Cara Mengarkibkan E-mel dalam Outlook: Panduan Lengkap [2026]

Mengarkibkan e-mel dalam Outlook ialah proses memindahkan e-mel dari peti masuk utama anda ke lokasi storan yang ditetapkan untuk memastikan peti mel anda teratur dan mudah diurus. Tidak seperti memadam e-mel, pengarkiban menyimpannya untuk rujukan masa hadapan sambil mengemas ruang kerja aktif anda. Dalam panduan ini, kami akan menunjukkan kepada anda cara mengarkibkan e-mel dalam Outlook dengan kaedah yang berbeza.

1.2 Mengapakah Arkib E-mel dalam Outlook?

Mengarkibkan e-mel menawarkan beberapa faedah penting:

Mengekalkan Organisasi: Memastikan peti masuk anda bersih dan tertumpu pada e-mel semasa tanpa kehilangan mesej lama secara kekal.
Meningkatkan Prestasi: Mengurangkan kekusutan peti masuk, menjadikan Outlook lebih pantas dan responsif.
Memelihara Maklumat Penting: Mengekalkan akses kepada e-mel yang mungkin anda perlukan untuk rujukan, pematuhan atau penyimpanan rekod.
Mengurus Storan: Bergantung pada kaedah arkib, anda boleh mengosongkan ruang peti mel dan kekal dalam had storan.
Memudahkan Pencarian: E-mel yang diarkibkan kekal boleh dicari, membolehkan anda mencarinya apabila diperlukan.

2. Memahami Kaedah Arkib Berbeza dalam Outlook

Outlook menyediakan empat kaedah berbeza untuk mengarkibkan e-mel, setiap satunya direka untuk kes penggunaan dan keperluan storan yang berbeza.

2.1 Arkib Manual ke Folder Terbina Dalam (Butang Arkib)

Butang Arkib mengalihkan e-mel ke folder Arkib terbina dalam peti mel anda. Ia menyimpan e-mel dalam peti mel utama anda dan sesuai untuk mengatur peti mel anda tanpa mengurangkan penggunaan storan. Item yang diarkibkan kekal boleh diakses merentasi semua peranti.

2.2 Arkib Manual ke Fail Luaran (Alat Pembersihan Item Lama)

Alat Bersihkan Item Lama mengalihkan e-mel ke fail arkib berasingan yang disimpan secara setempat pada komputer anda. Kaedah ini sebenarnya mengalih keluar e-mel daripada peti mel anda, membebaskan ruang storan pelayan. Ia merupakan pilihan yang diutamakan apabila anda perlu mengurangkan saiz peti mel.

2.3 Arkib Automatik

AutoArchive secara automatik memindahkan e-mel lama ke fail PST setempat berdasarkan tetapan yang boleh dikonfigurasikan dan tempoh penuaan. Ciri ini berjalan mengikut jadual dan mengurus saiz peti mel tanpa campur tangan manual, menjadikannya sesuai untuk pengguna yang menerima jumlah e-mel yang tinggi.

2.4 Arkib Dalam Talian Pelayan Exchange (Ciri Perusahaan)

Arkib Dalam Talian Exchange Server, juga dikenali sebagai Pengarkiban Dalam Tempat, ialah penyelesaian kelas perusahaan berasaskan awan Microsoft 365 yang berfungsi sebagai peti mel berasingan pada pelayan. Pentadbir mendayakan dan mengurus ciri ini, yang menyediakan storan tambahan sambil memastikan e-mel yang diarkibkan boleh diakses daripada mana-mana peranti. Apabila Arkib Dalam Talian diaktifkan, AutoArkib dinyahdayakan secara automatik.

3. Arkib Manual ke Folder Terbina Dalam (Butang Arkib)

3.1 Arkib dalam Outlook Baharu

Untuk mengarkibkan e-mel dengan butang Arkib dalam Outlook Baharu:

Pilih e-mel atau e-mel yang ingin anda arkibkan.
Klik Arkib dalam bar alat.
Mesej pengesahan akan muncul. Anda boleh klik Buat asal jika diperlukan.

Catatan: Outlook Baharu tidak menyokong fungsi AutoArkib.

3.2 Arkib dalam Outlook Klasik

3.2.1 Butang Arkib

Untuk mengarkibkan e-mel dengan butang Arkib dalam Outlook Klasik:

Pilih e-mel yang hendak diarkibkan.
Di bawah Laman Utama seksyen, dalam Padam kumpulan, klik Arkib.
Outlook akan memindahkan e-mel ke folder Arkib.

Jika anda mengarkibkan e-mel secara tidak sengaja, navigasi ke folder Arkib dan pindahkan e-mel kembali ke folder asalnya.

3.2.2 Menggunakan Pintasan Papan Kekunci (Kekunci Backspace)

Anda boleh mengarkibkan e-mel yang dipilih dengan cepat melalui papan kekunci:

Pilih e-mel yang hendak diarkibkan.
Tekan Backspace utama.
E-mel yang dipilih akan diarkibkan serta-merta.

penting: Jika anda membuka e-mel dalam tetingkap baharu, anda perlu menutup tetingkap tersebut dan kemudian menggunakan langkah-langkah di atas untuk mengarkibkannya.

3.2.3 Cara Melumpuhkan Pengarkiban Kekunci Backspace

Sesetengah pengguna lebih suka melumpuhkan ciri pengarkiban kekunci Backspace atas sebab-sebab berikut:

Pengarkiban Secara Tidak Sengaja: Pengguna yang tidak biasa dengan ciri ini mungkin menekan Backspace secara tidak sengaja atau untuk tujuan lain, menyebabkan e-mel hilang dari peti masuk mereka tanpa diduga.
Kekeliruan dengan Kekunci Padam: Kekunci Backspace hampir dengan kekunci Delete, tetapi mempunyai kelakuan yang tidak konsisten yang boleh mengelirukan.
Dasar Organisasi: Sesetengah organisasi lebih suka mengawal kaedah pengarkiban dan menghalang pekerja daripada menggunakan pintasan papan kekunci.
Ciri Arkib Tidak Digunakan: Pengguna yang tidak menggunakan folder Arkib mungkin mendapati pintasan ini tidak berguna.

Untuk menghalang kekunci Backspace daripada mengarkibkan item, anda perlu melakukan seperti berikut:

Tutup Outlook sepenuhnya.
Keratan Akhbar Windows + R untuk membuka dialog Jalankan.
Jenis regedit dan tekan Enter untuk membuka Editor Pendaftaran.
Navigasi ke: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Klik kanan pada panel kanan dan pilih Baru -> Nilai DWORD (32-bit).
Namakan nilai tersebut LumpuhkanArkibSatuKlik.
Klik dua kali nilai baharu dan tetapkannya kepada 1.
Klik OK dan tutup Editor Pendaftaran.
Restart Pandangan.

