Kako arhivirati e-poštu u Outlooku: Potpuni vodič [2026]

1. Uvod

1.1 Što je arhiviranje e-pošte u Outlooku?

Arhiviranje e-pošte u Outlooku je postupak premještanja e-pošte iz vaše primarne pristigle pošte na određenu lokaciju za pohranu kako bi vaš poštanski sandučić bio organiziran i jednostavan za upravljanje. Za razliku od brisanja e-pošte, arhiviranje ih čuva za buduću upotrebu, a istovremeno oslobađa vaš aktivni radni prostor. U ovom ćemo vam vodiču pokazati kako arhivirati e-poštu u Outlooku različitim metodama.

1.2 Zašto arhivirati e-poštu u Outlooku?

Arhiviranje e-pošte nudi nekoliko važnih prednosti:

• Održava organizaciju: Održava vašu pristiglu poštu čistom i fokusiranom na trenutne e-poruke bez trajnog gubitka starijih poruka.
• Poboljšava izvedbu: Smanjuje nered u pristigloj pošti, čineći Outlook bržim i responzivnijim.
• Čuva važne informacije: Zadržava pristup e-porukama koje bi vam mogle zatrebati za referencu, usklađenost ili vođenje evidencije.
• Upravlja pohranom: Ovisno o metodi arhiviranja, možete osloboditi prostor u poštanskom sandučiću i ostati unutar ograničenja pohrane.
• Olakšava pretraživanje: Arhivirane e-poruke i dalje se mogu pretraživati, što vam omogućuje da ih pronađete kada vam zatrebaju.

2. Razumijevanje različitih metoda arhiviranja u Outlooku

Outlook nudi četiri različite metode za arhiviranje e-pošte, a svaka je dizajnirana za različite slučajeve upotrebe i zahtjeve za pohranu.

2.1 Ručno arhiviranje u ugrađenu mapu (gumb Arhiviraj)

Gumb Arhiviraj premješta e-poruke u ugrađenu mapu Arhiva u vašem poštanskom sandučiću. Čuva e-poruke u vašem primarnom poštanskom sandučiću i idealan je za organiziranje pristigle pošte bez smanjenja korištenja prostora za pohranu. Arhivirane stavke ostaju dostupne na svim uređajima.

2.2 Ručno arhiviranje u vanjsku datoteku (Alat za čišćenje starih stavki)

Alat za čišćenje starih stavki premješta e-poruke u zasebnu arhivsku datoteku pohranjenu lokalno na vašem računalu. Ova metoda zapravo uklanja e-poruke iz vašeg poštanskog sandučića, oslobađajući prostor za pohranu na poslužitelju. To je preferirana opcija kada trebate smanjiti veličinu poštanskog sandučića.

2.3 Automatska arhiva

Automatsko arhiviranje automatski premješta starije e-poruke u lokalnu PST datoteku na temelju konfiguriranih postavki i razdoblja starenja. Ova značajka pokreće se prema rasporedu i upravlja veličinom poštanskog sandučića bez ručne intervencije, što je čini idealnom za korisnike koji primaju velike količine e-pošte.

2.4 Online arhiva sustava Exchange Server (funkcija za poduzeća)

Exchange Server Online Archive, također nazvan In-Place Archiving, jest rješenje poslovne klase temeljeno na oblaku sustava Microsoft 365 koje funkcionira kao zaseban poštanski sandučić na poslužitelju. Administratori omogućuju i upravljaju ovom značajkom koja pruža dodatnu pohranu, a istovremeno omogućuje pristup arhiviranim e-porukama s bilo kojeg uređaja. Kada je omogućena online arhiva, automatska arhiva se automatski onemogućuje.

3. Ručno arhiviranje u ugrađenu mapu (gumb Arhiva)

3.1 Arhiviranje u novom Outlooku

Za arhiviranje e-poruka pomoću gumba Arhiviraj u novom Outlooku:

1. Odaberite e-poštu ili e-poruke koje želite arhivirati.
2. Kliknite Arhiva u alatnoj traci.
3. Pojavit će se poruka za potvrdu. Možete kliknuti otkopčati Ako je potrebno.

Bilješka: Novi Outlook ne podržava funkciju automatskog arhiviranja.

3.2 Arhiviranje u klasičnom Outlooku

3.2.1 Gumb za arhiviranje

Za arhiviranje e-poruka pomoću gumba Arhiviraj u klasičnom Outlooku:

1. Odaberite e-poruke koje želite arhivirati.
2. Ispod Početna odjeljak, u Izbrisati grupi, kliknite Arhiva.
3. Outlook će premjestiti e-poruke u mapu Arhiva.

Ako greškom arhivirate e-poštu, idite do mape Arhiva i vratite e-poštu u izvornu mapu.

3.2.2 Korištenje tipkovničkih prečaca (tipka Backspace)

Odabrane e-poruke možete brzo arhivirati putem tipkovnice:

1. Odaberite e-poruke koje će se arhivirati.
2. Pritisnite povratnik ključ.
3. Odabrane e-poruke bit će odmah arhivirane.

Važno: Ako otvorite e-poštu u novom prozoru, morate zatvoriti prozor, a zatim koristiti gore navedene korake za arhiviranje.

3.2.3 Kako onemogućiti arhiviranje tipke Backspace

Neki korisnici radije onemogućuju značajku arhiviranja tipke Backspace iz sljedećih razloga:

• Slučajno arhiviranje: Korisnici koji nisu upoznati s ovom značajkom mogu slučajno ili u druge svrhe pritisnuti tipku Backspace, što uzrokuje neočekivani nestanak e-poruka iz njihove pristigle pošte.
• Zbunjenost s tipkom za brisanje: Tipka Backspace je slična tipki Delete, ali se ponaša nedosljedno što može biti zbunjujuće.
• Organizacijska pravila: Neke organizacije preferiraju kontrolirati metode arhiviranja i sprječavaju zaposlenike da koriste tipkovničke prečace.
• Nekorištenje značajke arhiviranja: Korisnici koji ne koriste mapu Arhiva mogu smatrati ovaj prečac beskorisnim.

Da biste spriječili arhiviranje stavki tipkom Backspace, morate učiniti sljedeće:

1. Potpuno zatvorite Outlook.
2. Press Windows + R da biste otvorili dijaloški okvir Pokreni.
3. Tip regedit i pritisnite Enter za otvaranje uređivača registra.
4. Dođite na: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\pravila\Microsoft\office\16.0\outlook\options
5. Desnom tipkom miša kliknite u desnom oknu i odaberite Novo -> DWORD (32-bitni) Vrijednost.
6. Navedite vrijednost Onemogući arhiviranje jednim klikom.
7. Dvaput kliknite novu vrijednost i postavite je na 1.
8. Kliknite OK i zatvorite uređivač registra.
9. Restart Outlook.

