E-mailek archiválása az Outlookban: Teljes útmutató [2026]

1. Bevezetés

1.1 Mi az e-mailek archiválása az Outlookban?

Az Outlookban az e-mailek archiválása az e-mailek áthelyezésének folyamata az elsődleges postaládából egy kijelölt tárolóhelyre, hogy a postafiók rendezett és kezelhető maradjon. Az e-mailek törlésével ellentétben az archiválás megőrzi őket későbbi felhasználás céljából, miközben rendet tesz az aktív munkaterületen. Ebben az útmutatóban bemutatjuk, hogyan archiválhatja az e-maileket az Outlookban különböző módszerekkel.

1.2 Miért archiváljuk az e-maileket az Outlookban?

Az e-mailek archiválása számos fontos előnnyel jár:

• Fenntartja a szervezettséget: Tisztán tartja a beérkező levelek mappáját, és az aktuális e-mailekre összpontosít anélkül, hogy véglegesen elveszítené a régebbi üzeneteket.
• Javítja a teljesítményt: Csökkenti a beérkező levelek zsúfoltságát, így az Outlook gyorsabb és reszponzívabb.
• Fontos információkat őriz meg: Hozzáférést biztosít azokhoz az e-mailekhez, amelyekre referenciaként, megfelelőség biztosítására vagy nyilvántartás céljából szüksége lehet.
• Tárhely kezelése: Az archiválási módszertől függően felszabadíthat helyet a postaláda rendszerében, és a tárhelykorlátokon belül maradhat.
• Megkönnyíti a keresést: Az archivált e-mailek továbbra is kereshetők, így szükség esetén megtalálhatja őket.

2. Különböző archiválási módszerek megismerése az Outlookban

Az Outlook négy különböző módszert kínál az e-mailek archiválására, amelyek mindegyike más-más felhasználási esetekre és tárolási követelményekre lett tervezve.

2.1 Manuális archiválás beépített mappába (Archívum gomb)

Az Archívum gomb áthelyezi az e-maileket a postaládád beépített Archívum mappájába. Ez a gomb az elsődleges postaládádban tartja az e-maileket, és ideális a beérkező levelek rendszerezésére a tárhelyhasználat csökkentése nélkül. Az archivált elemek minden eszközön elérhetők maradnak.

2.2 Manuális archiválás külső fájlba (Régi elemek törlése eszköz)

A Régi elemek törlése eszköz egy külön archívumfájlba helyezi át az e-maileket, amely a számítógépen helyileg tárolódik. Ez a módszer valójában eltávolítja az e-maileket a postaládájából, így felszabadítva a szerver tárhelyét. Ez az előnyben részesített megoldás, ha csökkenteni kell a postaláda méretét.

2.3 Automatikus archiválás

Az AutoArchive funkció a régebbi e-maileket automatikusan áthelyezi egy helyi PST-fájlba a konfigurálható beállítások és az elöregedési időszakok alapján. Ez a funkció ütemterv szerint fut, és manuális beavatkozás nélkül kezeli a postaláda méretét, így ideális azoknak a felhasználóknak, akik nagy mennyiségű e-mailt kapnak.

2.4 Exchange Server Online Archívum (vállalati funkció)

Az Exchange Server Online Archive, más néven In-Place Archiving, egy felhőalapú, vállalati szintű Microsoft 365 megoldás, amely különálló postaládaként működik a szerveren. A rendszergazdák engedélyezik és kezelik ezt a funkciót, amely további tárhelyet biztosít, miközben az archivált e-mailek bármilyen eszközről elérhetők maradnak. Ha az Online Archive engedélyezve van, az Automatikus archiválás automatikusan letiltásra kerül.

3. Manuális archiválás beépített mappába (Archívum gomb)

3.1 Archívum az új Outlookban

E-mailek archiválása az Archiválás gombbal az Új Outlookban:

1. Jelölje ki az archiválni kívánt e-mailt vagy e-maileket.
2. Kattints Archív az eszköztáron.
3. Megjelenik egy megerősítő üzenet. Kattinthat a Kibont ha szükséges.

Jegyzet: Az új Outlook nem támogatja az automatikus archiválás funkciót.

3.2 Archívum a klasszikus Outlookban

3.2.1 Archívum gomb

E-mailek archiválása az Archívum gombbal a Klasszikus Outlookban:

1. Válassza ki az archiválni kívánt e-maileket.
2. Alatt kezdőlap szakasz, a Törölni csoport, kattintson Archív.
3. Az Outlook áthelyezi az e-maileket az Archívum mappába.

Ha véletlenül archivál egy e-mailt, lépjen az Archívum mappába, és helyezze vissza az e-mailt az eredeti mappájába.

3.2.2 Billentyűparancsok használata (Backspace billentyű)

A kiválasztott e-maileket gyorsan archiválhatja a billentyűzet segítségével:

1. Válassza ki az archiválni kívánt e-maileket.
2. Nyomja meg a Backspace kulcs.
3. A kiválasztott e-mailek azonnal archiválásra kerülnek.

Fontos: Ha új ablakban nyit meg egy e-mailt, be kell zárnia az ablakot, majd a fenti lépéseket követve archiválnia kell azt.

3.2.3 A Backspace billentyű archiválásának letiltása

Néhány felhasználó a következő okok miatt inkább letiltja a Backspace billentyű archiválási funkcióját:

• Véletlen archiválás: A funkcióval nem ismerő felhasználók véletlenül vagy más okból lenyomhatják a Backspace billentyűt, ami miatt az e-mailek váratlanul eltűnhetnek a beérkező levelek mappájából.
• Zavar a Delete billentyűvel: A Backspace billentyű közel van a Delete billentyűhöz, de viselkedése következetlen, ami zavaró lehet.
• Szervezeti irányelvek: Néhány szervezet inkább az archiválási módszerek ellenőrzését részesíti előnyben, és megakadályozza, hogy az alkalmazottak billentyűparancsokat használjanak.
• Az archiválás funkció használatának mellőzése: Azok a felhasználók, akik nem használják az Archívum mappát, ezt a parancsikont haszontalannak találhatják.

A Backspace billentyűvel történő elemek archiválásának megakadályozásához a következőket kell tennie:

1. Zárja be teljesen az Outlookot.
2. Sajtó A Windows + R a Futtatás párbeszédpanel megnyitásához.
3. típus regedit és nyomja meg az Enter billentyűt a Beállításszerkesztő megnyitásához.
4. Navigáljon: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\szabályzatok\Microsoft\Office\16.0\Outlook\opciók
5. Kattintson jobb gombbal a jobb oldali panelen, és válassza a Újszerű -> DWORD (32 bites).
6. Nevezd meg az értéket Egy kattintással történő archívum letiltása.
7. Kattintson duplán az új értékre, és állítsa be a következőre: 1.
8. Kattints OK és zárja be a Beállításszerkesztőt.
9. Restart Outlook.

Jegyzet: Ez a beállításjegyzékbeli javítás az Outlook Microsoft 365-ös verziójára vonatkozik, és nem működik az állandó verziókkal.

