10 เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการพิมพ์เอกสาร Word ของคุณให้ดีขึ้น

บทความนี้มี 10 เคล็ดลับที่มีประโยชน์สำหรับการพิมพ์เอกสาร Word ของคุณอย่างถูกต้องและประหยัดค่าใช้จ่ายใน 10 สถานการณ์ที่แตกต่างกัน

อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้คุณจะต้องพิมพ์ไฟล์ Word ของคุณเมื่อคุณเสร็จสิ้นการทำงาน ในการพิมพ์เอกสารไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวด แต่จะทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม หากต้องการชื่อเพียงไม่กี่อย่างคุณรู้วิธีพิมพ์ทั้งสองด้านด้วยตนเองอย่างถูกต้องหรือไม่? นอกจากนี้คุณรู้วิธีพิมพ์ภาพสะท้อนของเอกสาร Word ของคุณหรือไม่?

อย่างไรก็ตามบทความนี้แสดงสถานการณ์การพิมพ์ที่แตกต่างกัน 10 สถานการณ์และวิธีแก้ปัญหาด้วยเช่นกัน อ่านและใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

เคล็ดลับที่ 1: อัปเดตฟิลด์และข้อมูลที่เชื่อมโยงโดยอัตโนมัติก่อนพิมพ์

หากเอกสารของคุณมีฟิลด์หรือข้อมูลที่เชื่อมโยงคุณต้องอัปเดตก่อนพิมพ์ อย่างไรก็ตามบ่อยครั้งที่คุณอาจลืมอัปเดตฟิลด์เหล่านี้ด้วยตนเองซึ่งอาจส่งผลให้เกิดขยะกระดาษและวิกฤตทางธุรกิจได้

นี่คือเหตุผลที่คุณต้องตั้งค่าตัวเลือกการพิมพ์ล่วงหน้าโดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ขั้นแรกให้คลิกแท็บ "ไฟล์"
2. จากนั้นเลือก“ ตัวเลือก”   
3. ตอนนี้ในกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือกของ Word” ให้คลิก“ แสดง” ทางด้านซ้ายก่อน
4. จากนั้นไปที่หน้า "ตัวเลือกการพิมพ์" และเลือกช่อง "อัปเดตช่องก่อนพิมพ์" และ "อัปเดตข้อมูลที่เชื่อมโยงก่อนพิมพ์"
5. สุดท้ายคลิก“ ตกลง” เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

เคล็ดลับ 2: พิมพ์อย่างถูกต้องทั้งสองด้าน

โดยปกติเราจะพิมพ์ทั้งสองด้านเท่าที่จะทำได้เพื่อประหยัดกระดาษและรักษาสิ่งแวดล้อม แต่คุณอาจพบว่าเครื่องพิมพ์ของคุณไม่รองรับการพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ จากนั้นสิ่งต่างๆอาจยุ่งยากเล็กน้อย แต่ไม่ต้องกังวลคุณสามารถแก้ไขปัญหาได้โดยทำตามคำแนะนำด้านล่าง:

1. เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบจำนวนหน้าทั้งหมดในเอกสารของคุณ หากเป็นเลขคี่ให้วางเคอร์เซอร์ไว้ที่ท้ายเอกสาร จากนั้นคลิกแท็บ“ แทรก” จากนั้นไปที่คลิก“ Blank Page” เพื่อเพิ่มหน้าใหม่สำหรับเอกสารของคุณ แน่นอนว่าหากเป็นเลขคู่คุณสามารถข้ามการดำเนินการข้างต้นได้
2. จากนั้นคลิกแท็บ "ไฟล์"
3. จากนั้นคลิก "พิมพ์"
4. เลือก“ พิมพ์เฉพาะหน้าคี่” ใน“ การตั้งค่า”
5. คลิก "พิมพ์"
6. ตอนนี้พลิกกระดาษทั้งหมดและทำให้ด้านว่างอยู่ด้านบน ใส่กลับเข้าไปในเครื่องพิมพ์
7. ตอนนี้สามารถมีได้ 2 สถานการณ์ตามเครื่องพิมพ์ประเภทต่างๆ หากด้านว่างด้านบนตรงข้ามกับกระดาษแผ่นแรกในเอกสารคุณต้องคลิก "ไฟล์"
8. จากนั้นคลิก "พิมพ์"
9. คราวนี้เลือก“ พิมพ์หน้าคู่เท่านั้น” ใน“ การตั้งค่า”
10. หากด้านว่างด้านบนตรงข้ามกับกระดาษสุดท้ายในเอกสารคุณต้องคลิก "ไฟล์" จากนั้นคลิก "ตัวเลือก" เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ "ตัวเลือกของ Word"
11. จากนั้นคลิก "ขั้นสูง"
12. และเลือกช่อง“ พิมพ์หน้าตามลำดับย้อนกลับ”
13. อย่าลืมคลิก“ ตกลง”
14. ทำซ้ำครั้งต่อไปจากขั้นตอนที่ 7 ถึง 9