Bilješka: Ovaj popravak registra odnosi se na Microsoft 365 programa Outlook i ne radi s trajnim verzijama.

3.2.4 Desni klik za arhiviranje

Za arhiviranje pomoću kontekstnog izbornika:

1. Desnom tipkom miša kliknite e-poruku koju želite arhivirati.
2. odabrati Arhiva s pop-up izbornika.
3. E-poruke će biti premještene u mapu Arhiva.

3.2.5 Povlačenje i ispuštanje u arhivsku mapu

Za ručnu kontrolu arhiviranja:

1. Pronađite Arhiva mapu u navigacijskom oknu.
2. Kliknite i držite e-poruku koju želite arhivirati.
3. Povucite ga u mapu Arhiva i ispustite.

3.3 Arhiviranje stavki prema određenim kriterijima

Prema zadanim postavkama, značajka arhiviranja programa Outlook može čistiti stare stavke samo po datumu. Ako želite arhivirati sve stavke koje ispunjavaju određene kriterije, učinite sljedeće:

1. u Napredno traženje dijaloški okvir, kliknite Pretraživati… za odabir mape u kojoj želite pronaći stavke.
2. Postavite kriterije pretraživanja.
3. Kliknite Pronađi sada pronaći sve stavke koje zadovoljavaju kriterije.
4. Odaberi sve pronađene stavke.
5. Desnom tipkom miša kliknite odabrane stavke i kliknite Potezi odaberite mapu Arhiva kao tardobiti.
6. Sve pronađene stavke bit će premještene u arhivsku mapu.

Primjer 1: Arhivirajte sve e-poruke veće od 10 KB:

1. u Napredno traženje dijalog, kliknite Pretraživati… za odabir mape u kojoj želite pronaći stavke.
2. kliknite Više izbora kartica
3. Postaviti Veličina (kilobajti) do veći od 10
4. Kliknite Pronađi sada
   

Primjer 2: Arhivirajte sve istekle e-poruke:

1. u Napredno traženje dijalog, kliknite Pretraživati… za odabir mape u kojoj želite pronaći stavke.
2. kliknite napredan kartica
3. In Definirajte više kriterija odaberite Istječe iz Sva polja za poštu.
4. Postavite uvjet, kao što je Sutra.
5. Kliknite Dodati na popis
6. Kliknite Pronađi sada

Primjer 3: Arhivirajte sve označene e-poruke s dovršenim označavanjem:

Primjer 4: Arhivirajte sve e-poruke s određenom kategorijom boje:

Primjer 5: Arhivirajte sve e-poruke bez daljnjeg odgovora:

zastava:

 

4. Ručno arhiviranje u vanjsku datoteku (Alat za čišćenje starih stavki)

4.1 Korištenje alata za čišćenje starih stavki

Za ručno arhiviranje Outlook e-pošte u Outlooku u PST datoteku:

1. kliknite file Tab.
2. Kliknite Info, a zatim kliknite Alati.
3. odabrati Očistite stare predmete.
   
4. The Arhiva prikazat će se dijalog.
5. Odaberite Arhivirajte ovu mapu i sve podmape opcija.
6. Odaberite mapu koju želite arhivirati (npr. Pristigla pošta). Za arhiviranje svih stavki odaberite korijensku mapu poštanskog sandučića.
7. Pod Arhiviraj stavke starije od, unesite datum. Stavke starije od ovog datuma bit će arhivirane.
8. Pod Arhivska datoteka, prihvatite zadanu lokaciju ili kliknite Pretraga za odabir druge lokacije i naziva datoteke.
9. Po želji, označite Uključi stavke s označenom opcijom "Nemoj automatski arhivirati" ako želite arhivirati stavke koje su prethodno isključene iz automatske arhive.
10. Kliknite OK do start arhiviranje.
    

Nakon dovršetka, poštanski sandučić Arhiva pojavit će se u lijevoj ploči, omogućujući vam pristup arhiviranim e-porukama.

4.2 Arhiviranje više mapa s različitim razdobljima čuvanja.

Za arhiviranje stavki u različitim mapama s različitim razdobljima čuvanja, a istovremeno ih čuvati u istoj PST datoteci:

1. Otvorite dijaloški okvir Arhiva (file -> Info -> Alati -> Očistite stare predmete).
2. Odaberite prvu mapu (npr. Pristigla pošta) i postavite datum na prije 6 mjeseci. Nemojte još kliknuti U redu.
3. Odaberite drugu mapu (npr. Poslane stavke) i postavite drugi datum (npr. prije 1 godine). Nemojte još kliknuti U redu.
4. Nastavite odabirati mape i postavljati različite datume prema potrebi.
5. Provjerite da sve mape koriste istu putanju arhivske datoteke.
6. Kliknite OK nakon što su sve mape konfigurirane.

5. Automatsko arhiviranje e-pošte u Outlooku

5.1 Omogućavanje automatskog arhiviranja

Da biste omogućili i konfigurirali automatsko arhiviranje u klasičnom Outlooku:

1. Kliknite file -> Opcije.
2. Odaberite napredan Tab.
3. Ispod Automatsko arhiviranje kliknite ikonu Postavke automatskog arhiviranja Tipka:
   
4. Provjeri Pokreni automatsko arhiviranje svakih N dana kutija.
5. Odredite koliko često želite da se automatsko arhiviranje pokreće (npr. svakih 14 dana).
6. Konfigurirajte dodatne postavke kao što su lokacija arhive i razdoblje starenja. Ove postavke detaljno ćemo objasniti u sljedećem odjeljku.
7. Kliknite OK da biste spremili svoje postavke.
   

Automatsko arhiviranje će se sada automatski pokretati na temelju vašeg konfiguriranog rasporeda.