3.2.4 Jobb klikk az archiváláshoz

Archiválás a helyi menü használatával:

1. Kattintson jobb gombbal az archiválni kívánt e-mailre.
2. választ Archív az előugró menüből.
3. Az e-mailek átkerülnek az Archívum mappába.

3.2.5 Húzd át az archív mappába

Az archiválás manuális vezérléséhez:

1. Keresse meg a Archív mappa a navigációs panelen.
2. Kattintson és tartsa lenyomva az archiválni kívánt e-mailt.
3. Húzd át az Archívum mappába, és engedd el.

3.3 Elemek archiválása adott kritériumok alapján

Alapértelmezés szerint az Outlook archiválási funkciója csak dátum szerint tudja törölni a régi elemeket. Ha az összes, adott feltételeknek megfelelő elemet archiválni szeretné, tegye a következőket:

1. A Speciális keresés párbeszédpanelen kattintson a gombra Tallózás ... a mappa kiválasztásához, amelyben az elemeket meg szeretné keresni.
2. Állítsa be a keresési feltételeket.
3. Kattints Keresse meg most hogy megtalálja az összes elemet, amely megfelel a kritériumoknak.
4. Jelölje ki az összes talált elemet.
5. Kattintson a jobb gombbal a kijelölt elemekre, majd kattintson Mozog, és válassza ki az Archívum mappát tarkap.
6. Minden talált elem átkerül az archív mappába.

1. példa: Az összes 10 KB-nál nagyobb e-mail archiválása:

1. A Speciális keresés párbeszédpanel, kattintson Tallózás ... a mappa kiválasztásához, amelyben az elemeket meg szeretné keresni.
2. Kattintson az Több választási lehetőség lap
3. Készlet Méret (kilobájt) nak nek nagyobb, mint 10
4. Kattints Keresse meg most
   

2. példa: Az összes lejárt e-mail archiválása:

1. A Speciális keresés párbeszédpanel, kattintson Tallózás ... a mappa kiválasztásához, amelyben az elemeket meg szeretné keresni.
2. Kattintson az Részletes lap
3. In Adjon meg további kritériumokat válasszon Lejár ból ből Minden Mail mező.
4. Állítsd be a feltételt, pl. Holnap.
5. Kattints Listához ad
6. Kattints Keresse meg most

3. példa: Az összes befejezett megjelölést jelző e-mail archiválása:

4. példa: Az összes e-mail archiválása egy adott színkategóriával:

5. példa: Az összes e-mail archiválása további értesítés nélkül:

zászló:

 

4. Manuális archiválás külső fájlba (Régi elemek törlése eszköz)

4.1 A Régi elemek eltávolítása eszköz használata

Outlook e-mailek manuális archiválása PST fájlba az Outlookban:

1. Kattintson az filé Tab.
2. Kattints Info, majd kattintson a gombra Eszközök.
3. választ Tisztítsa meg a régi elemeket.
   
4. A Archív párbeszédablak jelenik meg.
5. Válassza ki a Archiválja ezt a mappát és az összes almappát opciót.
6. Jelölje ki az archiválni kívánt mappát (pl. Beérkezett üzenetek). Az összes elem archiválásához válassza ki a postafiók gyökérmappáját.
7. Alatt Archív elemek, amelyek régebbiek, mint, adjon meg egy dátumot. Az ennél a dátumnál régebbi elemek archiválásra kerülnek.
8. Alatt Archív fájl, fogadja el az alapértelmezett helyet, vagy kattintson a Tallózás másik hely és fájlnév kiválasztásához.
9. Opcionálisan jelölje be Az „Automatikus archiválás mellőzése” jelölőnégyzet bejelölésével ellátott elemek belefoglalása ha a korábban az automatikus archiválásból kizárt elemeket szeretné archiválni.
10. Kattints OK hogy start archiválás.
    

A művelet befejezése után az Archívum postafiók megjelenik a bal oldali panelen, ahonnan hozzáférhet az archivált e-mailekhez.

4.2 Több mappa archiválása eltérő megőrzési időszakokkal.

Elemek archiválása különböző mappákban, eltérő megőrzési időszakokkal, miközben ugyanabban a PST fájlban maradnak:

1. Nyissa meg az Archívum párbeszédpanelt (filé -> Info -> Eszközök -> Tisztítsa meg a régi elemeket).
2. Jelöld ki az első mappát (pl. Beérkezett üzenetek), és állítsd be a dátumot 6 hónappal ezelőttre. Még ne kattintson az OK gombra.
3. Válasszon egy másik mappát (pl. Elküldött elemek), és állítson be egy másik dátumot (pl. 1 évvel ezelőtt). Még ne kattintson az OK gombra.
4. Folytassa a mappák kiválasztását és szükség szerint különböző dátumok beállítását.
5. Győződjön meg arról, hogy minden mappa ugyanazt az archív fájl elérési útját használja.
6. Kattints OK miután az összes mappa konfigurálva van.

5. E-mailek automatikus archiválása az Outlookban

5.1 Az automatikus archiválás engedélyezése

Az automatikus archiválás engedélyezése és konfigurálása a klasszikus Outlookban:

1. Kattints filé -> Opciók.
2. Válassza ki a Részletes Tab.
3. Alatt Automatikus archiválás szakaszban kattintson a Automatikus archiválás beállításai gomb:
   
4. Ellenőrizd a Automatikus archiválás futtatása N naponta doboz.
5. Adja meg az automatikus archiválás futtatásának gyakoriságát (például 14 naponta).
6. További beállításokat is konfigurálhat, például az archiválási helyet és az elévülési időszakot. Ezeket a beállításokat a következő szakaszban részletesen ismertetjük.
7. Kattints OK a beállítások mentéséhez.
   

Az automatikus archiválás mostantól automatikusan fut a beállított ütemterv alapján.

5.2 Az automatikus archiválás beállításainak ismertetése

Az egyes automatikus archiválás-beállítások megértése segít hatékonyan szabályozni az archiválási folyamatot:

