Πώς να επισυνάψετε αυτόματα συγκεκριμένα αρχεία κατά την αποστολή συγκεκριμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

Χρειάζεται συχνά να επισυνάπτετε συγκεκριμένα αρχεία όταν στέλνετε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook; Αν ναι, μπορεί να νιώθετε κουραστικό να τα προσθέτετε χειροκίνητα κάθε φορά. Αυτό το άρθρο θα σας διδάξει μια γρήγορη μέθοδο για να το πετύχετε με το Outlook VBA.

Στις καθημερινές μου εργασίες, συχνά καλούμαι να επισυνάψω συγκεκριμένα αρχεία όταν στέλνω συγκεκριμένα email. Για παράδειγμα, κάθε εβδομάδα, πρέπει να στέλνω ένα email στους ανωτέρους μου για να αναφέρω την εβδομαδιαία εργασία μου. Σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα χρειαστεί να επισυνάψω ορισμένα συγκεκριμένα αρχεία, όπως αρχεία καταγραφής εργασιών, ορισμένες στατιστικές αναφορές δεδομένων και ούτω καθεξής. Συνήθως ενημερώνω αυτά τα αρχεία κάθε εβδομάδα. Στο παρελθόν, κανονικά πρώτα συνθέτω το σώμα του μηνύματος και, στη συνέχεια, προσθέτω χειροκίνητα αυτά τα αρχεία. Ωστόσο, προς το παρόν, βρίσκω ένα πιο έξυπνο κόλπο. Αυτό σημαίνει ότι χρησιμοποιεί το Outlook VBA για την αυτοματοποίησή του. Εάν έχετε τις παρόμοιες απαιτήσεις, διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τους συγκεκριμένους κωδικούς VBA και τις λεπτομερείς λειτουργίες.

Αυτόματη επισύναψη συγκεκριμένων αρχείων κατά την αποστολή συγκεκριμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε το Outlook και μεταβείτε στην καρτέλα "Προγραμματιστής".
2. Στη συνέχεια, μπορείτε να βρείτε και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Visual Basic", το οποίο θα εμφανίσει αμέσως το παράθυρο του επεξεργαστή VBA.
3. Στο επόμενο παράθυρο, θα πρέπει να κάνετε διπλό κλικ στο έργο "ThisOutlookSession" στην αριστερή λίστα έργων.
4. Στη συνέχεια θα πρέπει να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τους ακόλουθους κωδικούς VBA σε αυτό.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strPrompt As String
    Dim nRes As Integer
 
    'Check the email subject and recipient
    If InStr(LCase(Item.Subject), "worklog") > 0 And InStr(Item.To, "frank") > 0 Then
       strPrompt = "Do you want to attach the worklog related files?"
       nRes = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Attach Files")
       If nRes = vbYes Then
          'Attach the specific files
          With Item
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\WorkLog.docx")
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\Data Statistics Report 1.xlsx")
               .Attachments.Add ("C:\Attachments\Data Statistics Report 2.xlsx")
          End With
       End If
    End If
End Sub

5. Μετά από αυτό, θα σας ζητηθεί να εκχωρήσετε ένα ψηφιακό πιστοποιητικό στο νέο έργο.

• Πρώτα κάντε κλικ στο κουμπί «Εργαλείο» στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε «Ψηφιακή υπογραφή».
• Στη συνέχεια, στο αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου "Ψηφιακή υπογραφή", πατήστε το κουμπί "Επιλογή",
• Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε ένα υπάρχον πιστοποιητικό.
• Τέλος, κάντε κλικ σε μια σειρά από "OK" για να την εκχωρήσετε με επιτυχία.

6. Αργότερα θα πρέπει να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις μακροεντολών για να επιτρέψετε απλώς ψηφιακά υπογεγραμμένες μακροεντολές.
7. Τελικά μπορείτε να δοκιμάσετε.

• Όταν κάνετε κλικ στο "Αποστολή" για να στείλετε το συγκεκριμένο μήνυμα που περιέχει τις συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα ή αποστέλλεται σε συγκεκριμένη επαφή, θα δείτε ένα πλαίσιο μηνύματος, όπως η παρακάτω εικόνα.
• Μετά από αυτό, μπορείτε να ελέγξετε το απεσταλμένο email. Θα βρείτε σίγουρα τα προκαθορισμένα αρχεία συνημμένα στο απεσταλμένο mail.

Μην αναβάλλετε ποτέ τη διόρθωση σφαλμάτων του Outlook

Μερικές φορές, παρόλο που αντιμετωπίσατε ένα μήνυμα σφάλματος στο Outlook, μετά το κλείσιμο του μηνύματος, ενδέχεται να μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε. Αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι μια ενδεδειγμένη ενέργεια. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να τα εξαλείψετε το συντομότερο δυνατό αντί να τα αφήσετε στην άκρη. Η συσσώρευση προβλημάτων θα οδηγήσει σε σοβαρή συντριβή. Εάν το Outlook σας διακοπεί, τα δεδομένα PST του Outlook θα τεθούν σε κίνδυνο. Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι κατεστραμμένα δεδομένα PST του Outlook είναι μάλλον κόμπος. Τότε δεν έχετε άλλη επιλογή από το να χρησιμοποιήσετε ένα έμπειρο και αξιόπιστο εργαλείο επισκευής, όπως π.χ DataNumen Outlook Repair.

Εισαγωγή συγγραφέα:

Η Shirley Zhang είναι ειδικός ανάκτησης δεδομένων στο DataNumen, Inc., η οποία είναι ο παγκόσμιος ηγέτης στις τεχνολογίες ανάκτησης δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων κατεστραμμένη επισκευή SQL Server φιλέτο και προϊόντα λογισμικού επισκευής προοπτικών. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε www.datanumen.com