5.2 Objašnjenje postavki automatskog arhiviranja

Razumijevanje svake postavke automatskog arhiviranja pomaže vam da učinkovito kontrolirate proces arhiviranja:

• Pokreni automatsko arhiviranje svakih N dana: Kontrolira raspored automatskog arhiviranja. Često pokretanje (npr. tjedno) obrađuje manje serije e-poruka, što daje bolje rezultate od arhiviranja tisuća stavki odjednom. Da biste potpuno zaustavili automatsko arhiviranje, poništite odabir ove opcije.
• Upit prije pokretanja automatskog arhiviranja: Ako želite dobiti upozorenje prije arhiviranjatarts, omogućite ovu opciju. Vidjet ćete obavijest koja vam omogućuje otkazivanje operacije ako je potrebno.
• Izbriši istekle stavke (samo mape e-pošte): Ovim se uklanjaju poruke s isteklim datumima isteka. Imajte na umu da se istekle stavke razlikuju od starih stavki – istek se postavlja ručno prilikom sastavljanja e-poruka pod Opcije kartica. Budite oprezni s ovom postavkom jer briše stavke umjesto da ih arhivira.
• Arhiviranje ili brisanje starih stavki: Ovaj glavni prekidač aktivira vašu prilagođenu konfiguraciju automatskog arhiviranja. Ostavite ga nepotvrđenim da biste umjesto toga koristili ugrađene zadane postavke programa Outlook.
• Prikaži arhivsku mapu na popisu mapa: Kada je omogućeno, vaše arhivske mape automatski se pojavljuju u navigacijskom oknu. Bez toga ćete morati ručno otvoriti arhivsku PST datoteku svaki put kada želite pristupiti arhiviranim stavkama.
• Očistite predmete starije od: Postavlja graničnu dob za arhiviranje. Stavke starije od ovog praga premještaju se u arhivsku datoteku. Raspon je fleksibilan - od 1 dana do 60 mjeseci, navedeno u danima, tjednima ili mjesecima.
• Premjesti stare stavke u: Upućuje Outlook gdje pohraniti arhivirane stavke. Prema zadanim postavkama, datoteka archive.pst stvara se u mapi Dokumenti\Datoteke programa Outlook. Kliknite Pretraga za odabir druge lokacije ili naziva datoteke. Odabirom ove opcije onemogućuje se postavka trajnog brisanja u nastavku.
• Trajno brisanje stavki: Umjesto čuvanja arhiviranih kopija, ova postavka potpuno briše stare stavke nakon što dosegnu prag starosti. Koristite je oprezno – izbrisane stavke ne mogu se vratiti. Omogućavanjem ove postavke onemogućuje se gornja opcija arhiviranja.
• Primijeni ove postavke na sve mape sada: Ovaj gumb odmah primjenjuje vašu trenutnu konfiguraciju na sve Outlook mape. Preskočite ovo ako želite postaviti različita pravila za pojedinačne mape – umjesto toga ih možete konfigurirati putem svojstava svake mape.

5.3 Zadana razdoblja starenja za Outlook mape

Outlook primjenjuje različita zadana razdoblja starenja na različite vrste mapa:

• Pristigla pošta i Nacrti: 6 mjeseci
• Poslane stavke i izbrisane stavke: 2 mjeseci
• Odlazna pošta: 3 mjeseci
• Kalendar, zadaci, bilješke i dnevnik: 6 mjeseci
• Kontakti: Ne arhivira se automatski prema zadanim postavkama

Mape koje stvorite nasljeđuju razdoblje starenja sličnih zadanih mapa. Na primjer, prilagođene mape pošte imaju razdoblje starenja od 6 mjeseci kao i pristigla pošta.

5.4 Kako se određuje starost predmeta

Različite vrste stavki programa Outlook koriste različite kriterije datuma kako bi se utvrdilo jesu li dovoljno stare za arhiviranje:

• Poruke e-pošte: Sustav provjerava i kada ste primili poruku i kada ste je zadnji put izmijenili, a zatim koristi kasniji datum. Čak i jednostavne radnje poput označavanja pročitanog/nepročitanog ili premještanja e-pošte ažuriraju vremensku oznaku izmjene.
• Stavke kalendara: Za sastanke i dogovore, relevantan datum je kada viost nedavno uređen i spremljen unos. Stavke s obrascima ponavljanja izuzete su od automatskog arhiviranja. Važno je napomenuti da se arhiviraju samo prošli događaji – budući sastanci ostaju bez obzira na datum njihove zadnje izmjene.
• zadaci: Ovdje su važna dva datuma: datum dovršetka i datum zadnje izmjene. Noviji datum određuje ispunjavate li uvjete. Zadaci koji se i dalje prikazuju kao nedovršeni nikada se ne arhiviraju automatski. Za delegirane zadatke arhiviranje se događa tek nakon što ih netko označi kao dovršene.
• Napomene: Datum kada siost Nedavno uređeno i spremljeno određuje kada bilješka postaje prikladna za arhiviranje.
• Unosi u dnevnik: Ili originalni datum stvaranja ili most Primjenjuje se datum nedavne izmjene, pri čemu noviji datum ima prednost.
• Kontakti: Funkcija automatskog arhiviranja u potpunosti preskače kontakte. Ako trebate arhivirati mapu Kontakti, ručno upotrijebite alat Očisti stare stavke.

5.5 Prilagođavanje automatskog arhiviranja za određene mape

Za konfiguriranje prilagođenih postavki automatskog arhiviranja za određenu mapu:

1. Na popisu mapa u navigacijskom oknu desnom tipkom miša kliknite mapu koju želite prilagoditi.
2. Kliknite Nekretnine.
3. kliknite Automatsko arhiviranje Tab.
4. odabrati Arhivirajte ovu mapu koristeći ove postavke.
5. Konfigurirajte razdoblje starenja i ostale opcije specifične za ovu mapu.
6. Kliknite OK za spremanje postavki.

Bilješka: Koristite Trajno izbrišite stare stavke opcija za automatsko uklanjanje starih e-poruka u Izbrisane stavke i Junk E-mail mape nakon određenog razdoblja čuvanja.

5.6 Isključivanje/uključivanje stavki iz automatske arhive

Ponekad NE želite arhivirati neke stavke koje ćete često koristiti. U nastavku su rješenja za 3 različita scenarija. Naravno, možete i poništiti operaciju i uključiti stavke iz automatskog arhiviranja.

5.6.1 Isključivanje jedne stavke

1. Odaberite određenu stavku.
2. Press Alt + Enter tipke.
3. A Nekretnine prikazat će se dijaloški okvir.
4. Provjeri Nemoj automatski arhivirati ovu stavku opcija.

5.6.2 Isključivanje više stavki

1. 1. Idi na Pogled kartica
   2. Kliknite Prikaži postavke
   3. u Napredne postavke prikaza dijaloški okvir, kliknite Kolumne:
   4. The Prikaži stupce Pojavit će se dijalog. Slijedite dolje navedene korake za dodavanje Ne arhiviraj automatski stupac:
      • odabrati Sva polja za poštu.
      • odabrati Ne arhiviraj automatski u dostupnim stupcima.
      • Kliknite dodati
      • Ako želite promijeniti njegov redoslijed, odaberite ga i koristite Napredovati or Pomicati prema dolje.
      • Kliknite OK
   5. Nakon što kliknete OK, vratit ćeš se na Napredne postavke prikaza dijalog, gdje trebate kliknuti Ostale postavke.
   6. u Ostale postavke dijaloškom okviru, provjerite Dopusti uređivanje unutar ćelije opcija.
   7. Kliknite na niz OK da biste spremili promjene i vratili se na glavni prozor programa Outlook. Sada, da biste izuzeli određene stavke iz automatskog arhiviranja, jednostavno označite okvir Ne arhiviraj automatski stupac za njih:

5.6.3 Isključivanje mape

1. Desnom tipkom miša kliknite mapu u navigacijskom oknu.
2. odabrati Nekretnine.
3. kliknite Automatsko arhiviranje Tab.
4. odabrati Ne arhiviraj stavke u ovoj mapi.
5. Kliknite OK.