• Automatikus archiválás futtatása N naponta: Az automatikus archiválás ütemezését szabályozza. Gyakori futtatása (pl. hetente) kisebb e-mail-kötegeket dolgoz fel, ami jobban teljesít, mint több ezer elem egyidejű archiválása. Az automatikus archiválás teljes leállításához törölje a jelet ebből a jelölőnégyzetből.
• Rákérdezés az automatikus archiválás futtatása előtt: Ha előzetes értesítést szeretne kapni az archiválás előtttarts, engedélyezd ezt a beállítást. Látni fogsz egy értesítést, amely lehetővé teszi a művelet megszakítását, ha szükséges.
• Lejárt elemek törlése (csak e-mail mappák): Ez eltávolítja a lejárt lejárati dátumú üzeneteket. Fontos megjegyezni, hogy a lejárt elemek különböznek a régi elemektől – a lejárati időt manuálisan kell beállítani e-mailek írásakor a következő címen: Opciók fül. Legyen óvatos ezzel a beállítással, mivel az elemeket törli, nem pedig archiválja őket.
• Régi elemek archiválása vagy törlése: Ez a főkapcsoló aktiválja az egyéni automatikus archiválás konfigurációját. Ha az Outlook beépített alapértelmezett beállításait szeretné használni, hagyja üresen.
• Archívummappa megjelenítése a mappalistában: Ha engedélyezve van, az archív mappák automatikusan megjelennek a navigációs panelen. Enélkül manuálisan kell megnyitnia az archív PST fájlt minden alkalommal, amikor az archivált elemekhez szeretne hozzáférni.
• Tisztítsd ki a régebbi tárgyakat, mint: Beállítja az archiválás határidejét. Az ennél a küszöbértéknél régebbi elemek az archív fájlba kerülnek. A tartomány rugalmas – 1 naptól 60 hónapig terjedhet, napokban, hetekben vagy hónapokban megadva.
• Régi elemek áthelyezése ide: Megadja az Outlooknak, hogy hol tárolja az archivált elemeket. Alapértelmezés szerint az archive.pst fájlt a Dokumentumok\Outlook Fájlok mappában hozza létre. Kattintson Tallózás másik hely vagy fájlnév kiválasztásához. Ennek a lehetőségnek a kiválasztása letiltja az alábbi végleges törlési beállítást.
• Elemek végleges törlése: Az archivált másolatok megőrzése helyett ez a beállítás teljesen törli a régi elemeket, amint elérik a korhatárt. Óvatosan használja ezt a beállítást – a törölt elemek nem állíthatók vissza. Ennek engedélyezése letiltja a fenti archiválási opciót.
• Alkalmazza ezeket a beállításokat most az összes mappára: Ez a gomb azonnal alkalmazza az aktuális konfigurációt az összes Outlook mappára. Hagyja ki ezt a lépést, ha az egyes mappákhoz eltérő szabályokat szeretne beállítani – ezeket az egyes mappák tulajdonságainál konfigurálhatja.

5.3 Az Outlook mappák alapértelmezett elévülési időszakai

Az Outlook különböző alapértelmezett elévülési időszakokat alkalmaz a különböző mappatípusokra:

• Beérkezett üzenetek és piszkozatok: 6 hónap
• Elküldött és törölt elemek: 2 hónap
• Kimenő üzenetek: 3 hónap
• Naptár, Feladatok, Jegyzetek és Napló: 6 hónap
• Elérhetőségek: Alapértelmezés szerint nincs automatikusan archiválva

A létrehozott mappák a hasonló alapértelmezett mappák elöregedési időszakát öröklik. Például az egyéni levelezési mappák 6 hónapos elöregedési időszakot kapnak, akárcsak a Beérkezett üzenetek mappája.

5.4 A tárgy korának meghatározása

A különböző típusú Outlook-elemek eltérő dátumkritériumokat használnak annak meghatározására, hogy elég régiek-e az archiváláshoz:

• E-mail üzenetek: A rendszer ellenőrzi, hogy mikor kaptad meg az üzenetet, és mikor módosítottad utoljára, majd a későbbi dátumot használja. Még az olyan egyszerű műveletek is, mint az olvasottként/olvasatlanként való megjelölése vagy az e-mail áthelyezése frissítik a módosítás időbélyegét.
• Naptári tételek: Megbeszélések és találkozók esetén a releváns dátum az, amikor Ön...ost nemrég szerkesztette és mentette a bejegyzést. Az ismétlődési mintázattal rendelkező elemek mentesülnek az automatikus archiválás alól. Fontos, hogy csak a múltbeli események jogosultak archiválásra – a jövőbeli találkozók a legutóbbi módosítás dátumától függetlenül megmaradnak.
• feladatok: Két dátum számít itt: a befejezés dátuma és az utolsó módosítás dátuma. A jogosultságot az újabb dátum határozza meg. A befejezetlenként továbbra is megjelenő feladatok soha nem archiválódnak automatikusan. A delegált feladatok esetében az archiválás csak azután történik meg, hogy valaki befejezettnek jelöli őket.
• Megjegyzések: A dátum, amikor most A nemrég szerkesztett és mentett elemek határozzák meg, hogy egy jegyzet mikor válik archiválhatóvá.
• Naplóbejegyzések: Vagy az eredeti létrehozási dátum, vagy az most a legutóbbi módosítás dátuma érvényes, az újabb dátum élvez elsőbbséget.
• Elérhetőségek: Az Automatikus archiválás funkció teljesen kihagyja a névjegyeket. Ha archiválni kell a Névjegyek mappát, használja manuálisan a Régi elemek törlése eszközt.

5.5 Az automatikus archiválás testreszabása adott mappákhoz

Egy adott mappa egyéni archiválási beállításainak konfigurálása:

1. A navigációs ablak mappalistájában kattintson a jobb gombbal a testreszabni kívánt mappára.
2. Kattints Ingatlanok.
3. Kattintson az Automatikus archiválás Tab.
4. választ Mappa archiválása ezekkel a beállításokkal.
5. Konfigurálja az elöregedési időszakot és az adott mappára jellemző egyéb beállításokat.
6. Kattints OK a beállítások mentéséhez.

Jegyzet: Használja a Régi elemek végleges törlése opció a régi e-mailek automatikus eltávolítására a Törölt tárgyak és a Kéretlen e-mail mappák egy meghatározott megőrzési időszak után.

5.6 Elemek kizárása/felvétele az automatikus archiválásból

Előfordulhat, hogy NEM szeretnénk archiválni bizonyos elemeket, amelyeket gyakran használunk. Az alábbiakban 3 különböző forgatókönyv megoldását ismertetjük. Természetesen a műveletet vissza is vonhatjuk, és az Automatikus archiválásból is archiválhatunk elemeket.

5.6.1 Egy elem kizárása

1. Válassza ki a kívánt elemet.
2. Sajtó Alt + Enter kulcsok.
3. A Ingatlanok párbeszédpanel jelenik meg.
4. Ellenőrizd a Ne archiválja automatikusan ezt az elemet opciót.

5.6.2 Több elem kizárása

1. 1. Menj a Kilátás lap
   2. Kattints Beállítások megtekintése
   3. A Speciális nézetbeállítások párbeszédpanelen kattintson a gombra Oszlopok:
   4. A Oszlopok megjelenítése megjelenik egy párbeszédpanel. A hozzáadáshoz kövesse az alábbi lépéseket. Ne archiválja automatikusan oszlop:
      • választ Minden Mail mező.
      • választ Ne archiválja automatikusan a rendelkezésre álló oszlopokban.
      • Kattints hozzáad
      • Ha módosítani szeretné a sorrendet, jelölje ki, és használja a Mozgás felfelé or Mozgás lefelé.
      • Kattints OK
   5. Kattintás után OK, vissza fogsz térni a Speciális nézetbeállítások párbeszédpanel, ahová kattintani kell Egyéb beállítások.
   6. A Egyéb beállítások párbeszédpanelen jelölje be a Engedélyezze a cellán belüli szerkesztést opciót.
   7. Kattintson egy sorozatra OK a módosítások mentéséhez és az Outlook főablakába való visszatéréshez. Ha most bizonyos elemeket ki szeretne zárni az automatikus archiválásból, egyszerűen jelölje be a Ne archiválja automatikusan oszlop nekik:

5.6.3 Mappa kizárása

1. Kattintson a jobb gombbal a mappára a navigációs panelen.
2. választ Ingatlanok.
3. Kattintson az Automatikus archiválás Tab.
4. választ Ne archiválja az elemeket ebben a mappában.
5. Kattints OK.

