Այս հոդվածում մենք հասկանում ենք Փաստաթղթերի կառավարման համակարգի հայեցակարգը, ինչպես նաև այն MS Access-ում ստեղծելու խորհուրդները
Ընկերության անխափան գործունեության հիմնական պահանջները ներառում են բոլոր ակտիվների և ռեսուրսների արդյունավետ կառավարումը: Տվյալների հետ գործ ունենալիս մենք ոչ միայն պահանջում ենք կառավարում, այլ Փաստաթղթերի արդյունավետ կառավարում: Սա նման է Բովանդակության կառավարման համակարգի հայեցակարգին և հանդիսանում է Ձեռնարկությունների բովանդակության կառավարման համակարգերի մի մասը: DMS-ը ներառում է կառավարման համակարգեր կառուցելու համար, որոնք կարող են օգտագործվել թվային փաստաթղթերի արդյունավետ կառավարման համար այնպես, որ այն ոչ միայն թեթևացնի պահպանման գործընթացը, այլև նվազեցնի թղթի կարիքը: Ստեղծված համակարգը պետք է նաև հնարավորություն տա արդյունավետ հետևել կատարված բոլոր փոփոխություններին:
Օգտագործելով MS Access՝ արդյունավետ DMS-ի համար
Արդյունավետ DMS-ի ստեղծումը հնարավոր չի լինի, եթե դուք չեք օգտվում դրա համար ճիշտ հավելվածից: MS Access-ն իր օգտատերերին տրամադրում է տվյալների շտեմարաններ, որոնք կարող են գործել որպես ձևանմուշներ ձեր նախընտրած DMS-ի ստեղծման համար, որոնք կարող են օգտագործվել խմբագրման և դիտման բոլոր կարևոր առաջադրանքների կատարման համար՝ բացառությամբ տվյալների անվտանգ պահպանման:
Այս տվյալների շտեմարաններն ունեն մի քանի առանձնահատկություններ, որոնք օգտագործողի համար չափազանց հեշտ են դարձնում դրանց օգտագործումը: Ձեր Access տվյալների բազաներում առկա տվյալները կարող են ներմուծվել այս ձևանմուշներին՝ «Դասակարգում» ֆունկցիայի օգնությամբ: Ցանցում ներկա մի քանի օգտատերերի միջև DMS-ը կիսելու համար կարող եք օգտվել «Splitting» ֆունկցիայից: Այսպիսով, օգտվողներին թույլ տալով աշխատել և միաժամանակ կիսվել փաստաթղթով:
Ստորև տրված են հինգ կարևոր խորհուրդներ, որոնք կօգնեն ձեզ ստեղծել արդյունավետ DMS:
Արդյունավետ DMS ստեղծելու փորձ կատարելիս կան որոշակի խորհուրդներ, որոնք մենք միշտ պետք է հիշենք, որոնցից 5-ը տրված է ստորև:
- Ունեն բավարար մետատվյալներ – Համոզվեք, որ DMS-ն ի վիճակի է մուտք գործել բոլոր փաստաթղթերի մետատվյալներին, որոնք նա պետք է կառավարի: Երբեմն DMS-ն ինքնաբերաբար կհանի մետատվյալները փաստաթղթից, և երբեմն դուք ստիպված կլինեք դրանք տրամադրել ձեռքով:
- Ապահովել փաստաթղթերի պատշաճ ինտեգրում – Ենթադրվում է, որ DMS-ն ապահովում է ձեզ անխափան մուտք դեպի հարակից հավելվածներ, ինչպես նաև, որպեսզի կարողանաք փաստաթղթերը առբերել համակարգի պահոցից: Այսպիսով, համոզվեք, որ ձեր ստեղծած DMS-ը լավ ինտեգրված է հիմնական հավելվածների հետ:
- Գրեք փաստաթղթի պատկերներ – DMS-ն օգտագործում է փաստաթղթերի պատկերներ, որոնք արվել են կցված սարքերով, ինչպիսիք են սկաներները, բազմաֆունկցիոնալ տպիչները և այլն: Համոզվեք, որ այս պատկերները լավ են նկարված:
- Պատշաճ ինդեքսավորում – Դուք չեք կարողանա առբերել պահանջվող փաստաթղթերը, եթե DMS-ի ինդեքսը ճիշտ չի ստեղծվել: Համոզվեք, որ բոլոր հիմնական օբյեկտները ինդեքսի մի մասն են, և որ այն համապարփակ է և ոչ բարդ:
- Պահպանեք փաստաթղթերի անվտանգությունը – Հիմնական բաներից մեկը, որը դուք երբեք չպետք է ընկալեք որպես տրամադրված, ներառում է DMS-ի անվտանգությունը: Համոզվեք, որ անվտանգության բոլոր հիմնական մեխանիզմները գործում են, և միայն կարևոր մարդիկ ունեն մուտք դեպի համակարգ: Սա այն խորհուրդներից մեկն է, որը ճիշտ չկիրառելու դեպքում կարող է ամբողջ ջանքերը վատնել: Նպատակ դրեք նաև ապահովել Access հավելվածում պահվող տվյալների անվտանգությունը՝ ներդրումներ կատարելով մի Մուտքի նորոգում գործիք.
Հեղինակի ներածություն.
Վիվիան Սթիվենսը տվյալների վերականգման փորձագետ է DataNumen, Inc., որը տվյալների վերականգման տեխնոլոգիաների համաշխարհային առաջատարն է, այդ թվում sql վերականգնում և գերազանցել վերականգնման ծրագրային արտադրանքները: Լրացուցիչ տեղեկությունների համար այցելեք www.datanumen.com