6. Automatsko arhiviranje e-pošte u Outlooku s pravilima

Pravila programa Outlook omogućuju vam automatsko arhiviranje e-poruka od određenih pošiljatelja ili onih koje odgovaraju određenim kriterijima. Za izradu pravila arhiviranja:

1. Desnom tipkom miša kliknite e-poruku koju želite arhivirati.
2. Kliknite Pravila -> Izradi pravilo u skočnom izborniku.
3. The Stvori pravilo prikazat će se dijalog.
4. u Kada dobijem e-poruku sa svim odabranim uvjetima odjeljak, navedite uvjet pravila, kao što je Od, Predmet sadrži, ili PoslanoZa složenije uvjete kliknite Napredne opcije u donjem desnom kutu.
5. u Učinite sljedeće odaberite Premjesti stavku u mapu: i odredite mapu Arhiva klikom na Odaberite mapu… tipku.
6. Kliknite OK za spremanje pravila.

Outlook će sada automatski premjestiti sve e-poruke koje ispunjavaju uvjete u mapu Arhiva.

7. Arhiviranje na temelju datuma primitka

Prema zadanim postavkama, Outlook AutoArchive koristi datum izmjene ili datum primitka, ovisno o tome što je kasnije. Ako želite da Outlook arhivira e-poštu isključivo na temelju datuma primitka (ignorišući izmjene), morate izmijeniti Windows registar:

1. Potpuno zatvorite Outlook.
2. Otvorite uređivač registra.
3. Dođite na: HKEY_CURRENT_USER\Softver\Microsoft\Office\ \Postavke.
4. Desnom tipkom miša Postavke i odaberite Novo -> DWORD (32-bitni) Vrijednost.
5. Imenujte novu vrijednost ArhivirajZanemariVrijemePosljednjeIzmjene.
6. Desnom tipkom miša kliknite novostvorenu vrijednost i kliknite izmijeniti.
7. Postavite vrijednost na 1 i kliknite OK.
8. Zatvorite uređivač registra i ponovnotart Outlook.

Nakon ovih promjena, Outlook će arhivirati e-poruke na temelju datuma primitka umjesto izmijenjenog datuma.

8. Napredno: Automatsko arhiviranje pomoću VBA-e

Ako vam je potrebna naprednija kontrola nad automatsko arhiviranje, možete koristiti Outlook VBA makroe. U nastavku su navedeni neki primjeri scenarija:

• Automatsko arhiviranje dovršenih zadataka u Outlooku
• Arhiviranje e-poruka većih od određene veličine
• Automatsko arhiviranje starih e-poruka većih od određene veličine
• Automatsko klasificiranje i arhiviranje e-poruka po mjesecu
• Automatsko klasificiranje i arhiviranje dolaznih e-poruka prema imenu pošiljatelja
• Automatsko arhiviranje odbijenih sastanaka u određeni kalendar
• Automatsko arhiviranje najstarije e-pošte kada stigne nova e-pošta
• Automatsko arhiviranje dolaznih e-poruka bez oznaka za praćenje
• Automatsko arhiviranje starih stavki kada pristigla pošta ima previše stavki
• Arhiviraj sve dospjele termine i zadatke
• Arhiviraj sve istekle e-poruke
• Automatski arhivirajte označenu e-poštu nakon što je označite kao dovršenu
• Automatsko arhiviranje isteklih stavki kada je Outlook datoteka veća od određene veličine
• Arhiviraj sve pročitane RSS stavke
• Arhiviranje pročitanih e-poruka u različite mape na temelju pošiljatelja
• Skupno onemogućite opciju "Automatsko arhiviranje" za sve Outlook mape
• Skupna primjena iste postavke "Automatsko arhiviranje" na sve Outlook mape
• Skupno omogućivanje opcije "Nemoj automatski arhivirati ovu stavku" za više Outlook e-poruka
• Skupno onemogućite opciju "Automatsko arhiviranje" za sve ponavljajuće stavke kalendara

9. Online arhiva Exchange Servera

Exchange Server Online Archive (također se naziva arhiviranje na mjestu) je značajka arhiviranja na razini poduzeća za Microsoft 365 koja korisnicima pruža dodatni prostor za pohranu poštanskog sandučića arhiviranjem starih e-poruka u arhivirane poštanske sandučiće. Za razliku od metoda arhiviranja na strani klijenta, ovom značajkom u potpunosti upravljaju administratori i radi na poslužitelju.

9.1 Zahtjevi za administratorsko postavljanje

Samo administratori mogu omogućiti ili onemogućiti Exchange Server Online Archive. Za konfiguriranje arhivskih poštanskih sandučića, administratori moraju:

• Dodijelite ulogu primatelja pošte u sustavu Exchange Online
• Pristup administratorskom centru za Exchange (EAC)
• Imati odgovarajuće licence za Microsoft 365 za korisnike

9.2 Kako administratori omogućuju arhivske poštanske sandučiće

Administratori mogu omogućiti arhivske poštanske sandučiće putem administratorskog centra sustava Exchange:

1. Prijavite se u administratorski centar za Exchange (EAC) i idite na primatelji -> Spremnici.
2. Odaberite korisnika kojem želite omogućiti arhiviranje poštanskog sandučića.
3. U skočnom oknu odaberite Ostalo, i ispod Arhiva poštanskog sandučića, Izaberi Upravljanje arhivom poštanskog sandučića.
4. uključiti Arhiva poštanskog sandučića, a zatim kliknite UŠTEDI.

Status arhivskog poštanskog sandučića prikazat će se kao Aktivan za odabranog korisnika.

9.3 Automatsko omogućavanje arhivskih poštanskih sandučića

Administratori mogu koristiti PowerShell za automatsko omogućavanje arhivskih poštanskih sandučića kada primarni poštanski sandučić dosegne 90% svoje kvote:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Postupno ukidanje arhivskih poštanskih sandučića

Ako želite postupno ukinuti arhivske poštanske sandučiće iz različitih razloga, kao što je ograničen prostor, možete učiniti sljedeće:

1. Izvezite arhivirane poštanske sandučiće.
2. Onemogući arhiviranje.

9.5 Utjecaj na ostale značajke arhive

Kada je za korisnika omogućena Exchange Server Online Archive:

• Alati za automatsko arhiviranje i čišćenje starih stavki postaju nedostupni u klasičnom Outlooku
• Gumb Arhiviraj u Outlooku i dalje radi normalno
• Pravila zadržavanja dodijeljena poštanskim sandučićima sustava Exchange Online kontroliraju ponašanje arhiviranja

Bilješka: Ova značajka nije dostupna u oblacima Microsoft 365 Government, Microsoft 365 kojim upravlja 21Vianet ili Microsoft 365 Germany.