Catatan: Pembetulan pendaftaran ini terpakai kepada Microsoft 365 Outlook dan tidak berfungsi dengan versi kekal.

3.2.4 Klik Kanan untuk Arkib

Untuk mengarkibkan menggunakan menu konteks:

Klik kanan e-mel yang ingin anda arkibkan.
pilih Arkib daripada menu pop-up.
E-mel akan dipindahkan ke folder Arkib.

3.2.5 Seret dan Lepas ke Folder Arkib

Untuk kawalan manual ke atas pengarkiban:

Cari Arkib folder dalam Anak Tetingkap Navigasi.
Klik dan tahan e-mel yang ingin anda arkibkan.
Seret ke folder Arkib dan lepaskannya.

3.3 Arkib Item Mengikut Kriteria Tertentu

Secara lalai, ciri Arkib Outlook hanya boleh membersihkan item lama mengikut tarikh. Jika anda ingin mengarkibkan semua item yang memenuhi kriteria tertentu, sila:

Dalam Carian Lanjutan dialog, klik Semak imbas ... untuk memilih folder tempat anda ingin mencari item.
Tetapkan kriteria carian.
Klik Cari Sekarang untuk mencari semua item yang memenuhi kriteria.
Pilih semua item yang ditemui.
Klik kanan item yang dipilih dan klik Bergerak, dan pilih folder Arkib anda sebagai tardapatkan.
Semua item yang ditemui akan dipindahkan ke folder arkib.

Contoh 1: Arkibkan semua e-mel yang lebih besar daripada 10KB:

Dalam Carian Lanjutan dialog, klik Semak imbas ... untuk memilih folder tempat anda ingin mencari item.
Klik Pilihan Lebih banyak tab
Tetapkan Saiz (kilobait) kepada lebih besar daripada 10
Klik Cari Sekarang

Contoh 2: Arkibkan semua e-mel yang telah tamat tempoh:

Dalam Carian Lanjutan dialog, klik Semak imbas ... untuk memilih folder tempat anda ingin mencari item.
Klik Maju tab
In Tentukan lebih banyak kriteria seksyen, pilih tamat tempoh yang diadakan pada Semua medan Mel.
Tetapkan syarat, seperti Esok.
Klik Tambah ke Senarai
Klik Cari Sekarang

Contoh 3: Arkibkan semua e-mel yang telah dilengkapkan:

Contoh 4: Arkibkan semua e-mel dengan kategori warna tertentu:

Contoh 5: Arkibkan semua e-mel tanpa susulan:

bendera:

4. Arkib Manual ke Fail Luaran (Alat Pembersihan Item Lama)

4.1 Menggunakan Alat Pembersihan Barang Lama

Untuk mengarkibkan e-mel Outlook secara manual dalam Outlook ke fail PST:

Klik File tab.
Klik Info, kemudian klik Alatan.
pilih Bersihkan Barang Lama.
. Arkib dialog akan dipaparkan.
Pilih Arkibkan folder ini dan semua subfolder pilihan.
Pilih folder yang anda ingin arkibkan (cth., Peti Masuk). Untuk mengarkibkan semua item, pilih folder akar peti mel anda.
Di bawah Arkibkan item yang lebih lama daripada, masukkan tarikh. Item yang lebih lama daripada tarikh ini akan diarkibkan.
Di bawah Fail arkib, terima lokasi lalai atau klik Kategori untuk memilih lokasi dan nama fail yang berbeza.
Secara pilihan, semak Sertakan item yang ditandakan dengan “Jangan AutoArkib” jika anda ingin mengarkibkan item yang sebelum ini dikecualikan daripada arkib automatik.
Klik OK kepada starpengarkiban.

Setelah selesai, peti mel Arkib akan muncul di panel kiri, membolehkan anda mengakses e-mel yang diarkibkan.

4.2 Mengarkibkan Pelbagai Folder dengan Tempoh Pengekalan yang Berbeza.

Untuk mengarkibkan item dalam folder berbeza dengan tempoh pengekalan yang berbeza sambil menyimpannya dalam fail PST yang sama:

Buka kotak dialog Arkib (File -> Info -> Alatan -> Bersihkan Barang Lama).
Pilih folder pertama (cth., Peti Masuk) dan tetapkan tarikh kepada 6 bulan yang lalu. Jangan klik OK lagi.
Pilih folder lain (cth., Item Dihantar) dan tetapkan tarikh yang berbeza (cth., 1 tahun yang lalu). Jangan klik OK lagi.
Teruskan memilih folder dan menetapkan tarikh yang berbeza mengikut keperluan.
Pastikan semua folder menggunakan laluan fail arkib yang sama.
Klik OK setelah semua folder dikonfigurasikan.

5. Arkib E-mel Automatik dalam Outlook

5.1 Mendayakan AutoArkib

Untuk mendayakan dan mengkonfigurasi AutoArchive dalam Outlook Klasik:

Klik File -> Pilihan.
Pilih Maju tab.
Di bawah Arkib Auto seksyen, klik Tetapan AutoArkib butang:
Periksa Jalankan AutoArchive setiap N hari kotak.
Tentukan kekerapan anda mahu AutoArchive dijalankan (cth., setiap 14 hari).
Konfigurasikan tetapan tambahan seperti lokasi arkib dan tempoh penuaan. Kami akan menerangkan tetapan ini secara terperinci di bahagian seterusnya.
Klik OK untuk menyimpan tetapan anda.

AutoArchive kini akan berjalan secara automatik berdasarkan jadual yang anda konfigurasikan.

5.2 Penentuan Tetapan AutoArkib

Memahami setiap tetapan AutoArkib membantu anda mengawal proses pengarkiban dengan berkesan:

