Πώς να κάνετε αυτόματη ενημέρωση όλων των πεδίων πριν κλείσετε το έγγραφο του Word

Σε αυτό το άρθρο, θα επικεντρωθούμε στην επεξήγηση του τρόπου αυτόματης ενημέρωσης όλων των πεδίων σε ένα έγγραφο προτού το κλείσετε.

Χρησιμοποιούμε πεδία για να διατηρούμε δεδομένα που ενδέχεται να αλλάξουν αργότερα. Έτσι, μόλις κάνουμε κάποια αλλαγή σε αυτά, πρέπει να ενημερώσουμε τα πεδία αντίστοιχα. Και δυστυχώς, τις περισσότερες φορές, θα πρέπει να τα ενημερώνουμε χειροκίνητα.

Εκτός αυτού, το μεγαλύτερο πρόβλημα έγκειται στο ότι μπορούμε εύκολα να ξεχάσουμε την ενημέρωση πεδίων. Για την αντιμετώπιση αυτού του ζητήματος, σας προσφέρουμε πεδία μακροεντολής για αυτόματη ενημέρωση πριν κλείσετε το έγγραφο.

Ενημερώστε όλα τα πεδία πριν από την εκτύπωση

Μπορείτε να αλλάξετε τις επιλογές του Word για να ορίσετε τα πεδία ενημέρωσης πριν από την εκτύπωση με τα εξής βήματα:

1. Αρχικά, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και στη συνέχεια στις "Επιλογές".
2. Στη συνέχεια, ανοίξτε το πλαίσιο «Επιλογές λέξεων», κάντε κλικ στο «Εμφάνιση» στην αριστερή στήλη.
3. Στη δεξιά ενότητα, μεταβείτε στο τμήμα "Επιλογές εκτύπωσης" για να επιλέξετε το πλαίσιο "Ενημέρωση πεδίων πριν από την εκτύπωση".
4. Τέλος, κάντε κλικ στο "OK".

Αυτόματη ενημέρωση όλων των πεδίων πριν από το κλείσιμο του εγγράφου

1. Αρχικά, ενεργοποιήστε τον επεξεργαστή VBA στο Word πατώντας "Alt + F11".
2. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Κανονικό" έργο.
3. Στη συνέχεια, στη γραμμή μενού, κάντε κλικ στο «Εισαγωγή».
4. Και επιλέξτε "Class Module".
5. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή "Properties Window" στη γραμμή μενού ή πατήστε "F4" για να την ενεργοποιήσετε.
6. Στο παράθυρο που ανοίγει στην αριστερή γωνία, ονομάστε τη νέα ενότητα κλάσης ως "objWordClass".
7. Στην περιοχή κωδικοποίησης εισαγάγετε τους ακόλουθους κωδικούς:

Option Explicit
Public WithEvents objWord As Word.Application
Private Sub objWord_DocumentBeforeClose(ByVal objDoc As Document, varCancel As Boolean)
  Dim strButtonValue As String

  Application.ScreenUpdating = False
  Set objDoc = ActiveDocument
  objDoc.Save
  strButtonValue = MsgBox("Do you want to update all fields in this document before closing?", _
                   vbYesNo + vbQuestion)
  If strButtonValue = vbYes Then
    varCancel = True
    If objDoc.Fields.Count > 0 Then
      With objDoc
        .Fields.Update
        .Save
        .Close
      End With
    Else
      MsgBox ("There is no field in this document.")
    End If
  Else
    varCancel = False
  End If

  Application.ScreenUpdating = True
End Sub

8. Και θυμηθείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
9. Τώρα ακόμα στο έργο "Κανονικό", κάντε ξανά κλικ στο "Εισαγωγή" και επιλέξτε "Μονάδα" αυτή τη φορά.
10. Στη συνέχεια, ανοίξτε την ενότητα και επικολλήστε αυτούς τους κωδικούς:

Option Explicit
  Dim objWordClass As New objWordClass
  Public Sub AutoOpen()
  Set objWordClass.objWord = Word.Application
End Sub

11. Ομοίως, αποθηκεύστε κωδικούς.
12. Την επόμενη φορά που θα ολοκληρώσετε την επεξεργασία ενός εγγράφου, αποθηκεύστε το. Και όταν κάνετε κλικ στην εντολή "Κλείσιμο", θα λάβετε το πλαίσιο ερώτησης. Κάντε κλικ στο "Ναι" για να ενημερώσετε όλα τα πεδία και το έγγραφο θα κλείσει όταν ολοκληρωθεί η εργασία.

Φέρτε ξανά το νεκρό έγγραφο στη ζωή

Είναι αναπόφευκτα να συναντήσετε κάποια προβλήματα κατά καιρούς κατά τη χρήση του Word. Έτσι, συνιστάται να είστε προετοιμασμένοι για κάθε δυνατό κατεστραμμένο έγγραφο. Ο καλύτερος τρόπος είναι, φυσικά, να αποκτήσετε εκ των προτέρων ένα εξειδικευμένο εργαλείο επισκευής.

Εισαγωγή συγγραφέα:

Η Vera Chen είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων επιδιορθώστε το Excel και pdf επισκευή προϊόντων λογισμικού. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com