10. Pronalaženje i upravljanje arhiviranim e-porukama u Outlooku

10.1 Pronalaženje arhivske mape i datoteke

Da biste pronašli arhivirane e-poruke:

• Arhivska mapa: Ugrađena mapa Arhiva prikazuje se na popisu mapa u navigacijskom oknu. Odaberite Pogled -> Okno mape -> Normalan za prikaz popisa mapa ako je skriven.
• Poštanski sandučić arhive (PST datoteka): Prilikom korištenja alata za automatsko arhiviranje ili čišćenje starih stavki, poštanski sandučić Arhiva prikazuje se kao zasebna stavka na popisu mapa, pod uvjetom da ste odabrali Prikaži arhivsku mapu na popisu mapa u postavkama automatskog arhiviranja.

Ako se poštanski sandučić Arhiva ne pojavi, možete ga ručno otvoriti na sljedeći način:

1. Idi na file -> Opcije -> Napredno 
2. Ispod Automatsko arhiviranje kliknite ikonu Postavke automatskog arhiviranja tipku.
3. Pronađite punu putanju arhivske PST datoteke na Premjestite stare predmete u.
4. Kliknite file -> Otvori i izvezi -> Otvorite Outlook podatkovnu datoteku i odaberite svoju arhivsku PST datoteku putem njezine pune putanje.
   

10.2 Premještanje arhivske datoteke

1. Zatvorite arhiviranu PST datoteku u Outlooku.
2. Premjestite datoteku na novu lokaciju.
3. Ponovno ga otvorite u Outlooku.
4. Promijeni put u file -> Opcije -> Napredno -> Automatsko arhiviranje -> Postavke automatskog arhiviranja -> Premjesti stare stavke u

10.3 Pretraživanje arhiviranih e-poruka

Za pretraživanje arhiviranih e-poruka u mapi Arhiva:

1. Prema zadanim postavkama, kada upišete pojam za pretraživanje u okvir za pretraživanje pri vrhu programa Outlook, pretražuju se sve mape u vašem poštanskom sandučiću, uključujući arhivirane stavke.
2. Da biste ograničili pretraživanje samo na mapu Arhiva, prvo odaberite Arhiva mapu u navigacijskom oknu.
3. Zatim upišite pojam za pretraživanje u okvir za pretraživanje.
4. Rezultati pretrage prikazat će samo stavke iz mape Arhiva.

Za pretraživanje arhiviranih e-poruka u arhivskoj datoteci:

1. Kliknite Arhivska datoteka u lijevom panelu.
2. Kliknite okvir za pretraživanje u sredini.
3. Pojavit će se kartica Pretraživanje.
4. kliknite Traži kartica
5. Kliknite Alati za pretraživanje -> Napredno pretraživanje …
   
   
6. The Napredno traženje prikazat će se dijalog.
7. kliknite Pretraživati… tipku.
8. u Odaberite mapu(e) dijalog, provjerite arhivsku datoteku
9. Provjeri Pretraživanje podmapa
10. Kliknite OK
11. Outlook će tadatarpretraživanje arhivske datoteke, uključujući sve njezine podmape:
    

10.4 Vraćanje arhiviranih e-poruka u pristiglu poštu

Za vraćanje arhiviranih e-poruka u pristiglu poštu:

1. Idite do mape Arhiva ili poštanskog sandučića Arhiva.
2. Odaberite e-poštu ili e-poštu koje želite vratiti.
3. Povucite i ispustite e-poruke u pristiglu poštu ili kliknite desnom tipkom miša i odaberite Potez -> Moj inboks.

E-poruke će biti vraćene u pristiglu poštu i uklonjene iz arhive.

11. Ograničenja veličine arhivske datoteke i upravljanje njome

11.1 Zadana ograničenja veličine PST datoteke

Outlook PST datoteka ima zadano ograničenje veličine:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 i 2013: 50 GB
• Outlook 2010 i starije verzije: 20 GB

Kada se arhivska PST datoteka približi ovom ograničenju ili ga dosegne, Outlook može prestati arhivirati nove stavke ili se ponašati nepredvidivo.

11.2 Upravljanje velikim arhivskim datotekama

Kada se vaša arhivska datoteka približi ograničenju veličine, razmotrite ove mogućnosti:

• Stvaranje novih arhivskih datoteka: Izradite novu arhivsku PST datoteku itararhiviranje e-pošte u Outlooku na njega. Možete održavati više arhivskih datoteka organiziranih po godini ili projektu.
• Brisanje nepotrebnih predmeta: Pregledajte arhivirane e-poruke i trajno izbrišite stavke koje vam više nisu potrebne, a zatim sažeti arhivsku datoteku.

11.3 Povećanje ograničenja veličine PST datoteke (ne preporučuje se)

Iako možete povećati zadano ograničenje od 50 GB na 100 GB putem izmjena registra, to se ne preporučuje. Velike PST datoteke usporit će Outlook i povećati rizik od oštećenja. Ako morate povećati ograničenje, možete slijediti ovaj vodič .

Razmislite o stvaranju novih arhivskih datoteka ili korištenju mrežne arhive umjesto povećanja ograničenja veličine.

12. Rješavanje problema s Outlook arhivom

12.1 Automatsko arhiviranje nije dostupno

Ako opcije automatskog arhiviranja nisu dostupne ili su sive, uzrok može biti:

• Omogućena je mrežna arhiva sustava Exchange Server: Ako vaša organizacija omogući mrežnu arhivu sustava Exchange Server, automatsko arhiviranje automatski se onemogućuje. Mrežna arhiva služi kao zamjena za automatsko arhiviranje na razini poduzeća. Za korištenje mrežne arhive obratite se administratoru.
• Funkcija onemogućena administratoru: Vaš mrežni administrator možda je onemogućio automatsko arhiviranje putem grupnih pravila ili pravila zadržavanja koja nadjačavaju funkcionalnost automatskog arhiviranja. Za pravila upravljanja e-poštom vaše organizacije obratite se administratoru sustava.
• Nova ograničenja programa Outlook: Novi Outlook ne podržava automatsko arhiviranje i alat za čišćenje starih stavki. Za pristup tim značajkama koristite klasični Outlook.