Jalankan AutoArchive Setiap N Hari: Mengawal jadual untuk pengarkiban automatik. Menjalankannya dengan kerap (contohnya, setiap minggu) memproses kelompok e-mel yang lebih kecil, yang berfungsi lebih baik daripada mengarkibkan beribu-ribu item sekaligus. Untuk menghentikan AutoArkib sepenuhnya, nyahtanda pilihan ini.
Gesaan Sebelum AutoArchive Dijalankan: Jika anda mahukan makluman awal sebelum mengarkibkan starts, dayakan pilihan ini. Anda akan melihat pemberitahuan yang membenarkan anda membatalkan operasi jika perlu.
Padam Item Luput (folder e-mel sahaja): Ini mengalih keluar mesej dengan tarikh luput yang telah berlalu. Ambil perhatian bahawa item yang telah tamat tempoh adalah berbeza daripada item lama – tarikh luput ditetapkan secara manual semasa mengarang e-mel di bawah Pilihan tab. Berhati-hati dengan tetapan ini kerana ia akan memadam item dan bukannya mengarkibkannya.
Arkib atau Padam Item Lama: Suis induk ini mengaktifkan konfigurasi AutoArkib tersuai anda. Biarkan ia tidak ditanda untuk menggunakan tetapan lalai terbina dalam Outlook.
Tunjukkan Folder Arkib dalam Senarai Folder: Apabila diaktifkan, folder arkib anda muncul secara automatik dalam Anak Tetingkap Navigasi. Tanpa ini, anda perlu membuka fail PST arkib secara manual setiap kali anda ingin mengakses item yang diarkibkan.
Bersihkan Barangan Yang Lebih Lama Daripada: Menetapkan umur akhir untuk pengarkiban. Item yang lebih lama daripada ambang ini akan dipindahkan ke fail arkib. Julatnya fleksibel – dari 1 hari hingga 60 bulan, dinyatakan dalam hari, minggu atau bulan.
Alihkan Item Lama Ke: Memberitahu Outlook tempat menyimpan item yang diarkibkan. Secara lalai, ia mencipta archive.pst dalam folder Documents\Outlook Files anda. Klik Kategori untuk memilih lokasi atau nama fail yang berbeza. Memilih pilihan ini akan melumpuhkan tetapan pemadaman kekal di bawah.
Padam Item Secara Kekal: Tetapan ini akan memadamkan item lama sepenuhnya sebaik sahaja ia mencapai ambang umur dan bukannya menyimpan salinan yang diarkibkan. Gunakannya dengan berhati-hati – item yang dipadam tidak boleh dipulihkan. Mendayakannya akan melumpuhkan pilihan pengarkiban di atas.
Gunakan Tetapan Ini pada Semua Folder Sekarang: Butang ini akan menggunakan konfigurasi semasa anda merentasi semua folder Outlook dengan serta-merta. Langkau ini jika anda ingin menetapkan peraturan yang berbeza untuk folder individu – anda boleh mengkonfigurasinya melalui sifat setiap folder.

5.3 Tempoh Penuaan Lalai untuk Folder Outlook

Outlook menggunakan tempoh penuaan lalai yang berbeza untuk pelbagai jenis folder:

Peti Masuk dan Draf: 6 bulan
Item yang Dihantar dan Item yang Dipadam: 2 bulan
Peti Keluar: 3 bulan
Kalendar, Tugasan, Nota dan Jurnal: 6 bulan
Hubungi: Tidak diarkibkan secara automatik secara lalai

Folder yang anda cipta mewarisi tempoh penuaan folder lalai yang serupa. Contohnya, folder mel tersuai menerima tempoh penuaan selama 6 bulan seperti Peti Masuk.

5.4 Bagaimana Umur Item Ditentukan

Jenis item Outlook yang berbeza menggunakan kriteria tarikh yang berbeza untuk menentukan sama ada ia cukup lama untuk diarkibkan:

Mesej E-mel: Sistem akan menyemak kedua-dua bila anda menerima mesej dan bila kali terakhir anda mengubah suainya, kemudian menggunakan tarikh kemudian. Malah tindakan mudah seperti menanda telah dibaca/belum dibaca atau mengalihkan e-mel akan mengemas kini cap waktu pengubahsuaian.
Item Kalendar: Untuk mesyuarat dan temu janji, tarikh yang berkaitan adalah apabila andaost baru-baru ini diedit dan disimpan. Item dengan corak pengulangan dikecualikan daripada pengarkiban automatik. Yang penting, hanya acara lepas yang layak untuk diarkibkan – janji temu akan datang kekal tanpa mengira tarikh terakhir diubah suai.
Tugas: Dua tarikh penting di sini: tarikh siap dan tarikh terakhir diubah suai. Mana-mana yang lebih baharu menentukan kelayakan. Tugasan yang masih dipaparkan sebagai tidak lengkap tidak akan diarkibkan secara automatik. Untuk tugasan yang diwakilkan, pengarkiban hanya berlaku selepas seseorang menandakannya selesai.
Nota: Tarikh yang andaost yang baru disunting dan disimpan menentukan bila nota menjadi layak untuk diarkibkan.
Catatan Jurnal: Sama ada tarikh penciptaan asal atau most Tarikh pengubahsuaian terkini terpakai, dengan tarikh yang lebih baharu diutamakan.
Hubungi: Ciri AutoArkib melangkau kenalan sepenuhnya. Jika anda perlu mengarkibkan folder Kenalan anda, gunakan alat Bersihkan Item Lama secara manual.

5.5 Menyesuaikan AutoArkib untuk Folder Tertentu

Untuk mengkonfigurasi tetapan AutoArkib tersuai untuk folder tertentu:

Dalam senarai folder Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan folder yang ingin anda sesuaikan.
Klik Hartanah.
Klik Arkib Auto tab.
pilih Arkibkan folder ini menggunakan tetapan ini.
Konfigurasikan tempoh penuaan dan pilihan lain khusus untuk folder ini.
Klik OK untuk menyimpan tetapan.

Catatan: Menggunakan Padam item lama secara kekal pilihan untuk mengalih keluar e-mel lama secara automatik dalam Item Dihapuskan dan E-mel sampah folder selepas tempoh pengekalan yang ditentukan.

5.6 Kecualikan/Sertakan Item daripada AutoArchive

Kadangkala, anda TIDAK mahu mengarkibkan beberapa item yang akan digunakan dengan kerap. Berikut ialah penyelesaian untuk 3 senario berbeza. Sudah tentu, anda juga boleh membatalkan operasi dan memasukkan item daripada AutoArchive.

5.6.1 Kecualikan Satu Item

Pilih item tertentu.
Keratan Akhbar Alt + Enter kunci.
A Hartanah kotak dialog akan dipaparkan.
Periksa Jangan Arkibkan item ini secara automatik pilihan.

5.6.2 Kecualikan Pelbagai Item

1. Pergi ke Lihat tab
2. Klik Lihat Tetapan
3. Dalam Tetapan Paparan Lanjutan kotak dialog, klik Kolum:
4. . Tunjukkan Lajur dialog akan muncul. Ikuti langkah-langkah di bawah untuk menambah Jangan AutoArkibkan kolum:
  - pilih Semua medan Mel.
  - pilih Jangan AutoArkibkan dalam lajur yang tersedia.
  - Klik Tambah
  - Jika anda ingin mengubah susunannya, pilih dan gunakan Bergerak ke atas or Bergerak ke bawah.
  - Klik OK
5. Selepas mengklik OK, anda akan kembali ke Tetapan Paparan Lanjutan dialog, di mana anda perlu klik tetapan lain.
6. Dalam tetapan lain kotak dialog, tandakan Benarkan penyuntingan dalam sel pilihan.
7. Klik satu siri OK untuk menyimpan perubahan dan kembali ke tetingkap Outlook utama. Sekarang, untuk mengecualikan item tertentu daripada Pengarkiban Automatik, cuma tandakan Jangan AutoArkibkan ruangan untuk mereka:

5.6.3 Kecualikan Folder

Klik kanan folder dalam Anak Tetingkap Navigasi.
pilih Hartanah.
Klik Arkib Auto tab.
pilih Jangan arkibkan item dalam folder ini.
Klik OK.

