Rozbaľovací zoznam pri overovaní údajov je často používanou funkciou programu Excel. V tomto článku si predstavíme dva spôsoby automatického obnovenia rozbaľovacieho zoznamu.
V našom predchádzajúcom článku Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam z radu buniek v programe Excel, podrobne sme predstavili rozbaľovací zoznam. Keď sa zmení zdrojový rozsah, ovplyvní to aj rozbaľovací zoznam. Vždy, keď pridáte alebo odstránite položku v rozsahu, musíte skontrolovať rozbaľovací zoznam v cieľovej bunke. A to môže byť veľmi nepríjemné. Teraz sme však pre vás našli dve účinné metódy. Pomocou týchto metód sa rozbaľovací zoznam automaticky obnoví.
Metóda 1: Použite funkciu OFFSET
V tejto metóde môžete pri overovaní údajov použiť funkciu OFFSET. Obrázok nižšie predstavuje zdrojový rozsah v pracovnom hárku. V tomto sortimente je 6 názvov produktov.
- Kliknite na cieľovú bunku, v ktorej chcete vytvoriť zoznam. V tomto prípade klikneme na bunku A2 v inom hárku.
- A potom kliknite na kartu „Údaje“ na páse s nástrojmi.
- Potom kliknite na paneli nástrojov na tlačidlo „Validácia údajov“.
- V novom vyskakovacom okne zvoľte v textovom poli „Povoliť“ „Zoznam“.
- Potom zadajte tento vzorec do textového poľa „Zdroj“:
= OFFSET ('Rozsah zdrojov'! $ A $ 2,0,0, COUNTA ('Rozsah zdrojov'! $ A: $ A) -1)
Niektoré prvky vo vzorci môžete zmeniť podľa skutočného hárka.
- Potom kliknutím na tlačidlo „OK“ na páse s nástrojmi nastavenie uložíte.
V bunke bol teda vytvorený rozbaľovací zoznam. Keď nabudúce pridáte alebo odstránite položku v zdrojovom rozsahu, položky v zozname sa automaticky aktualizujú. Napríklad pridáme novú položku do pôvodného rozsahu v bunke A8. A je ich 7 položiek. V rozbaľovacom zozname môžete tiež vidieť 7 položiek.
Keď budete musieť nabudúce vytvoriť rozbaľovací zoznam a odkazovať na iný rozsah, môžete použiť túto metódu. Ale pri použití tejto metódy sa musíte ubezpečiť, že v rovnakom stĺpci alebo prázdnej položke v rozsahu nie je žiadna ďalšia položka.
Metóda 2: Definujte tabuľku názvu a použitia
Okrem použitia vzorca môžete v pracovnom hárku vytvoriť aj tabuľku a definovať názov tohto rozsahu.
- Vyberte rozsah zdrojov.
- Potom kliknite na kartu „Vzorec“ na páse s nástrojmi.
- Potom kliknite na paneli nástrojov na tlačidlo „Definovať názov“.
- Ďalej uvidíte nové okno. Zadajte názov do textového poľa „Meno“. Tu zadáme „Produkt“.
- A potom zadajte rozsah do textového poľa „Odkazuje na“.
- Ďalej uložíte rozsah kliknutím na tlačidlo „OK“.
- V tomto kroku kliknite na bunku v rozsahu zdrojov.
- A potom kliknite na kartu „Vložiť“ na páse s nástrojmi.
- Potom kliknite na paneli nástrojov na tlačidlo „Tabuľka“.
- V okne „Vytvorenie tabuľky“ začiarknite možnosť hlavičiek podľa svojich potrieb.
- Potom kliknite na tlačidlo „OK“ a uložte nastavenie.
- Teraz kliknite na cieľovú bunku, v ktorej chcete vytvoriť rozbaľovací zoznam.
- Zopakujte krok 2-4 v predchádzajúcej časti.
- Potom zadajte tento vzorec do textového poľa „Zdroj“:
= Produkt
Toto je definičný názov, ktorý ste vytvorili v kroku 4.
- Potom kliknite na „OK“ a uložte overenie údajov.
A teraz ste nastavenie dokončili. Pri ďalšom pridaní novej položky do rozsahu zdrojov sa aktualizuje aj rozbaľovací zoznam. Ak potrebujete odstrániť položku, nezabudnite odstrániť riadok tabuľky. V opačnom prípade bude v zozname prázdna položka.
Porovnanie týchto dvoch metód
Obe tieto dve metódy sú veľmi účinné. Ale aj tak majú výhodu v nevýhodách piesku. Môžete sa tiež obrátiť na nasledujúcu tabuľku.
|
Porovnanie |
Použite funkciu OFFSET |
Definujte tabuľku Názov a použitie |
|
výhody |
1. Táto metóda obsahuje menej krokov. A je ľahké ho vykonať.
2. Použitím tejto funkcie nebude pracovný hárok v poriadku. |
1. Pri použití tejto metódy môžete stále vkladať položky do ďalších buniek v rovnakom riadku alebo stĺpci.
2. Ak tiež potrebujete použiť tabuľku alebo definovať názov, môžete týmto ďalším úlohám ušetriť veľa času. |
|
Nevýhody |
1. Ak nie ste oboznámení s funkciou OFFSET, pri úprave vzorca sa môžete stretnúť s chybami.
2. Ak sú v rozsahu ďalšie položky alebo prázdne bunky, rozbaľovací zoznam bude v neporiadku. |
1. Táto metóda obsahuje viac krokov. Procesu môžete venovať viac času.
2. Pri odstraňovaní položiek musíte namiesto hodnoty vymazať iba riadok tabuľky. |
Až nabudúce budete musieť vytvoriť rozbaľovací zoznam, ktorý sa môže automaticky aktualizovať, môžete zvoliť jednu z metód. Oba sú veľmi účinné.
Opravte chyby súborov programu Excel
Niekedy sa stretnete s korupciou programu Excel. A táto dátová katastrofa môže byť spôsobená mnohými rôznymi dôvodmi. Pred opravením týchto chýb musíte zistiť dôvody. Ak však o obnovení dát nič neviete, neskúšajte súbory Excel opraviť sami. Požiadať o pomoc môžete sofistikovanú spoločnosť na zotavenie. Okrem toho môžete tiež investovať nástroj na opravu programu Excel. Tento nástroj je schopný opraviť poškodené údaje xls ľahko a rýchlo. Takto získate všetky dáta a informácie späť z týchto poškodených súborov.
Úvod autora:
Anna Ma je expertkou na obnovu dát v DataNumen, Inc., ktorá je svetovým lídrom v oblasti technológií obnovy dát, vrátane opraviť chybu súboru Word docx a výhľadové softvérové produkty na opravu. Pre viac informácií navštívte www.datanumen. S