Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды қалай мұрағаттау керек: толық нұсқаулық [2026]

1. кіріспе

1.1 Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды мұрағаттау дегеніміз не?

Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды мұрағаттау - пошта жәшігіңіздің ұйымдастырылған және басқарылатын болуы үшін электрондық пошталарды негізгі кіріс жәшігіңізден белгіленген сақтау орнына жылжыту процесі. Электрондық пошталарды жоюдан айырмашылығы, мұрағаттау оларды болашақта анықтама алу үшін сақтайды, сонымен қатар белсенді жұмыс кеңістігіңізді ретке келтіреді. Бұл нұсқаулықта біз сізге Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды әртүрлі әдістермен қалай мұрағаттау керектігін көрсетеміз.

1.2 Неліктен Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды мұрағаттау керек?

Электрондық пошталарды мұрағаттау бірнеше маңызды артықшылықтарды ұсынады:

• Ұйымдастыруды сақтайды: Ескі хабарламаларды біржола жоғалтпай, кіріс жәшігіңіздің тазалығын қамтамасыз етеді және ағымдағы электрондық пошталарға бағытталады.
• Өнімділікті жақсартады: Кіріс жәшігінің ретсіздігін азайтып, Outlook бағдарламасын жылдамырақ және жауап беруді жеңілдетеді.
• Маңызды ақпаратты сақтайды: Анықтама, сәйкестік немесе есеп жүргізу үшін қажет болуы мүмкін электрондық пошталарға кіру мүмкіндігін сақтайды.
• Сақтауды басқарады: Мұрағаттау әдісіне байланысты пошта жәшігінде орын босатып, сақтау шектеулерінде қала аласыз.
• Іздеуді жеңілдетеді: Мұрағатталған электрондық пошталарды іздеуге болады, бұл сізге қажет болған кезде оларды табуға мүмкіндік береді.

2. Outlook бағдарламасындағы әртүрлі мұрағат әдістерін түсіну

Outlook электрондық пошталарды мұрағаттаудың төрт түрлі әдісін ұсынады, олардың әрқайсысы әртүрлі пайдалану жағдайлары мен сақтау талаптарына арналған.

2.1 Кірістірілген қалтаға қолмен мұрағаттау (Мұрағаттау түймесі)

«Мұрағат» түймесі электрондық пошталарды пошта жәшігіңіздегі кіріктірілген «Мұрағат» қалтасына жылжытады. Ол электрондық пошталарды негізгі пошта жәшігіңізде сақтайды және сақтау орнын пайдалануды азайтпай, кіріс жәшігіңіздің ұйымдастырылуына өте ыңғайлы. Мұрағатталған элементтер барлық құрылғыларда қолжетімді болып қалады.

2.2 Сыртқы файлға қолмен мұрағаттау (Ескі элементтерді тазалау құралы)

Ескі элементтерді тазалау құралы электрондық пошталарды компьютеріңізде жергілікті сақталған бөлек мұрағат файлына жылжытады. Бұл әдіс пошта жәшігіңізден электрондық пошталарды жояды, сервердегі сақтау орнын босатады. Пошта жәшігінің өлшемін кішірейту қажет болған кезде бұл ең қолайлы нұсқа.

2.3 Автоматты мұрағат

AutoArchive ескі электрондық пошталарды конфигурацияланатын параметрлер мен ескіру кезеңдеріне негізделген жергілікті PST файлына автоматты түрде жылжытады. Бұл мүмкіндік кесте бойынша жұмыс істейді және пошта жәшігінің өлшемін қолмен араласусыз басқарады, бұл оны көп электрондық пошта алатын пайдаланушылар үшін өте қолайлы етеді.

2.4 Exchange Server онлайн мұрағаты (кәсіпорындық мүмкіндік)

Exchange Server Online Archive, сондай-ақ In-Place Archive деп аталады, серверде бөлек пошта жәшігі ретінде жұмыс істейтін Microsoft 365 бұлтқа негізделген, кәсіпорын деңгейіндегі шешім. Әкімшілер бұл мүмкіндікті қосады және басқарады, бұл мұрағатталған электрондық пошталарды кез келген құрылғыдан қолжетімді етіп сақтай отырып, қосымша сақтау орнын қамтамасыз етеді. Онлайн мұрағат қосылған кезде, Автомұрағат автоматты түрде өшіріледі.

3. Кірістірілген қалтаға қолмен мұрағаттау (Мұрағаттау түймесі)

3.1 Жаңа Outlook бағдарламасында мұрағаттау

Жаңа Outlook бағдарламасындағы Мұрағат түймешігімен электрондық пошталарды мұрағаттау үшін:

1. Мұрағаттағыңыз келетін электрондық поштаны немесе электрондық пошталарды таңдаңыз.
2. басыңыз Мұрағат құралдар тақтасында.
3. Растау хабары пайда болады. Сіз басуға болады Болдырмау қажет болса.

Ескерту: Жаңа Outlook автоматты мұрағаттау функциясын қолдамайды.

3.2 Классикалық Outlook бағдарламасындағы мұрағат

3.2.1 Мұрағат түймесі

Classic Outlook бағдарламасындағы Мұрағат түймешігі арқылы электрондық пошталарды мұрағаттау үшін:

1. Мұрағатталатын электрондық пошталарды таңдаңыз.
2. Астында Home бөлімінде Жою тобына нұқыңыз Мұрағат.
3. Outlook электрондық пошталарды Мұрағат қалтасына жылжытады.

Егер сіз электрондық поштаны байқаусызда мұрағаттасаңыз, Мұрағат қалтасына өтіп, электрондық поштаны бастапқы қалтасына қайтарыңыз.

3.2.2 Пернетақта тіркесімдерін пайдалану (Backspace пернесі)

Таңдалған электрондық пошталарды пернетақта арқылы жылдам мұрағаттай аласыз:

1. Мұрағатталатын электрондық пошталарды таңдаңыз.
2. Баспасөз The Backspace кілт.
3. Таңдалған электрондық пошталар дереу мұрағатталады.

Маңызды: Егер электрондық поштаны жаңа терезеде ашсаңыз, терезені жауып, оны мұрағаттау үшін жоғарыдағы қадамдарды орындауыңыз керек.

3.2.3 Backspace пернесін мұрағаттауды қалай өшіруге болады

Кейбір пайдаланушылар келесі себептер бойынша Backspace пернесін мұрағаттау мүмкіндігін өшіруді қалайды:

• Кездейсоқ мұрағаттау: Бұл мүмкіндікпен таныс емес пайдаланушылар қателесіп немесе басқа мақсаттарда Backspace пернесін басуы мүмкін, бұл электрондық пошталардың күтпеген жерден кіріс жәшігінен жоғалып кетуіне әкелуі мүмкін.
• Жою пернесімен шатасу: Backspace пернесі Delete пернесіне жақын, бірақ шатастыруы мүмкін сәйкессіз әрекеттерге ие.
• Ұйымдастырушылық саясат: Кейбір ұйымдар мұрағаттау әдістерін бақылауды және қызметкерлердің пернетақта тіркесімдерін пайдалануына жол бермеуді жөн көреді.
• Мұрағат функциясын пайдаланбау: Мұрағат қалтасын пайдаланбайтын пайдаланушылар бұл сілтемені пайдасыз деп табуы мүмкін.

Backspace пернесінің элементтерді мұрағаттауына жол бермеу үшін келесі әрекеттерді орындау қажет:

1. Outlook бағдарламасын толығымен жабыңыз.
2. баспасөз Windows + R Іске қосу тілқатысу терезесін ашыңыз.
3. түрі regedit және тізілім редакторын ашу үшін Enter пернесін басыңыз.
4. өтіңіз: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. Оң жақ панельде тінтуірдің оң жақ түймешігін басып, таңдаңыз жаңа -> DWORD (32-bit) мәні.
6. Мәнді атаңыз OneClickArchive өшіру.
7. Жаңа мәнді екі рет басып, оны келесіге орнатыңыз 1.
8. басыңыз OK және тізілім редакторын жабыңыз.
9. Restart Outlook.

