Εάν θέλετε μόνο να εξαγάγετε επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook σε εξωτερικό αρχείο, η χρήση της λειτουργίας "Εισαγωγή και εξαγωγή" θα είναι αρκετά ενοχλητική. Αυτό το άρθρο θα σας καθοδηγήσει για γρήγορη εξαγωγή των πολλαπλών επιλεγμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχείο κειμένου, Excel ή PST.
Σε γενικές γραμμές, όταν θέλετε να εξάγετε στοιχεία του Outlook σε ένα εξωτερικό αρχείο, η λειτουργία "Εισαγωγή και εξαγωγή" θα έρχεται πρώτα στο μυαλό σας. Μπορείτε να μεταβείτε στο μενού "Αρχείο", να βρείτε και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή" στην καρτέλα "Άνοιγμα". Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο "Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής", υπάρχει η δυνατότητα "Εξαγωγή σε αρχείο", που εμφανίζεται ως το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης.
Αυτό το χαρακτηριστικό πράγματι μας βοηθάει πολύ όταν θέλουμε να εξάγουμε μια πληθώρα στοιχείων Outlook. Ωστόσο, εάν θέλετε να εξάγετε μόνο ορισμένα στοιχεία, όπως ορισμένα επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε μια τέτοια περίπτωση, η χρήση αυτής της λειτουργίας θα είναι δυσκίνητη λόγω περίπλοκων και κουραστικών βημάτων. Στην πραγματικότητα είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες μεθόδους.
Μαζική εξαγωγή σε αρχείο κειμένου
- Για αρχή, επιλέξτε τα email πολλαπλών πηγών που θέλετε να εξαγάγετε.
- Στη συνέχεια, μεταβείτε στο μενού "Αρχείο" και επιλέξτε "Αποθήκευση ως".
- Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως", επιλέξτε πρώτα τον προορισμό και, στη συνέχεια, καθορίστε ένα όνομα για αυτό το αρχείο και στη συνέχεια ορίστε το "Αποθήκευση ως τύπος" σε "Μόνο κείμενο" και τέλος κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
- Τελικά μπορείτε να μεταβείτε στο φάκελο προορισμού και να βρείτε ένα αρχείο κειμένου. Αφού το ανοίξετε, θα διαπιστώσετε ότι όλα τα επιλεγμένα email έχουν συμπεριληφθεί σε ένα αρχείο.
Σημείωση: Τα περιεχόμενα των επιλεγμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συνδυαστούν χωρίς καμία οριοθέτηση.
Μαζική εξαγωγή σε αρχείο Excel
- Αρχικά, επιλέξτε όλα τα email που θέλετε.
- Στη συνέχεια, πατήστε τα πλήκτρα "Ctrl + C" για να τα αντιγράψετε.
- Στη συνέχεια ανοίξτε ένα νέο αρχείο Excel και επιλέξτε ένα κελί, όπως το Cell A1.
- Μετά από αυτό, πατήστε "Ctrl + V" για να επικολλήσετε τα email που αντιγράψατε προηγουμένως.
- Τελικά μπορείτε να αποθηκεύσετε το τρέχον αρχείο Excel ως συνήθως.
Σημείωση: Μόνο οι στήλες στο φάκελο αλληλογραφίας θα εξαχθούν στο φύλλο εργασίας του Excel. Κανονικά το σώμα του email δεν θα εξαχθεί.
Εξαγωγή παρτίδας σε αρχείο PST
Μέθοδος 1: Άμεση αντιγραφή σε αρχείο PST
- Αρχικά, θα πρέπει να εμφανίσετε ένα αρχείο PST στο παράθυρο περιήγησης αλληλογραφίας.
- Εάν θέλετε να εξαγάγετε τα πολλαπλά επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα νέο αρχείο προοπτικών, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο δεδομένων του Outlook από "Νέα στοιχεία"> "Περισσότερα στοιχεία"> "Αρχείο δεδομένων του Outlook".
- Ή εάν θέλετε να τα εξαγάγετε σε ένα υπάρχον αρχείο PST, θα πρέπει να μεταβείτε στο "Αρχείο"> "Άνοιγμα"> "Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook" για να το ανοίξετε πρώτα.