6. Arkib E-mel Automatik dalam Outlook dengan Peraturan

Peraturan Outlook membolehkan anda mengarkibkan e-mel secara automatik daripada penghantar tertentu atau yang sepadan dengan kriteria tertentu. Untuk mencipta peraturan arkib:

Klik kanan e-mel yang ingin anda arkibkan.
Klik peraturan -> Buat peraturan dalam menu pop timbul.
. Buat Peraturan dialog akan dipaparkan.
Dalam Apabila saya menerima e-mel dengan semua syarat yang dipilih bahagian, nyatakan syarat peraturan, seperti daripada, Subjek mengandungi, Atau Dihantar kepadaUntuk keadaan yang lebih kompleks, klik Pilihan Lanjutan di sudut kanan bawah.
Dalam Lakukan perkara berikut seksyen, pilih Alihkan item ke folder: dan tentukan folder Arkib dengan mengklik Pilih Folder… .
Klik OK untuk menyelamatkan peraturan.

Outlook kini akan memindahkan semua e-mel yang memenuhi syarat ke folder Arkib secara automatik.

7. Pengarkiban Berdasarkan Tarikh Diterima

Secara lalai, Outlook AutoArchive menggunakan tarikh yang diubah suai atau tarikh yang diterima, yang mana lebih lewat. Jika anda mahu Outlook mengarkibkan e-mel berdasarkan tarikh yang diterima sahaja (mengabaikan pengubahsuaian), anda perlu mengubah suai Windows Registry:

Tutup Outlook sepenuhnya.
Buka Editor Pendaftaran.
Navigasi ke: HKEY_CURRENT_USER\Perisian\Microsoft\Office\ \Keutamaan.
Klik kanan keutamaan dan pilih Baru -> Nilai DWORD (32-bit).
Namakan nilai baharu ArkibAbaikanTerakhirDiubahSuaiMasa.
Klik kanan nilai yang baru dibuat dan klik Ubahsuai.
Tetapkan nilai kepada 1 dan klik OK.
Tutup Registry Editor dan restart Pandangan.

Selepas perubahan ini, Outlook akan mengarkibkan e-mel berdasarkan tarikh penerimaannya dan bukannya tarikh yang diubah suai.

8. Lanjutan: Arkib Automatik dengan VBA

Jika anda memerlukan kawalan yang lebih canggih ke atas pengarkiban automatik, anda boleh menggunakan makro Outlook VBA. Berikut adalah beberapa contoh senario:

Arkib Automatik Tugasan Selesai dalam Outlook
Arkibkan E-mel Lebih Besar daripada Saiz Tertentu
Arkib Automatik E-mel Lama Lebih Besar Daripada Saiz Tertentu
Klasifikasi dan Arkibkan E-mel Secara Automatik Mengikut Bulan
Klasifikasi dan Arkibkan E-mel Masuk Secara Automatik mengikut Nama Pengirim
Arkib Automatik Menolak Mesyuarat ke Kalendar Tertentu
Arkibkan E-mel Terlama Secara Automatik Apabila E-mel Baharu Tiba
Arkibkan E-mel Masuk Secara Automatik tanpa Bendera Susulan
Arkib Automatik Item Lama Apabila Peti Masuk Mempunyai Terlalu Banyak Item
Arkibkan Semua Temujanji dan Tugasan Tertunggak
Arkibkan Semua E-mel yang Tamat Tempoh
Auto Arkibkan E-mel yang Dibenderakan setelah Menandakannya Selesai
Arkib Automatik Item Luput Apabila Fail Outlook Lebih Besar Daripada Saiz Tertentu
Arkibkan Semua Item RSS yang Dibaca
Arkibkan E-mel Baca ke Folder Berbeza Berdasarkan Penghantar
Lumpuhkan Pilihan "AutoArchive" untuk Semua Folder Outlook Secara Berkumpulan
Guna Tetapan "AutoArchive" yang Sama pada Semua Folder Outlook secara Berkumpulan
Dayakan Pilihan "Jangan Arkibkan item ini secara Automatik" untuk Berbilang E-mel Outlook
Lumpuhkan Pilihan "AutoArchive" Secara Berkelompok untuk Semua Item Kalendar Berulang

9. Arkib Dalam Talian Pelayan Exchange

Arkib Dalam Talian Exchange Server (juga dipanggil Pengarkiban Dalam Tempat) ialah ciri pengarkiban peringkat perusahaan untuk Microsoft 365 yang menyediakan ruang storan peti mel tambahan kepada pengguna dengan mengarkibkan e-mel lama ke peti mel arkib. Tidak seperti kaedah pengarkiban bahagian klien, ciri ini diuruskan sepenuhnya oleh pentadbir dan beroperasi pada pelayan.

9.1 Keperluan Persediaan Pentadbir

Hanya pentadbir sahaja yang boleh mendayakan atau melumpuhkan Arkib Dalam Talian Exchange Server. Untuk mengkonfigurasi peti mel arkib, pentadbir mesti:

Ditugaskan sebagai Penerima Mel dalam Exchange Online
Akses pusat pentadbiran Exchange (EAC)
Mempunyai lesen Microsoft 365 yang sesuai untuk pengguna

9.2 Cara Pentadbir Mendayakan Peti Mel Arkib

Pentadbir boleh mendayakan peti mel arkib melalui pusat pentadbiran Exchange:

Daftar masuk ke pusat pentadbiran Exchange (EAC) dan navigasi ke Penerima -> Peti mel.
Pilih pengguna untuk mendayakan peti mel mereka untuk arkib.
Dalam anak tetingkap flyout, pilih Lain-lain, dan di bawah Arkib peti mel, pilih Urus arkib peti mel.
Menghidupkan Arkib peti mel, kemudian klik Jimat.

Status peti mel arkib akan dipaparkan sebagai aktif untuk pengguna yang dipilih.

9.3 Dayakan Peti Mel Arkib Secara Automatik

Pentadbir boleh menggunakan PowerShell untuk mendayakan peti mel arkib secara automatik apabila peti mel utama mencapai 90% daripada kuotanya:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Menghapuskan Peti Mel Arkib Secara Berperingkat

Jika anda ingin menghentikan peti mel arkib secara berperingkat atas pelbagai sebab, seperti ruang terhad, anda boleh melakukan seperti berikut:

Eksport peti mel arkib.
Lumpuhkan arkib.

