Hoe u een waarschuwing kunt krijgen bij het verzenden van e-mails naar personen buiten uw bedrijf

Als uw bedrijf een exact beleid heeft dat u geen e-mails mag sturen naar personen buiten uw bedrijf, kunt u de in dit artikel geïntroduceerde manier gebruiken. U leert hoe u VBA gebruikt om een ​​waarschuwing te krijgen als er een e-mail wordt verzonden naar buiten uw bedrijf.

Soms kan uw bedrijf, om de gegevensbeveiliging te beschermen, van u eisen dat u bij gebruik van een zakelijk e-mailaccount alleen e-mails mag sturen naar de personen binnen uw bedrijf. Met andere woorden, u mag geen e-mails sturen naar personen buiten het bedrijf, namelijk e-mailadressen in externe domeinen. Maar misschien ben je soms een beetje vergeetbaar. In dit geval wilt u misschien dat Outlook u automatisch kan waarschuwen wanneer u e-mails naar een extern bedrijf verzendt. Hier zullen we ons concentreren op dit probleem en u begeleiden hoe u dit kunt bereiken via Outlook VBA.

Ontvang een waarschuwing bij het verzenden van e-mails naar personen buiten uw bedrijf

1. Start allereerst uw Outlook-programma.
2. Druk vervolgens op "Alt + F11" sneltoetsen.
3. Vervolgens krijgt u toegang tot het Outlook VBA-editorvenster.
4. Open vervolgens het project "ThisOutlookSession".
5. Kopieer en plak vervolgens de volgende VBA-codes in dit projectvenster.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. Daarna moet u deze code ondertekenen.
7. Wijzig later uw Outlook-macro-instellingen om de ondertekende macro's toe te staan.
8. Tot slot, vanaf nu, elke keer dat u van plan bent om e-mails te sturen naar e-mailadressen die niet in uw bedrijfsdomein staan, ontvangt u een waarschuwing zoals de volgende schermafbeelding:

Blijf uw Outlook correct sluiten

Outlook heeft de neiging te crashen als u uw Outlook regelmatig op onjuiste wijze sluit, bijvoorbeeld als u het geforceerd sluit als gevolg van plotselinge stroomuitval. Elke keer dat uw Outlook crasht, zal uw PST-bestand er ook onder lijden. Zodra uw PST-bestand is gecompromitteerd, zult u veel meer moeite doen om het beschadigde Outlook gegevens dan dagelijkse bescherming. In dat geval zal scanpst.exe niet veel helpen. Je hebt geen andere keuze dan terug te keren naar een krachtigere tool, zoals DataNumen Outlook Repair.

Auteur Introductie:

Shirley Zhang is een expert op het gebied van gegevensherstel in DataNumen, Inc., de wereldleider in technologieën voor gegevensherstel, waaronder SQL Server repareren en Outlook-reparatiesoftwareproducten. Voor meer informatie bezoek www.datanumen.com