Τρόπος αυτόματης αποστολής email ειδοποίησης όταν ολοκληρωθεί μια συγκεκριμένη εργασία στο Outlook

Μετά την ολοκλήρωση μιας εργασίας στο Outlook, πολλοί χρήστες ενδέχεται να επιθυμούν να στείλουν ένα email ειδοποίησης για να ειδοποιήσουν κάποιον, όπως τον προϊστάμενο. Η μη αυτόματη αποστολή του email θα είναι χρονοβόρα. Αυτό το άρθρο θα εισαγάγει μια γρήγορη μέθοδο αυτόματης αποστολής αυτού του είδους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Από το άρθρο «4 Ταχεία βήματα για την εκχώρηση εργασίας σε άλλους στο Outlook", Μπορείτε να γνωρίζετε ότι εάν η εργασία σας έχει ανατεθεί από τον προϊστάμενό σας και απαιτούν μια αναφορά κατάστασης εκ των προτέρων, όπως το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, θα μπορούν να λαμβάνουν αυτόματα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφοράς.

Ωστόσο, εάν η εργασία δημιουργήθηκε μόνοι σας, το Outlook δεν θα στείλει ποτέ email ειδοποίησης σε κανέναν όταν την επισημάνετε ως ολοκληρωμένη. Σε αυτήν την περίπτωση, εάν θέλετε να στείλετε ένα email ειδοποίησης για να αναφέρετε την εργασία σας, πρέπει να το κάνετε χειροκίνητα. Αλλά με τους ακόλουθους κωδικούς VBA, μπορείτε να αφήσετε το Outlook να το ολοκληρώσει αυτόματα.

Αυτόματη αποστολή email ειδοποίησης όταν ολοκληρωθεί μια συγκεκριμένη εργασία

1. Αρχικά, θα πρέπει να ξεκινήσετε το Outlook και να μεταβείτε στην καρτέλα "Προγραμματιστής".
2. Στη συνέχεια εντοπίστε και κάντε κλικ στο κουμπί "Visual Basic". Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο "Microsoft Visual Basic for Applications".
3. Μετά από αυτό, κάντε διπλό κλικ στο έργο "ThisOutlookSession" για να το ανοίξετε και στη συνέχεια αντιγράψτε τους ακόλουθους κωδικούς VBA σε αυτό.

Public WithEvents olItems As Outlook.Items

Private Sub Application_Startup()
    Set olItems = Session.GetDefaultFolder(olFolderTasks).Items
End Sub

Private Sub olItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
    Dim obApp As Outlook.Application
    Dim olMail As Outlook.MailItem
    Dim Recip As String
 
    'Replace "test" as per your needs
    If InStr(LCase(Item.Subject), "test") > 0 And Item.Complete = True Then
       'Replace with your desired contact
       Recip = "John Smith"
       If MsgBox("Do you want to send a report to " & Recip & " ?", vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Sending Report") = vbYes Then
          Set obApp = Outlook.Application
          Set olMail = obApp.CreateItem(olMailItem)
          With olMail
               .To = Recip
               .Subject = "Complete: " & Item.Subject
               .Body = "Dear Mr. Smith" & vbCrLf & "I've completed this task in " & DateDiff("d", Item.CreationTime, Now) & " day" & Chr(40) & "s" & Chr(41) & "." & vbCrLf & vbCrLf & "Task Name: " & Item.Subject & vbCrLf & "Start Date: " & Item.StartDate & vbCrLf & "Due Date: " & Item.DueDate & vbCrLf & "Creation Time: " & Item.CreationTime & vbCrLf & "Completed Time: " & Now & vbCrLf & vbCrLf & "Task Details: " & vbCrLf & Item.Body
               .ReadReceiptRequested = True
               'To directly send it,use ".Send" instead
               .Display
          End With
       End If
    End If
End Sub

4. Στη συνέχεια, προχωρήστε στην υπογραφή αυτού του κώδικα και αλλάξτε τις ρυθμίσεις μακροεντολών ώστε να επιτρέπονται μόνο ψηφιακά υπογεγραμμένες μακροεντολές.
5. Τέλος, μπορείτε να βγείτε από το τρέχον παράθυρο και να δοκιμάσετε.

• Όταν επισημάνετε μια εργασία ως ολοκληρωμένη, θα λάβετε ένα μήνυμα, όπως η ακόλουθη εικόνα:
• Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Ναι", θα ανοίξει ένα νέο μήνυμα, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:

Σημείωση: Εάν αντικαταστήσετε τη γραμμή ".display" με τη γραμμή ".Send", αυτό το email θα σταλεί απευθείας χωρίς να εμφανίζεται.

Δώστε προσοχή σε μηνύματα από άγνωστες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πρέπει να έχετε λάβει πολλά email από άγνωστες διευθύνσεις. Συνιστάται να προσέχετε τέτοιου είδους μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επειδή μπορεί να φαίνονται αθώα, αλλά περιέχουν κακόβουλους συνδέσμους, συνημμένα ή μακροεντολές. Μόλις τα κάνετε κλικ ή ανοίξετε, το Outlook ενδέχεται να μολυνθεί. Σε αυτό το σημείο, για να λάβετε πίσω τα δεδομένα σας στο Outlook, δεν έχετε άλλη επιλογή από το να χρησιμοποιήσετε ένα αστρικό κατεστραμμένο βοηθητικό πρόγραμμα επιδιόρθωσης δεδομένων του Outlook, Όπως DataNumen Outlook Repair.

Εισαγωγή συγγραφέα:

Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων επιδιορθώστε το πρόβλημα SQL mdf και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com