื่องโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าข้อความเหล่านั้นจะถูกลบออกจากเซิร์ฟเวอร์และค้นหาได้ยากขึ้น หากฮาร์ดไดรฟ์ที่เก็บไฟล์ PST ของ AutoArchive เสียหาย ข้อความเหล่านั้นก็จะหายไปostExchange Server Online Archive เป็นระบบจัดเก็บอีเมลแบบอัตโนมัติ (AutoArchive) ระดับองค์กรที่ใช้แทนระบบจัดเก็บอีเมลอัตโนมัติแบบเดิม (AutoArchive) โดยจะจัดเก็บอีเมลที่ถูกเก็บถาวรไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ทำให้สามารถเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ หากคุณไม่มี Exchange Server Online Archive และฝ่ายไอทีของคุณไม่ได้ปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ คุณยังคงสามารถใช้ AutoArchive ได้อยู่
ถาม: ถ้าไฟล์ PST ที่สร้างด้วย AutoArchive เกิดความเสียหายหรือเปิดไม่ได้ จะทำอย่างไร?
A: หากไฟล์ PST ของ AutoArchive เสียหายและ Outlook เปิดไม่ได้ คุณสามารถใช้เครื่องมือเฉพาะทางได้ เครื่องมือซ่อมแซม Outlook PST เพื่อกู้คืนอีเมลและข้อมูลอื่นๆ ที่ถูกจัดเก็บไว้ ก่อนที่จะพยายามกู้คืน โปรดสร้างสำเนาสำรองของไฟล์เก็บถาวรที่เสียหายเสมอ เพื่อป้องกันปัญหาในอนาคต โปรดตรวจสอบเป็นประจำว่าไฟล์เก็บถาวรของคุณสามารถเปิดได้หรือไม่ และพิจารณาย้ายไฟล์เก็บถาวรที่สำคัญไปยัง Exchange Server Online Archive หากเป็นไปได้
ถาม: ฉันจะปิดการใช้งานการเก็บถาวรด้วยปุ่ม Backspace ได้อย่างไร?
A: เพื่อป้องกันไม่ให้ปุ่ม Backspace ใช้ในการเก็บถาวรรายการ คุณต้องเพิ่มรายการในรีจิสทรี ไปที่ HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (หรือเส้นทาง OCT) สร้างค่า DWORD ชื่อ DisableOneClickArchive และตั้งค่าเป็น 1 การแก้ไขรีจิสทรีนี้ใช้ได้กับ Microsoft 365 ของ Outlook และใช้ไม่ได้กับเวอร์ชันถาวร โปรดสำรองข้อมูลรีจิสทรีของคุณก่อนทำการเปลี่ยนแปลงเสมอ
ถาม: วิธีปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติของรายการปฏิทินที่เกิดขึ้นซ้ำ
A: คุณสามารถยกเว้นรายการเหล่านี้ได้ 3 วิธี:
- ยกเว้นโฟลเดอร์ปฏิทินทั้งหมด
- ยกเว้นรายการในปฏิทินแต่ละรายการ
- ยกเว้นรายการในปฏิทินหลายรายการ
คุณสามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ ส่วนนี้.