6. E-mailek automatikus archiválása az Outlookban szabályokkal

Az Outlook-szabályok lehetővé teszik, hogy automatikusan archiválja az adott feladóktól vagy bizonyos feltételeknek megfelelő e-maileket. Archiválási szabály létrehozása:

1. Kattintson jobb gombbal az archiválni kívánt e-mailre.
2. Kattints Szabályok -> Szabály létrehozása az előugró menüben.
3. A Szabály létrehozása párbeszédablak jelenik meg.
4. A Amikor e-mailt kapok az összes kiválasztott feltétellel szakaszban adja meg a szabály feltételét, például Tól től, A tárgy tartalmazzavagy ElküldveÖsszetettebb feltételek esetén kattintson a gombra. Speciális beállítások a jobb alsó sarokban.
5. A Tegye a következőket válasszon Az elem áthelyezése mappába: és adja meg az Archívum mappát a gombra kattintva Mappa kiválasztása… gombot.
6. Kattints OK hogy mentse a szabályt.

Az Outlook mostantól automatikusan áthelyezi az összes feltételeknek megfelelő e-mailt az Archívum mappába.

7. Archiválás a beérkezés dátuma alapján

Alapértelmezés szerint az Outlook AutoArchive a módosítás dátumát vagy a fogadás dátumát használja, attól függően, hogy melyik a későbbi. Ha azt szeretné, hogy az Outlook kizárólag a fogadás dátuma alapján archiválja az e-maileket (a módosítások figyelmen kívül hagyásával), módosítania kell a Windows beállításjegyzékét:

1. Zárja be teljesen az Outlookot.
2. Nyissa meg a Beállításszerkesztőt.
3. Navigáljon: HKEY_CURRENT_USER\Szoftver\Microsoft\Office\ \Beállítások.
4. Kattintson a jobb gombbal preferenciák és válassza ki a Újszerű -> DWORD (32 bites).
5. Nevezd el az új értéket ArchívumfigyelmeztetésUtolsóMódosításIdőjele.
6. Kattintson a jobb gombbal az újonnan létrehozott értékre, majd kattintson a módosít.
7. Állítsa be az értéket erre: 1 és kattintson OK.
8. Zárja be a rendszerleíróadatbázis-szerkesztőt, és játssza le atart Outlook.

A módosítások után az Outlook a beérkezés dátuma alapján archiválja az e-maileket a módosítás dátuma helyett.

8. Haladóknak: Automatikus archiválás VBA-val

Ha további speciális vezérlőelemekre van szüksége a automatikus archiválás, használhat Outlook VBA makrókat. Az alábbiakban néhány példa látható:

• Az Outlookban elvégzett feladatok automatikus archiválása
• Egy adott méretnél nagyobb e-mailek archiválása
• Egy adott méretnél nagyobb régi e-mailek automatikus archiválása
• E-mailek automatikus osztályozása és archiválása hónapok szerint
• Bejövő e-mailek automatikus osztályozása és archiválása feladó neve alapján
• Elutasított megbeszélések automatikus archiválása egy adott naptárba
• A legrégebbi e-mail automatikus archiválása új e-mail érkezésekor
• A bejövő e-mailek automatikus archiválása nyomon követési jelzők nélkül
• Régi elemek automatikus archiválása, ha a Beérkezett üzenetek mappában túl sok elem van
• Minden lejárt határidős találkozó és feladat archiválása
• Az összes lejárt e-mail archiválása
• A megjelölt e-mail automatikus archiválása a befejezettként való megjelölés után
• Lejárt elemek automatikus archiválása, ha az Outlook fájl mérete meghaladja az adott értéket
• Az összes olvasott RSS-elem archiválása
• Olvasott e-mailek archiválása különböző mappákba a feladók alapján
• Kötegelt módban tiltsa le az „Automatikus archiválás” opciót az összes Outlook mappához
• Kötegelt alkalmazás: Ugyanaz az „Automatikus archiválás” beállítás alkalmazása az összes Outlook mappára
• Kötegelt engedélyezése a „Ne archiválja automatikusan ezt az elemet” opciónak több Outlook e-mailhez
• Kötegelt „Automatikus archiválás” opció letiltása az összes ismétlődő naptárelemhez

9. Exchange Server Online archívum

Az Exchange Server Online Archive (más néven helybeni archiválás) egy vállalati szintű archiválási funkció a Microsoft 365-höz, amely további postaláda-tárhelyet biztosít a felhasználóknak a régi e-mailek archiválásával a postaládák archiválása céljából. Az ügyféloldali archiválási módszerekkel ellentétben ezt a funkciót teljes mértékben a rendszergazdák kezelik, és a szerveren működik.

9.1 Rendszergazdai beállítási követelmények

Csak a rendszergazdák engedélyezhetik vagy tilthatják le az Exchange Server Online Archive szolgáltatást. Az archív postaládák konfigurálásához a rendszergazdáknak a következőket kell tenniük:

• Rendelkezni kell a Levelezési címzettek szerepkörrel az Exchange Online-ban
• Hozzáférés az Exchange felügyeleti központhoz (EAC)
• Rendelkezzenek megfelelő Microsoft 365 licenccel a felhasználók számára

9.2 Hogyan engedélyezik az adminisztrátorok az archív postaládákat?

A rendszergazdák az Exchange felügyeleti központon keresztül engedélyezhetik az archív postaládákat:

1. Jelentkezzen be az Exchange felügyeleti központba (EAC), és lépjen a következőhöz: A címzettek -> postaládák.
2. Válassza ki a felhasználót, akinél engedélyezni szeretné a postaládáját az archiváláshoz.
3. Az előugró ablaktáblán válassza a Egyéb, és al Postaláda archívumválassza Postaláda-archívum kezelése.
4. Bekapcsol Postaláda archívum, majd kattintson a gombra Megtakarítás.

Az archív postaláda állapota a következőképpen fog megjelenni: Aktív a kiválasztott felhasználó számára.

