คุณรู้หรือไม่ว่า Outlook สามารถใช้เป็นที่เก็บไฟล์ได้? คุณสามารถลากและวางไฟล์ไปยังโฟลเดอร์เมลได้อย่างง่ายดาย พวกเขาจะถูกเก็บไว้ในกล่องจดหมาย Outlook หากคุณตั้งใจจะใช้คุณสมบัตินี้คุณควรปฏิบัติตาม 4 เคล็ดลับที่กล่าวถึงในบทความนี้
ในการย้ายและจัดเก็บไฟล์ในกล่องจดหมาย Outlook ของคุณคุณสามารถลากและวางไฟล์ลงในโฟลเดอร์อีเมลเดียวได้โดยตรงเช่นภาพหน้าจอต่อไปนี้:
ถ้าคุณใช้บัญชี Exchange หรือบัญชี IMAP ใน Outlook การจัดเก็บไฟล์ในกล่องจดหมาย Outlook จะต้องเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม เป็นเพราะสามารถซิงค์ไฟล์ได้ ดังนั้นเมื่อคุณเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณบนอุปกรณ์อื่น ๆ คุณสามารถรับไฟล์เหล่านี้ได้ทันที แต่พูดตามตรง Outlook ไม่ใช่ระบบไฟล์ ดังนั้นหากไม่จำเป็นคุณควรจัดเก็บไฟล์บนดิสก์ภายในเครื่องได้ดีกว่า หากคุณตัดสินใจที่จะใช้คุณต้องปฏิบัติตาม 4 เทคนิคที่แนะนำด้านล่าง:
1. อย่าลากและวางไปที่โฟลเดอร์กล่องขาเข้าโดยตรง
ประการแรกคุณไม่ควรลากและวางไฟล์ลงในโฟลเดอร์กล่องขาเข้าของคุณในกล่องเมล มันจะแสดงข้อความใหม่พร้อมไฟล์เป็นไฟล์แนบอีเมลแทนที่จะบันทึกไฟล์ในโฟลเดอร์กล่องขาเข้า หากคุณยังคงหวังว่าจะจัดเก็บไฟล์ใน Inbox ก่อนอื่นคุณสามารถลากและวางไฟล์เหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์อีเมลอื่นจากนั้นย้ายไปยังกล่องขาเข้า
2. อย่าจัดเก็บไฟล์เกินขีด จำกัด ขนาดไฟล์แนบ
ดังที่คุณทราบเมื่อคุณต่อท้ายไฟล์แนบที่มีขนาดใหญ่เกินไปคุณจะได้รับการแจ้งเตือนซึ่งแจ้งให้คุณทราบว่ามีขนาดเกินขีด จำกัด ที่อนุญาต ในความเป็นจริงขีด จำกัด ขนาดข้อความหรือไฟล์แนบจะเหมือนกันกับไฟล์ คุณยังสามารถจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เมลได้ แต่จะไม่ถูกซิงค์ ยิ่งไปกว่านั้นไฟล์ขนาดใหญ่จะนำไปสู่ข้อผิดพลาดในการส่ง / รับ Outlook ของคุณ
3. ให้ความสำคัญกับขนาดไฟล์แรก
หากไฟล์นั้นเป็นรายการแรกในโฟลเดอร์อีเมล หรือโฟลเดอร์นั้นมีไว้สำหรับจัดเก็บไฟล์โดยเฉพาะ เมื่อคุณเข้าถึงโฟลเดอร์ ไฟล์แรกจะแสดงในช่องแสดงตัวอย่างโดยอัตโนมัติ ในกรณีนี้ หากไฟล์แรกมีขนาดใหญ่ การโหลดไฟล์จะทำได้ยาก และ Outlook อาจค้างเพื่อเริ่มการแสดงตัวอย่าง นอกจากนี้ หากไฟล์ถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่ไม่ได้ใช้แคช Outlook จะต้องดาวน์โหลดไฟล์ทุกครั้ง ในสถานการณ์เช่นนี้ หากคุณใช้งานผ่านการเชื่อมต่อระยะไกลที่ช้า คุณจะต้องรอเป็นเวลานานกว่าไฟล์จะดาวน์โหลดเสร็จ
4. เลิกบล็อกไฟล์ประเภทเฉพาะ
Outlook จะบล็อกไฟล์แนบอีเมลบางประเภทโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ใช้ได้กับไฟล์ที่เก็บไว้ในเมลบ็อกซ์ของคุณเช่นกัน เมื่อคุณพยายามดูตัวอย่างในบานหน้าต่างการอ่านคุณจะเห็นการแจ้งเตือนดังภาพต่อไปนี้ หากคุณต้องการดูไฟล์จริง ๆ คุณต้องปลดบล็อกไฟล์แนบบางประเภท สำหรับขั้นตอนโดยละเอียดคุณสามารถดูบทความก่อนหน้าของเรา "จะทำอย่างไรถ้า Outlook บล็อกไฟล์แนบอีเมลของคุณ? "
เก็บกล่องจดหมาย Outlook ให้มีขนาดเล็ก
Outlook มีความเสี่ยงที่จะเกิดความเสียหายเมื่อกล่องจดหมายของคุณมีขนาดใหญ่เกินไป ดังนั้นคุณควรให้กล่องจดหมายของคุณมีขนาดเล็กอยู่เสมอ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ Outlook AutoArchive เพื่อลบรายการเก่าลบไฟล์แนบออกจาก Outlook เป็นต้น สมมติว่า Outlook ของคุณยังคงได้รับความเสียหายคุณสามารถทำได้อย่างง่ายดาย ซ่อมแซมข้อมูล PST ที่เสียหาย โดยเครื่องมือซ่อมที่มีประสบการณ์เช่น DataNumen Outlook Repair.
บทนำผู้เขียน:
Shirley Zhang เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ ซ่อมแซมความเสียหายของฐานข้อมูล SQL และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ซ่อมแซมแนวโน้ม ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.