Κατά καιρούς, όταν στέλνετε ή λαμβάνετε ένα email με πολλούς παραλήπτες, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών για αυτούς τους παραλήπτες. Αυτό το άρθρο θα παρουσιάσει έναν γρήγορο τρόπο για να το επιτύχετε με το Outlook VBA.
Στο προηγούμενο άρθρο μας «Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών από τη λίστα παραληπτών”, μάθαμε μια κοινή μέθοδο για τη δημιουργία της ομάδας επαφών για παραλήπτες email. Δηλαδή πρώτα να επιλέξετε και να αντιγράψετε τους παραλήπτες από τα email και στη συνέχεια να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών με μη αυτόματο τρόπο και να επικολλήσετε τους παραλήπτες στο πεδίο "Μέλη ->". Προφανώς, αυτό το μέσο είναι εξαιρετικά δυσκίνητο. Επομένως, εδώ θα εισαγάγουμε μια άλλη προσέγγιση, η οποία θα χρησιμοποιήσει το Outlook VBA για να επιτύχει γρήγορα μια νέα ομάδα επαφών. Μπορείτε απλώς να πατήσετε ένα κουμπί χωρίς να χρειάζεται να κάνετε επαναλαμβανόμενη αντιγραφή και επικόλληση. Διαβάστε παρακάτω για να λάβετε τα περίπλοκα βήματα και τους κωδικούς VBA.
Δημιουργήστε μια ομάδα επαφών από τη λίστα παραληπτών ενός email
- Για αρχή, θα πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα "Προγραμματιστής" στο Outlook.
- Στη συνέχεια, κάτω από αυτήν την καρτέλα, μπορείτε να εντοπίσετε και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Visual Basic".
- Μετά από αυτό, θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο "Microsoft Visual Basic για Εφαρμογές". Τώρα θα πρέπει να ανοίξετε μια νέα ενότητα κάνοντας κλικ στο «Εισαγωγή» > «Ενότητα».
- Στη συνέχεια, στο παράθυρο της νέας μονάδας, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τους ακόλουθους κωδικούς σε αυτό.
Sub createcontactgroupforrecipients()
Dim obApp As Application
Dim olSel As Selection
Dim obj As Object
Dim oMail As MailItem
Dim tempMail As MailItem
Dim Recips As Recipients
Dim ConGroup As DistListItem
Dim strName As String
Set obApp = Outlook.Application
Set olSel = obApp.ActiveExplorer.Selection
For Each obj In olSel
If obj.Class = olMail Then
Set oMail = obj
Set tempMail = oMail.ReplyAll
Set Recips = tempMail.Recipients
Set ConGroup = obApp.CreateItem(olDistributionListItem)
strName = InputBox("Specify a name for the new contact group:")
With ConGroup
.AddMembers Recips
.DLName = strName
'Use ".Save" to directly save the new contact group
.Display
End With
tempMail.Close olDiscard
End If
Next
End Sub
- Αργότερα, μπορείτε να βγείτε από το τρέχον παράθυρο "Visual Basic" και να προχωρήσετε στην προσθήκη της νέας μακροεντολής στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και επιλέξτε "Περισσότερες εντολές" από την αναπτυσσόμενη λίστα.
- Στη συνέχεια, θα μεταβείτε στο παράθυρο "Επιλογές του Outlook". Σε αυτό το σημείο, πρέπει να ακολουθήσετε τα ακόλουθα βήματα:
- Πρώτα, ορίστε το "Choose commands from" σε "Macros".
- Στη συνέχεια, αναζητήστε και παρουσιάστε τη μακροεντολή που προστέθηκε προηγουμένως.
- Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη" στο κέντρο.
- Τέλος πατήστε το κουμπί «ΟΚ».
- Μετά από αυτό, μπορείτε να επιστρέψετε στο παράθυρο αλληλογραφίας του Outlook και να δοκιμάσετε.
- Αρχικά, μπορείτε να προωθήσετε ένα μήνυμα σε οποιονδήποτε φάκελο αλληλογραφίας.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, όπως στην παρακάτω εικόνα:
- Και στη συνέχεια θα λάβετε ένα πλαίσιο μηνύματος, το οποίο σας ζητά να καθορίσετε ένα όνομα για τη νέα ομάδα επαφών.
- Αργότερα κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Αμέσως, θα ανοίξει η νέα ομάδα επαφών, η οποία περιέχει όλους τους επιλεγμένους παραλήπτες email. Μπορείτε να πατήσετε "Αποθήκευση & Κλείσιμο" για να το αποθηκεύσετε.
Πρέπει να έχει στην Προστασία δεδομένων του Outlook
Λόγω του γεγονότος ότι το Outlook είναι ευάλωτο, θα πρέπει να λάβετε επαρκείς προφυλάξεις για την προστασία των δεδομένων του Outlook. Πρώτον, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα κανονικό αντίγραφο ασφαλείας δεδομένων του Outlook. Επιπλέον, πρέπει να ξέρετε πώς να μάθετε και να εκτελέσετε το ενσωματωμένο εργαλείο επιδιόρθωσης, Scanpst.exe. Η τελευταία αλλά όχι ασήμαντη αναγκαιότητα είναι ένα αστρικό εξωτερικό κατεστραμμένο εργαλείο επιδιόρθωσης δεδομένων του Outlook, Όπως DataNumen Outlook Repair, το οποίο θα σας σώσει εάν το backup και το Scanpst.exe αποτύχουν.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων επισκευή SQL Server Σφάλμα βάσης δεδομένων mdf και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com