Πώς να αυτοματοποιήσετε εργασίες σε MS Access με μακροεντολές

Αυτό το άρθρο αναφέρεται στον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες μπορούν να ρυθμίσουν εργασίες αυτοματισμού στην πρόσβαση MS με τη χρήση μακροεντολών.

Το Marco είναι μια δυνατότητα MS Access που επιτρέπει στους χρήστες να αυτοματοποιούν εργασίες ενώ προσθέτουν λειτουργίες στις αναφορές, τις φόρμες και τα στοιχεία ελέγχου τους Οι μακροεντολές της Access λειτουργούν λίγο διαφορετικά από το Word και το Excel. όμως είναι εξίσου ισχυρά. Στην Access, μπορεί κανείς να δημιουργήσει μακροεντολές με τις οποίες ένας χρήστης μπορεί να καταγράψει σειρές πληκτρολογήσεων και να τις παίξει στο μέλλον.

Πρόσβαση στις δυνατότητες μακροεντολών

• Η Access Macros έχει δημιουργηθεί με ένα σύνολο προεπιλεγμένων προκαθορισμένων ενεργειών, οι οποίες προσφέρουν αυτοματοποιημένες εργασίες και δυνατότητα προσθήκης λειτουργικότητας σε αντικείμενα και στοιχεία ελέγχου.
• Οι μακροεντολές μπορούν επίσης να λειτουργήσουν ως αυτόνομα αντικείμενα που μπορούν να ενσωματωθούν απευθείας σε μια αναφορά ή μια φόρμα ή να προβληθούν από το παράθυρο περιήγησης. Μόλις ο χρήστης δημιουργήσει αντικείμενα βάσης δεδομένων όπως φόρμες, αναφορές και πίνακες, οι μακροεντολές μπορούν να προσφέρουν έναν εύκολο και γρήγορο τρόπο σύνδεσης αυτών των αντικειμένων και να δημιουργήσουν μια εφαρμογή βάσης δεδομένων στην οποία μπορεί να έχει πρόσβαση και να τροποποιηθεί οποιοσδήποτε, με απλή βασική εκπαίδευση σχετικότητας.
• Οι χρήστες μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν το Marcos για να εκτελούν εντολές χωρίς να γράφουν ή να γνωρίζουν τον κώδικα VBA.

Βήματα για την αυτοματοποίηση εργασιών στο MS Access με τη χρήση μακροεντολών

Εδώ είναι ένα παράδειγμα για τη δημιουργία ενός απλού Micro που ανοίγει τη φόρμα κάθε φορά που ο χρήστης κάνει κλικ στο κουμπί εντολής.

• Βήμα 1: Ανοίξτε οποιαδήποτε βάση δεδομένων και επιλέξτε μια φόρμα στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια εντολή μακροεντολής.
• Βήμα 2: Ας πούμε ότι έχετε ανοίξει μια φόρμα υπαλλήλων. Ο χρήστης μπορεί να προσθέσει κουμπί στη φόρμα που τους κατευθύνει στην εργασία ή τα στοιχεία του μισθού.
• Βήμα 3: Τώρα μεταβείτε στο Design View, προσθέστε το κουμπί χρησιμοποιώντας το μενού Control.
• Βήμα 4: Στην οθόνη θα εμφανιστεί ένας Οδηγός κουμπιού εντολών. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν την ενέργεια που θα ήθελαν να αυτοματοποιήσουν στη φόρμα τους από τη λίστα Κατηγορίες και Ενέργειες.
• Βήμα 5: Στη συνέχεια, οι χρήστες πρέπει να καθορίσουν, ποια φόρμα θα ήθελαν να εμφανιστούν όταν το κουμπί εντολής έχει επιλεγεί στη φόρμα. Κάντε κλικ στο επόμενο.
• Βήμα 6: Εδώ, ο χρήστης πρέπει να επιλέξει μεταξύ δύο επιλογών «άνοιγμα της φόρμας και εμφάνιση μιας πολύ συγκεκριμένης εγγραφής» ή «Άνοιγμα της φόρμας και εμφάνιση όλων των εγγραφών». Στη συνέχεια, επιλέξτε επόμενο.
• Βήμα 7: Τώρα εδώ ο χρήστης μπορεί να εισαγάγει μια εικόνα ή να αφήσει τη φόρμα να εμφανίσει το κείμενο όταν πατηθεί το κουμπί. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο επόμενο.
• Βήμα 8: Σε αυτό το παράθυρο, ο χρήστης πρέπει να δώσει ένα νόημα όνομα στο κουμπί εντολής, ας το ονομάσουμε ως Προβολή εργασιών και στη συνέχεια επιλέξτε Τέλος.
• Βήμα 9: Μεταβείτε στην προβολή φόρμας.
• Βήμα 10: Κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή εργασιών στη φόρμα.
• Βήμα 11: Η φόρμα θα ανοίξει, αλλά ο χρήστης δεν θα μπορεί να δει καμία πληροφορία. Τώρα επιστρέψτε στο Design View της φόρμας υπαλλήλου και βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το κουμπί εντολής. Κάντε κλικ στην καρτέλα συμβάντων.

Αυτό θα δημιουργήσει μια ενσωματωμένη μακροεντολή στην οθόνη. Ο χρήστης μπορεί να κάνει κλικ στο κουμπί για να τροποποιήσει τη μακροεντολή.

• Βήμα 12: Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτόν τον σχεδιαστή μακροεντολών για να αλλάξουν τους καταλόγους δράσης στις φόρμες. Οι χρήστες μπορούν να ελέγξουν τις ιδιότητες όλων αυτών των ενεργειών επιλέγοντας αυτές μία προς μία.
• Βήμα 13: Αποθηκεύστε το αρχείο Macro και κλείστε αυτήν τη φόρμα Macro Designer. Τώρα μεταβείτε στην προβολή φόρμας.
• Βήμα 14: Επιλέξτε ξανά το κουμπί φόρμας για να ελέγξετε αν λειτουργεί σωστά ή όχι.

Μια καταστροφή δεδομένων στη βάση δεδομένων της Access μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε απώλεια δεδομένων εάν δεν ληφθούν διορθωτικά μέτρα. Εάν αντιμετωπίσετε μια τέτοια κατάσταση, καλέστε σε μια εξειδικευμένη εφαρμογή ανάκτησης όπως DataNumen Access Repair που μπορει επισκευή accdb ή mdb βάσεις δεδομένων για να χειριστεί το ζήτημα.

Εισαγωγή συγγραφέα:

Η Vivian Stevens είναι ειδικός στην ανάκτηση δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων ανάκτηση sql και υπερέχουν προϊόντα λογισμικού ανάκτησης. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com