9.3 Archív postaládák automatikus engedélyezése

A rendszergazdák a PowerShell segítségével automatikusan engedélyezhetik az archív postaládákat, amikor egy elsődleges postaláda eléri a kvótájának 90%-át:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Az archív postaládák fokozatos megszüntetése

Ha különféle okok, például a korlátozott tárhely miatt szeretné megszüntetni az archív postaládákat, tegye a következőket:

1. Exportálja az archív postaládákat.
2. Archívum letiltása.

9.5 Hatás más archívumfunkciókra

Amikor az Exchange Server Online Archive engedélyezve van egy felhasználó számára:

• Az Automatikus archiválás és a Régi elemek törlése eszközök elérhetetlenné válnak a klasszikus Outlookban
• Az Outlook Archívum gombja továbbra is normálisan működik
• Az Exchange Online postaládákhoz rendelt adatmegőrzési szabályzatok szabályozzák az archiválási viselkedést

Jegyzet: Ez a funkció nem érhető el a Microsoft 365 Government felhőszolgáltatásokban, a 21Vianet által üzemeltetett Microsoft 365-ben és a Microsoft 365 Germany-ban.

10. Archivált e-mailek keresése és kezelése az Outlookban

10.1 Az archív mappa és fájl megkeresése

Az archivált e-mailek megkereséséhez:

• Archívum mappa: A beépített Archívum mappa megjelenik a navigációs ablak mappalistájában. Válassza a Kilátás -> Mappa ablaktábla -> Normál a mappalista megjelenítéséhez, ha rejtett.
• Archív postafiók (PST fájl): Az Automatikus archiválás vagy a Régi elemek eltávolítása eszköz használatakor az Archívum postaláda külön elemként jelenik meg a mappalistában, feltéve, hogy ezt a lehetőséget választotta. Archív mappa megjelenítése a mappalistában az Automatikus archiválás beállításaiban.

Ha az Archívum postafiók nem jelenik meg, manuálisan is megnyithatja a következőképpen:

1. Tovább filé -> Beállítások -> Speciális 
2. Alatt Automatikus archiválás szakaszban kattintson a Automatikus archiválás beállításai gombot.
3. Az archív PST fájl teljes elérési útját itt találja: Régi tárgyak áthelyezése ide.
4. Kattints filé -> Open & Export -> Nyissa meg az Outlook adatfájlt és válassza ki az archív PST fájlt a teljes elérési útján.
   

10.2 Az archív fájl áthelyezése

1. Zárja be az archív PST fájlt az Outlookban.
2. Helyezze át a fájlt az új helyre.
3. Nyisd meg újra az Outlookban.
4. Változtasd meg az elérési utat filé -> Beállítások -> Speciális -> Automatikus archiválás -> Automatikus archiválás beállításai -> Régi elemek áthelyezése ide

10.3 Archivált e-mailek keresése

Archivált e-mailek keresése az Archívum mappában:

1. Alapértelmezés szerint, amikor beír egy keresési kifejezést az Outlook tetején található Keresés mezőbe, a program a postaláda összes mappájában keres, beleértve az archivált elemeket is.
2. Ha csak az Archívum mappára szeretné korlátozni a keresést, először jelölje ki a Archív mappa a navigációs panelen.
3. Ezután írja be a keresési kifejezést a Keresés mezőbe.
4. A keresési eredmények csak az Archívum mappában található elemeket jelenítik meg.

Archivált e-mailek keresése az archívumfájlban:

1. Kattintson az Archívumfájl elemre a bal oldali panelen.
2. Kattintson a középső keresőmezőre.
3. Megjelenik a Keresés fül.
4. Kattintson az Keresés lap
5. Kattints Keresési eszközök -> Speciális keresés …
   
   
6. A Speciális keresés párbeszédablak jelenik meg.
7. Kattintson az Tallózás ... gombot.
8. A Mappa(k) kiválasztása párbeszédpanelen jelölje be az Archívumfájlt
9. Ellenőrizd a Keresés almappákban
10. Kattints OK
11. Az Outlook ezutántart keresés az archív fájlban, beleértve az összes almappáját is:
    

10.4 Archivált e-mailek visszaállítása a Beérkezett üzenetek mappába

Archivált e-mailek visszahelyezése a Beérkezett üzenetek mappába:

1. Navigáljon az Archívum mappához vagy az Archívum postaládához.
2. Válassza ki a visszaállítani kívánt e-mailt vagy e-maileket.
3. Húzza át az e-maileket a Beérkezett üzenetek mappába, vagy kattintson jobb gombbal, és válassza a Mozog -> Bejövő.

Az e-mailek visszakerülnek a Beérkezett üzenetek mappába, és eltávolításra kerülnek az archívumból.

11. Archívumfájlok méretkorlátai és kezelése

11.1 Alapértelmezett PST fájlméret-korlátok

Az Outlook PST fájl alapértelmezett méretkorlátja:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 és 2013: 50 GB
• Outlook 2010 és korábbi verziók: 20 GB

Amikor az archív PST fájl mérete megközelíti vagy eléri ezt a korlátot, az Outlook leállíthatja az új elemek archiválását, vagy kiszámíthatatlanul viselkedhet.

11.2 Nagy archív fájlok kezelése

Amikor az archív fájl mérete megközelíti a korlátot, vegye figyelembe a következő lehetőségeket:

• Új archív fájlok létrehozása: Hozz létre egy új archív PST fájlt, és...tarAz Outlookban archiválja az e-maileket. Több archív fájlt is kezelhet év vagy projekt szerint rendezve.
• Felesleges elemek törlése: Tekintse át archivált e-mailjeit, és törölje véglegesen a már nem szükséges elemeket, majd tömörítse az archív fájlt.

11.3 A PST fájlméret-korlát növelése (nem ajánlott)

Bár az alapértelmezett 50 GB-os korlátot 100 GB-ra növelheti a beállításjegyzék módosításával, ez nem ajánlott. A nagyméretű PST-fájlok lelassítják az Outlookot és növelik a sérülés kockázatát. Ha növelnie kell a korlátot, kövesse az alábbi lépéseket: Ez az útmutató .

A méretkorlát növelése helyett érdemes lehet új archívumfájlokat létrehozni, vagy az Online archívum használatát választani.

12. Az Outlook archiválásával kapcsolatos problémák elhárítása

12.1 Az automatikus archiválás nem érhető el

Ha az automatikus archiválás beállításai nem érhetők el vagy szürkén jelennek meg, annak oka a következő lehet:

• Exchange Server Online Archívum Engedélyezve: Ha a szervezete engedélyezi az Exchange Server online archiválását, az automatikus archiválás automatikusan le lesz tiltva. Az online archiválás vállalati szintű alternatívája az automatikus archiválásnak. Forduljon a rendszergazdához az online archiválás használatához.
• Rendszergazda által letiltott funkció: Lehetséges, hogy a hálózati rendszergazda letiltotta az automatikus archiválást csoportházirend vagy adatmegőrzési szabályzatok segítségével, amelyek felülírják az automatikus archiválás funkcióját. A szervezet e-mail-kezelési szabályzataival kapcsolatban forduljon a rendszergazdához.
• Új Outlook korlátozások: Az új Outlook nem támogatja az Automatikus archiválást és a Régi elemek törlése eszközt. Ezeknek a funkcióknak az eléréséhez használja a klasszikus Outlookot.

