Usein on tärkeää korostaa kommenttejasi, kun lähetät vastauksen tärkeään sähköpostiin.
Jos sähköpostit ovat yrityksesi ensisijainen yhteydenpitomuoto, on erittäin todennäköistä, että olet jossain vaiheessa ajatellut korostaa joitakin kommentteja vastatessasi sähköpostiin. Itse asiassa tämä tarve syntyy pääasiassa silloin, kun eri lähettäjät kysyvät sinulta samaa kysymystä yhä uudelleen ja uudelleen sähköposteissa, ja yleensä vastaat niihin esimerkiksi sanomalla "Tarkista kommentit alta". Tässä kohtaa MS Outlookin automaattinen korostustoiminto tulee avuksi. Microsoft toimi erittäin älykkäästi lisätessään tämän erittäin hyödyllisen ominaisuuden Outlookiinsa. Lue lisää siitä, miten voit korostaa kommentteja vastatessasi sähköpostiin äärimmäisen helposti.
Valaiskaamme nyt, mikä periaatteessa on Outlookin automaattisen korostuksen toiminto. Kuten nimestä voi päätellä, tämän ominaisuuden avulla voit lisätä nimesi automaattisesti tunnistaaksesi kommenttisi lukijoillesi. Toisin sanoen automaattisen korostuksen avulla voit merkitä tai korostaa kommenttejasi, eikä sinun enää tarvitse kirjoittaa samaa viestiä tai kommenttia uudestaan ja uudestaan.
Olisi hyvä muistaa, että automaattinen korostusominaisuus on erittäin hyödyllinen erityisesti niille, jotka yleensä vastaavat sähköposteihinsa "inline" -merkillä, mikä tarkoittaa, että vastaus on lähettäjän alkuperäisessä lainatussa sähköpostiviestissä. Täällä voit helposti merkitä yleiset lisäykset, jotta vastaanottaja voi tehdä muistiinpanojasi MS Outlookin Auto Highlight -ominaisuuden avulla.
Oletamme, että Auto Highlight -ominaisuuden perustoiminto on nyt selvä sinulle, joten tarkastellaan nyt, kuinka voit itse käyttää sitä työskennellessäsi MS Outlookissa. Tätä varten sinun on ensin siirryttävä Outlookin pääpostilaatikkoon. Käyttäjille, jotka käyttävät Outlookin 2007 versiota, ensimmäinen askel olisi siirtyä Työkalut-asetuksiin ja valita sitten Asetukset-välilehti. Tämän jälkeen näet edessäsi ruudun, jossa on luettelo sähköpostivaihtoehdoista. Vieritä luetteloa alaspäin ja valitse valintaruutu, jossa on vaihtoehto Merkitse kommenttini. Napsauta lopuksi OK ja olet valmis. Jos käytät Outlookin 2010-versiota, siirry Tiedostoasetukset-kohtaan, valitse Sähköposti-välilehti ja siirry kohtaan Vastaukset ja edelleenlähetys. Kun olet tehnyt tämän paljon, sinun on valittava valintaruutu Esipuhe Kommentti kanssa ja mainittava nimesi sille varattuun tilaan, jonka jälkeen napsauta OK.
Monet Outlook-käyttäjät tekevät virheen olettaessaan, että heidän suosikkisähköpostiohjelmansa on erehtymätön
Ms Outlookin uusimmat iteraatiot toimivat täydellisesti ja sisältävät runsaasti ominaisuuksia, joten monet Outlook-käyttäjät pitävät sähköpostiohjelmaa erehtymättömänä. Tämä ei kuitenkaan ole kaukana totta, sillä PST-virheitä esiintyy edelleen uusimmissa Outlook-versioissa, mukaan lukien vuoden 2013 iteraatio. Siksi on valmistauduttava etukäteen ja pidettävä a PST-korjaus työkalu kuten DataNumen Outlook Repair järjestelmiinsä asennettu sovellus. Sen lisäksi, että se auttaa sinua palauttamaan arvokkaat sähköpostisi kaatumisen sattuessa, se voi auttaa sinua hajottamaan suuren PST-tiedoston hallittaviin osiin.
Tekijän esittely:
Alan Chen on hallituksen puheenjohtaja ja puheenjohtaja DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien sql-palautus ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa https://www.datanumen.com