12.2 Automatsko arhiviranje se ne pokreće

Ako je automatsko arhiviranje prestalo s radom, provjerite sljedeće:

• Provjera postavki automatskog arhiviranja: Otvori postavke automatskog arhiviranja (file -> Opcije -> napredan -> Postavke automatskog arhiviranja) i provjerite je li vaša konfiguracija ispravna.
• Potvrdni okvir Pokreni automatsko arhiviranje: Osigurajte Pokreni automatsko arhiviranje svakih N dana opcija je označena. Ako nije označena, automatsko arhiviranje se neće automatski pokrenuti.

12.3 Određene stavke koje se ne arhiviraju

Ako neke stavke nisu arhivirane, razlozi mogu biti:

• Datum izmjene je previše nedavan: Prema zadanim postavkama, Outlook koristi datum primitka ili datum izmjene, ovisno o tome što je kasnije. Ako ste nedavno izmijenili e-poruku, ona se neće arhivirati dok ne prođe još jedno razdoblje starenja.
• "Nemoj automatski arhivirati" Svojstvo omogućeno: Stavke mogu imati omogućeno svojstvo "Nemoj automatski arhivirati ovu stavku".
  • Da biste označili jednu stavku, dvaput kliknite na nju da biste je otvorili u novom prozoru, a zatim kliknite file -> Nekretninei provjerite Nemoj automatski arhivirati ovu stavku opcija.
  • Za skupnu provjeru više stavki, dodajte stupac "Nemoj automatski arhivirati" u postavke prikaza, a zatim povećajte širinu popisa e-pošte kako bi se taj stupac mogao prikazati.

12.4 Arhivska mapa se ne prikazuje

Ako Arhivske mape (Arhivska datoteka poštanskog sandučića) se ne prikazuje u lijevoj ploči Outlooka. Isprobajte ova rješenja:

• Omogućavanje prikaza arhivske mape: Otvorite postavke automatskog arhiviranja i provjerite Prikaži arhivsku mapu na popisu mapa provjerava se.
• Ručno dodavanje arhivske datoteke: Ako se poštanski sandučić Arhiva i dalje ne prikazuje, otvorite ga ručno klikom na file -> Otvori i izvezi -> Otvorite Outlook podatkovnu datoteku i odabirom vaše arhivske PST datoteke.
• Ažuriranje Outlooka: Za račune Microsoft 365, Exchange, Exchange Online i Outlook.com, vaša mapa Arhiva trebala bi postojati prema zadanim postavkama. Ako je ne vidite u programu Outlook 2016 ili Outlooku za Microsoft 365, idite na file -> Uredski račun -> Mogućnosti ažuriranja -> Ažurirajte sada.

12.5 Arhivska PST datoteka je oštećena

Ako je arhivska PST datoteka oštećena, Outlook ne može premjestiti nove e-poruke u nju. PST datoteku možete popraviti na sljedeći način:

• Korištenje alata za popravak pristigle pošte (scanpst.exe)
• Korištenje alata za oporavak trećih strana

Molimo pogledajte naš cjeloviti vodič o gore navedenim metodama, kao i o drugim metodama popravka.

13. Najbolje prakse za arhiviranje e-pošte

13.1 Koje e-poruke arhivirati

Određene vrste e-poruka treba arhivirati, a ne brisati, kako bi se sačuvali važni zapisi:

• Financijski zapisi: Arhivirajte e-poruke koje sadrže bankovne izvode, račune, fakture, potvrde i porezne podatke za buduće potrebe i planiranje proračuna.
• Razgovori o poslu: Sačuvajte važne razgovore, odluke, detalje projekta i dokumente vezane uz posao za referencu ili pregled učinka.
• Potvrde i priznanice: Spremite potvrde o kupnji, rezervacije, pretplate na usluge i račune za narudžbe u slučaju da se pojave problemi.
• Legalni dokumenti: Arhivirajte e-poruke koje sadrže ugovore, sporazume, pravnu komunikaciju ili bilo kakvu korespondenciju koja služi kao pravni zapisi.
• Datoteke projekta: Sačuvajte e-poruke vezane uz tekuće ili završene projekte, uključujući rasprave, nacrte, povratne informacije i prijedloge za buduću upotrebu.
• Osobne prekretnice: Održavajte e-poruke koje označavaju važne životne događaje poput ponuda za posao, pisama o prihvaćanju i karijernih postignuća radi emocionalne vrijednosti.
• Putne isprave: Arhivirajte karte, rezervacije hotela i planove putovanjararkoji mogu poslužiti kao pravni zapisi o vašoj povijesti putovanja.

13.2 Vodič za odlučivanje o arhiviranju u odnosu na brisanje

Prilikom odlučivanja hoćete li arhivirati ili izbrisati e-poštu, uzmite u obzir njezinu buduću vrijednost. Arhivirajte poruke koje bi vam kasnije mogle zatrebati za referencu, usklađenost ili vođenje evidencije. Izbrišite e-poštu koja je nebitna ili više nije potrebna, poput zastarjelih biltena, neželjene pošte ili tempo poruka.rary obavijesti. Ako niste sigurni, arhivirajte ga – uvijek ga možete kasnije izbrisati, ali ne možete oporaviti trajno izbrisane e-poruke.

13.3 Redovito održavanje arhive

Redovito održavajte svoju arhivu periodičnim pregledom arhiviranih stavki i brisanjem onih koje vam više nisu potrebne. To sprječava da vaša arhiva postane pretrpana poput pristigle pošte i održava veličinu datoteka upravljivom. Zakažite tromjesečne ili godišnje preglede svoje arhive kako biste bili sigurni da sadrži samo vrijedne informacije.

13.4 Izrada sigurnosnih kopija arhivskih datoteka

Zaštitite svoje arhivirane e-poruke izradom sigurnosnih kopija:

• Lokalne sigurnosne kopije: Kopirajte arhiviranu PST datoteku na vanjski tvrdi disk ili USB pogon. Sigurnosnu kopiju pohranite na sigurno mjesto odvojeno od računala.
• Sigurnosna kopija u oblaku: Prenesite svoju arhiviranu PST datoteku na usluge pohrane u oblaku poput OneDrivea, Dropboxa ili Google Drivea za izradu sigurnosne kopije izvan lokacije i zaštitu od kvara hardvera.

Imajte na umu da arhivske datoteke nisu isto što i sigurnosne kopije. Uvijek održavajte odvojene sigurnosne kopije svoje arhivske PST datoteke.

13.5 Optimalna učestalost automatskog arhiviranja

Postavite automatsko arhiviranje da se pokreće dovoljno često kako biste spriječili velike zaostatke, ali ne toliko često da to utječe na performanse. Za most Korisnicima je dobro funkcioniralo pokretanje automatskog arhiviranja svakih 14 dana. Ako svakodnevno primate velike količine e-pošte, razmislite o postavljanju tjednog pokretanja. Češće arhiviranje manjih serija bolje je od obrade tisuća stavki odjednom, što može usporiti vaše računalo.