12.2 Az automatikus archiválás nem fut

Ha az AutoArchive leállt, ellenőrizze a következőket:

• Az automatikus archiválás beállításainak ellenőrzése: Az Automatikus archiválás beállításainak megnyitása (filé -> Opciók -> Részletes -> Automatikus archiválás beállításai) és ellenőrizze, hogy a konfiguráció helyes-e.
• Automatikus archiválás futtatása jelölőnégyzet: Biztosítsa a Automatikus archiválás futtatása N naponta opció be van jelölve. Ha nincs bejelölve, az Automatikus archiválás nem fog automatikusan futni.

12.3 Archiválásra nem kerülő egyes elemek

Ha bizonyos elemek nem kerülnek archiválásra, annak okai a következők lehetnek:

• A módosítás dátuma túl friss: Alapértelmezés szerint az Outlook a beérkezés vagy a módosítás dátumát használja, attól függően, hogy melyik a későbbi. Ha nemrég módosított egy e-mailt, az csak egy újabb elévülési időszak letelte után kerül archiválásra.
• „Ne archiválja automatikusan” Ingatlan engedélyezve: Lehetséges, hogy az elemeknél engedélyezve van a „Ne archiválja automatikusan ezt az elemet” tulajdonság.
  • Egy elem ellenőrzéséhez kattintson rá duplán, hogy új ablakban nyíljon meg, majd kattintson a filé -> Ingatlanok, és ellenőrizze a Ne archiválja automatikusan ezt az elemet opciót.
  • Több elem kötegelt ellenőrzéséhez adja hozzá a „Ne archiválja automatikusan” oszlopot a nézetbeállításokhoz, majd növelje az e-mail lista szélességét, hogy megjeleníthesse ezt az oszlopot.

12.4 Az archívummappa nem jelenik meg

Ha a Archív mappák (Az Archív postaláda fájl) nem jelenik meg az Outlook bal oldali paneljén. Próbálja ki ezeket a megoldásokat:

• Archív mappa megjelenítésének engedélyezése: Nyissa meg az Automatikus archiválás beállításait, és győződjön meg arról, hogy Archív mappa megjelenítése a mappalistában be van jelölve.
• Archívumfájl manuális hozzáadása: Ha az Archívum postaláda továbbra sem jelenik meg, nyissa meg manuálisan a gombra kattintva filé -> Open & Export -> Nyissa meg az Outlook adatfájlt és kiválasztja az archív PST fájlt.
• Az Outlook frissítése: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online és Outlook.com fiókok esetén az Archívum mappának alapértelmezés szerint léteznie kell. Ha nem látja az Outlook 2016-ban vagy a Microsoft 365-ös Outlookban, látogasson el a következőre: filé -> Office fiók -> Beállítások frissítése -> Frissítse most.

12.5 Az archív PST fájl sérült

Ha az archív PST fájl sérült, az Outlook nem tud új e-maileket áthelyezni bele. A PST fájlt a következőképpen javíthatja ki:

• Az Üzenetfájl-javító eszköz (scanpst.exe) használata
• Harmadik féltől származó helyreállítási eszközök használata

További részleteket az teljes útmutatónk a fenti módszerekről, valamint más javítási módszerekről.

13. Az e-mail archiválás bevált gyakorlatai

13.1 Milyen e-maileket archiválni

Bizonyos típusú e-maileket a fontos feljegyzések megőrzése érdekében archiválni kell a törlés helyett:

• Pénzügyi nyilvántartások: Archiválja a bankszámlakivonatokat, számlákat, nyugtákat és adózással kapcsolatos információkat tartalmazó e-maileket későbbi felhasználás és költségvetés-tervezés céljából.
• Munkahelyi beszélgetések: Őrizze meg a fontos munkával kapcsolatos megbeszéléseket, döntéseket, projekt részleteit és dokumentumokat referenciaként vagy teljesítményértékelés céljából.
• Nyugták és visszaigazolások: Őrizze meg a vásárlási visszaigazolásokat, a foglalási foglalásokat, a szolgáltatás-előfizetéseket és a megrendelési nyugtákat, ha problémák merülnének fel.
• Jogi dokumentumok: Archiválja a szerződéseket, megállapodásokat, jogi közleményeket vagy bármilyen jogi dokumentumként szolgáló levelezést tartalmazó e-maileket.
• Projekt fájlok: Őrizze meg a folyamatban lévő vagy befejezett projektekkel kapcsolatos e-maileket, beleértve a megbeszéléseket, vázlatokat, visszajelzéseket és javaslatokat, későbbi felhasználás céljából.
• Személyes mérföldkövek: Tartsa az e-maileket érzelmi értékkel bíró fontos életesemények, például állásajánlatok, elfogadó levelek és karrierbeli eredmények megjelölésével.
• Utazási dokumentumok: Jegyek, szállodafoglalások és útiterv archiválásararamelyek jogi feljegyzésként szolgálhatnak az utazási előzményeiről.

13.2 Archiválás vs. törlés döntési útmutató

Amikor arról dönt, hogy archiváljon vagy töröljön egy e-mailt, vegye figyelembe annak jövőbeli értékét. Archiválja azokat az üzeneteket, amelyekre később szüksége lehet referenciaként, megfelelőség vagy nyilvántartás céljából. Törölje a lényegtelen vagy már nem szükséges e-maileket, például az elavult hírleveleket, a spamet vagy a tempo e-maileket.rarértesítések. Ha nem biztos benne, archiválja – később bármikor törölheti, de a véglegesen törölt e-maileket nem tudja visszaállítani.

13.3 Rendszeres archívumkarbantartás

Rendszeresen tartsa karban archívumát az archivált elemek időszakos áttekintésével és a már nem szükségesek törlésével. Ez megakadályozza, hogy az archívum annyira zsúfolt legyen, mint a beérkező levelek mappája, és a fájlméretek kezelhető szinten maradjanak. Ütemezze be archívumának negyedéves vagy éves áttekintését, hogy biztosan csak értékes információkat tartalmazzon.

13.4 Archív fájlok biztonsági mentése

Védje archivált e-mailjeit biztonsági mentések létrehozásával:

• Helyi biztonsági mentések: Másolja át az archív PST fájlt egy külső merevlemezre vagy USB-meghajtóra. A biztonsági mentést tárolja biztonságos helyen, a számítógéptől elkülönítve.
• Felhőalapú mentés: Töltse fel archivált PST-fájlját felhőalapú tárhelyszolgáltatásokba, például a OneDrive-ra, a Dropboxba vagy a Google Drive-ra, hogy külső helyszínen biztonsági mentést készítsen, és megvédje magát a hardverhibáktól.

Ne feledd, hogy az archív fájlok nem ugyanazok, mint a biztonsági mentések. Mindig készíts külön biztonsági másolatot az archív PST fájlodról.

13.5 Optimális automatikus archiválás gyakorisága

Állítsa be az AutoArchive funkciót úgy, hogy elég gyakran fusson a nagy várakozó fájlok elkerülése érdekében, de ne olyan gyakran, hogy az befolyásolja a teljesítményt.ost A felhasználók számára az Automatikus archiválás 14 naponta történő futtatása jól működik. Ha naponta nagy mennyiségű e-mailt kap, érdemes lehet hetente futtatni. A kisebb kötegek gyakoribb archiválása jobb, mint több ezer elem egyszerre történő feldolgozása, ami lelassíthatja a számítógépet.

