5 užitočných spôsobov, ako zachovať formát čísla pri používaní hromadnej korešpondencie vo vašom slove

V tomto článku vám predstavíme 5 rôznych spôsobov riešenia zmeny formátu čísla pri použití funkcie hromadnej korešpondencie v programe Word.

Občas použijeme funkciu hromadnej korešpondencie v programe Word na import dávky údajov zo súborov programu Excel. Veci však môžu niekedy ísť veľmi odlišným spôsobom. Napríklad, pokiaľ ide o údaje s desatinnými miestami, je pravdepodobné, že dostaneme číslo s viacerými desatinnými číslicami, čo môže narušiť výhľad dokumentu. Nižšie je uvedený príklad:

Preto tu pre vás vyberieme 5 efektívnych metód riešenia tohto problému. Pretože sa tento článok zameria hlavne na riešenie problému s desatinnými miestami, preskočíme kroky, ako používať funkciu hromadnej korešpondencie v programe Word. Len pre informáciu, môžete si prečítať jeden z našich predchádzajúcich článkov: Ako vytvárať prispôsobené listy alebo e-maily v dávkach pomocou funkcie hromadnej korešpondencie v programe Word

Metóda 1: Zmena kódov polí

1. Najskôr by ste po vložení zlúčeného poľa nemali rýchlo kliknúť na tlačidlo „Dokončiť a zlúčiť“. Namiesto toho kliknite pravým tlačidlom myši na pole.
2. Potom v rozbaľovacej ponuke zvoľte možnosť „Prepnúť kódy polí“.
3. Teraz zadajte „\ #“ 0.00 ”tesne pred symbolom„} “. Zadanie „\ #“ 0.00 ”znamená, že si chcete ponechať 2 desatinné čísla v počte, ktorý získate. Podobne, ak potrebujete iba 1 desatinnú číslicu, môžete zadať „\ #“ 0.0 “.
4. Ďalej umiestnite kurzor do kódov polí a stlačte kláves „F9“ alebo kliknite pravým tlačidlom myši a znova vyberte možnosť „Prepnúť kódy polí“.
5. Potom môžete kliknúť na tlačidlo „Zobraziť ukážku výsledkov“ a zistiť, či sú výsledky správne. Potom môžete pohodlne dokončiť ľavé kroky k splneniu úlohy.

Metóda 2: Konverzia zdrojových údajov do textového formátu

1. Na začiatok otvorte súbor programu Excel, ktorý obsahuje zdrojové údaje.
2. Potom vyberte ikonu tarzískať riadok alebo stĺpec údajov.
3. Ďalej prejdite na skupinu „Číslo“ na karte „Domov“ a vyberte „Text“ ako „Formát čísla“.
4. Nezabudnite uložiť súbor Excel.
5. Potom otvorte súbor programu Word a vykonajte kroky hromadnej korešpondencie.

Metóda 3: Vložte nový riadok do tabuľky

1. Najskôr otvorte súbor programu Excel.
2. Potom vyberte riadok pod nadpisom.
3. Ďalej kliknite pravým tlačidlom myši.
4. V ponuke vyberte príkaz „Vložiť“ a do tabuľky vložte nový riadok.
5. Potom zadajte ľubovoľné písmeno, ktoré sa vám páči, do bunky nad prvou číslicou. Môžete tam napríklad napísať „a“.
6. Ďalej, keď otvoríte program Word start hromadnej korešpondencie, nakoniec získate stránku s písmenom „a“. Stačí ho vymazať a ostatné čísla zostanú v správnom formáte.

Metóda 4: Konverzia tabuľky programu Excel na aplikáciu Word One

1. V prvom radeost, otvorte súbor programu Excel.
2. Potom kliknite na kartu „Súbor“.
3. Potom kliknite na možnosť „Uložiť ako“.
4. V okne „Uložiť ako“ najskôr vyhľadajte umiestnenie úložiska.
5. Potom zvoľte „Webová stránka“ v „Uložiť ako typ“.
6. Ďalej v ľavom dolnom rohu vyberte možnosť „Výber: hárok“.
7. A kliknite na tlačidlo „Uložiť“.
8. Teraz v dialógovom okne Publikovať ako webovú stránku najskôr vyberte položku, ktorú chcete publikovať, z rozbaľovacieho zoznamu „Vybrať“.
9. Ďalej kliknite na „Publikovať“.
10. Teraz vyhľadajte webový súbor a kliknite naň pravým tlačidlom myši.
11. Ďalej zvoľte možnosť „Otvoriť pomocou“.
12. Kliknutím na možnosť „Microsoft Word“ otvoríte súbor v programe Word.
13. Teraz sa uistite, že pred značkou prvého odseku nie je medzera. Ak existujú, jednoducho ich odstráňte.
14. A kliknite na kartu „Súbor“.
15. Potom kliknite na „Uložiť ako“.
16. V okne „Uložiť ako“ zvoľte uloženie súboru s príponou „.doc“ alebo „.docx“.
17. Potom kliknite na „Uložiť“.
18. Nakoniec postupujte podľa pokynov na dokončenie hromadnej korešpondencie.

Metóda 5: Potvrdenie prevodu formátu súboru pri otvorení v programe Word

1. Najskôr sa uistite, či je zdrojový súbor uložený v prípone „.xls“ a či tabuľka obsahuje zdrojové údaje na prvom hárku.
2. Potom otvorte program Word a kliknite na kartu „Súbor“.
3. Ďalej kliknite na „Možnosti“ a otvorí sa dialógové okno „Možnosti Wordu“.
4. Ďalej zvoľte možnosť „Rozšírené“.
5. Potom posuňte zobrazenie nadol na stránku „Všeobecné“. Začiarknite políčko „Potvrdiť prevod formátu súboru pri otvorení“.
6. Kliknutím na tlačidlo „OK“ uložte zmenu.
7. Po dokončení úprav dokumentu kliknite na kartu „Poštové zásielky“.
8. Potom kliknite na „Vybrať príjemcov“.
9. A zvoľte „Použiť existujúci zoznam“.
10. Teraz v dialógovom okne „Vybrať zdroj údajov“ vyberte pravý súbor a potom kliknite na tlačidlo „Otvoriť“.
11. V dialógovom okne „Potvrdiť zdroj údajov“ vyberte „Pracovné listy MS Excel cez DDE“.
12. Potom kliknite na „OK“.
13. Ďalej sa zobrazí dialógové okno „Microsoft Excel“. Vyberte možnosť „Celá tabuľka“.
14. A kliknite na „OK“.
15. Hromadnú korešpondenciu dokončite obvyklým spôsobom.

Porovnanie 5 metód

Korupcia súborov vždy nájdite svoju príležitosť

Vo vyššie uvedenom článku sme hovorili o operáciách medzi dokumentmi Word a súbormi Excel. A keďže dopyt sa líši, používajú sa rôzne metódy. Ale nepochybne, všetky tieto kroky môžu do značnej miery zvýšiť možnosť poškodenia súborov Word. Potom silný Nástroj na opravu chýb súboru Word je to, čo budete veľmi potrebovať.

Úvod autora:

Vera Chen je expertka na obnovu dát v DataNumen, Inc., ktorá je svetovým lídrom v oblasti technológií obnovy dát, vrátane poškodená oprava Excel xls a pdf oprava softvérových produktov. Pre viac informácií navštívte www.datanumen. S