วิธีให้ Outlook ถามว่าจะบันทึกสำเนาเมื่อส่งอีเมลหรือไม่

เมื่อส่งซ้ำหรือส่งต่ออีเมล คุณอาจไม่ต้องการบันทึกสำเนาในโฟลเดอร์รายการที่ส่ง บทความนี้จะสอนวิธีกำหนดค่า Outlook ให้บันทึกสำเนาหรือไม่ด้วย Outlook VBA

ในความเป็นจริง สำหรับอีเมลทั่วไปส่วนใหญ่ คุณควรเลือกบันทึกสำเนาไว้ในโฟลเดอร์ "ส่งแล้ว" อย่างไรก็ตาม ในบางสถานการณ์ เช่น เมื่อคุณส่งอีเมลซ้ำ ส่งต่ออีเมล หรือเมื่ออีเมลนั้นมีไฟล์แนบขนาดใหญ่มาก คุณอาจคิดว่าไม่จำเป็นต้องเก็บสำเนาไว้ ในกรณีเช่นนี้ คุณควรหวังว่า Outlook จะแจ้งเตือนคุณและให้คุณเลือกได้

วิธีแก้ปัญหา: ใช้ตัวเลือก "ไม่บันทึก"

จริงๆ แล้ว Outlook ไม่มีฟีเจอร์นี้ แต่คุณสามารถใช้วิธีแก้ปัญหาได้ นั่นคือตัวเลือก "ไม่บันทึก" ในหน้าต่างข้อความ คุณสามารถเข้าถึงได้โดยเปลี่ยนเป็นแท็บ "ตัวเลือก" จากนั้นคลิกปุ่ม "บันทึกรายการที่ส่งไปยัง" ดังภาพหน้าจอต่อไปนี้:

เพื่อให้เข้าถึงตัวเลือกนี้ได้ง่ายขึ้น คุณสามารถเพิ่มลงใน Quick Access Toolbar ได้ คลิกขวาแล้วเลือก "เพิ่มในแถบเครื่องมือด่วน" จากเมนูป๊อปอัป

จากนี้ไป หากคุณไม่ต้องการบันทึกสำเนา คุณสามารถทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายถัดจากตัวเลือก “ห้ามบันทึก” ในแถบเครื่องมือเข้าถึงด่วนได้เลย แม้ว่าวิธีนี้จะสะดวก แต่ผู้ใช้ส่วนใหญ่ยังคงบ่นว่ามักลืมทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย ดังนั้น พวกเขายังคงต้องการให้ Outlook แสดงข้อความแจ้งเตือนแบบป๊อปอัพเพื่อถามว่าต้องการบันทึกสำเนาหรือไม่ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์นี้ คุณควรใช้ Outlook VBA โปรดอ่านต่อเพื่อดูโค้ดและขั้นตอนโดยละเอียด

VBA: ถามว่าจะบันทึกสำเนาหรือไม่เมื่อส่งอีเมล

1. ขั้นแรก ให้เปิดใช้ Outlook แล้วเปลี่ยนไปที่แท็บ "นักพัฒนา"
2. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “Visual Basic” ซึ่งจะเปิดหน้าต่างใหม่ขึ้นมา
3. ในหน้าต่าง "Visual Basic" ดับเบิลคลิกที่ "ThisOutlookSession" เพื่อเปิดหน้าต่างโครงการ "ThisOutlookSession"
4. คัดลอกถัดไปและวางรหัสต่อไปนี้ลงไป

Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strMsg As String
    Dim nRes As Integer
 
    strMsg = "Do you want to save a copy of this message?"
    nRes = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Saving Copy")
 
    If nRes = vbNo Then
       Item.DeleteAfterSubmit = True
    End If
End Sub

5. หลังจากนั้น คุณควรเซ็นรหัสนี้ตามปกติ และเปลี่ยนการตั้งค่าแมโครเพื่อเปิดใช้งานแมโครที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลเท่านั้น
6. ในที่สุดคุณสามารถลองได้ เมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม "ส่ง" คุณจะได้รับการแจ้งเตือนของ Outlook เช่นเดียวกับภาพต่อไปนี้ หากคุณเลือกปุ่ม “ไม่” ข้อความปัจจุบันจะไม่ถูกบันทึกในโฟลเดอร์รายการที่ส่ง ในขณะที่คุณกดปุ่ม “ใช่” ข้อความนี้จะถูกบันทึก

รับมือกับปัญหา Outlook ที่พบบ่อย

เช่นเดียวกับแอปพลิเคชันอื่นๆ Outlook อาจประสบปัญหาต่างๆ เช่น หยุดทำงานกะทันหัน ไม่ตอบสนอง มีข้อความแสดงข้อผิดพลาดเป็นครั้งคราว และอื่นๆ ดังนั้น หากคุณเป็นผู้ใช้ Outlook เป็นประจำ คุณควรจัดหา เครื่องมือซ่อมแซมไฟล์ Outlook, ชอบ DataNumen Outlook Repair ซึ่งจะมีประโยชน์เมื่อคุณพบว่าไฟล์ Outlook ของคุณเสียหายโดยไม่ทราบสาเหตุ

บทนำผู้เขียน:

Shirley Zhang เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ ซ่อมแซม SQL Server ความเสียหายของฐานข้อมูล mdf และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.