9.5 Kesan terhadap Ciri-ciri Arkib Lain

Apabila Arkib Dalam Talian Exchange Server diaktifkan untuk pengguna:

Alat AutoArchive dan Clean Up Old Items menjadi tidak tersedia dalam Classic Outlook
Butang Arkib dalam Outlook terus berfungsi seperti biasa
Dasar pengekalan yang diberikan kepada peti mel Exchange Online mengawal tingkah laku pengarkiban

Catatan: Ciri ini tidak tersedia dalam awan Microsoft 365 Government, Microsoft 365 yang dikendalikan oleh 21Vianet atau Microsoft 365 Jerman.

10. Mencari dan Mengurus E-mel yang Diarkibkan dalam Outlook

10.1 Mencari Folder dan Fail Arkib

Untuk mencari e-mel anda yang diarkibkan:

Folder Arkib: Folder Arkib terbina dalam muncul dalam senarai folder Panel Navigasi anda. Pilih Lihat -> Anak Tetingkap Folder -> normal untuk memaparkan senarai folder jika ia tersembunyi.
Peti Mel Arkib (Fail PST): Apabila menggunakan AutoArchive atau alat Bersihkan Item Lama, peti mel Arkib muncul sebagai item berasingan dalam senarai folder anda, dengan syarat anda memilih Tunjukkan folder arkib dalam senarai folder dalam tetapan AutoArkib.

Jika peti mel Arkib tidak muncul, anda boleh membukanya secara manual dengan:

Pergi ke File -> Pilihan -> Lanjutan
Di bawah Arkib Auto seksyen, klik Tetapan AutoArkib .
Cari laluan penuh fail PST arkib di Alihkan barang-barang lama ke.
Klik File -> Buka & Eksport -> Buka Fail Data Outlook dan pilih fail PST arkib anda melalui laluan penuhnya.

10.2 Memindahkan Fail Arkib

Tutup fail PST arkib dalam Outlook.
Pindahkan fail ke lokasi baharu.
Buka semula dalam Outlook.
Tukar laluan dalam File -> Pilihan -> Lanjutan -> AutoArkib -> Tetapan AutoArkib -> Alihkan item lama ke

10.3 Mencari E-mel yang Diarkibkan

Untuk mencari e-mel yang diarkibkan dalam folder Arkib:

Secara lalai, apabila anda menaip istilah carian dalam kotak Carian di bahagian atas Outlook, ia akan mencari semua folder dalam peti mel anda, termasuk item yang diarkibkan.
Untuk mengehadkan carian anda kepada folder Arkib sahaja, pilih dahulu Arkib folder dalam Anak Tetingkap Navigasi.
Kemudian taip istilah carian anda dalam kotak Carian.
Hasil carian hanya akan memaparkan item daripada folder Arkib.

Untuk mencari e-mel yang diarkibkan dalam fail Arkib:

Klik fail Arkib di panel kiri.
Klik kotak carian di tengah.
Tab Carian akan muncul.
Klik Cari tab
Klik Alat Carian -> Carian Lanjutan …
. Carian Lanjutan dialog akan dipaparkan.
Klik Semak imbas ... .
Dalam Pilih Folder dialog, semak Fail Arkib
Periksa Cari subfolder
Klik OK
Outlook kemudiannya akantart mencari dalam fail Arkib, termasuk semua subfoldernya:

10.4 Memulihkan E-mel yang Diarkibkan ke Peti Masuk

Untuk memindahkan e-mel yang diarkibkan kembali ke Peti Masuk anda:

Navigasi ke folder Arkib atau peti mel Arkib.
Pilih e-mel atau e-mel yang ingin anda pulihkan.
Seret dan lepas e-mel ke Peti Masuk anda, atau klik kanan dan pilih Bergerak -> Peti masuk.

E-mel akan dipindahkan kembali ke Peti Masuk anda dan dialih keluar dari lokasi arkib.

11. Had dan Pengurusan Saiz Fail Arkib

11.1 Had Saiz Fail PST Lalai

Fail Outlook PST mempunyai had saiz lalai:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 dan 2013: 50 GB
Outlook 2010 dan sebelumnya: 20 GB

Apabila fail PST arkib menghampiri atau mencapai had ini, Outlook mungkin berhenti mengarkibkan item baharu atau berkelakuan tidak dapat diramalkan.

11.2 Mengurus Fail Arkib Besar

Apabila fail arkib anda menghampiri had saiz, pertimbangkan pilihan ini:

Mencipta Fail Arkib Baharu: Cipta fail PST arkib baharu dantarmengarkibkan e-mel dalam Outlook kepadanya. Anda boleh mengekalkan berbilang fail arkib yang disusun mengikut tahun atau projek.
Memadam Item Tidak Berguna: Semak e-mel anda yang diarkibkan dan padamkan item yang tidak lagi diperlukan secara kekal, kemudian padatkan fail arkib.

11.3 Meningkatkan Had Saiz Fail PST (Tidak Digalakkan)

Walaupun anda boleh meningkatkan had lalai 50 GB kepada 100 GB melalui pengubahsuaian pendaftaran, ini tidak digalakkan. Fail PST yang besar akan menjadikan Outlook perlahan dan meningkatkan risiko kerosakan. Jika anda perlu meningkatkan had tersebut, anda boleh mengikuti panduan ini .

Pertimbangkan untuk mencipta fail arkib baharu atau menggunakan Arkib Dalam Talian dan bukannya meningkatkan had saiz.

12. Menyelesaikan Masalah Arkib Outlook

12.1 AutoArkib Tidak Tersedia

Jika pilihan AutoArchive tidak tersedia atau berwarna kelabu, puncanya mungkin:

Arkib Dalam Talian Pelayan Exchange Didayakan: Jika organisasi anda mendayakan Arkib Dalam Talian Exchange Server, AutoArchive akan dinyahdayakan secara automatik. Arkib Dalam Talian berfungsi sebagai pengganti gred perusahaan untuk AutoArchive. Hubungi pentadbir anda untuk menggunakan Arkib Dalam Talian.
Ciri Pentadbir Dilumpuhkan: Pentadbir rangkaian anda mungkin telah melumpuhkan AutoArchive melalui Dasar Kumpulan atau dasar pengekalan yang mengatasi fungsi AutoArchive. Hubungi pentadbir sistem untuk dasar pengurusan e-mel organisasi anda.
Had Outlook Baharu: Outlook Baharu tidak menyokong AutoArkib dan alat Bersihkan Item Lama. Gunakan Outlook Klasik untuk mengakses ciri-ciri ini.