14. Fontos tények az Outlook archívumról

14.1 PST fájlformátum

A PST (Personal Store) fájlformátum az Outlook adatfájltípusa, amelyet e-mailek, naptárbejegyzések, névjegyek és egyéb Outlook-adatok helyi, számítógépen történő tárolására használnak. A PST-fájlok megnyithatók az Outlookban, és áthelyezhetők számítógépek között. Ezek elkülönülnek a postaládától, és egy megadott helyen tárolódnak, jellemzően a C:\Felhasználók\Felhasználóneved\Dokumentumok\Outlook-fájlok\ mappában.

14.2 Archiválás vs. exportálás

Az archiválás és az exportálás különböző folyamatok. Az archiválás az elemeket eredeti helyükről egy archívfájlba helyezi át, eltávolítva őket a fő PST fájlból és helyet szabadítva fel. Az exportálás másolatot hoz létre a kijelölt elemekről, de nem távolítja el őket eredeti helyükről, és nem csökkenti a postaláda méretét. Az archiválással kezelheti a postaláda méretét, az exportálással pedig biztonsági másolatokat hozhat létre.

14.3 Archívum vs. biztonsági mentés

Az archív fájl nem ugyanaz, mint a biztonsági mentés. Az archívumok olyan régi elemek hosszú távú tárolására szolgálnak, amelyekhez nincs szükség rendszeres hozzáférésre. A biztonsági mentések az adatok külön tárolt másolatai a katasztrófa utáni helyreállításhoz. Ha biztonsági másolatot szeretne készíteni az archivált e-mailekről, készítsen másolatot az archív PST fájlról, és tárolja azt biztonságos helyen, például a OneDrive-on, a Dropboxban vagy egy külső meghajtón.

Tekintse meg átfogó útmutatónkat a témában hogyan készíthet biztonsági másolatot az Outlook e-mailekről.

14.4 A névjegyek nincsenek automatikusan archiválva

Az Outlook alapértelmezés szerint nem archiválja automatikusan a névjegyeket. Bár az Automatikus archiválás feldolgozza az e-mail mappákat, naptárakat, feladatokat, jegyzeteket és naplókat, a Névjegyek mappa kimarad. Szükség esetén azonban manuálisan archiválhatja a Névjegyek mappát a Régi elemek törlése eszközzel.

15. Gyakran ismételt kérdések

K: Hogyan archiválhatok e-maileket az Outlookban?

V: Az Outlookban az e-mailek archiválásához jelölje ki az archiválni kívánt e-mailt vagy e-maileket, és kattintson az Archiválás gombra az eszköztáron. Kattintson a jobb gombbal, és válassza az Archiválás lehetőséget a helyi menüből, nyomja meg a Backspace billentyűt, vagy húzza az e-maileket az Archívum mappába. Az automatikus archiváláshoz állítsa be az Automatikus archiválást, vagy használjon szabályokat az adott feladóktól érkező e-mailek archiválásához.

K: Hogyan archiválhatok több ezer e-mailt az Outlookban?

V: Nagy mennyiségű e-mail archiválásához használja az Automatikus archiválás funkciót a régi üzenetek rendszeres archiválásának ütemezéséhez, vagy a Régi elemek törlése eszközzel manuálisan archiválhatja a megadott dátumnál régebbi e-maileket. E-maileket PST-fájlba is exportálhat a Fájl -> Megnyitás és exportálás -> Importálás/exportálás -> Exportálás fájlba menüpontban, majd az Outlook adatfájl (.pst) kiválasztásával. Ezek a módszerek hatékonyan kezelik a tömeges üzeneteket manuális rendezés nélkül.

K: Az e-mailek archiválása felszabadít-e helyet az Outlookban?

V: Ez az archiválás módjától függ. Ha az Archiválás gombot használja, az archivált e-mailek a beépített Archívum mappába kerülnek, amely továbbra is az elsődleges postaládájában található, így ez nem szabadít fel helyet. Azonban az Automatikus archiválás vagy a Régi elemek törlése eszköz használata az e-mailek külön archívumfájlba helyezéséhez felszabadítja az elsődleges postaláda tárhelyét. Az Online archiválás szintén helyet szabadít fel az elsődleges postaládájában azáltal, hogy az e-maileket egy külön szerveroldali postaládába helyezi át.

K: Hogyan találhatom meg az archivált e-maileket az Outlookban?

V: Az archivált e-mailek megkereséséhez keresse meg a mappalistában az Archívum mappát, vagy az Archívum postaládát, ha az Automatikus archiválást használja. Az Outlook tetején található keresősávval kereshet adott e-maileket feladó, tárgy, dátum vagy kulcsszavak alapján. Alapértelmezés szerint az Outlook az összes mappában keres, beleértve az archivált elemeket is. Ha csak az archivált e-mailekre szeretné korlátozni a keresést, a keresés előtt jelölje ki az Archívum mappát.

K: Jobb archiválni vagy törölni az e-maileket az Outlookban?

V: Archiválja azokat az e-maileket, amelyekre később szüksége lehet hivatkozás, megfelelőség vagy nyilvántartás céljából. Törölje a lényegtelen vagy már nem szükséges e-maileket. Ha van rá esély, hogy a jövőben hivatkoznia kell egy e-mailre, archiválja azt törlés helyett. Az archivált e-mailek továbbra is kereshetők és bármikor visszaállíthatók, míg a törölt e-mailek végül véglegesen eltűnnek.

K: Automatikusan archiválhatom az e-maileket az Outlookban?

V: Igen, az Automatikus archiválás lehetővé teszi az e-mailek archiválásának ütemezését kor, mappa vagy egyéb kritériumok alapján. Ezáltal a beérkezett üzenetek rendezettek maradnak manuális beavatkozás nélkül. Outlook-szabályokat is létrehozhat, amelyek automatikusan áthelyezik a bizonyos feltételeknek megfelelő e-maileket az Archívum mappába. Fontos megjegyezni, hogy az Automatikus archiválás csak a klasszikus Outlookban érhető el, az új Outlookban vagy a webes verzióban nem.

K: Befolyásolja-e az archiválás az e-mail keresési eredményeimet?

V: Nem, az archivált e-mailek továbbra is kereshetők az Outlookban. Alapértelmezés szerint az Outlookban végzett keresés a postaláda összes mappájában keres, beleértve az Archívum mappát és az Archívum postaládát is. Az archivált e-maileket ugyanolyan könnyen megtalálhatja, mint a Beérkezett üzenetek mappájában lévő e-maileket.

K: Hogyan lehet megváltoztatni a tarMegtudod az archívum helyét?