Ескерту: Бұл тізілім түзетуі Outlook бағдарламасының Microsoft 365 нұсқасына қолданылады және тұрақты нұсқаларымен жұмыс істемейді.

3.2.4 Мұрағаттау үшін тінтуірдің оң жақ түймешігін басыңыз

Контекстік мәзірді пайдаланып мұрағаттау үшін:

1. Мұрағаттағыңыз келетін электрондық поштаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз.
2. таңдау Мұрағат қалқымалы мәзірден.
3. Электрондық пошталар Мұрағат қалтасына жылжытылады.

3.2.5 Мұрағат қалтасына сүйреп апарыңыз

Мұрағаттауды қолмен басқару үшін:

1. Табу Мұрағат Навигация тақтасындағы қалта.
2. Мұрағаттағыңыз келетін электрондық поштаны басып тұрыңыз.
3. Оны Мұрағат қалтасына сүйреп апарып, тастаңыз.

3.3 Арнайы критерийлер бойынша мұрағат элементтері

Әдепкі бойынша, Outlook мұрағаты мүмкіндігі ескі элементтерді тек мерзімі бойынша ғана тазалай алады. Егер сіз белгілі бір критерийлерге сәйкес келетін барлық элементтерді мұрағаттағыңыз келсе, мына әрекеттерді орындаңыз:

1. Ішінде Кеңейтілген табу тілқатысу терезесін нұқыңыз Шолу ... элементтерді тапқыңыз келетін қалтаны таңдау үшін.
2. Іздеу критерийлерін орнатыңыз.
3. басыңыз Қазір табыңыз критерийлерге сәйкес келетін барлық элементтерді табу үшін.
4. Табылған барлық элементтерді таңдаңыз.
5. Таңдалған элементтерді тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, көшужәне мұрағат қалтаңызды таңдаңыз tarалуға.
6. Табылған барлық элементтер мұрағат қалтасына жылжытылады.

1-үлгі: 10 КБ-тан үлкен барлық электрондық пошталарды мұрағаттау:

1. Ішінде Кеңейтілген табу диалогтық терезе, басыңыз Шолу ... элементтерді тапқыңыз келетін қалтаны таңдау үшін.
2. басыңыз Қосымша таңдау қойындысы
3. жиынтық Өлшемі (килобайт) дейін үлкен 10
4. басыңыз Қазір табыңыз
   

2-үлгі: Мерзімі өткен барлық электрондық пошталарды мұрағаттау:

1. Ішінде Кеңейтілген табу диалогтық терезе, басыңыз Шолу ... элементтерді тапқыңыз келетін қалтаны таңдау үшін.
2. басыңыз озат қойындысы
3. In Қосымша критерийлерді анықтаңыз бөлімін таңдаңыз Мерзімі аяқталады -дан Барлық пошта өрістері.
4. Шартты орнатыңыз, мысалы, Ертең.
5. басыңыз Тізімге қосу
6. басыңыз Қазір табыңыз

3-үлгі: Барлық белгіленген электрондық пошталарды мұрағаттау:

4-үлгі: Барлық электрондық пошталарды белгілі бір түс санатымен мұрағаттау:

5-үлгі: Барлық электрондық пошталарды қосымша хабарламасыз мұрағаттау:

жалау:

 

4. Сыртқы файлға қолмен мұрағаттау (Ескі элементтерді тазалау құралы)

4.1 Ескі заттарды тазалау құралын пайдалану

Outlook электрондық пошталарын Outlook бағдарламасында PST файлына қолмен мұрағаттау үшін:

1. басыңыз файл қойындысы.
2. басыңыз Ақпарат, сосын нұқыңыз Құралдар.
3. таңдау Ескі заттарды тазалаңыз.
   
4. The Мұрағат диалог көрсетіледі.
5. Таңдаңыз Осы қалтаны және барлық ішкі қалталарды мұрағаттаңыз опция.
6. Мұрағаттағыңыз келетін қалтаны таңдаңыз (мысалы, Кіріс жәшігі). Барлық элементтерді мұрағаттау үшін пошта жәшігіңіздің түбірлік қалтасын таңдаңыз.
7. астында Ескі мұрағат элементтері, күнді енгізіңіз. Осы күннен ескі элементтер мұрағатталады.
8. астында Мұрағат файлы, әдепкі орынды қабылдаңыз немесе басыңыз Browse басқа орын мен файл атауын таңдау үшін.
9. Қажет болса, тексеріңіз «Автоматты мұрағаттамау» құсбелгісі бар элементтерді қосу егер сіз бұрын автоматты мұрағаттаудан шығарылған элементтерді мұрағаттағыңыз келсе.
10. басыңыз OK сtart мұрағаттау.
    

Аяқтағаннан кейін, сол жақ панельде мұрағатталған электрондық пошталарыңызға кіруге мүмкіндік беретін «Мұрағат» пошта жәшігі пайда болады.

4.2 Әртүрлі сақтау мерзімдері бар бірнеше қалтаны мұрағаттау.

Әр түрлі сақтау мерзімдері бар әртүрлі қалталардағы элементтерді бір PST файлында сақтай отырып, мұрағаттау үшін:

1. Мұрағат диалогтық терезесін ашыңыз (файл -> Ақпарат -> Құралдар -> Ескі заттарды тазалаңыз).
2. Бірінші қалтаны (мысалы, Кіріс жәшігін) таңдап, күнді 6 ай бұрын етіп орнатыңыз. Әлі «Жарайды» түймесін баспаңыз.
3. Басқа қалтаны (мысалы, Жіберілгендер) таңдап, басқа күнді орнатыңыз (мысалы, 1 жыл бұрын). Әлі «Жарайды» түймесін баспаңыз.
4. Қажет болған жағдайда қалталарды таңдауды және басқа күндерді орнатуды жалғастырыңыз.
5. Барлық қалталардың бірдей мұрағат файл жолын пайдаланатынына көз жеткізіңіз.
6. басыңыз OK барлық қалталар конфигурацияланғаннан кейін.

5. Outlook бағдарламасындағы электрондық пошталарды автоматты түрде мұрағаттау

5.1 Автомұрағатты қосу

Classic Outlook бағдарламасында автомұрағатты қосу және конфигурациялау үшін:

1. басыңыз файл -> Опциялар.
2. Таңдаңыз озат қойындысы.
3. Астында Автомұрағат бөлімді басыңыз Автоархивтеу параметрлері түймесі:
   
4. тексеріңіз Автоматты мұрағатты әр N күн сайын іске қосыңыз қорапта.
5. AutoArchive функциясының қаншалықты жиі жұмыс істеуін қалайтыныңызды көрсетіңіз (мысалы, әр 14 күн сайын).
6. Мұрағат орны және ескіру кезеңі сияқты қосымша параметрлерді конфигурациялаңыз. Бұл параметрлерді келесі бөлімде егжей-тегжейлі түсіндіреміз.
7. басыңыз OK параметрлеріңізді сақтау үшін.
   

Автомұрағаттау енді сіз конфигурациялаған кестеге сәйкес автоматты түрде іске қосылады.