14. Važne činjenice o Outlook arhivi

14.1 Format PST datoteke

PST (Personal Store) format datoteke je vrsta Outlookove podatkovne datoteke koja se koristi za lokalno pohranjivanje e-pošte, stavki kalendara, kontakata i drugih Outlookovih podataka na vašem računalu. PST datoteke mogu se otvoriti u Outlooku i premještati između računala. Odvojene su od vašeg poštanskog sandučića i pohranjene su na lokaciji koju odredite, obično u C:\Korisnici\VašeKorisničkoIme\Dokumenti\Outlook Datoteke\.

14.2 Arhiviranje u odnosu na izvoz

Arhiviranje i izvoz su različiti procesi. Arhiviranje premješta stavke s njihove izvorne lokacije u arhivsku datoteku, uklanjajući ih iz glavne PST datoteke i oslobađajući prostor. Izvoz stvara kopiju odabranih stavki, ali ih ne uklanja s njihove izvorne lokacije niti smanjuje veličinu poštanskog sandučića. Arhiviranje koristite za upravljanje veličinom poštanskog sandučića, a izvoz za stvaranje sigurnosnih kopija.

14.3 Arhiviranje u odnosu na sigurnosno kopiranje

Arhivska datoteka nije isto što i sigurnosna kopija. Arhive su namijenjene dugoročnom pohranjivanju starih stavki kojima ne trebate redovito pristupati. Sigurnosne kopije su duplikati podataka pohranjeni odvojeno za oporavak od katastrofe. Ako želite napraviti sigurnosnu kopiju arhiviranih e-poruka, napravite kopiju arhivske PST datoteke i pohranite je na sigurno mjesto kao što je OneDrive, Dropbox ili vanjski pogon.

Pogledajte naš sveobuhvatni vodič o kako napraviti sigurnosnu kopiju Outlook e-pošte.

14.4 Kontakti koji nisu automatski arhivirani

Outlook ne arhivira automatski kontakte prema zadanim postavkama. Dok automatsko arhiviranje obrađuje mape e-pošte, kalendare, zadatke, bilješke i dnevnike, mapa Kontakti je isključena. Međutim, mapu Kontakti možete ručno arhivirati pomoću alata Očisti stare stavke ako je potrebno.

15. Često postavljana pitanja

P: Kako arhivirati e-poštu u Outlooku?

A: Za arhiviranje e-poruka u Outlooku odaberite e-poruku ili e-poruke koje želite arhivirati i kliknite gumb Arhiviraj u alatnoj traci. Također možete kliknuti desnom tipkom miša i odabrati Arhiviraj iz kontekstnog izbornika, pritisnuti tipku Backspace ili povući e-poruke u mapu Arhiva. Za automatsko arhiviranje postavite automatsko arhiviranje ili koristite pravila za arhiviranje e-poruka od određenih pošiljatelja.

P: Kako mogu arhivirati tisuće e-poruka u Outlooku?

A: Za arhiviranje velikih količina e-pošte upotrijebite automatsko arhiviranje za zakazivanje redovitog arhiviranja starih poruka ili upotrijebite alat za čišćenje starih stavki za ručno arhiviranje e-pošte starije od određenog datuma. E-poštu možete izvesti i u PST datoteku tako da odete na Datoteka -> Otvori i izvoz -> Uvoz/Izvoz -> Izvoz u datoteku i odaberete Outlook podatkovnu datoteku (.pst). Ove metode učinkovito upravljaju skupnim porukama bez potrebe za ručnim sortiranjem.

P: Oslobađa li arhiviranje e-pošte prostor u Outlooku?

A: Ovisi o metodi arhiviranja. Ako koristite gumb Arhiviraj, arhivirane e-poruke premještaju se u ugrađenu mapu Arhiva, koja se i dalje nalazi u vašem primarnom poštanskom sandučiću, tako da neće osloboditi prostor. Međutim, korištenje alata AutoArchive ili Čišćenje starih stavki za premještanje e-poruka u zasebnu arhivsku datoteku oslobađa prostor za pohranu primarnog poštanskog sandučića. Online arhiviranje također oslobađa prostor u vašem primarnom poštanskom sandučiću premještanjem e-poruka u zaseban poštanski sandučić na strani poslužitelja.

P: Kako pronaći arhivirane e-poruke u Outlooku?

A: Da biste pronašli arhivirane e-poruke, idite do mape Arhiva na popisu mapa ili do poštanskog sandučića Arhiva ako koristite automatsko arhiviranje. Pomoću trake za pretraživanje pri vrhu Outlooka pretražite određene e-poruke prema pošiljatelju, predmetu, datumu ili ključnim riječima. Outlook prema zadanim postavkama pretražuje sve mape, uključujući arhivirane stavke. Da biste pretraživanje ograničili samo na arhivirane e-poruke, prije pretraživanja odaberite mapu Arhiva.

P: Je li bolje arhivirati ili brisati e-poruke u Outlooku?

A: Arhivirajte e-poruke koje bi vam kasnije mogle zatrebati za referencu, usklađenost ili vođenje evidencije. Izbrišite e-poruke koje su nebitne ili više nisu potrebne. Ako postoji ikakva mogućnost da ćete u budućnosti trebati referencirati neku e-poruku, arhivirajte je umjesto da je izbrišete. Arhivirane e-poruke ostaju pretražive i mogu se vratiti u bilo kojem trenutku, dok izbrisane e-poruke s vremenom trajno nestaju.

P: Mogu li automatski arhivirati e-poruke u Outlooku?

O: Da, automatsko arhiviranje omogućuje vam postavljanje rasporeda za arhiviranje e-pošte na temelju starosti, mape ili drugih kriterija. To održava vašu pristiglu poštu organiziranom bez potrebe za ručnom intervencijom. Također možete stvoriti Outlook pravila za automatsko premještanje e-pošte koje ispunjavaju određene uvjete u mapu Arhiva. Imajte na umu da je automatsko arhiviranje dostupno samo u klasičnom Outlooku, a ne u novom Outlooku ili web verziji.

P: Hoće li arhiviranje utjecati na rezultate pretraživanja moje e-pošte?

O: Ne, arhivirane e-poruke i dalje se mogu pretraživati ​​u Outlooku. Prema zadanim postavkama, kada pretražujete u Outlooku, pretražuju se sve mape u vašem poštanskom sandučiću, uključujući mapu Arhiva i poštanski sandučić Arhiva. Arhivirane e-poruke možete pronaći jednako jednostavno kao i e-poruke u pristigloj pošti.

P: Kako promijeniti tardobiti lokaciju arhive?

