วิธีส่งอีเมลแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเมื่องานเฉพาะใน Outlook เสร็จสมบูรณ์

หลังจากทำงานใน Outlook เสร็จแล้ว ผู้ใช้หลายคนอาจต้องการส่งอีเมลแจ้งเตือนเพื่อแจ้งใครบางคน เช่น ผู้บังคับบัญชา การส่งอีเมลด้วยตนเองจะใช้เวลานาน บทความนี้จะแนะนำวิธีที่รวดเร็วในการส่งอีเมลประเภทนี้โดยอัตโนมัติ

จากบทความ“4 ขั้นตอนอย่างรวดเร็วในการมอบหมายงานให้กับผู้อื่นใน Outlook ของคุณ” คุณสามารถทราบได้ว่าหากมอบหมายงานให้คุณจากผู้บังคับบัญชา และพวกเขาต้องการรายงานสถานะล่วงหน้า เช่น ภาพหน้าจอด้านล่าง พวกเขาจะได้รับอีเมลรายงานโดยอัตโนมัติ

อย่างไรก็ตาม หากงานถูกสร้างขึ้นด้วยตัวคุณเอง Outlook จะไม่ส่งอีเมลแจ้งเตือนถึงใครก็ตามเมื่อคุณทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น ในกรณีนี้ หากคุณต้องการส่งอีเมลแจ้งเตือนเพื่อรายงานงานของคุณ คุณต้องดำเนินการด้วยตนเอง แต่ด้วยโค้ด VBA ต่อไปนี้ คุณสามารถปล่อยให้ Outlook ทำมันให้สำเร็จได้โดยอัตโนมัติ

ส่งอีเมลแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเมื่องานเฉพาะเสร็จสิ้น

1. ขั้นแรก ให้เปิด Outlook แล้วไปที่แท็บ “นักพัฒนา”
2. จากนั้นค้นหาและคลิกที่ปุ่ม "Visual Basic" หน้าต่างใหม่ "Microsoft Visual Basic for Applications" จะปรากฏขึ้น
3. หลังจากนั้น ให้คลิกสองครั้งที่โปรเจ็กต์ “ThisOutlookSession” เพื่อเปิด จากนั้นคัดลอกโค้ด VBA ต่อไปนี้ลงไป

Public WithEvents olItems As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
    Set olItems = Session.GetDefaultFolder(olFolderTasks).Items
End Sub

Private Sub olItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
    Dim obApp As Outlook.Application
    Dim olMail As Outlook.MailItem
    Dim Recip As String
 
    'Replace "test" as per your needs
    If InStr(LCase(Item.Subject), "test") > 0 And Item.Complete = True Then
       'Replace with your desired contact
       Recip = "John Smith"
       If MsgBox("Do you want to send a report to " & Recip & " ?", vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Sending Report") = vbYes Then
          Set obApp = Outlook.Application
          Set olMail = obApp.CreateItem(olMailItem)
          With olMail
               .To = Recip
               .Subject = "Complete: " & Item.Subject
               .Body = "Dear Mr. Smith" & vbCrLf & "I've completed this task in " & DateDiff("d", Item.CreationTime, Now) & " day" & Chr(40) & "s" & Chr(41) & "." & vbCrLf & vbCrLf & "Task Name: " & Item.Subject & vbCrLf & "Start Date: " & Item.StartDate & vbCrLf & "Due Date: " & Item.DueDate & vbCrLf & "Creation Time: " & Item.CreationTime & vbCrLf & "Completed Time: " & Now & vbCrLf & vbCrLf & "Task Details: " & vbCrLf & Item.Body
               .ReadReceiptRequested = True
               'To directly send it,use ".Send" instead
               .Display
          End With
       End If
    End If
End Sub

4. จากนั้นดำเนินการเซ็นรหัสนี้และเปลี่ยนการตั้งค่าแมโครเพื่ออนุญาตเฉพาะมาโครที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัล
5. ในที่สุดคุณก็สามารถออกจากหน้าต่างปัจจุบันและลองทำดู

• เมื่อคุณทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จสิ้น คุณจะได้รับข้อความ เช่น รูปภาพต่อไปนี้:
• เมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม “ใช่” ข้อความใหม่จะเปิดขึ้นดังภาพด้านล่าง:

หมายเหตุ: หากคุณแทนที่ “.display” ด้วยบรรทัด “.Send” อีเมลนี้จะถูกส่งออกไปโดยตรงโดยไม่ปรากฏขึ้น

ให้ความสนใจกับข้อความจากที่อยู่อีเมลที่ไม่รู้จัก

คุณต้องเคยได้รับอีเมลจำนวนมากจากที่อยู่ที่ไม่รู้จัก ขอแนะนำให้ระมัดระวังอีเมลประเภทนี้ เป็นเพราะพวกเขาอาจดูไม่มีพิษมีภัยแต่มีลิงก์ ไฟล์แนบ หรือมาโครที่เป็นอันตราย เมื่อคุณคลิกหรือเปิด Outlook ของคุณอาจติดไวรัส ณ จุดนั้น ในการดึงข้อมูล Outlook ของคุณกลับคืนมา คุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องใช้ตัวเอก ยูทิลิตี้แก้ไขข้อมูล Outlook ที่เสียหายเช่น DataNumen Outlook Repair.

บทนำผู้เขียน:

Shirley Zhang เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ แก้ไขปัญหา SQL mdf และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.