5.2 Автомұрағаттау параметрлері түсіндірілді

Әрбір автомұрағаттау параметрін түсіну мұрағаттау процесін тиімді басқаруға көмектеседі:

• Автомұрағатты әр N күн сайын іске қосыңыз: Автоматты мұрағаттау кестесін басқарады. Оны жиі (мысалы, апта сайын) іске қосу электрондық пошталардың кішігірім топтамаларын өңдейді, бұл мыңдаған элементтерді бірден мұрағаттаудан гөрі жақсырақ жұмыс істейді. Автоматты мұрағаттау функциясын толығымен тоқтату үшін бұл опциядан құсбелгіні алып тастаңыз.
• Автоматты мұрағаттау іске қосылмас бұрын сұрау: Егер сіз мұрағаттау алдында ескерту алғыңыз келсеtarts, осы опцияны қосыңыз. Қажет болған жағдайда операцияны болдырмауға мүмкіндік беретін хабарландыруды көресіз.
• Мерзімі өткен элементтерді жою (тек электрондық пошта қалталары): Бұл жарамдылық мерзімі өтіп кеткен хабарламаларды жояды. Мерзімі өтіп кеткен элементтердің ескі элементтерден өзгеше екенін ескеріңіз – электрондық пошталарды жазу кезінде жарамдылық мерзімі қолмен орнатылады Опциялар қойындысы. Бұл параметрмен абай болыңыз, себебі ол элементтерді мұрағаттау орнына жояды.
• Ескі элементтерді мұрағаттау немесе жою: Бұл негізгі қосқыш сіздің реттелетін автомұрағаттау конфигурацияңызды іске қосады. Outlook бағдарламасының кіріктірілген әдепкі параметрлерін пайдалану үшін оны белгілемей қалдырыңыз.
• Қалталар тізіміндегі мұрағат қалтасын көрсету: Қосылған кезде, мұрағат қалталарыңыз Навигация тақтасында автоматты түрде пайда болады. Бұл мүмкіндік болмаса, мұрағатталған элементтерге кіргіңіз келген сайын мұрағат PST файлын қолмен ашу қажет болады.
• Ескі заттарды тазалаңыз: Мұрағаттау үшін шекті жасты орнатады. Бұл шектен асқан элементтер мұрағат файлына жылжытылады. Диапазон икемді – 1 күннен 60 айға дейін, күндермен, апталармен немесе айлармен көрсетіледі.
• Ескі заттарды келесіге жылжытыңыз: Outlook бағдарламасына мұрағатталған элементтерді қайда сақтау керектігін айтады. Әдепкі бойынша, ол Documents\Outlook Files қалтасында archive.pst жасайды. Басыңыз Browse басқа орынды немесе файл атауын таңдау үшін. Бұл опцияны таңдау төмендегі тұрақты жою параметрін өшіреді.
• Элементтерді біржола жою: Мұрағатталған көшірмелерді сақтаудың орнына, бұл параметр ескі элементтерді жас шегіне жеткеннен кейін толығымен жояды. Мұны абайлап пайдаланыңыз – жойылған элементтерді қалпына келтіру мүмкін емес. Мұны қосу жоғарыдағы мұрағаттау опциясын өшіреді.
• Осы параметрлерді қазір барлық қалталарға қолданыңыз: Бұл түйме ағымдағы конфигурацияңызды барлық Outlook қалталарына бірден қолданады. Жеке қалталар үшін әртүрлі ережелерді орнатқыңыз келсе, мұны өткізіп жіберіңіз – оларды әр қалтаның қасиеттері арқылы конфигурациялай аласыз.

5.3 Outlook қалталары үшін әдепкі ескіру кезеңдері

Outlook әр түрлі қалта түрлеріне әр түрлі әдепкі қартаю кезеңдерін қолданады:

• Кіріс жәшігі және жобалар: 6 ай
• Жіберілген және жойылған элементтер: 2 ай
• Шығыс жәшігі: 3 ай
• Күнтізбе, тапсырмалар, жазбалар және күнделік: 6 ай
• Байланыс: Әдепкі бойынша автоматты түрде мұрағатталмаған

Сіз жасаған қалталар ұқсас әдепкі қалталардың ескіру кезеңін мұра етеді. Мысалы, реттелетін пошта қалталары Кіріс жәшігі сияқты 6 айлық ескіру кезеңін алады.

5.4 Заттың жасы қалай анықталады

Outlook элементтерінің әртүрлі түрлері мұрағаттау үшін жеткілікті ескі екенін анықтау үшін әртүрлі күн критерийлерін пайдаланады:

• Электрондық пошта хабарламалары: Жүйе хабарламаны қашан алғаныңызды және оны соңғы рет өзгерткеніңізді тексереді, содан кейін кейінгі күнді пайдаланады. Оқылған/оқылмаған деп белгілеу немесе электрондық поштаны жылжыту сияқты қарапайым әрекеттердің өзі өзгерту уақыт белгісін жаңартады.
• Күнтізбе элементтері: Кездесулер мен кездесулер үшін тиісті күн - сіз ... болған күн.ost жақында жазбаны өңдеп, сақтады. Қайталану үлгілері бар элементтер автоматты мұрағаттаудан босатылады. Маңыздысы, тек өткен оқиғалар ғана мұрағаттауға жарамды – болашақ кездесулер соңғы өзгертілген күніне қарамастан орнында қалады.
• Тапсырмалар: Мұнда екі күн маңызды: аяқталу күні және соңғы өзгертілген күні. Қайсысы жаңа болса, сол жарамдылықты анықтайды. Әлі де аяқталмаған болып көрінетін тапсырмалар ешқашан автоматты түрде мұрағатталмайды. Өкілетті тапсырмалар үшін мұрағаттау тек біреу оларды аяқталған деп белгілегеннен кейін ғана жүзеге асырылады.
• Ескертулер: Сіз білетін күнost Жақында өңделген және сақталған деректер жазбаның мұрағатқа жарамды болатын уақытын анықтайды.
• Журнал жазбалары: Бастапқы жасалған күні немесе мost соңғы өзгерту күні қолданылады, жаңа күн басымдыққа ие болады.
• Байланыс: Автоматты мұрағаттау мүмкіндігі контактілерді толығымен өткізіп жібереді. Егер сізге Контактілер қалтасын мұрағаттау қажет болса, Ескі элементтерді тазалау құралын қолмен пайдаланыңыз.

5.5 Белгілі бір қалталар үшін автомұрағатты теңшеу

Белгілі бір қалта үшін автоматты мұрағаттау параметрлерін конфигурациялау үшін:

1. Шарлау тақтасының қалталар тізімінде теңшегіңіз келетін қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз.
2. басыңыз Сипаттар.
3. басыңыз Автомұрағат қойындысы.
4. таңдау Осы параметрлерді пайдаланып, осы қалтаны мұрағаттау.
5. Қартаю кезеңін және осы қалтаға тән басқа параметрлерді конфигурациялаңыз.
6. басыңыз OK параметрлерді сақтау үшін.

Ескерту: пайдаланыңыз Ескі элементтерді біржола жою ескі электрондық пошталарды автоматты түрде жою опциясы Жойылған элементтер және Қалаусыз электрондық пошта көрсетілген сақтау мерзімінен кейінгі қалталар.

5.6 Автомұрағаттаудан элементтерді алып тастау/қосу

Кейде жиі пайдаланылатын кейбір элементтерді мұрағаттағыңыз КЕЛМЕЙДІ. Төменде 3 түрлі сценарийге арналған шешімдер берілген. Әрине, сіз операцияны болдырмауға және Автомұрағаттаудан элементтерді қосуға болады.

5.6.1 Бір элементті алып тастау

1. Нақты элементті таңдаңыз.
2. баспасөз Alt + Enter пернелер тіркесімі пернелер.
3. A Сипаттар диалогтық терезе көрсетіледі.
4. тексеріңіз Бұл элементті автоматты түрде мұрағаттамаңыз опция.

5.6.2 Бірнеше элементті алып тастау

1. 1. өтіңіз көрініс қойындысы
   2. басыңыз Параметрлерді қарау
   3. Ішінде Кеңейтілген көрініс параметрлері тілқатысу терезесінде нұқыңыз Бағандар:
   4. The Бағандарды көрсету диалогтық терезесі пайда болады. Қосу үшін төмендегі қадамдарды орындаңыз Автоматты мұрағаттамау баған:
      • таңдау Барлық пошта өрістері.
      • таңдау Автоматты мұрағаттамау қолжетімді бағандарда.
      • басыңыз қосу
      • Егер сіз оның ретін өзгерткіңіз келсе, оны таңдап, пайдаланыңыз Жоғары жылжыту or Төмен жылжыту.
      • басыңыз OK
   5. Басқаннан кейін OK, сіз қайтып ораласыз Кеңейтілген көрініс параметрлері басу керек диалогтық терезе Басқа параметрлер.
   6. Ішінде Басқа параметрлер диалогтық терезеде, белгілеңіз Ұяшық ішінде редакциялауға рұқсат беру опция.
   7. Бірқатар тізбекті басыңыз OK өзгерістерді сақтау және негізгі Outlook терезесіне оралу үшін. Енді белгілі бір элементтерді автоматты мұрағаттаудан алып тастау үшін жай ғана тексеріңіз Автоматты мұрағаттамау олар үшін баған:

5.6.3 Қалтаны алып тастау

1. Навигация тақтасындағы қалтаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз.
2. таңдау Сипаттар.
3. басыңыз Автомұрағат қойындысы.
4. таңдау Бұл қалтадағы элементтерді мұрағаттамаңыз.
5. басыңыз OK.