A: Za Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ili Outlook.com račune ne možete promijeniti lokaciju ugrađene mape Arhiva – to je zadana sistemska mapa koju nije moguće preimenovati, premjestiti ili izbrisati. Za POP i IMAP račune lokaciju mape Arhiva možete promijeniti odabirom Datoteka -> Postavke poštanskog sandučića -> Alati -> Postavi mapu arhive. Kada koristite automatsko arhiviranje ili čišćenje starih stavki, možete odrediti gdje se sprema PST datoteka arhive klikom na Pregledaj u postavkama arhive.

P: Kakav je odnos između AutoArchive i Exchange Server Online Archive?

A: AutoArchive je starija značajka programa Outlook koja automatski premješta stare e-poruke u lokalnu PST datoteku. To znači da se poruke uklanjaju s poslužitelja i teže ih je pronaći pretraživanjem. Ako tvrdi disk koji sadrži PST datoteku AutoArchive postane neupotrebljiv, te se porukeostExchange Server Online Archive je zamjena za AutoArchive na razini poduzeća koja pohranjuje arhivirane e-poruke na poslužitelju, čineći ih dostupnima s bilo kojeg uređaja. AutoArchive se i dalje može koristiti ako nemate Exchange Server Online Archive i vaš IT odjel nije onemogućio tu funkcionalnost.

P: Što ako se moja PST datoteka AutoArchive ošteti ili se ne može otvoriti?

A: Ako je vaša PST datoteka za automatsko arhiviranje oštećena i Outlook je ne može otvoriti, možete upotrijebiti specijalizirani Outlook PST alat za popravak za oporavak arhiviranih e-poruka i ostalih podataka. Prije pokušaja oporavka uvijek stvorite sigurnosnu kopiju oštećene arhivske datoteke. Kako biste spriječili buduće probleme, redovito provjeravajte mogu li se arhivske datoteke otvoriti i razmislite o premještanju važnih arhiva u Exchange Server Online Archive ako je moguće.

P: Kako mogu onemogućiti arhiviranje tipkom Backspace?

A: Da biste spriječili arhiviranje stavki tipkom Backspace, morate dodati unos u registar. Idite na HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (ili putanju OCT), stvorite DWORD vrijednost pod nazivom DisableOneClickArchive i postavite je na 1. Ovaj popravak registra odnosi se na Microsoft 365 Outlooka i ne radi s trajnim verzijama. Uvijek napravite sigurnosnu kopiju registra prije nego što napravite promjene.

P: Kako onemogućiti automatsko arhiviranje ponavljajućih stavki kalendara

A: Ove stavke možete isključiti na 3 načina:

1. Isključi cijelu mapu Kalendar.
2. Isključivanje pojedinačne stavke kalendara.
3. Isključi više stavki kalendara.

Više detalja možete dobiti u ovaj odjeljak.

16. Zaključak

16.1 Usporedba metoda arhiviranja

Razumijevanje razlika između metoda arhiviranja pomaže vam da odaberete pravi pristup za svoje potrebe:

način	Odredište arhive	Klijent/poslužitelj	Novi Outlook	Klasični Outlook	web stranica	Kada koristiti	Utjecaj na veličinu poštanskog sandučića
Ručna arhiva (gumb Arhiva)	Ugrađena arhivska mapa	Rad na strani klijenta	Da	Da	Da	Brza organizacija pristigle pošte bez smanjenja prostora za pohranu	Nema smanjenja – e-poruke ostaju u poštanskom sandučiću
Ručna arhiva (čišćenje)	Lokalna PST datoteka	Rad na strani klijenta	Ne	Da	Ne	Jednokratno arhiviranje za oslobađanje prostora u poštanskom sandučiću	Značajno smanjuje veličinu poštanskog sandučića
Auto Arhiva	Lokalna PST datoteka	Rad na strani klijenta	Ne	Da	Ne	Automatsko upravljanje poštanskim sandučićem	Smanjuje veličinu poštanskog sandučića tijekom vremena
Online arhiva Exchange Servera	Odvojeni poštanski sandučić poslužitelja	Rad na strani poslužitelja	Da	Da	Da	Poslovni korisnici s velikim poštanskim sandučićima	Smanjuje veličinu primarnog poštanskog sandučića

Bilješka: Da biste smanjili veličinu poštanskog sandučića, potrebno je zbiti ga nakon arhiviranja starih e-poruka.

16.2 Održavanje čistog inboxa

Arhiviranje je samo jedan dio učinkovitog upravljanja e-poštom. Razvijte dosljednu rutinu za obradu e-pošte, arhivirajte ili izbrišite e-poštu odmah nakon obrade i redovito pregledavajte arhivu kako biste uklonili stavke koje vam više nisu potrebne. Primjenom ovih praksi, zajedno s odgovarajućim postavkama arhiviranja, održavat ćete čistu i učinkovitu pristiglu poštu koja vam pomaže da ostanete produktivni i usredotočeni na važne poruke.

Reference

• Službeni dokument tvrtke Microsoft: Ručno arhiviranje stavki
• Službeni dokument tvrtke Microsoft: Arhiva u programu Outlook za Windows
• Službeni dokument tvrtke Microsoft: Automatsko arhiviranje starijih stavki
• Službeni dokument tvrtke Microsoft: Objašnjenje postavki automatskog arhiviranja
• Službeni dokument tvrtke Microsoft: Omogućite arhivske poštanske sandučiće za Microsoft 365

---

O Autor:

Xiu Xing je iskusni IT stručnjak s više od 8 godina iskustva u poslovnim e-mail sustavima i rješavanju problema s Microsoft Officeom. Pomogao je tisućama korisnika u rješavanju složenih problema s Outlookom u različitim korporativnim okruženjima.

Xiu se specijalizirao za migracije sustava e-pošte, oporavak podataka i optimizaciju softvera za produktivnost. Njegovo praktično iskustvo uključuje upravljanje implementacijama Exchange Servera, rješavanje problema s MAPI povezivošću i implementaciju robusnih strategija sigurnosnog kopiranja za kritične sustave e-pošte.

Kroz svoje tehničko pisanje, Xiu je posvećen tome da složena IT rješenja učini dostupnima svakodnevnim korisnicima. Neprestano je u tijeku s najnovijim dostignućima u sustavima Office 365 i Exchange Online te novim tehnologijama e-pošte. Kada ne rješava misterije e-pošte, Xiu uživa u dijeljenju praktičnih tehnoloških savjeta koji pomažu ljudima da rade učinkovitije.

Imate li pitanja o ovom vodiču ili vam je potrebna dodatna pomoć s problemima s Outlookom? Xiu vas pozdravlja. povratne informacije i sugestije za poboljšanje ovih resursa za rješavanje problema.