V: Microsoft 365, Exchange, Exchange Online vagy Outlook.com fiókok esetén nem módosíthatja a beépített Archívummappa helyét – ez egy alapértelmezett rendszermappa, amelyet nem lehet átnevezni, áthelyezni vagy törölni. POP és IMAP fiókok esetén az Archívummappa helyét a Fájl -> Postafiók beállításai -> Eszközök -> Archívummappa beállítása menüpont kiválasztásával módosíthatja. Az Automatikus archiválás vagy a Régi elemek törlése funkció használatakor az archív PST-fájl mentési helyét a Tallózás gombra kattintva adhatja meg az archívum beállításaiban.

K: Mi a kapcsolat az AutoArchive és az Exchange Server Online Archive között?

V: Az AutoArchive egy régebbi Outlook funkció, amely automatikusan áthelyezi a régi e-maileket egy helyi PST fájlba. Ez azt jelenti, hogy az üzenetek törlődnek a szerverről, és nehezebben megtalálhatók kereséssel. Ha az AutoArchive PST fájlt tartalmazó merevlemez használhatatlanná válik, ezek az üzenetek...ostAz Exchange Server Online Archive egy vállalati szintű alternatívája az AutoArchive-nak, amely az archivált e-maileket a szerveren tárolja, így azok bármilyen eszközről elérhetők maradnak. Az AutoArchive továbbra is használható, ha nincs Exchange Server Online Archive, és az informatikai részleg nem tiltotta le a funkciót.

K: Mi a teendő, ha az AutoArchive PST fájlom megsérül vagy nem nyílik meg?

V: Ha az AutoArchive PST fájl sérült, és az Outlook nem tudja megnyitni, használhat egy speciális Outlook PST javítóeszköz az archivált e-mailek és egyéb adatok helyreállításához. A helyreállítás megkísérlése előtt mindig készítsen biztonsági másolatot a sérült archívumfájlról. A jövőbeni problémák elkerülése érdekében rendszeresen ellenőrizze, hogy az archívumfájlok megnyithatók-e, és ha lehetséges, fontolja meg a fontos archívumok áthelyezését az Exchange Server Online Archive szolgáltatásba.

K: Hogyan tilthatom le az archiválást a Backspace billentyűvel?

V: Ha meg szeretné akadályozni, hogy a Backspace billentyű archiválja az elemeket, hozzá kell adnia egy beállításjegyzékbeli bejegyzést. Lépjen a HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options mappába (vagy az OCT elérési útra), hozzon létre egy DisableOneClickArchive nevű DWORD értéket, és állítsa 1-re. Ez a beállításjegyzékbeli javítás az Outlook Microsoft 365-ös verziójára vonatkozik, és nem működik állandó verziókkal. A módosítások végrehajtása előtt mindig készítsen biztonsági másolatot a beállításjegyzékről.

K: Hogyan lehet letiltani az ismétlődő naptártételek automatikus archiválását?

A: Ezeket az elemeket háromféleképpen zárhatja ki:

1. A teljes Naptár mappa kizárása.
2. Egy adott naptárelem kizárása.
3. Több naptárelem kizárása.

További részleteket a ez a szekció.

16. Következtetés

16.1 Archiválási módszerek összehasonlítása

Az archiválási módszerek közötti különbségek megértése segít kiválasztani az igényeinek megfelelő megközelítést:

Módszer	Archívum célhelye	Kliens/Szerver	Új Outlook	Klasszikus Outlook	háló	Mikor kell használni?	A postaláda méretére gyakorolt ​​hatás
Manuális archiválás (Archívum gomb)	Beépített archívum mappa	Kliensoldali működés	Igen	Igen	Igen	Gyors postafiók-rendezés a tárhely csökkentése nélkül	Nincs csökkentés – az e-mailek a postaládában maradnak
Manuális archívum (tisztítás)	Helyi PST fájl	Kliensoldali működés	Nem	Igen	Nem	Egyszeri archiválás a postaláda helyének felszabadítása érdekében	Jelentősen csökkenti a postaláda méretét
Automatikus archívum	Helyi PST fájl	Kliensoldali működés	Nem	Igen	Nem	Automatikus, folyamatos postafiók-kezelés	Idővel csökkenti a postaláda méretét
Exchange Server Online archívum	Külön szerver postafiók	Szerveroldali működés	Igen	Igen	Igen	Nagy postaládákkal rendelkező vállalati felhasználók	Csökkenti az elsődleges postaláda méretét

Jegyzet: A postaláda méretének csökkentéséhez a következőkre van szükség: tömörítse régi e-mailek archiválása után.

16.2 A Beérkezett üzenetek tisztán tartása

Az archiválás csak egy része a hatékony e-mail-kezelésnek. Dolgozzon ki következetes rutint az e-mailek feldolgozására, archiválja vagy törölje az e-maileket a kezelésük után azonnal, és rendszeresen tekintse át az archívumot a már nem szükséges elemek eltávolítása érdekében. Ezen gyakorlatok és a megfelelő archiválási beállítások alkalmazásával tiszta és hatékony postafiókot tarthat fenn, amely segít produktívnak maradni és a fontos üzenetekre koncentrálni.

Referenciák

• Microsoft hivatalos dokumentum: Elemek manuális archiválása
• Microsoft hivatalos dokumentum: Archiválás a Windows Outlookban
• Microsoft hivatalos dokumentum: Régebbi elemek automatikus archiválása
• Microsoft hivatalos dokumentum: Az automatikus archiválás beállításainak ismertetése
• Hivatalos Microsoft-dokumentum: Archív postaládák engedélyezése a Microsoft 365-ben

---

A szerzőről

Xiu Xing egy tapasztalt informatikai szakember, aki több mint 8 éves tapasztalattal rendelkezik vállalati levelezőrendszerek és Microsoft Office hibaelhárítás terén. Több ezer felhasználónak segített összetett Outlook problémák megoldásában változatos vállalati környezetekben.

Xiu az e-mail rendszerek migrációjára, az adatmentésre és a termelékenységnövelő szoftverek optimalizálására specializálódott. Gyakorlati tapasztalatai közé tartozik az Exchange Server telepítéseinek kezelése, a MAPI csatlakozási problémák elhárítása és a robusztus biztonsági mentési stratégiák megvalósítása a kritikus fontosságú e-mail rendszerek számára.

Xiu műszaki írásai révén elkötelezett amellett, hogy összetett informatikai megoldásokat tegyen elérhetővé a mindennapi felhasználók számára. Folyamatosan naprakész az Office 365 és az Exchange Online legújabb fejlesztéseivel, valamint az újonnan megjelenő e-mail technológiákkal kapcsolatban. Amikor éppen nem az e-mail rejtélyeket oldja meg, Xiu szívesen oszt meg gyakorlati technikai tippeket, amelyek segítik az embereket a hatékonyabb munkavégzésben.

Kérdései vannak ezzel az útmutatóval kapcsolatban, vagy további segítségre van szüksége az Outlookkal kapcsolatos problémákkal kapcsolatban? Xiu szívesen látja visszajelzéseket és javaslatokat a hibaelhárítási források fejlesztéséért.