เคล็ดลับ 3: พิมพ์ภาพสะท้อนของเอกสาร Word

เพียงใช้ Word และคุณสามารถพิมพ์ภาพสะท้อนของเอกสารของคุณได้

1. ในตอนแรกให้เลือกข้อความที่คุณต้องการพิมพ์และคัดลอก
2. ประการที่สองเปิดเอกสาร Word ใหม่ คลิกปุ่มแบบเลื่อนลงบนไอคอน "วาง" ใต้แท็บ "หน้าแรก"
3. จากนั้นเลือก "วางแบบพิเศษ"
4. ตอนนี้ในกล่องโต้ตอบ "วางแบบพิเศษ" ให้เลือก "รูปภาพ (เมตาไฟล์ที่ปรับปรุงแล้ว)"
5. จากนั้นคลิก“ ตกลง” ข้อความที่คุณวางจะกลายเป็นรูปภาพ
6. ตอนนี้คลิกที่ภาพเพื่อเลือก
7. คลิก "รูปแบบ" ภายใต้ "เครื่องมือรูปภาพ"
8. จากนั้นคลิกตัวเลือก "หมุน"
9. จากนั้นเลือก“ พลิกแนวตั้ง” ในเมนูแบบเลื่อนลง

เคล็ดลับ 4: เปิดการพิมพ์พื้นหลัง

เมื่อคุณเปิดการพิมพ์พื้นหลังคุณจะสามารถแก้ไขเอกสารขณะพิมพ์ได้

1. แต่ให้คลิกแท็บ“ ไฟล์” ก่อน
2. จากนั้นคลิก“ ตัวเลือก” เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือกของ Word”
3. จากนั้นคลิก "ขั้นสูง"
4. จากนั้นเลื่อนลงไปที่หน้า“ พิมพ์” และทำเครื่องหมายที่ช่อง“ พิมพ์ในพื้นหลัง”
5. สุดท้ายคลิก“ ตกลง”

เคล็ดลับ 5: พิมพ์ด้วยคุณภาพแบบร่าง

การพิมพ์เอกสาร Word ในคุณภาพระดับร่างไม่เพียงแต่จะช่วยลดต้นทุนการพิมพ์ แต่ยังช่วยเพิ่มความเร็วในการพิมพ์อีกด้วย

1. ทำซ้ำ 3 ขั้นตอนแรกในเคล็ดลับ 4
2. ในครั้งนี้คุณควรเลือกช่อง "ใช้คุณภาพแบบร่าง"
3. คลิก "ตกลง"

เคล็ดลับ 6: พิมพ์รหัสฟิลด์

หากเอกสารของคุณมีโค้ดฟิลด์ Word จะพิมพ์ค่าฟิลด์ตามค่าเริ่มต้น อย่างไรก็ตามอาจมีบางครั้งที่คุณต้องพิมพ์รหัสเขตข้อมูลแทนค่า

1. ทำซ้ำ 3 ขั้นตอนแรกในเคล็ดลับ 4
2. และคราวนี้ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "พิมพ์รหัสฟิลด์แทนว่าค่าของมัน" จะดีหรือไม่
3. ในทำนองเดียวกันคลิก“ ตกลง”

เคล็ดลับ 7: ปรับขนาดเป็นขนาดกระดาษ

บางครั้งคุณอาจจัดเรียงเนื้อหาทั้งหมดในกระดาษขนาดหนึ่งเช่น“ A4” และยังไม่ถึงวินาทีสุดท้ายเมื่อคุณได้รับแจ้งว่าคุณต้องพิมพ์เอกสารบนกระดาษขนาดอื่นเช่น“ B5” คุณควรทำอย่างไร?