16 ข้อสรุป
16.1 การเปรียบเทียบวิธีการจัดเก็บเอกสาร
การเข้าใจความแตกต่างระหว่างวิธีการจัดเก็บข้อมูลจะช่วยให้คุณเลือกวิธีการที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณได้:
| วิธี | ปลายทางเก็บถาวร | ลูกค้า/เซิร์ฟเวอร์ | Outlook ใหม่ | มุมมองแบบคลาสสิก | เว็บ | ควรใช้เมื่อใด | ผลกระทบต่อขนาดกล่องจดหมาย |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| การจัดเก็บเอกสารด้วยตนเอง (ปุ่มจัดเก็บ) | โฟลเดอร์เก็บถาวรในตัว | การดำเนินการฝั่งไคลเอ็นต์ | มี (ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ) | มี (ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ) | มี (ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ) | จัดระเบียบกล่องจดหมายเข้าอย่างรวดเร็วโดยไม่ลดพื้นที่จัดเก็บข้อมูล | ไม่มีการลดลง – อีเมลยังคงอยู่ในกล่องจดหมาย |
| การจัดเก็บเอกสารด้วยตนเอง (การล้างข้อมูล) | ไฟล์ PST ในเครื่อง | การดำเนินการฝั่งไคลเอ็นต์ | ไม่ | มี (ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ) | ไม่ | การเก็บถาวรแบบครั้งเดียวเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างในกล่องจดหมาย | ช่วยลดขนาดกล่องจดหมายลงอย่างมาก |
| คลังข้อมูลอัตโนมัติ | ไฟล์ PST ในเครื่อง | การดำเนินการฝั่งไคลเอ็นต์ | ไม่ | มี (ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ) | ไม่ | การจัดการกล่องจดหมายอัตโนมัติอย่างต่อเนื่อง | ขนาดกล่องจดหมายจะเล็กลงเมื่อเวลาผ่านไป |
| Exchange Server Online Archive | กล่องจดหมายเซิร์ฟเวอร์แยกต่างหาก | การทำงานฝั่งเซิร์ฟเวอร์ | มี (ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ) | มี (ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ) | มี (ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ) | ผู้ใช้งานระดับองค์กรที่มีกล่องจดหมายขนาดใหญ่ | ลดขนาดกล่องจดหมายหลัก |
หมายเหตุ: หากต้องการลดขนาดกล่องจดหมาย คุณต้องดำเนินการดังนี้ ทำให้มันกะทัดรัด หลังจากจัดเก็บอีเมลเก่าเรียบร้อยแล้ว
16.2 การรักษาความสะอาดของกล่องจดหมายเข้า
การจัดเก็บอีเมลเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพ ควรสร้างกิจวัตรที่สม่ำเสมอในการจัดการอีเมล จัดเก็บหรือลบอีเมลทันทีหลังจากจัดการเสร็จ และตรวจสอบคลังอีเมลเป็นประจำเพื่อลบรายการที่ไม่ต้องการแล้ว ด้วยการนำแนวทางปฏิบัติเหล่านี้ไปใช้ร่วมกับการตั้งค่าการจัดเก็บที่เหมาะสม คุณจะรักษาอีเมลขาเข้าให้สะอาดและมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมุ่งเน้นไปที่ข้อความสำคัญ
อ้างอิง
- เอกสารอย่างเป็นทางการจาก Microsoft: วิธีการจัดเก็บไฟล์ด้วยตนเอง
- เอกสารอย่างเป็นทางการจาก Microsoft: วิธีการใช้งานฟังก์ชันเก็บถาวรใน Outlook สำหรับ Windows
- เอกสารอย่างเป็นทางการจาก Microsoft: วิธีการจัดเก็บเอกสารเก่าโดยอัตโนมัติ
- เอกสารอย่างเป็นทางการจาก Microsoft: คำอธิบายเกี่ยวกับการตั้งค่า AutoArchive
- เอกสารอย่างเป็นทางการจาก Microsoft: วิธีการเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรสำหรับ Microsoft 365
เกี่ยวกับผู้เขียน
ซิ่วซิง เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีมากประสบการณ์ มีประสบการณ์มากกว่า 8 ปีในระบบอีเมลองค์กรและการแก้ไขปัญหา Microsoft Office เขาได้ช่วยเหลือผู้ใช้หลายพันคนแก้ไขปัญหา Outlook ที่ซับซ้อนในสภาพแวดล้อมองค์กรที่หลากหลาย
ซิ่วมีความเชี่ยวชาญด้านการโยกย้ายระบบอีเมล การกู้คืนข้อมูล และการปรับแต่งซอฟต์แวร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ประสบการณ์ตรงของเขาครอบคลุมการจัดการการใช้งาน Exchange Server การแก้ไขปัญหาการเชื่อมต่อ MAPI และการนำกลยุทธ์การสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพมาใช้กับระบบอีเมลที่สำคัญต่อภารกิจ
ด้วยงานเขียนเชิงเทคนิค ซิ่วมุ่งมั่นที่จะทำให้โซลูชันไอทีที่ซับซ้อนเข้าถึงผู้ใช้ทั่วไปได้ เขาคอยอัปเดตข้อมูลการพัฒนาล่าสุดของ Office 365 และ Exchange Online และเทคโนโลยีอีเมลใหม่ๆ อยู่เสมอ ซิ่วชอบแบ่งปันเคล็ดลับทางเทคนิคที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยให้ผู้คนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อไม่ได้ไขปริศนาอีเมล
มีคำถามเกี่ยวกับคู่มือนี้หรือต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหา Outlook หรือไม่? Xiu ยินดีต้อนรับ ข้อเสนอแนะและข้อเสนอแนะ เพื่อปรับปรุงทรัพยากรการแก้ไขปัญหาเหล่านี้