12.2 AutoArkib Tidak Berjalan

Jika AutoArchive telah berhenti berjalan, semak perkara berikut:

Memeriksa Tetapan AutoArkib: Buka tetapan AutoArkib (File -> Pilihan -> Maju -> Tetapan AutoArkib) dan sahkan konfigurasi anda betul.
Jalankan Kotak Semak AutoArkib: Memastikan Jalankan AutoArchive setiap N hari pilihan ditanda. Jika tidak ditanda, AutoArchive tidak akan berjalan secara automatik.

12.3 Item Tertentu Tidak Diarkibkan

Jika sesetengah item tidak diarkibkan, sebabnya mungkin termasuk:

Tarikh Diubah Suai Terlalu Terkini: Secara lalai, Outlook menggunakan tarikh yang diterima atau tarikh yang diubah suai, yang mana terkemudian. Jika anda baru-baru ini mengubah suai e-mel, ia tidak akan diarkibkan sehingga tempoh penuaan yang lain berlalu.
"Jangan Arkibkan Secara Automatik" Harta Didayakan: Item tersebut mungkin mempunyai sifat “Jangan AutoArkibkan item ini” yang diaktifkan.
- Untuk menanda satu item, klik dua kali untuk membukanya dalam tetingkap baharu, kemudian klik File -> Hartanah, dan semak Jangan Arkibkan item ini secara automatik pilihan.
- Untuk menyemak berbilang item secara kelompok, tambahkan lajur “Jangan AutoArkib” pada tetapan paparan anda, kemudian tingkatkan lebar senarai e-mel supaya ia boleh memaparkan lajur ini.

12.4 Folder Arkib Tidak Dipaparkan

Jika Folder Arkib (Fail Peti Mel Arkib) tidak dipaparkan di panel kiri Outlook. Cuba penyelesaian ini:

Mendayakan Folder Arkib Tunjukkan: Buka tetapan AutoArkib dan pastikan itu Tunjukkan folder arkib dalam senarai folder diperiksa.
Menambah Fail Arkib Secara Manual: Jika peti mel Arkib masih tidak muncul, bukanya secara manual dengan mengklik File -> Buka & Eksport -> Buka Fail Data Outlook dan memilih fail PST arkib anda.
Mengemas kini Outlook: Untuk akaun Microsoft 365, Exchange, Exchange Online dan Outlook.com, folder Arkib anda sepatutnya wujud secara lalai. Jika anda tidak melihatnya dalam Outlook 2016 atau Outlook untuk Microsoft 365, pergi ke File -> Akaun Pejabat -> Pilihan Update -> Kemas kini sekarang.

12.5 Fail PST Arkib Rosak

Jika fail PST arkib rosak, Outlook tidak boleh memindahkan e-mel baharu kepadanya. Anda boleh membetulkan fail PST dengan:

Menggunakan Alat Pembaikan Peti Masuk (scanpst.exe)
Menggunakan Alat Pemulihan Pihak Ketiga

Sila lihat panduan lengkap kami pada kaedah di atas, serta kaedah pembaikan yang lain.

13. Amalan Terbaik untuk Pengarkiban E-mel

13.1 E-mel Apa yang Perlu Diarkibkan

Sesetengah jenis e-mel harus diarkibkan dan bukannya dipadamkan untuk memelihara rekod penting:

Rekod Kewangan: Arkibkan e-mel yang mengandungi penyata bank, bil, invois, resit dan maklumat berkaitan cukai untuk rujukan dan tujuan belanjawan pada masa hadapan.
Perbualan Kerja: Simpan perbincangan, keputusan, butiran projek dan dokumen penting berkaitan kerja untuk rujukan atau ulasan prestasi.
Resit dan Pengesahan: Simpan pengesahan pembelian, tempahan, langganan perkhidmatan dan resit pesanan sekiranya timbul masalah.
Dokumen Undang-undang: Arkibkan e-mel yang mengandungi kontrak, perjanjian, komunikasi undang-undang atau sebarang surat-menyurat yang berfungsi sebagai rekod undang-undang.
Fail Projek: Simpan e-mel yang berkaitan dengan projek yang sedang berjalan atau telah siap, termasuk perbincangan, draf, maklum balas dan cadangan untuk rujukan pada masa hadapan.
Pencapaian Peribadi: Pastikan e-mel menandakan peristiwa penting dalam hidup seperti tawaran kerja, surat penerimaan dan pencapaian kerjaya untuk nilai emosi.
Dokumen Perjalanan: Arkibkan tiket, tempahan hotel dan jadual perjalananrardokumen yang boleh berfungsi sebagai rekod sah sejarah perjalanan anda.

13.2 Panduan Keputusan Arkib vs. Padam

Apabila memutuskan sama ada untuk mengarkibkan atau memadam e-mel, pertimbangkan nilai masa hadapannya. Arkibkan mesej yang mungkin anda perlukan kemudian untuk rujukan, pematuhan atau penyimpanan rekod. Padamkan e-mel yang tidak relevan atau tidak lagi diperlukan, seperti surat berita, spam atau tempo yang ketinggalan zaman.rarpemberitahuan y. Jika anda tidak pasti, arkibkannya – anda sentiasa boleh memadamkannya kemudian, tetapi anda tidak boleh memulihkan e-mel yang dipadam secara kekal.

13.3 Penyelenggaraan Arkib Berkala

Kekalkan arkib anda secara berkala dengan menyemak item yang diarkibkan secara berkala dan memadam item yang tidak lagi diperlukan. Ini menghalang arkib anda daripada menjadi berselerak seperti peti masuk anda dan memastikan saiz fail terkawal. Jadualkan semakan suku tahunan atau tahunan arkib anda untuk memastikan ia hanya mengandungi maklumat yang berharga.

13.4 Menyandarkan Fail Arkib

Lindungi e-mel anda yang diarkibkan dengan membuat sandaran:

Salinan Sandaran Tempatan: Salin fail PST arkib anda ke pemacu keras luaran atau pemacu USB. Simpan sandaran di lokasi yang selamat berasingan daripada komputer anda.
Sandaran Storan Awan: Muat naik fail PST arkib anda ke perkhidmatan storan awan seperti OneDrive, Dropbox atau Google Drive untuk sandaran luar tapak dan perlindungan daripada kegagalan perkakasan.

Ingat bahawa fail arkib tidak sama dengan sandaran. Sentiasa simpan salinan sandaran berasingan bagi fail PST arkib anda.

