Včasih boste videli informacije, ki vas bodo vprašale, ali želite shraniti spremembe ali ne. Toda dejansko ne spremenite datoteke. Zakaj se te informacije še vedno pojavljajo?
Če naredite nekaj sprememb v datoteki Excel in jo nato zaprete brez shranjevanja, vas bo vprašal, ali želite shraniti spremembe. To je res zelo dobra lastnost, ki lahko do določene mere prepreči izgubo podatkov.
Vendar pa boste informacije še vedno videli, ko odprete drug delovni zvezek in preverite določene vrednosti, namesto da bi jih spremenili. Morda se sprašujete, katera vrednost se je spremenila. Lahko kliknete gumb »Prekliči« in poiščete v datoteki. Najlažji način je, da preverite, ali je na voljo gumb »Razveljavi«. Vendar boste videli, da je tudi ta gumb neveljaven.
Če želite ugotoviti razlog, lahko nadaljujete s sklicevanjem na preostanek članka.
Razlog za pojav
V Excelu z veliko podatkov bodo zagotovo vsebovale formule. Za nekatere formule se ni treba sklicevati na drugo celico. Na primer funkcija RAND. Včasih ga boste uporabili na delovnem listu, da dobite nekaj naključnih števil. Druge funkcije vključujejo tudi ZDAJ, DANES in druge.
In zdaj preverite možnosti izračuna trenutnega delovnega zvezka.
- Na traku kliknite zavihek »Formule«.
- Nato kliknite gumb »Možnosti izračunov«.
Na tej sliki lahko vidite, da je možnost izračuna »Samodejno«.
Zdaj lahko sklepamo. Če obstajajo določene funkcije in je možnost izračuna »Samodejno«, se bodo te funkcije samodejno znova izračunale in ustvarile nove rezultate, kadar koli odprete datoteko. Po drugi strani pa, če je to makro delovni zvezek, bodo imele tudi določene kode enak učinek. Tudi če v delovnem zvezku niste naredili nobenih sprememb in je gumb »Razveljavi« neveljaven, so v datoteki še vedno spremembe. Zato se morate naslednjič, ko vidite informacije, odločiti, ali želite shraniti spremembe teh funkcij glede na dejansko potrebo.
Izogibajte se samodejnemu izračunu prek možnosti izračuna
Če se vam ta funkcija zdi moteča, jo lahko tudi zaprete. Če želite, da bodo podatki v delovnem zvezku natančnejši, morate spremeniti možnosti Excela.
- Na traku kliknite »Datoteka«.
- In nato kliknite "Možnosti".
- V »Možnostih Excel« izberite »Formule«.
- Nato v »Možnostih izračuna« označite možnost »Ročno«.
Obstajata tudi dva različna pogoja glede možnosti pod »Ročno«.
- Če označite možnost »Znova izračunaj delovni zvezek pred shranjevanjem«, naslednjič, ko odprete delovni zvezek, se formule ne bodo znova izračunale. Če delovnega zvezka ne spremenite in ga zaprete, se formula ne bo znova izračunala in ne boste videli informacij. Toda če delovni zvezek shranite ročno, tudi če še vedno ne spremenite datoteke, bo formula znova izračunala in nato shranila.
- Po drugi strani pa, če počistite možnost, se ne bo znova izračunal, ko odprete delovni zvezek. Ko shranite delovni zvezek, se ustrezna formula še vedno ne bo znova izračunala. To je ravno razlika med možnostmi. In informacij ne boste videli, ko zaprete datoteko.
Zdaj označite »Manual«, šele ko ročno znova izračunate delovni list (pritisnite F9) ali delovni zvezek (pritisnite Shift+F9), se bo formula znova izračunala. Zato se morate odločiti, ali želite preveriti možnost glede na vaše dejanske potrebe.
- Nato v oknu kliknite »V redu«.
- Nato shranite delovni zvezek.
Poleg tega ta nastavitev začne veljati samo v trenutnem delovnem zvezku, tako da ne bo vplivala na druge Excelove datoteke. In zdaj vas nikoli več ne bo mučila ista težava.
Bodite pozorni tudi na to, da se vse formule v delovnem zvezku ne bodo samodejno preračunale. Recimo, da obstaja formula, ki se nanaša na določeno celico. Ko spremenite vrednost v celici, se formula ne bo znova izračunala. Če počistite možnost »Znova izračunaj delovni zvezek pred shranjevanjem« in pozabite znova izračunati ročno, bo rezultat formule dejansko postal napaka, tudi če shranite datoteko. To je zelo pomembna točka, na katero morate biti previdni.
Vaši podatki so edinstveni
Vaši podatki, shranjeni v Excelu, so zagotovo najbolj edinstven element, saj nihče drug nima enakih podatkov kot vi. Zato so lahko posledice, če izgubite datoteko, katastrofalne. Zato lahko programsko opremo pripravite vnaprej. Ko se vaš Excel poškoduje, lahko to orodje takoj uporabite za ... popraviti Excel. Tako se lahko vaša izguba zmanjša na minimum.
Uvod avtorja:
Anna Ma je strokovnjakinja za obnovitev podatkov v DataNumen, Inc., ki je vodilna na svetu na področju tehnologij za obnovitev podatkov, vključno z obnovitev besed in obeti za popravilo programskih izdelkov. Za več informacij obiščite www.datanumen.com