6. Outlook бағдарламасында ережелермен электрондық пошталарды автоматты түрде мұрағаттау

Outlook ережелері белгілі бір жіберушілерден немесе белгілі бір критерийлерге сәйкес келетін электрондық пошталарды автоматты түрде мұрағаттауға мүмкіндік береді. Мұрағат ережесін жасау үшін:

1. Мұрағаттағыңыз келетін электрондық поштаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз.
2. басыңыз Ережелер -> Ереже жасау қалқымалы мәзірде.
3. The Ереже жасау диалог көрсетіледі.
4. Ішінде Барлық таңдалған шарттар көрсетілген электрондық пошта алған кезде бөлімінде ереженің шартын көрсетіңіз, мысалы -дан, Тақырып құрамынданемесе ЖіберуКүрделі шарттар үшін басыңыз Advanced Options төменгі оң жақ бұрышта.
5. Ішінде Келесі әрекеттерді орындаңыз бөлімін таңдаңыз Элементті қалтаға жылжыту: және түймесін басу арқылы Мұрағат қалтасын көрсетіңіз Қалтаны таңдау… түймесін басыңыз.
6. басыңыз OK ережені сақтау үшін.

Outlook енді шарттарға сәйкес келетін барлық электрондық пошталарды автоматты түрде Мұрағат қалтасына жылжытады.

7. Алынған күнге негізделген мұрағаттау

Әдепкі бойынша, Outlook AutoArchive өзгертілген күнді немесе алынған күнді пайдаланады, қайсысы кейінірек болса. Егер сіз Outlook электрондық пошталарды тек алынған күн негізінде мұрағаттауын қаласаңыз (өзгертулерді елемей), Windows тізілімін өзгертуіңіз керек:

1. Outlook бағдарламасын толығымен жабыңыз.
2. Тіркеу редакторын ашыңыз.
3. өтіңіз: HKEY_CURRENT_USER\Бағдарламалық жасақтама\Microsoft\Office\ \Қалаулар.
4. Тінтуірдің оң жағын басыңыз Басымдықтар тармағын таңдаңыз және жаңа -> DWORD (32-bit) мәні.
5. Жаңа мәнді атаңыз МұрағатЕлемеуСоңғыӨзгертілгенУақыт.
6. Жаңадан жасалған мәнді тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Өзгерту.
7. Мәнді келесіге орнатыңыз 1 және нұқыңыз OK.
8. Тіркеу редакторын жабыңыз және restart Outlook.

Осы өзгерістерден кейін Outlook электрондық пошталарды өзгертілген күннің орнына алынған күні бойынша мұрағаттайды.

8. Кеңейтілген: VBA көмегімен автоматты мұрағаттау

Егер сізге кеңейтілген басқару элементтері қажет болса автоматты мұрағаттау, сіз Outlook VBA макростарын пайдалана аласыз. Төменде кейбір мысал сценарийлер келтірілген:

• Outlook бағдарламасында аяқталған тапсырмаларды автоматты түрде мұрағаттау
• Белгілі бір өлшемнен үлкен электрондық пошталарды мұрағаттау
• Белгілі бір өлшемнен үлкен ескі электрондық пошталарды автоматты түрде мұрағаттау
• Ай бойынша электрондық пошталарды автоматты түрде жіктеу және мұрағаттау
• Жіберушінің аты бойынша кіріс электрондық пошталарды автоматты түрде жіктеу және мұрағаттау
• Белгілі бір күнтізбеге қабылданбаған кездесулерді автоматты түрде мұрағаттау
• Жаңа электрондық пошта келген кезде ескі электрондық поштаны автоматты түрде мұрағаттау
• Кіріс электрондық пошталарды кейінгі жалаушаларсыз автоматты түрде мұрағаттау
• Кіріс жәшігінде элементтер тым көп болған кезде ескі элементтерді автоматты түрде мұрағаттау
• Барлық мерзімі өткен кездесулер мен тапсырмаларды мұрағаттау
• Барлық мерзімі өткен электрондық пошталарды мұрағаттау
• Аяқталғаннан кейін жалауша қойылған электрондық поштаны автоматты түрде архивтеу
• Outlook файлы белгілі бір өлшемнен үлкен болған кезде мерзімі өткен элементтерді автоматты түрде мұрағаттау
• Барлық оқылған RSS элементтерін мұрағаттау
• Жіберушілерге негізделген әртүрлі қалталарға электрондық пошталарды оқу мұрағаты
• Барлық Outlook қалталары үшін «Автоматты мұрағаттау» опциясын топтық түрде өшіру
• Барлық Outlook қалталарына бірдей «Автоматты мұрағаттау» параметрін топтық түрде қолдану
• Бірнеше Outlook электрондық пошталары үшін «Бұл элементті автоматты түрде мұрағаттамаңыз» опциясын топтық түрде қосу
• Барлық қайталанатын күнтізбе элементтері үшін «Автоматты мұрағаттау» опциясын топтық түрде өшіру

9. Exchange Server онлайн мұрағаты

Exchange Server Online Archive (сонымен қатар Орнында мұрағаттау деп те аталады) - Microsoft 365 үшін кәсіпорын деңгейіндегі мұрағаттау мүмкіндігі, ол пайдаланушыларға ескі электрондық пошталарды пошта жәшіктерін мұрағаттау арқылы қосымша пошта жәшігін сақтау орнын ұсынады. Клиенттік мұрағаттау әдістерінен айырмашылығы, бұл мүмкіндік толығымен әкімшілермен басқарылады және серверде жұмыс істейді.

9.1 Әкімшіні орнату талаптары

Exchange Server Online Archive қызметін тек әкімшілер ғана қоса немесе өшіре алады. Мұрағат пошта жәшіктерін конфигурациялау үшін әкімшілер келесі әрекеттерді орындауы керек:

• Exchange Online бағдарламасында пошта алушы рөлін тағайындаңыз
• Exchange әкімшілік орталығына (EAC) кіру
• Пайдаланушылар үшін тиісті Microsoft 365 лицензиясының болуы

9.2 Әкімшілер мұрағат пошта жәшіктерін қалай қосады

Әкімшілер Exchange әкімші орталығы арқылы мұрағат пошта жәшіктерін қоса алады:

1. Exchange әкімші орталығына (EAC) кіріп, келесіге өтіңіз Алушылар -> Пошта жәшіктері.
2. Пошта жәшігін мұрағаттау үшін қосу үшін пайдаланушыны таңдаңыз.
3. Қалқымалы терезеде таңдаңыз Басқа, және астында Пошта жәшігі мұрағатытаңдаңыз Пошта поштасының мұрағатын басқару.
4. Қосу Пошта жәшігі мұрағаты, сосын нұқыңыз сақтау.

Мұрағат пошта жәшігінің күйі келесідей көрсетіледі белсенді таңдалған пайдаланушы үшін.

9.3 Мұрағат пошта жәшіктерін автоматты түрде қосу

Әкімшілер негізгі пошта жәшігі квотасының 90%-ына жеткенде пошта жәшіктерін мұрағаттауды автоматты түрде қосу үшін PowerShell пайдалана алады:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Мұрағат пошта жәшіктерін кезең-кезеңімен өшіру

Егер сіз мұрағат пошта жәшіктерін әртүрлі себептермен, мысалы, шектеулі кеңістіктермен біртіндеп алып тастағыңыз келсе, келесі әрекеттерді орындай аласыз:

1. Мұрағат пошта жәшіктерін экспорттаңыз.
2. Мұрағатты өшіру.

