Ένα από τα κλειδιά 
Τα πλεονεκτήματα της χρήσης της σουίτας εφαρμογών Ms Office σχετίζεται με την ευελιξία της συμπερίληψης δεδομένων από τη μία εφαρμογή στην άλλη. Για παράδειγμα, μπορείτε να συμπεριλάβετε έναν πίνακα excel σε ένα PPT ή ένα έγγραφο λέξεων με ευκολία. Ομοίως και στην Access, μπορείτε να συμπεριλάβετε αρχεία δεδομένων του Ms Office όπως έγγραφα λέξεων χρησιμοποιώντας τον τύπο πεδίου OLE. Ίσως υπάρχουν πολλά σενάρια όπου ίσως χρειαστεί να συμπεριλάβετε ένα παγκόσμιο αρχείο σε μια βάση δεδομένων της Access. Φανταστείτε ότι δημιουργείτε μια βάση δεδομένων εργαζομένων και θέλετε να συμπεριλάβετε τα βιογραφικά τους για εύχρηστη αναφορά. Δεδομένου ότι τα βιογραφικά είναι συνήθως διαθέσιμα με τη μορφή αρχείου λέξεων, η δυνατότητα συμπερίληψής τους στην κ. Access αποδεικνύεται μάλλον ευεργετική. Όταν πρόκειται για την ενσωμάτωση ενός αρχείου λέξεων στην Access, πρέπει να παρακολουθείτε πάντα τον χώρο στο δίσκο που θα καταναλώσει το έγγραφο. Σε περίπτωση που θέλετε να συμπεριλάβετε εκατοντάδες έγγραφα, είναι πιο συνετή επιλογή να συμπεριλάβετε συνδέσμους σε έγγραφα αντί να ενσωματώσετε ολόκληρα τα αρχεία δεδομένων σε έναν πίνακα πρόσβασης.
Συμπεριλαμβανομένου αρχείου Ms Word στην Access
- Εκκινήστε την εφαρμογή Ms Access και δημιουργήστε έναν νέο πίνακα στη βάση δεδομένων σας
- Τώρα δημιουργήστε ένα πεδίο και ορίστε τον τύπο του σε OLE Object
- Στη συνέχεια ανοίξτε τον πίνακα που δημιουργήσατε και μετακινηθείτε στο πεδίο στήλης. Μόλις φτάσετε εκεί, κάντε δεξί κλικ και κατευθυνθείτε στο Insert Object και κάντε κλικ πάνω του
- Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου θα έχετε δύο επιλογές Δημιουργία νέου και Δημιουργία από αρχείο. Τώρα, εάν θέλετε να εισαγάγετε ένα υπάρχον έγγραφο λέξεων, απλώς επιλέξτε Δημιουργία από αρχείο και επιλέξτε Microsoft word document από την αναπτυσσόμενη λίστα
- Στην επόμενη οθόνη θα έχετε την επιλογή να συμπεριλάβετε το έγγραφο ως σύνδεσμο. Θα πρέπει ιδανικά να ορίσετε αυτήν την επιλογή εάν το έγγραφο λέξεων θα παραμείνει στο τοπικό σύστημα. Η χρήση συνδέσμου εξοικονομεί σημαντικό χώρο βάσης δεδομένων.
- Κάντε κλικ στο Ok για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Τα δεδομένα αντικειμένων που είναι αποθηκευμένα σε μια βάση δεδομένων της Access ενδέχεται να είναι ευάλωτα κατά τη διάρκεια μιας διακοπής λειτουργίας της Access
Εάν έχετε αποθηκεύσει σημαντικές πληροφορίες στα πεδία OLE στην Access, το ίδιο ενδέχεται να είναι ευάλωτο κατά τη διακοπή λειτουργίας της Access. Η καταστροφή του υποκείμενου αρχείου MDB μπορεί να θέσει σε κίνδυνο ολόκληρη τη βάση δεδομένων σας, συμπεριλαμβανομένων των πεδίων OLE. Μόνο ένα ισχυρό επισκευή πρόσβασης εργαλείο σαν DataNumen Access Repair μπορεί να σας βοηθήσει να επιστρέψετε τα αρχεία σας, συμπεριλαμβανομένων των ενσωματωμένων αντικειμένων. Έχει επίσης τη δυνατότητα ανάκτησης απρόσκοπτων φορμών και ευρετηρίων που δημιουργήθηκαν στην εφαρμογή Access και μπορεί ακόμη και να επαναφέρει δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε πεδία αυτόματου αριθμού. Τώρα εάν έχετε αποθηκεύσει ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων της Access σε έναν οπτικό δίσκο και εάν έχει επίσης παραβιαστεί, αυτή η εφαρμογή μπορεί να κληθεί χωρίς δεύτερη σκέψη. Σε ορισμένα σενάρια όταν συμβαίνει σφάλμα πρόσβασης, τα αρχεία MDB μετατοπίζονται από την αρχική τους θέση. Αυτή η εφαρμογή μπορεί να λειτουργήσει ως πρόγραμμα ηλεκτρονικής ανακάλυψης και να εντοπίσει αρχεία MDB που λείπουν σε ένα φλας.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Ο Alan Chen είναι Πρόεδρος & Πρόεδρος της DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της επισκευής πρόσβασης και της ανάκτηση sql προϊόντα λογισμικού. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com