ในบทความนี้เราจะเน้นไปที่การอธิบาย 4 วิธีอย่างรวดเร็วในการอัปเดตเนื้อหาที่ซ้ำหรือเกี่ยวข้องทั้งหมดในเอกสาร Word ของคุณโดยอัตโนมัติ
หากคุณทำงานกับรายงานสถิติบ่อยครั้งคุณจะพบข้อความหรือค่าเดียวกันปรากฏตลอดเวลาผ่านเอกสาร และอีกสถานการณ์คือตอนนี้แล้วคุณจะได้รับค่าตามข้อมูลก่อนหน้านี้ แล้วนี่คือปัญหา เมื่อคุณแก้ไขข้อความหรือค่าในที่เดียวคุณสามารถอัปเดตข้อความเดียวกันทั้งหมดหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องในเอกสารทั้งหมดโดยอัตโนมัติได้หรือไม่
เพียงอ่านต่อไปและคุณจะพบว่า
วิธีที่ 1: ใช้การอ้างอิงโยง
- ก่อนอื่นเลือกข้อความที่จะแสดงอีกครั้งในเอกสารของคุณ
- ประการที่สองคลิกแท็บ“ แทรก”
- จากนั้นคลิก "บุ๊กมาร์ก" ในกลุ่ม "ลิงก์"
- ถัดไปคุณตั้งชื่อบุ๊กมาร์กในกล่องโต้ตอบ "บุ๊กมาร์ก"
- และคลิก“ เพิ่ม”
- ตอนนี้วางเคอร์เซอร์ของคุณไว้ตรงตำแหน่งที่ข้อความซ้ำไปมา
- จากนั้นคลิกแท็บ“ แทรก” อีกครั้ง
- และคราวนี้ให้คลิก "การอ้างอิงโยง" ในกลุ่ม "ลิงก์"
- จากนั้นในกล่องโต้ตอบ "การอ้างอิงโยง" ให้เลือก "บุ๊กมาร์ก" สำหรับ "ประเภทการอ้างอิง" ก่อน
- จากนั้นเลือก "บุ๊กมาร์กข้อความ" สำหรับ "แทรกการอ้างอิงถึง"
- และเลือกชื่อบุ๊กมาร์กที่ถูกต้องในกล่องรายการ“ สำหรับบุ๊กมาร์ก”
- สุดท้ายคลิกปุ่ม "แทรก"
ในภายหลังเมื่อคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนเนื้อหาคุณเพียงแค่แก้ไขข้อความแรกและทำตามขั้นตอนเพื่ออัปเดต เราจะพูดถึงวิธีการอัปเดตเนื้อหาในส่วนหลังของบทความนี้
วิธีที่ 2: ใช้ฟิลด์
- เริ่มต้นด้วยการทำซ้ำ 6 ขั้นตอนแรกในวิธีที่ 1
- จากนั้นกด“ Ctrl + F9” เพื่อแทรกวงเล็บปีกกาในเอกสารของคุณ
- จากนั้นป้อนชื่อบุ๊กมาร์กระหว่างวงเล็บปีกกาทั้งสองเช่น“ A1” ที่นี่
- สุดท้ายกด“ F9” และคุณจะได้รับข้อความเดียวกัน
วิธีที่ 3: เลือกตัวเลือกการวาง
- อันดับแรก ให้เลือกข้อความแรก
- จากนั้นกด“ Ctrl + C”
- จากนั้นคลิกสามเหลี่ยมกลับหัวที่ตัวเลือก "วาง" ใต้แท็บ "หน้าแรก"
- และในรายการเมนูให้เลือก "วางแบบพิเศษ"
- จากนั้นในกล่องโต้ตอบ "วางแบบพิเศษ" ให้เลือก "วางลิงก์"
- จากนั้นเลือก“ ข้อความที่จัดรูปแบบ”
- ในที่สุดคลิก“ ตกลง”
วิธีที่ 4: ใช้ฟิลด์เพื่ออัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างเช่นเรามีตารางหนึ่งแถวและสามคอลัมน์ดังต่อไปนี้:
ค่าในเซลล์“ R1C3” ควรเป็นผลมาจากการรวมเซลล์“ R1C1” และ“ R1C2”
- ขั้นตอนแรกใช้คำแนะนำในวิธีที่ 1 เพื่อแทรกบุ๊กมาร์กสำหรับค่าในเซลล์“ R1C1” และ“ R2C2” ที่นี่เราตั้งชื่อบุ๊กมาร์กเหล่านี้ว่า“ s1” และ“ s2 '
- จากนั้นวางเคอร์เซอร์ของคุณที่เซลล์“ R1C3”
- แล้วกด“ Ctrl + F9” เพื่อรับวงเล็บปีกกา
- ระหว่างสองวงเล็บปีกกาคุณควรป้อนสูตร: {= {s1} + {s2}}
คุณควรได้รับเครื่องหมายวงเล็บทั้งหมดนี้โดยการกด“ Ctrl + F9” แทนการพิมพ์ด้วยตนเอง
- สุดท้ายกด“ F9” เพื่อรับผลลัพธ์
หมายเหตุ: สำหรับทั้ง 4 วิธีเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนข้อความหรือข้อมูลคุณควรป้อนข้อความหรือวันที่ใหม่โดยใส่จุดแทรกไว้ในต้นฉบับแล้วจึงลบออกในภายหลัง
2 วิธีในการอัปเดตเนื้อหา
วิธีแรกคือกด“ Ctrl + A” เพื่อเลือกทั้งเอกสารจากนั้นกด“ F9” เพื่ออัปเดตโดยอัตโนมัติ
อันที่สองคือการใช้รหัส VBA
- ขั้นแรกให้กด“ Alt + F11” เพื่อเปิดตัวแก้ไข VBA
- จากนั้นดับเบิลคลิก“ ThisDocument” เพื่อเปิดพื้นที่แก้ไขโค้ดหากจำเป็น
- จากนั้นวางรหัสต่อไปนี้ที่นั่น:
Sub UpdateDate () ถ้า ActiveDocument.Fields.Count> 0 จากนั้น ActiveDocument.Fields.Update MsgBox ("อัปเดตฟิลด์ทั้งหมดในเอกสารนี้สำเร็จแล้ว!") อื่น MsgBox ("ไม่พบฟิลด์ในเอกสารนี้") สิ้นสุดหากสิ้นสุด Sub
- สุดท้ายคลิก“ เรียกใช้”
เตรียมพร้อมสำหรับกรณีฉุกเฉิน
เมื่อพูดถึงเหตุฉุกเฉินในการรันโปรแกรมเราจะพบกับปัญหาซอฟต์แวร์ขัดข้องและไฟล์เสียหาย แน่นอนว่าเราสามารถใช้มาตรการป้องกันบางอย่างเช่นการสำรองไฟล์และเรียกใช้ผลิตภัณฑ์ป้องกันไวรัสเป็นประจำ กระนั้นแม้แต่การสำรองข้อมูลก็สามารถตกเป็นเหยื่อของการโจมตีที่เป็นอันตรายหรือการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องได้ และโปรแกรมประมวลผลคำ Word ซึ่งเราใช้ทุกวันก็ไม่มีข้อยกเว้น ดังนั้นมาตรการเตรียมความพร้อมอย่างหนึ่งที่คุณต้องทำคือการได้รับศักยภาพ เครื่องมือกู้คืน Word เสียหาย
บทนำผู้เขียน:
Vera Chen เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ ซ่อมแซมข้อมูล Excel xlsx และ pdf ซ่อมแซมผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.