Nel caso tu stia gestendo
diversi progetti nel tuo ufficio, è molto probabile che riceverai numerose email relative a questi progetti nella tua casella di posta. Con il passare del tempo diventa sempre più difficile per te tenere traccia delle conversazioni che hai avuto in relazione a un singolo progetto. Tuttavia con Outlook è facilmente possibile organizzare le conversazioni e archiviare le e-mail in modo ordinato. Diamo un'occhiata ad alcuni consigli pratici per ottenere lo stesso risultato.
Crea cartelle separate per archiviare le email per ogni progetto su cui lavori
Per cominciare, dovresti creare cartelle separate per ogni progetto in corso che stai attualmente gestendo in Outlook. Una volta ricevuta un'e-mail relativa a un progetto specifico, puoi separarla dalla Posta in arrivo e spostarla nella relativa cartella.
Usa le regole per filtrare le email nelle cartelle pertinenti
In Ms Outlook puoi creare regole per trasferire e-mail che contengono una riga dell'oggetto specifica. Idealmente dovresti incoraggiare tutti i membri del team a includere il nome del progetto nella riga dell'oggetto dell'e-mail e questo consentirà la separazione automatica delle e-mail con l'aiuto delle regole.
Crea categorie per ogni progetto e associale a colori unici
L'applicazione Ms Outlook ti consente di creare categorie che possono essere utilizzate per identificare le e-mail in tempi rapidi. Puoi anche associare un colore specifico a una determinata categoria che ti consentirebbe di ordinare le e-mail in modo efficiente. Tuttavia, devi prima creare categorie univoche per organizzare le tue e-mail. Per fare ciò puoi fare clic su Categorizza nel menu della barra degli strumenti e quindi premere su Tutte le categorie. Successivamente puoi scegliere da una delle categorie esistenti e rinominarle con un nome significativo. Inoltre puoi scegliere di cambiare il colore associato a detta categoria. Outlook ti consente persino di associare un tasto di scelta rapida a una singola categoria. È importante creare una categoria per ciascuno dei tuoi progetti continui in modo da poterli taggare con facilità. Una volta inserito l'elenco delle categorie, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi e-mail e fare clic sulle categorie. Dalla schermata pop-up puoi scegliere la categoria pertinente e applicarla all'e-mail. Per inciso, la schermata popup contiene un collegamento all'elenco delle categorie principali, nel caso in cui desideri modificare uno qualsiasi dei suoi elementi.
Non perdere le tue e-mail a causa di un arresto anomalo di Outlook: ripristinale
Nel caso in cui dovessi riscontrare un arresto anomalo completo di Outlook, i tuoi dati di posta elettronica potrebbero diventare inaccessibili. In uno scenario del genere l'unica opzione prima di te prevede il recupero dei dati di posta elettronica con l'aiuto di a riparazione pst strumento simile DataNumen Outlook Repair. Questa versatile applicazione viene caricata con most algoritmo percettibile e avanzato progettato per recuperare i dati PST da file completamente pasticciati. L'applicazione è inoltre attrezzata per affrontare una pletora di tipi di media e funziona come un sogno anche su unità di macchine virtuali.
Introduzione dell'autore:
Alan Chen è Presidente e Presidente di DataNumen, Inc., che è il leader mondiale nelle tecnologie di recupero dati, tra cui ripristino sql e prodotti software di riparazione di Outlook. Per maggiori informazioni visita www.datanumen.com