13.5 Frekuensi AutoArkib Optimum

Tetapkan AutoArchive untuk dijalankan dengan cukup kerap bagi mengelakkan tunggakan yang besar tetapi tidak terlalu kerap sehingga menjejaskan prestasi. Untuk most pengguna, menjalankan AutoArchive setiap 14 hari berfungsi dengan baik. Jika anda menerima jumlah e-mel yang tinggi setiap hari, pertimbangkan untuk menetapkannya untuk dijalankan setiap minggu. Mengarkibkan kelompok yang lebih kecil dengan lebih kerap adalah lebih baik daripada memproses beribu-ribu item sekaligus, yang boleh memperlahankan komputer anda.

14. Fakta Penting Mengenai Arkib Outlook

14.1 Format Fail PST

Format fail PST (Kedai Peribadi) ialah jenis fail data Outlook yang digunakan untuk menyimpan e-mel, item kalendar, kenalan dan data Outlook lain secara setempat pada komputer anda. Fail PST boleh dibuka dalam Outlook dan dipindahkan antara komputer. Ia berasingan daripada peti mel anda dan disimpan di lokasi yang anda tentukan, biasanya dalam C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\.

14.2 Pengarkiban vs Pengeksportan

Pengarkiban dan pengeksportan adalah proses yang berbeza. Pengarkiban memindahkan item dari lokasi asalnya ke fail arkib, mengalih keluarnya daripada fail PST utama dan mengosongkan ruang. Pengeksportan mencipta salinan item yang dipilih tetapi tidak mengalih keluarnya daripada lokasi asalnya atau mengurangkan saiz peti mel. Gunakan pengarkiban untuk mengurus saiz peti mel dan pengeksportan untuk mencipta salinan sandaran.

14.3 Arkib vs Sandaran

Fail arkib tidak sama dengan sandaran. Arkib bertujuan untuk penyimpanan jangka panjang item lama yang anda tidak perlukan akses tetap. Sandaran ialah salinan pendua data yang disimpan secara berasingan untuk pemulihan bencana. Jika anda ingin membuat sandaran e-mel yang diarkibkan, buat salinan fail PST arkib anda dan simpannya di lokasi yang selamat seperti OneDrive, Dropbox atau pemacu luaran.

Lihat panduan komprehensif kami di cara membuat sandaran e-mel Outlook.

14.4 Kenalan Tidak Diarkibkan Secara Automatik

Outlook tidak mengarkibkan kenalan secara automatik secara lalai. Walaupun AutoArchive memproses folder e-mel, kalendar, tugasan, nota dan jurnal, folder Kenalan dikecualikan. Walau bagaimanapun, anda boleh mengarkibkan folder Kenalan secara manual menggunakan alat Bersihkan Item Lama jika perlu.

15. Soalan-soalan yang kerap ditanya

S: Bagaimanakah saya mengarkibkan e-mel dalam Outlook?

A: Untuk mengarkibkan e-mel dalam Outlook, pilih e-mel atau e-mel yang anda ingin arkibkan dan klik butang Arkib dalam bar alat. Anda juga boleh klik kanan dan pilih Arkib daripada menu konteks, tekan kekunci Backspace atau seret e-mel ke folder Arkib. Untuk pengarkiban automatik, sediakan AutoArkib atau gunakan peraturan untuk mengarkibkan e-mel daripada penghantar tertentu.

S: Bagaimanakah saya mengarkibkan beribu-ribu e-mel dalam Outlook?

A: Untuk mengarkibkan sejumlah besar e-mel, gunakan AutoArchive untuk menjadualkan pengarkiban mesej lama secara berkala atau gunakan alat Bersihkan Item Lama untuk mengarkibkan e-mel yang lebih lama daripada tarikh yang ditentukan secara manual. Anda juga boleh mengeksport e-mel ke fail PST dengan pergi ke Fail -> Buka & Eksport -> Import/Eksport -> Eksport ke fail dan memilih Fail Data Outlook (.pst). Kaedah ini mengurus mesej pukal dengan cekap tanpa memerlukan pengisihan manual.

S: Adakah pengarkiban e-mel mengosongkan ruang dalam Outlook?

A: Ia bergantung pada kaedah arkib. Jika anda menggunakan butang Arkib, e-mel yang diarkibkan akan dipindahkan ke folder Arkib terbina dalam, yang masih berada dalam peti mel utama anda, jadi ia tidak akan mengosongkan ruang. Walau bagaimanapun, menggunakan AutoArchive atau alat Bersihkan Item Lama untuk memindahkan e-mel ke fail arkib berasingan akan mengosongkan storan peti mel utama. Arkib Dalam Talian juga mengosongkan ruang dalam peti mel utama anda dengan memindahkan e-mel ke peti mel bahagian pelayan yang berasingan.

S: Bagaimana untuk mencari e-mel yang diarkibkan dalam Outlook?

A: Untuk mencari e-mel yang diarkibkan, navigasi ke folder Arkib dalam senarai folder anda atau peti mel Arkib jika menggunakan AutoArkib. Gunakan bar Carian di bahagian atas Outlook untuk mencari e-mel tertentu mengikut penghantar, subjek, tarikh atau kata kunci. Secara lalai, Outlook mencari semua folder termasuk item yang diarkibkan. Untuk mengehadkan carian kepada e-mel yang diarkibkan sahaja, pilih folder Arkib sebelum mencari.

S: Adakah lebih baik untuk mengarkibkan atau memadam e-mel dalam Outlook?

A: Arkibkan e-mel yang mungkin anda perlukan kemudian untuk rujukan, pematuhan atau penyimpanan rekod. Padamkan e-mel yang tidak relevan atau tidak lagi diperlukan. Jika ada kemungkinan anda perlu merujuk e-mel pada masa hadapan, arkibkannya dan bukannya memadamkannya. E-mel yang diarkibkan kekal boleh dicari dan boleh dipulihkan pada bila-bila masa, manakala e-mel yang dipadam akhirnya hilang secara kekal.

S: Bolehkah saya mengarkibkan e-mel secara automatik dalam Outlook?

J: Ya, AutoArchive membolehkan anda menetapkan jadual untuk mengarkibkan e-mel berdasarkan umur, folder atau kriteria lain. Ini memastikan peti masuk anda teratur tanpa memerlukan campur tangan manual. Anda juga boleh mencipta peraturan Outlook untuk memindahkan e-mel yang memenuhi syarat tertentu ke folder Arkib secara automatik. Ambil perhatian bahawa AutoArchive hanya tersedia dalam Outlook Klasik, bukan dalam Outlook Baharu atau versi web.

S: Adakah pengarkiban akan menjejaskan hasil carian e-mel saya?

A: Tidak, e-mel yang diarkibkan kekal boleh dicari dalam Outlook. Secara lalai, apabila anda mencari dalam Outlook, ia akan mencari semua folder dalam peti mel anda, termasuk folder Arkib dan peti mel Arkib. Anda boleh menemui e-mel yang diarkibkan semudah e-mel dalam peti mel anda.