9.5 Басқа мұрағат мүмкіндіктеріне әсері

Пайдаланушы үшін Exchange Server Online Archive қосылған кезде:

• Автоматты мұрағаттау және ескі элементтерді тазалау құралдары Classic Outlook бағдарламасында қолжетімді болмайды
• Outlook бағдарламасындағы «Мұрағаттау» түймесі қалыпты жұмысын жалғастыруда
• Exchange Online пошта жәшіктеріне тағайындалған сақтау саясаттары мұрағаттау әрекетін басқарады

Ескерту: Бұл мүмкіндік Microsoft 365 Government бұлттарында, 21Vianet басқаратын Microsoft 365 немесе Microsoft 365 Германияда қолжетімді емес.

10. Outlook бағдарламасында мұрағатталған электрондық пошталарды табу және басқару

10.1 Мұрағат қалтасы мен файлын табу

Мұрағатталған электрондық пошталарыңызды табу үшін:

• Мұрағат қалтасы: Кірістірілген мұрағат қалтасы сіздің шарлау тақтасы қалталар тізімінде пайда болады. Таңдау көрініс -> Қалталар аумағы -> қалыпты жасырын болса, қалталар тізімін көрсету үшін.
• Мұрағат пошта жәшігі (PST файлы): Автоматты мұрағаттау немесе Ескі элементтерді тазалау құралын пайдаланған кезде, егер сіз таңдаған болсаңыз, Мұрағат пошта жәшігі қалталар тізімінде бөлек элемент ретінде көрсетіледі. Мұрағат қалтасын қалталар тізімінде көрсету Автомұрағат параметрлерінде.

Егер Мұрағаттар пошта жәшігі пайда болмаса, оны қолмен келесі жолдармен ашуға болады:

1. Бару файл -> Опциялар -> Кеңейтілген 
2. Астында Автомұрағат бөлімді басыңыз Автоархивтеу параметрлері түймесін басыңыз.
3. PST мұрағатының толық жолын мына жерден табыңыз Ескі заттарды басқа жерге жылжытыңыз.
4. басыңыз файл -> Ашу және экспорттау -> Outlook деректер файлын ашыңыз және мұрағат PST файлын оның толық жолы арқылы таңдаңыз.
   

10.2 Мұрағат файлын жылжыту

1. Outlook бағдарламасындағы PST мұрағаты файлын жабыңыз.
2. Файлды жаңа орынға жылжытыңыз.
3. Оны Outlook бағдарламасында қайта ашыңыз.
4. Жолды өзгерту файл -> Параметрлер -> Кеңейтілген -> Автомұрағаттау -> Автомұрағаттау параметрлері -> Ескі элементтерді жылжыту

10.3 Мұрағатталған электрондық пошталарды іздеу

Мұрағат қалтасында мұрағатталған электрондық пошталарды іздеу үшін:

1. Әдепкі бойынша, Outlook бағдарламасының жоғарғы жағындағы Іздеу жолағына іздеу сөзін терген кезде, ол мұрағатталған элементтерді қоса алғанда, пошта жәшігіңіздегі барлық қалталарды іздейді.
2. Іздеуді тек Мұрағат қалтасымен шектеу үшін алдымен таңдаңыз Мұрағат Навигация тақтасындағы қалта.
3. Содан кейін іздеу өрісіне іздеу сөзіңізді теріңіз.
4. Іздеу нәтижелері тек Мұрағат қалтасынан элементтерді көрсетеді.

Мұрағат файлында мұрағатталған электрондық пошталарды іздеу үшін:

1. Сол жақ панельдегі мұрағат файлын басыңыз.
2. Ортасындағы іздеу жолағын басыңыз.
3. Іздеу қойындысы пайда болады.
4. басыңыз іздеу қойындысы
5. басыңыз Іздеу құралдары -> Кеңейтілген іздеу …
   
   
6. The Кеңейтілген табу диалог көрсетіледі.
7. басыңыз Шолу ... түймесін басыңыз.
8. Ішінде Қалтаны(ларды) таңдаңыз диалогтық терезесінде Мұрағат файлын тексеріңіз
9. тексеріңіз Ішкі қалталарды іздеу
10. басыңыз OK
11. Outlook содан кейін s боладыtarМұрағат файлында, оның барлық ішкі қалталарын қоса алғанда, іздеу:
    

10.4 Мұрағатталған электрондық пошталарды кіріс жәшігіне қалпына келтіру

Мұрағатталған электрондық пошталарды кіріс жәшігіне қайтару үшін:

1. Мұрағат қалтасына немесе Мұрағат пошта жәшігіне өтіңіз.
2. Қалпына келтіргіңіз келетін электрондық поштаны немесе электрондық пошталарды таңдаңыз.
3. Электрондық пошталарды Кіріс жәшігіне сүйреп апарыңыз немесе тінтуірдің оң жақ түймешігін басып, таңдаңыз көшу -> Кіріс жәшігі.

Электрондық пошталар сіздің Кіріс жәшігіңізге қайта жылжытылады және мұрағат орнынан жойылады.

11. Мұрағат файлының өлшемінің шектеулері және басқару

11.1 PST файл өлшемінің әдепкі шектеулері

Outlook PST файлының өлшем шегі әдепкі бойынша бар:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 және 2013: 50 ГБ
• 2010 және одан бұрынғы Outlook: 20 ГБ

Мұрағат PST файлы осы шекке жеткенде немесе жеткенде, Outlook жаңа элементтерді мұрағаттауды тоқтатуы немесе күтпеген әрекет етуі мүмкін.

11.2 Үлкен мұрағат файлдарын басқару

Мұрағат файлыңыз өлшем шегіне жеткенде, келесі опцияларды қарастырыңыз:

• Жаңа мұрағат файлдарын жасау: Жаңа PST мұрағат файлын жасаңыз жәнеtarOutlook бағдарламасында электрондық пошталарды мұрағаттауға болады. Сіз бірнеше мұрағат файлдарын жыл немесе жоба бойынша ұйымдастыра аласыз.
• Пайдасыз элементтерді жою: Мұрағатталған электрондық пошталарыңызды қарап шығыңыз және енді қажет емес элементтерді біржола жойыңыз, содан кейін мұрағат файлын ықшамдау.

11.3 PST файл өлшемінің шегін арттыру (ұсынылмайды)

Әдепкі 50 ГБ шегін тізілімге өзгертулер енгізу арқылы 100 ГБ дейін арттыруға болады, бірақ бұл ұсынылмайды. Үлкен PST файлдары Outlook бағдарламасын баяулатады және бұзылу қаупін арттырады. Егер шекті арттыру қажет болса, келесі әрекеттерді орындай аласыз: Бұл нұсқаулық .

Өлшем шегін ұлғайтудың орнына жаңа мұрағат файлдарын жасауды немесе онлайн мұрағатты пайдалануды қарастырыңыз.

12. Outlook мұрағатының мәселелерін шешу

12.1 Автомұрағаттау қолжетімді емес

Егер автомұрағаттау параметрлері қолжетімді болмаса немесе сұр түске боялса, себебі мыналар болуы мүмкін:

• Exchange Server онлайн мұрағаты қосылған: Егер ұйымыңыз Exchange Server Online Archive функциясын қосса, AutoArchive автоматты түрде өшіріледі. Online Archive AutoArchive функциясын кәсіпорын деңгейінде алмастырады. Оның орнына Online Archive функциясын пайдалану үшін әкімшіңізге хабарласыңыз.
• Әкімші өшірілген мүмкіндік: Желі әкімшіңіз Топтық саясат немесе Автомұрағаттау функциясын қайта анықтайтын сақтау саясаттары арқылы Автомұрағатты өшірген болуы мүмкін. Ұйымыңыздың электрондық поштаны басқару саясаттары туралы ақпарат алу үшін жүйелік әкімшіге хабарласыңыз.
• Жаңа болжам шектеулері: Жаңа Outlook автоматты мұрағаттау және ескі элементтерді тазалау құралын қолдамайды. Бұл мүмкіндіктерге қол жеткізу үшін Classic Outlook пайдаланыңыз.

