ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณ 2 วิธีในการแยกที่อยู่อีเมลทั้งหมดในเอกสาร Word และเชื่อมต่อเข้าด้วยกันสำหรับการประมวลผลเป็นชุด
บางครั้งคุณอาจต้องส่งอีเมลถึงบุคคลหลายคนในคราวเดียว อย่างไรก็ตาม สิ่งต่างๆ อาจยุ่งยากเล็กน้อยเมื่อที่อยู่กระจายอยู่รอบๆ เอกสารขนาดยาวเป็นหน้าๆ ในการนำทางทั้งเอกสารและค้นหาทีละรายการอาจใช้เวลานาน นี่คือเหตุผลที่เราต้องการแสดงวิธีที่รวดเร็วในการแยกข้อมูลทั้งหมดในครั้งเดียวสำหรับการประมวลผลเป็นชุดในกล่องจดหมายของคุณ
วิธีที่ 1: ใช้ตัวเลือก“ ค้นหาและแทนที่”
- อันดับแรก เปิดเอกสารที่มีที่อยู่อีเมลอยู่
- จากนั้นเราเริ่มต้นด้วยการคลิกแท็บ “หน้าแรก”
- จากนั้นเลือกคลิกสามเหลี่ยมกลับหัวบนไอคอน “ค้นหา”
- ในรายการแบบเลื่อนลง เลือก "การค้นหาขั้นสูง"
- ตอนนี้คุณจะเปิดกล่องโต้ตอบ "ค้นหาและแทนที่" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแท็บ “ค้นหา” เปิดอยู่ และป้อน “[Az,0-9]{1,}\@[Az,0-9,\.]{1,}” ลงในช่องข้อความ “ค้นหาอะไร”
- คลิกถัดไป “เพิ่มเติม” เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม
- จากนั้นทำเครื่องหมายในช่อง "ใช้สัญลักษณ์แทน" ใต้ "ตัวเลือกการค้นหา"
- คลิกปุ่ม “ค้นหาใน” และเลือก “เอกสารหลัก”
- ตอนนี้คุณจะเห็นว่าที่อยู่อีเมลทั้งหมดในเอกสารนี้ถูกเน้นไว้ ปิดกล่องโต้ตอบ
- คลิกถัดไป "คัดลอก" ในกลุ่ม "คลิปบอร์ด" ใต้แท็บ "หน้าแรก"
- ตอนนี้สร้างเอกสาร Word ใหม่
- คลิกขวาที่อันใหม่แล้วเลือก Keep Text Only คุณจะเห็นที่อยู่อีเมลทั้งหมดถูกวางไว้ในคอลัมน์
- จากนั้นคลิก "แทนที่" ในกลุ่ม "แก้ไข" ใต้แท็บ "หน้าแรก"
- ในแท็บ "แทนที่" ให้ป้อน "^p" และ ";" ในกล่องข้อความ “ค้นหาอะไร” และ “แทนที่ด้วย” ตามลำดับ
- และอย่าลืมล้างกล่อง "ใช้สัญลักษณ์แทน"
- จากนั้นคลิกปุ่ม “แทนที่ทั้งหมด” Word จะบอกคุณว่ามีการแทนที่จำนวนเท่าใด และคุณสามารถปิดกล่องที่เปิดอยู่ทั้งหมดได้ ในเอกสารมีที่อยู่อีเมลคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
- สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำคือการคัดลอกที่อยู่เหล่านี้ไปยังกล่องจดหมายของคุณและส่งข้อมูลเดียวกันสำหรับผู้รับทั้งหมดพร้อมกัน
วิธีที่ 2: ใช้รหัส VBA
- ขั้นแรก ให้กด “Alt+F11” เพื่อเปิดตัวแก้ไข VBA
- จากนั้นวางรหัสต่อไปนี้ในพื้นที่แก้ไข:
Sub ExtractAllEmailAddressesFromDocument()
Dim strEmailAddresses As String
' Find all email addresses in a document,and Extract them.
With ActiveDocument.Range
With.Find
.ClearFormatting
.Replacement.ClearFormatting
.Text = "[A-z,0-9]{1,}\@[A-z,0-9,\.]{1,}"
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindStop
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchByte = False
.MatchAllWordForms = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchWildcards = True
.Execute
End With
Do While .Find.Found
strEmailAddresses = strEmailAddresses & .Text & ";"
.Collapse wdCollapseEnd
.Find.Execute
Loop
End With
' Open a new document to paste the email addresses.
If strEmailAddresses <> "" Then
Documents.Add Template:="Normal", NewTemplate:=False, DocumentType:=0
ActiveDocument.Range.Text = strEmailAddresses
End If
End Sub
- กดปุ่มถัดไป “เรียกใช้”
จากนั้นคุณจะมีเอกสารใหม่ที่มีที่อยู่อีเมลทั้งหมด โดยคั่นด้วยเครื่องหมายเซมิโคลอน และคุณสามารถเริ่มใช้งานที่อยู่อีเมลเหล่านั้นสำหรับการประมวลผลแบบกลุ่มในกล่องจดหมายได้
ใช้เวลาในการกู้คืนไฟล์ที่เสียหาย
จริงอยู่ คุณสามารถค้นหาสิ่งที่น่าประหลาดใจได้เสมอผ่านการทำงานกับ Word ในขณะที่คุณทึ่งกับความสามารถของมัน คุณควรระวังการล่มที่เป็นไปได้ที่ Word สามารถประสบได้ ในแง่หนึ่ง มันหยุดการทำงานของคุณ ในทางกลับกัน ภัยคุกคามที่ยิ่งใหญ่กว่าสามารถแจ้งได้เมื่อ Word ล่ม และด้วยภัยคุกคามที่มากขึ้น เราหมายถึงไฟล์ที่ถูกบุกรุกและข้อมูลที่ไม่สามารถถูกแทนที่ได้ของคุณ
ดังนั้น เราจึงแนะนำให้คุณทำการสำรองข้อมูล และที่สำคัญที่สุดคือ หาโปรแกรมสำหรับสำรองข้อมูลมาใช้ ซ่อมแซมความเสียหายของ Word จะได้ไม่เสียเวลาวุ่นวาย
บทนำผู้เขียน:
Vera Chen เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ เครื่องมือแก้ไขปัญหา xls และ pdf ซ่อมแซมผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.