S: Bagaimana untuk menukar tardapatkan lokasi arkib?

A: Untuk akaun Microsoft 365, Exchange, Exchange Online atau Outlook.com, anda tidak boleh menukar lokasi folder Arkib terbina dalam – ia merupakan folder sistem lalai yang tidak boleh dinamakan semula, dialihkan atau dipadam. Untuk akaun POP dan IMAP, anda boleh menukar lokasi folder Arkib dengan memilih Fail -> Tetapan Peti Mel -> Alatan -> Tetapkan Folder Arkib. Apabila menggunakan AutoArkib atau Bersihkan Item Lama, anda boleh menentukan tempat fail PST arkib disimpan dengan mengklik Semak imbas dalam tetapan arkib.

S: Apakah hubungan antara AutoArchive dan Exchange Server Online Archive?

A: AutoArchive ialah ciri Outlook lama yang memindahkan e-mel lama ke fail PST setempat secara automatik. Ini bermakna mesej dialih keluar daripada pelayan dan lebih sukar dicari melalui carian. Jika cakera keras yang mengandungi fail AutoArchive PST menjadi tidak boleh digunakan, mesej-mesej ini akanostArkib Dalam Talian Exchange Server ialah pengganti gred perusahaan untuk AutoArchive yang menyimpan e-mel yang diarkibkan pada pelayan, memastikan ia boleh diakses dari mana-mana peranti. AutoArchive masih boleh digunakan jika anda tidak mempunyai Arkib Dalam Talian Exchange Server dan jabatan IT anda tidak melumpuhkan fungsi tersebut.

S: Bagaimana jika fail PST AutoArchive saya rosak atau tidak dapat dibuka?

A: Jika fail PST AutoArchive anda rosak dan Outlook tidak dapat membukanya, anda boleh menggunakan alat khusus Alat pembaikan PST Outlook untuk memulihkan e-mel dan data lain yang diarkibkan. Sebelum cuba memulihkan, sentiasa buat salinan sandaran fail arkib yang rosak. Untuk mengelakkan masalah pada masa hadapan, sahkan fail arkib anda boleh dibuka secara berkala dan pertimbangkan untuk memindahkan arkib penting ke Arkib Dalam Talian Exchange Server jika boleh.

S: Bagaimanakah saya boleh melumpuhkan pengarkiban dengan kekunci Backspace?

A: Untuk menghalang kekunci Backspace daripada mengarkibkan item, anda perlu menambah entri pendaftaran. Navigasi ke HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (atau laluan OCT), cipta nilai DWORD bernama DisableOneClickArchive dan tetapkannya kepada 1. Pembetulan pendaftaran ini terpakai pada Microsoft 365 Outlook dan tidak berfungsi dengan versi kekal. Sentiasa buat sandaran pendaftaran anda sebelum membuat perubahan.

S: Cara Melumpuhkan AutoArkib Item Kalendar Berulang

A: Anda boleh mengecualikan item ini melalui 3 kaedah:

Kecualikan keseluruhan folder Kalendar.
Kecualikan item kalendar individu.
Kecualikan berbilang item kalendar.

Anda boleh mendapatkan butiran lanjut di bahagian ini.

16. kesimpulan

16.1 Perbandingan Kaedah Arkib

Memahami perbezaan antara kaedah arkib membantu anda memilih pendekatan yang tepat untuk keperluan anda:

kaedah	Arkib Destinasi	Pelanggan/Pelayan	Pandangan Baharu	Tinjauan Klasik	web	Kapan Digunakan	Kesan pada Saiz Peti Mel
Arkib Manual (Butang Arkib)	Folder Arkib Terbina Dalam	Operasi pihak pelanggan	Ya	Ya	Ya	Penyusunan peti masuk pantas tanpa mengurangkan storan	Tiada pengurangan – emel kekal dalam peti mel
Arkib Manual (Pembersihan)	Fail PST tempatan	Operasi pihak pelanggan	Tidak	Ya	Tidak	Pengarkiban sekali sahaja untuk mengosongkan ruang peti mel	Mengurangkan saiz peti mel dengan ketara
Arkib Auto	Fail PST tempatan	Operasi pihak pelanggan	Tidak	Ya	Tidak	Pengurusan peti mel automatik yang berterusan	Mengurangkan saiz peti mel dari semasa ke semasa
Arkib Dalam Talian Pelayan Exchange	Peti mel pelayan berasingan	Operasi bahagian pelayan	Ya	Ya	Ya	Pengguna perusahaan dengan peti mel yang besar	Mengurangkan saiz peti mel utama

Catatan: Untuk mengurangkan saiz peti mel, anda perlu padatkannya selepas mengarkibkan e-mel lama.

16.2 Mengekalkan Peti Masuk yang Bersih

Pengarkiban hanyalah salah satu bahagian dalam pengurusan e-mel yang berkesan. Bina rutin yang konsisten untuk memproses e-mel, arkibkan atau padamkan e-mel sebaik sahaja mengendalikannya, dan semak arkib anda secara berkala untuk mengalih keluar item yang tidak lagi anda perlukan. Dengan melaksanakan amalan ini bersama-sama dengan tetapan arkib yang sesuai, anda akan mengekalkan peti masuk yang bersih dan cekap yang membantu anda kekal produktif dan fokus pada mesej penting.

Rujukan

Mengenai Penulis

Xiu Xing ialah seorang profesional IT berpengalaman dengan lebih 8 tahun pengalaman dalam sistem e-mel perusahaan dan penyelesaian masalah Microsoft Office. Beliau telah membantu beribu-ribu pengguna menyelesaikan isu Outlook yang kompleks merentasi pelbagai persekitaran korporat.

Xiu pakar dalam migrasi sistem e-mel, pemulihan data dan pengoptimuman perisian produktiviti. Pengalaman tangan beliau termasuk mengurus penggunaan Exchange Server, menyelesaikan masalah ketersambungan MAPI dan melaksanakan strategi sandaran yang teguh untuk sistem e-mel kritikal misi.

Melalui penulisan teknikalnya, Xiu komited untuk menjadikan penyelesaian IT yang kompleks boleh diakses oleh pengguna harian. Beliau sentiasa mengikuti perkembangan terkini Office 365 dan Exchange Online serta teknologi e-mel yang baru muncul. Apabila tidak menyelesaikan misteri e-mel, Xiu suka berkongsi petua teknologi praktikal yang membantu orang ramai bekerja dengan lebih cekap.

Ada soalan tentang panduan ini atau perlukan bantuan tambahan dengan isu Outlook? Xiu mengalu-alukan maklum balas dan cadangan untuk menambah baik sumber penyelesaian masalah ini.