12.2 Автомұрағаттау іске қосылмаған

Егер AutoArchive жұмысын тоқтатса, келесіні тексеріңіз:

• Автомұрағаттау параметрлерін тексеру: Автомұрағаттау параметрлерін ашу (файл -> Опциялар -> озат -> Автоархивтеу параметрлері) және конфигурацияңыздың дұрыс екенін тексеріңіз.
• Автоматты мұрағаттау құсбелгісін іске қосыңыз: Қамтамасыз етіңіз Автоматты мұрағатты әр N күн сайын іске қосыңыз опциясы белгіленді. Егер белгіленбесе, Автомұрағаттау автоматты түрде іске қосылмайды.

12.3 Мұрағатталмайтын нақты элементтер

Егер кейбір элементтер мұрағатталмаған болса, себептері мыналарды қамтуы мүмкін:

• Өзгертілген күні тым жақында: Әдепкі бойынша, Outlook алынған күнді немесе өзгертілген күнді пайдаланады, қайсысы кейінірек болса. Егер сіз жақында электрондық поштаны өзгерткен болсаңыз, ол басқа ескіру кезеңі өткенше мұрағатталмайды.
• «Автоматты мұрағаттамаңыз» Сипат қосылған: Элементтерде «Бұл элементті автоматты түрде мұрағаттамаңыз» қасиеті қосылған болуы мүмкін.
  • Бір элементті белгілеу үшін оны жаңа терезеде ашу үшін екі рет басыңыз, содан кейін түймесін басыңыз файл -> Сипаттар, және тексеріңіз Бұл элементті автоматты мұрағаттамаңыз опция.
  • Бірнеше элементті топтамамен тексеру үшін, көрініс параметрлеріне «Автоматты мұрағаттамаңыз» бағанын қосыңыз, содан кейін электрондық пошта тізімінің енін осы бағанды ​​көрсете алатындай етіп арттырыңыз.

12.4 Мұрағат қалтасы көрсетілмейді

егер Мұрағат қалталары (Мұрағаттық пошта жәшігі файлы) Outlook бағдарламасының сол жақ панелінде көрсетілмейді. Мына шешімдерді қолданып көріңіз:

• Мұрағат қалтасын көрсетуді қосу: Автоматты мұрағат параметрлерін ашып, тексеріңіз Мұрағат қалтасын қалталар тізімінде көрсету тексеріледі.
• Мұрағат файлын қолмен қосу: Егер Мұрағаттар пошта жәшігі әлі де көрінбесе, оны басу арқылы қолмен ашыңыз файл -> Ашу және экспорттау -> Outlook деректер файлын ашыңыз және мұрағат PST файлын таңдаңыз.
• Outlook жаңартуы: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online және Outlook.com тіркелгілері үшін мұрағат қалтаңыз әдепкі бойынша болуы керек. Егер сіз оны Outlook 2016 немесе Outlook for Microsoft 365 бағдарламаларында көрмесеңіз, өтіңіз файл -> Office тіркелгісі -> Жаңарту параметрлері -> Қазір жаңарту.

12.5 PST мұрағатының файлы бүлінген

Егер мұрағат PST файлы бүлінген болса, Outlook оған жаңа электрондық пошталарды жылжыта алмайды. PST файлын келесі жолдармен түзетуге болады:

• Кіріс жәшігін қалпына келтіру құралын (scanpst.exe) пайдалану
• Үшінші тарап қалпына келтіру құралдарын пайдалану

Қараңызшы біздің толық нұсқаулық жоғарыда аталған әдістер бойынша, сондай-ақ басқа жөндеу әдістері бойынша.

13. Электрондық поштаны мұрағаттаудың ең жақсы тәжірибелері

13.1 Мұрағатқа жіберілетін электрондық пошталар

Маңызды жазбаларды сақтау үшін электрондық поштаның кейбір түрлерін жоюдың орнына мұрағаттаған жөн:

• Қаржылық жазбалар: Болашақта анықтама алу және бюджеттеу мақсаттары үшін банктік шоттарды, шоттарды, шот-фактураларды, түбіртектерді және салыққа қатысты ақпаратты қамтитын электрондық пошталарды мұрағаттаңыз.
• Жұмыс бойынша әңгімелер: Маңызды жұмысқа қатысты талқылауларды, шешімдерді, жоба мәліметтерін және құжаттарды анықтама немесе өнімділікті шолу үшін сақтаңыз.
• Түбіртектер мен растаулар: Мәселелер туындаған жағдайда сатып алуды растау, брондау брондауын, қызметке жазылымдарды және тапсырыс түбіртектерін сақтаңыз.
• Заңды құжаттар: Келісімшарттарды, келісімдерді, заңды хабарламаларды немесе заңды жазбалар ретінде қызмет ететін кез келген хат-хабарларды қамтитын мұрағаттық электрондық пошталар.
• Жоба файлдары: Болашақта пайдалану үшін талқылаулар, жобалар, пікірлер және ұсыныстарды қоса алғанда, ағымдағы немесе аяқталған жобаларға қатысты электрондық пошталарды сақтаңыз.
• Жеке кезеңдер: Эмоционалды құндылық үшін жұмысқа орналасу туралы ұсыныстар, қабылдау хаттары және мансаптық жетістіктер сияқты маңызды өмірлік оқиғаларды белгілейтін электрондық хаттарды сақтаңыз.
• Жол жүру құжаттары: Билеттерді, қонақ үй брондауларын және саяхат жоспарын мұрағаттауrarсаяхат тарихыңыздың заңды жазбалары ретінде қызмет етуі мүмкін құжаттар.

13.2 Мұрағаттау және жою туралы шешім қабылдау нұсқаулығы

Электрондық поштаны мұрағаттау немесе жою туралы шешім қабылдаған кезде, оның болашақтағы құндылығын ескеріңіз. Анықтама, сәйкестік немесе есеп жүргізу үшін кейінірек қажет болуы мүмкін хабарламаларды мұрағаттаңыз. Ескірген жаңалықтар бюллетеньдері, спам немесе темп сияқты маңызды емес немесе қажет емес электрондық пошталарды жойыңыз.rary хабарландырулары. Егер сенімді болмасаңыз, оны мұрағаттаңыз – оны кейінірек әрқашан жоя аласыз, бірақ біржола жойылған электрондық пошталарды қалпына келтіре алмайсыз.

13.3 Мұрағатты тұрақты күтіп ұстау

Мұрағатталған элементтерді мезгіл-мезгіл қарап шығып, қажет еместерін жою арқылы мұрағатыңызды үнемі жүргізіп отырыңыз. Бұл мұрағатыңыздың кіріс жәшігіңіз сияқты шашыраңқы болуына жол бермейді және файл өлшемдерін басқаруға ыңғайлы етеді. Мұрағатыңызда тек құнды ақпараттың болуын қамтамасыз ету үшін оны тоқсан сайын немесе жыл сайын қарап шығуды жоспарлаңыз.

13.4 Мұрағат файлдарының сақтық көшірмесін жасау

Мұрағатталған электрондық пошталарыңызды сақтық көшірмелер жасау арқылы қорғаңыз:

• Жергілікті сақтық көшірмелер: Мұрағат PST файлын сыртқы қатты дискіге немесе USB дискісіне көшіріңіз. Сақтық көшірмені компьютеріңізден бөлек қауіпсіз жерде сақтаңыз.
• Бұлттық сақтау орнының сақтық көшірмесі: Мұрағат PST файлыңызды сайттан тыс сақтық көшірме жасау және аппараттық құралдың істен шығуынан қорғау үшін OneDrive, Dropbox немесе Google Drive сияқты бұлттық сақтау қызметтеріне жүктеңіз.

Мұрағат файлдары сақтық көшірмелермен бірдей емес екенін есте сақтаңыз. Мұрағат PST файлыңыздың бөлек сақтық көшірмелерін әрқашан сақтаңыз.

13.5 Автомұрағаттау жиілігінің оңтайлылығы

AutoArchive функциясын үлкен кідірістердің алдын алу үшін жиі іске қосылатындай етіп орнатыңыз, бірақ өнімділікке әсер ететіндей жиі емес.ost пайдаланушылар үшін AutoArchive қызметін әр 14 күн сайын іске қосу жақсы жұмыс істейді. Егер сіз күн сайын көп көлемде электрондық пошта алсаңыз, оны апта сайын іске қосуды қарастырыңыз. Шағын топтамаларды жиірек мұрағаттау бір уақытта мыңдаған элементтерді өңдеуден гөрі жақсы, бұл компьютеріңізді баяулатуы мүмкін.

