Κατά την αποστολή ή προώθηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να θέλετε να μην αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο στο φάκελο Απεσταλμένα. Αυτό το άρθρο θα σας διδάξει πώς να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του Outlook ώστε να σας ζητά να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ή όχι με το Outlook VBA.
Στην πραγματικότητα, για τα περισσότερα συνηθισμένα email, θα πρέπει να προτιμάτε να αποθηκεύετε τα αντίγραφά τους στον φάκελο "Απεσταλμένα". Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως όταν στέλνετε ξανά, προωθείτε ένα email ή όταν αυτό το email περιέχει ένα πολύ μεγάλο συνημμένο, μπορεί να θεωρήσετε περιττό να κρατήσετε ένα αντίγραφο. Υπό αυτές τις συνθήκες, θα πρέπει να ελπίζετε ότι το Outlook θα σας προτρέψει και θα σας επιτρέψει να κάνετε επιλογές.
Λύση: Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Να μην αποθηκευτεί"
Στην πραγματικότητα, το Outlook δεν διαθέτει αυτήν τη δυνατότητα. Αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λύση. Αυτή είναι η επιλογή "Να μην αποθηκευτεί" στο παράθυρο μηνύματος. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση μεταβαίνοντας στην καρτέλα "Επιλογές" και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση αποσταλμένου στοιχείου σε", όπως το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης:
Για ευκολότερη πρόσβαση σε αυτήν την επιλογή, μπορείτε να την προσθέσετε στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Προσθήκη στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης" από το αναδυόμενο μενού.
Από εδώ και στο εξής, αν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο, μπορείτε απλώς να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή "Μην αποθηκεύσετε" στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Παρόλο που αυτός ο τρόπος είναι πράγματι βολικός, οι περισσότεροι χρήστες εξακολουθούν να παραπονιούνται ότι συχνά ξεχνούν να επιλέξουν το πλαίσιο ελέγχου. Επομένως, εξακολουθούν να επιθυμούν ένα αναδυόμενο παράθυρο στο Outlook που θα τους ρωτάει αν θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο. Για να το πετύχετε αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Outlook VBA. Παρακαλούμε διαβάστε παρακάτω για να δείτε τους λεπτομερείς κώδικες και τα βήματα.
VBA: Ρωτήστε αν θα αποθηκευτεί ένα αντίγραφο ή όχι κατά την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Πρώτα, ξεκινήστε το Outlook και μεταβείτε στην καρτέλα "Προγραμματιστής".
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Visual Basic", το οποίο θα εμφανίσει ένα νέο παράθυρο.
- Στο παράθυρο "Visual Basic", κάντε διπλό κλικ στο "ThisOutlookSession" για να ανοίξετε το παράθυρο του έργου "ThisOutlookSession".
- Στη συνέχεια αντιγράψτε και επικολλήστε τους ακόλουθους κωδικούς σε αυτό.
Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim strMsg As String
Dim nRes As Integer
strMsg = "Do you want to save a copy of this message?"
nRes = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Saving Copy")
If nRes = vbNo Then
Item.DeleteAfterSubmit = True
End If
End Sub
- Μετά από αυτό, θα πρέπει να υπογράψετε αυτόν τον κωδικό ως συνήθως και να αλλάξετε τις ρυθμίσεις μακροεντολών για να ενεργοποιήσετε μόνο ψηφιακά υπογεγραμμένες μακροεντολές.
- Τελικά, μπορείτε να δοκιμάσετε. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποστολή", θα λάβετε μια ειδοποίηση του Outlook, όπως η ακόλουθη εικόνα. Εάν επιλέξετε το κουμπί "Όχι", το τρέχον μήνυμα δεν θα αποθηκευτεί στο φάκελο Απεσταλμένα. Ενώ αν πατήσετε το κουμπί "Ναι", αυτό το μήνυμα θα αποθηκευτεί.
Αντιμετωπίστε τα συχνά ζητήματα του Outlook
Όπως και άλλες εφαρμογές, το Outlook μπορεί να αντιμετωπίσει διάφορα προβλήματα, όπως ξαφνικό σφάλμα, μη ανταπόκριση, περιστασιακά μηνύματα σφάλματος και ούτω καθεξής. Επομένως, εάν είστε τακτικός χρήστης του Outlook, καλύτερα να προμηθευτείτε ένα Εργαλείο επιδιόρθωσης αρχείων του Outlook, αρέσει DataNumen Outlook Repair γιατί θα σας φανεί χρήσιμο όταν διαπιστώσετε ότι το αρχείο Outlook είναι κατεστραμμένο για κάποιους άγνωστους λόγους.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων επισκευή SQL Server καταστροφή βάσεων δεδομένων MDF και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com