- Στη συνέχεια, εντοπίστε και επιλέξτε όλα τα επιθυμητά email που θέλετε να εξαγάγετε. Κάντε δεξί κλικ πάνω τους και επιλέξτε "Μετακίνηση"> "Αντιγραφή σε φάκελο".
- Στη συνέχεια στο νέο παράθυρο διαλόγου "Αντιγραφή στοιχείων", δημιουργήστε έναν νέο φάκελο κάτω από το νέο αρχείο δεδομένων και πατήστε δύο "OK" για να ολοκληρώσετε την αντιγραφή.
- Τώρα έχετε ένα αρχείο PST που περιέχει τα email που θέλετε.
Μέθοδος 2: Αρχειοθέτηση σε αρχείο PST
- Στην αρχή, επιλέξτε τα πολλαπλά απαιτούμενα email και κάντε δεξί κλικ πάνω τους.
- Στη συνέχεια, από το δεξί κλικ μενού, επιλέξτε "Μετακίνηση"> "Αντιγραφή σε φάκελο".
- Στη συνέχεια, στο νέο παράθυρο διαλόγου "Αντιγραφή στοιχείων", δημιουργήστε έναν νέο φάκελο αλληλογραφίας για να αποθηκεύσετε τα αντιγραμμένα email.
- Αφού κάνετε κλικ σε πολλά "OK", τα αντικείμενα θα αντιγραφούν με επιτυχία.
- Αργότερα μεταβείτε στο μενού "Αρχείο", πατήστε το κουμπί "Εργαλεία εκκαθάρισης" και επιλέξτε "Αρχειοθέτηση".
- Στο παράθυρο διαλόγου "Αρχειοθέτηση", επιλέξτε το φάκελο αλληλογραφίας προέλευσης, πληκτρολογήστε "Αύριο" στο πεδίο "Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερων από:". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση» για να επιλέξετε ένα αρχείο PST.
- Αφού κάνετε κλικ στο "OK", θα λάβετε ένα μήνυμα. Μπορείτε απλά να επιλέξετε "Ναι".
- Τέλος, τα email θα εξαχθούν ταυτόχρονα στο επιλεγμένο αρχείο PST.
Σύγκριση των παραπάνω μεθόδων
| Μέθοδοι | Πλεονεκτήματα | Μειονεκτήματα | |
| Μαζική εξαγωγή σε αρχείο κειμένου | Είναι εύκολο να λειτουργήσει. | Όλες οι λεπτομέρειες των επιλεγμένων email εξάγονται σε ένα αρχείο κειμένου. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να προκαλούν σύγχυση λόγω μη σαφούς οριοθέτησης. | |
| Μαζική εξαγωγή σε αρχείο Excel | Είναι επίσης απλό. | Αυτή η μέθοδος μπορεί να εξαγάγει μόνο λίστα email και δεν μπορεί να εξαγάγει τα σώματα email. | |
| Εξαγωγή παρτίδας σε αρχείο PST | Μέθοδος 1 | Είναι πολύ πιο εύκολο από τη Μέθοδο 2. | Πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο Outlook ή να ανοίξετε ένα υπάρχον αρχείο Outlook, εμφανίζοντάς τα στο παράθυρο πλοήγησης. |
| Μέθοδος 2 | Δεν χρειάζεται να ανοίξετε το αρχείο Outlook εκ των προτέρων. | Είναι πιο περίπλοκο και κουραστικό από τη Μέθοδο 1. | |
Απαντήστε σε σφάλματα του Outlook
Είναι γνωστό ότι το Outlook είναι επιρρεπές σε σφάλματα. Γι' αυτό, θα πρέπει να παραμένετε ψύχραιμοι όταν τα αντιμετωπίζετε. Μόνο η ψυχραιμία μπορεί να σας βοηθήσει να απαλλαγείτε από αυτά τα ενοχλητικά προβλήματα. Γενικά, μπορείτε να επανεκκινήσετε την εφαρμογή Outlook σε ασφαλή λειτουργία. Εάν το σφάλμα επιμένει, είναι πολύ πιθανό να αντιμετωπίζετε... Σφάλμα Outlook PST. Σε αυτό το σενάριο, μπορείτε να καταφύγετε στο ενσωματωμένο εργαλείο επιδιόρθωσης, scanpst.exe.
Εισαγωγή συγγραφέα:
Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων επισκευή κατεστραμμένη SQL Server φιλέτο και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com