14. Outlook мұрағаты туралы маңызды фактілер

14.1 PST файл пішімі

PST (Жеке сақтау) файл пішімі - электрондық пошталарды, күнтізбе элементтерін, контактілерді және басқа да Outlook деректерін компьютеріңізде жергілікті сақтау үшін пайдаланылатын Outlook деректер файлының түрі. PST файлдарын Outlook бағдарламасында ашып, компьютерлер арасында жылжытуға болады. Олар пошта жәшігіңізден бөлек және сіз көрсеткен жерде, әдетте C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\ сақталады.

14.2 Мұрағаттау және экспорттау

Мұрағаттау және экспорттау - әртүрлі процестер. Мұрағаттау элементтерді бастапқы орнынан мұрағат файлына жылжытады, оларды негізгі PST файлынан жояды және орын босатады. Экспорттау таңдалған элементтердің көшірмесін жасайды, бірақ оларды бастапқы орнынан жоймайды немесе пошта жәшігінің өлшемін кішірейтпейді. Пошта жәшігінің өлшемін басқару үшін мұрағаттауды және сақтық көшірмелерді жасау үшін экспорттауды пайдаланыңыз.

14.3 Мұрағат және сақтық көшірме

Мұрағат файлы сақтық көшірмемен бірдей емес. Мұрағаттар сізге үнемі кіруді қажет етпейтін ескі элементтерді ұзақ мерзімді сақтауға арналған. Сақтық көшірмелер - апаттық қалпына келтіру үшін бөлек сақталған деректердің көшірмелері. Егер сіз мұрағатталған электрондық пошталарыңыздың сақтық көшірмесін жасағыңыз келсе, мұрағат PST файлының көшірмесін жасап, оны OneDrive, Dropbox немесе сыртқы диск сияқты қауіпсіз жерде сақтаңыз.

Біздің жан-жақты нұсқаулықты қараңыз Outlook электрондық пошталарының сақтық көшірмесін қалай жасауға болады.

14.4 Контактілер автоматты түрде мұрағатталмаған

Outlook әдепкі бойынша контактілерді автоматты түрде мұрағаттамайды. Автоматты мұрағаттау электрондық пошта қалталарын, күнтізбелерді, тапсырмаларды, жазбаларды және журналдарды өңдеген кезде, Контактілер қалтасы қосылмаған. Дегенмен, қажет болса, Ескі элементтерді тазалау құралын пайдаланып Контактілер қалтасын қолмен мұрағаттауға болады.

15. Жиі қойылатын сұрақтар

С: Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды қалай мұрағаттаймын?

A: Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды мұрағаттау үшін мұрағаттағыңыз келетін электрондық поштаны немесе электрондық пошталарды таңдап, құралдар тақтасындағы «Мұрағат» түймесін басыңыз. Сондай-ақ, тінтуірдің оң жақ түймешігін басып, контекстік мәзірден «Мұрағат» тармағын таңдап, Backspace пернесін басуға немесе электрондық пошталарды «Мұрағат» қалтасына сүйреуге болады. Автоматты мұрағаттау үшін Автомұрағаттау параметрін орнатыңыз немесе белгілі бір жіберушілерден электрондық пошталарды мұрағаттау ережелерін пайдаланыңыз.

С: Outlook бағдарламасында мыңдаған электрондық поштаны қалай мұрағаттаймын?

A: Электрондық пошталардың үлкен көлемін мұрағаттау үшін ескі хабарламаларды тұрақты мұрағаттауды жоспарлау үшін AutoMurgarive функциясын пайдаланыңыз немесе көрсетілген күннен ескі электрондық пошталарды қолмен мұрағаттау үшін Clean Up Eski Elements құралын пайдаланыңыз. Сондай-ақ, Файл -> Ашу және экспорттау -> Импорттау/Экспорттау -> Файлға экспорттау тармағына өтіп, Outlook деректер файлын (.pst) таңдау арқылы электрондық пошталарды PST файлына экспорттауға болады. Бұл әдістер қолмен сұрыптауды қажет етпей, көп хабарламаларды тиімді басқарады.

С: Электрондық пошталарды мұрағаттау Outlook бағдарламасында орын босата ма?

A: Бұл мұрағаттау әдісіне байланысты. Егер сіз «Мұрағат» түймесін пайдалансаңыз, мұрағатталған электрондық пошталар әлі де негізгі пошта жәшігіңізде орналасқан кіріктірілген Мұрағат қалтасына жылжытылады, сондықтан ол орын босатпайды. Дегенмен, электрондық пошталарды бөлек мұрағат файлына жылжыту үшін AutoMurgarive немесе Clean Up Old Elements құралын пайдалану негізгі пошта жәшігінің жадын босатады. Онлайн мұрағат сонымен қатар электрондық пошталарды бөлек сервер жағындағы пошта жәшігіне жылжыту арқылы негізгі пошта жәшігіңіздегі орынды босатады.

С: Outlook бағдарламасында мұрағатталған электрондық пошталарды қалай табуға болады?

A: Мұрағатталған электрондық пошталарды табу үшін қалталар тізіміндегі Мұрағат қалтасына немесе Автомұрағаттау функциясын пайдалансаңыз, Мұрағат пошта жәшігіне өтіңіз. Outlook бағдарламасының жоғарғы жағындағы Іздеу жолағын пайдаланып, жіберуші, тақырып, күн немесе кілт сөздер бойынша нақты электрондық пошталарды іздеңіз. Әдепкі бойынша, Outlook мұрағатталған элементтерді қоса алғанда, барлық қалталарды іздейді. Іздеуді тек мұрағатталған электрондық пошталармен шектеу үшін, іздеу алдында Мұрағат қалтасын таңдаңыз.

С: Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды мұрағаттау немесе жою жақсы ма?

A: Кейінірек анықтама, сәйкестік немесе есеп жүргізу үшін қажет болуы мүмкін электрондық пошталарды мұрағаттаңыз. Маңызды емес немесе енді қажет емес электрондық пошталарды жойыңыз. Егер болашақта электрондық поштаға сілтеме жасау қажет болса, оны жоюдың орнына мұрағаттаңыз. Мұрағатталған электрондық пошталарды іздеуге болады және кез келген уақытта қалпына келтіруге болады, ал жойылған электрондық пошталар ақырында біржола жоғалып кетеді.

С: Outlook бағдарламасында электрондық пошталарды автоматты түрде мұрағаттай аламын ба?

A: Иә, AutoMurgarive электрондық пошталарды жасына, қалтасына немесе басқа критерийлерге негізделген мұрағаттау кестелерін орнатуға мүмкіндік береді. Бұл сіздің кіріс жәшігіңізді қолмен араласуды қажет етпей ұйымдастырады. Сондай-ақ, белгілі бір шарттарға сәйкес келетін электрондық пошталарды Мұрағат қалтасына автоматты түрде жылжыту үшін Outlook ережелерін жасай аласыз. AutoMurgarive тек Classic Outlook бағдарламасында қолжетімді екенін, Жаңа Outlook немесе веб-нұсқасында қолжетімді емес екенін ескеріңіз.

С: Мұрағаттау электрондық пошта іздеу нәтижелеріме әсер ете ме?

A: Жоқ, мұрағатталған электрондық пошталарды Outlook бағдарламасында іздеуге болады. Әдепкі бойынша, Outlook бағдарламасында іздеген кезде, ол пошта жәшігіңіздегі барлық қалталарды, соның ішінде Мұрағат қалтасын және Мұрағат пошта жәшігін іздейді. Мұрағатталған электрондық пошталарды кіріс жәшігіңіздегі электрондық пошталар сияқты оңай таба аласыз.

С: Қалай өзгертуге болады tarмұрағат орнын алу?