1. คุณควรคลิก“ ไฟล์” ก่อน
2. จากนั้นคลิก "พิมพ์"
3. คลิกปุ่มแบบเลื่อนลงบน“ 1 หน้าต่อแผ่น”
4. เลือก“ ปรับขนาดเป็นขนาดกระดาษ”
5. จากนั้นเลือกขนาดกระดาษใหม่ในเมนูขยายเช่น“ B5”
6. จากนั้นคลิกปุ่มแบบเลื่อนลงที่“ 1 หน้าต่อแผ่น” อีกครั้งและคราวนี้เลือก“ 2 หน้าต่อแผ่น”
7. ตอนนี้คุณสามารถไปพิมพ์

เคล็ดลับ 8: พิมพ์ช่วงของหน้าเอกสาร

มันเกิดขึ้นบ่อยครั้งเมื่อเรามีเอกสารที่ยาวเราจำเป็นต้องพิมพ์เอกสารหลายหน้าเท่านั้น

1. ในทำนองเดียวกันคลิก "ไฟล์"
2. จากนั้นไปที่“ พิมพ์”
3. คลิกถัดไปที่ปุ่มแบบเลื่อนลงบน“ พิมพ์ทุกหน้า” และเลือก“ พิมพ์ช่วงที่กำหนดเอง”
4. จากนั้นในกล่องข้อความด้านล่างคุณป้อนหน้าที่คุณต้องการพิมพ์ ตัวอย่างเช่นหากหน้าอยู่ในแถวคุณสามารถป้อนหมายเลขหน้าเริ่มต้นและหยุดแล้วใส่เครื่องหมายขีดระหว่างหน้าเช่น“ 1-3” ซึ่งหมายความว่าคุณต้องการพิมพ์หน้า 1, 2 และ 3
5. มิฉะนั้นคุณควรเพิ่มเครื่องหมายจุลภาคระหว่างตัวเลขสองตัว ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการพิมพ์หน้า 1 และหน้า 3 คุณควรป้อน“ 1, 3”

เคล็ดลับ 9: พิมพ์เฉพาะบางส่วนของข้อความหน้า

มีโอกาสที่คุณจะต้องพิมพ์ข้อความหน้าบางส่วนเท่านั้น ภายใต้สถานการณ์เช่นนี้การสร้างเอกสารใหม่จะต้องใช้เวลานานและการพิมพ์ทั้งหน้าจะเป็นการสิ้นเปลือง

1. วิธีที่ดีที่สุดคือการแทรกตัวแบ่งหน้า วางเคอร์เซอร์ของคุณไว้ที่ต้นข้อความที่คุณต้องการพิมพ์
2. คลิกแท็บ "แทรก"
3. จากนั้นคลิก“ ตัวแบ่งหน้า”
4. จากนั้นวางเคอร์เซอร์ไว้ที่ท้ายข้อความแล้วคลิก“ ตัวแบ่งหน้า” อีกครั้ง
5. จากนั้นทำตามขั้นตอนในเคล็ดลับ 8 เพื่อพิมพ์หน้าที่คุณต้องการ

เคล็ดลับ 10: ไม่มีการพิมพ์ระยะขอบ

ตามค่าเริ่มต้น Word จะตั้งค่าระยะขอบ แต่บางครั้งเราก็ไม่ต้องการ

1. คลิก "ไฟล์"
2. จากนั้นคลิก "พิมพ์"
3. จากนั้นคลิก“ การตั้งค่าหน้ากระดาษ”
4. ตอนนี้ในกล่องโต้ตอบ“ การตั้งค่าหน้ากระดาษ” ให้ตั้งค่าระยะขอบทั้งหมดเป็น“ 0”
5. จากนั้นคลิก“ ตกลง”

Word สามารถเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดได้

แม้ว่าเราจะสามารถค้นหาคุณลักษณะบางอย่างที่ซ่อนอยู่ของ Word ได้ แต่ก็ยังมีแนวโน้มที่จะขัดข้อง และนี่หมายความว่าไฟล์ของเราตกอยู่ในอันตรายตลอดเวลา สิ่งที่ไม่ดีคือ Word สามารถหยุดทำงานได้ในทันทีทำให้เราติดอยู่กับไฟล์ที่เสียหาย ในขณะนี้คุณต้องมีเครื่องมือที่เชี่ยวชาญในการ ซ่อมแซมข้อมูล Word ที่เสียหาย

บทนำผู้เขียน:

Vera Chen เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ เครื่องมือซ่อมแซม xlsx และ pdf ซ่อมแซมผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.