A: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online немесе Outlook.com тіркелгілері үшін кіріктірілген Мұрағат қалтасының орнын өзгерте алмайсыз – бұл атын өзгерту, жылжыту немесе жою мүмкін емес әдепкі жүйелік қалта. POP және IMAP тіркелгілері үшін Мұрағат қалтасының орнын Файл -> Пошта жәшігі параметрлері -> Құралдар -> Мұрағат қалтасын орнату таңдау арқылы өзгертуге болады. Автоматты мұрағаттау немесе Ескі элементтерді тазалау функцияларын пайдаланған кезде, мұрағат параметрлеріндегі Шолу түймесін басу арқылы мұрағат PST файлының қай жерде сақталатынын көрсете аласыз.

С: AutoArchive және Exchange Server Online Archive бағдарламаларының арасында қандай байланыс бар?

A: AutoArchive - ескі электрондық пошталарды жергілікті PST файлына автоматты түрде жылжытатын ескі Outlook мүмкіндігі. Бұл хабарламалардың серверден жойылатынын және іздеу арқылы табу қиынырақ екенін білдіреді. Егер AutoArchive PST файлын қамтитын қатты диск пайдалануға жарамсыз болып қалса, бұл хабарламалар жойылады.ostExchange Server Online Archive - мұрағатталған электрондық пошталарды серверде сақтайтын және оларға кез келген құрылғыдан қол жеткізуге мүмкіндік беретін AutoArchive-тің кәсіпорын деңгейіндегі алмастырғышы. Егер сізде Exchange Server Online Archive болмаса және сіздің IT бөліміңіз бұл функцияны өшірмеген болса, AutoArchive-ті пайдалануға болады.

С: Егер менің AutoArchive PST файлым бүлінген болса немесе ашылмаса не болады?

A: Егер сіздің AutoArchive PST файлыңыз бүлінген болса және Outlook оны аша алмаса, сіз мамандандырылған бағдарламаны пайдалана аласыз Outlook PST жөндеу құралы мұрағатталған электрондық пошталарыңызды және басқа деректеріңізді қалпына келтіру үшін. Қалпына келтіруге әрекет жасамас бұрын, әрқашан бүлінген мұрағат файлының сақтық көшірмесін жасаңыз. Болашақтағы мәселелердің алдын алу үшін мұрағат файлдарыңыздың ашылатынын үнемі тексеріп отырыңыз және мүмкіндігінше маңызды мұрағаттарды Exchange Server Online Archive қызметіне көшіруді қарастырыңыз.

С: Backspace пернесімен мұрағаттауды қалай өшіруге болады?

A: Backspace пернесінің элементтерді мұрағаттауына жол бермеу үшін тізілім жазбасын қосу керек. HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (немесе OCT жолына) өтіп, DisableOneClickArchive деп аталатын DWORD мәнін жасаңыз және оны 1-ге орнатыңыз. Бұл тізілім түзетуі Outlook бағдарламасының Microsoft 365 нұсқасына қолданылады және тұрақты нұсқаларымен жұмыс істемейді. Өзгерістер енгізбес бұрын әрқашан тізілімнің сақтық көшірмесін жасаңыз.

С: Қайталанатын күнтізбе элементтерінің автомұрағатын қалай өшіруге болады

A: Сіз бұл элементтерді 3 әдіспен алып тастай аласыз:

1. Күнтізбе қалтасын толығымен алып тастаңыз.
2. Жеке күнтізбе элементін алып тастаңыз.
3. Бірнеше күнтізбе элементтерін алып тастаңыз.

Толығырақ ақпаратты мына жерден ала аласыз Бұл бөлім.

16. қорытынды

16.1 Мұрағат әдістерін салыстыру

Мұрағаттау әдістерінің арасындағы айырмашылықтарды түсіну сізге қажеттіліктеріңізге сәйкес келетін дұрыс тәсілді таңдауға көмектеседі:

әдіс	Мұрағаттың мақсаты	Клиент/Сервер	Жаңа Outlook	Классикалық Outlook	желі	Қашан пайдалану керек	Пошта жәшігінің өлшеміне әсері
Қолмен мұрағаттау (мұрағат түймесі)	Кірістірілген мұрағат қалтасы	Клиент жағындағы жұмыс	иә	иә	иә	Сақтау орнын азайтпай, кіріс жәшігін жылдам ұйымдастыру	Қысқарту жоқ – электрондық пошталар пошта жәшігінде қалады
Қолмен мұрағаттау (тазалау)	Жергілікті PST файлы	Клиент жағындағы жұмыс	Жоқ	иә	Жоқ	Пошта жәшігінде орын босату үшін бір реттік мұрағаттау	Пошта жәшігінің өлшемін айтарлықтай азайтады
Автоматты мұрағат	Жергілікті PST файлы	Клиент жағындағы жұмыс	Жоқ	иә	Жоқ	Автоматты үздіксіз пошта жәшігін басқару	Уақыт өте келе пошта жәшігінің өлшемін кішірейтеді
Exchange Server онлайн мұрағаты	Бөлек сервер поштасы	Сервер жағындағы жұмыс	иә	иә	иә	Үлкен пошта жәшіктері бар кәсіпорын пайдаланушылары	Негізгі пошта жәшігінің өлшемін кішірейтеді

Ескерту: Пошта жәшігінің өлшемін кішірейту үшін сізге қажет оны ықшамдау ескі электрондық пошталарды мұрағаттағаннан кейін.

16.2 Кіріс жәшігін таза ұстау

Мұрағаттау - тиімді электрондық поштаны басқарудың бір бөлігі ғана. Электрондық пошталарды өңдеудің тұрақты тәртібін жасаңыз, электрондық пошталарды өңдегеннен кейін бірден мұрағаттаңыз немесе жойыңыз және қажет емес элементтерді жою үшін мұрағатыңызды үнемі қарап шығыңыз. Осы тәжірибелерді тиісті мұрағат параметрлерімен бірге қолдану арқылы сіз өнімді болуға және маңызды хабарламаларға назар аударуға көмектесетін таза, тиімді кіріс жәшігін сақтайсыз.

Әдебиеттер тізімі

• Microsoft ресми құжаты: Элементтерді қолмен мұрағаттау
• Microsoft ресми құжаты: Windows жүйесіне арналған Outlook бағдарламасындағы мұрағат
• Microsoft ресми құжаты: Ескі элементтерді автоматты түрде мұрағаттау
• Microsoft ресми құжаты: Автомұрағат параметрлері түсіндірілді
• Microsoft ресми құжаты: Microsoft 365 үшін мұрағаттық пошта жәшіктерін қосу

---

Автор туралы

Сиу Син корпоративтік электрондық пошта жүйелерінде және Microsoft Office ақауларын жоюда 8 жылдан астам тәжірибесі бар тәжірибелі АТ маманы. Ол мыңдаған пайдаланушыларға әртүрлі корпоративтік орталарда күрделі Outlook мәселелерін шешуге көмектесті.

Xiu электрондық пошта жүйесін тасымалдауға, деректерді қалпына келтіруге және өнімділікті бағдарламалық қамтамасыз етуді оңтайландыруға маманданған. Оның тәжірибелік тәжірибесі Exchange Server орналастыруларын басқаруды, MAPI қосылымының ақаулықтарын жоюды және маңызды электрондық пошта жүйелері үшін сенімді сақтық көшірме жасау стратегияларын енгізуді қамтиды.

Өзінің техникалық жазбалары арқылы Сиу күрделі АТ шешімдерін күнделікті пайдаланушылар үшін қолжетімді етуге ұмтылады. Ол Office 365 және Exchange Online соңғы әзірлемелерімен және жаңа электрондық пошта технологияларымен үнемі хабардар болып отырады. Электрондық пошта құпияларын шешпеген кезде, Сиу адамдарға тиімдірек жұмыс істеуге көмектесетін практикалық техникалық кеңестермен бөліскенді ұнатады.

Осы нұсқаулық туралы сұрақтарыңыз бар ма немесе Outlook мәселелері бойынша қосымша көмек қажет пе? Сиу қарсы алады кері байланыс пен ұсыныстар осы ақауларды жою ресурстарын жақсарту үшін.